大数据背景下企业档案管理信息化建设路径分析

大数据背景下企业档案管理信息化建设
路径分析
摘要：想要有效的开展档案管理，首先就必须具备一门完善的，科学的体系。

通过进行档案管理信息化发展，就可以更好的满足新时代档案管理的目标，充分
结合数字化技术以及网络技术等等现代化技术，才能实现档案信息远程传输以及
社会共享的完整服务体系。

但是在实际的档案管理信息化发展过程中，仍旧存在
很多的困难和问题，需要相关技术人员和工作人员进行不断的努力和分析，找到
解决问题的方法和策略，才能促进我国档案管理信息化的进一步发展。

关键词：档案管理；信息化建设；路径
引言
推进信息技术与管理实务有机结合已经成为新时期管理工作模式转型升级的
重要方式，在各项业务管理发展中信息化建设都是十分关键的一环。

当前，档案
信息载体不断丰富，纸质档案与电子档案并存，使得档案管理工作人员面临新挑战，在这种情况之下推进档案管理方法革新、模式转型十分必要，基于信息化手
段促进档案管理完善也十分可行。

1档案管理信息化的重要性
随着信息化时代的来临，档案管理工作中所要处理的信息量相比于传统有着
成倍增加，依靠传统技术手段很难满足当前时代的工作需求，因此在当前形势下，实现档案管理工作的信息化建设极为重要，这也是新时期档案管理工作的必然发
展趋势。

在档案管理工作中运用信息化技术可以提升档案管理工作效率，信息技
术可帮助档案管理工作实现高速地收集、整理、分类、储存等工作，还可以依靠
其便捷的特性实行随时随地调阅审批，减轻了档案管理工作人员的负担。

另外，
档案管理信息化建设还可以依靠其自身高度的共享性来转变传统的工作模式，通
过将电子化的档案进行传输与共享，免去了纸质档案资料分离步骤或审批查询步
骤，通过网络与其他计算机实现互联，加强档案传输的快捷性，并实现资源共享，全面提升档案的利用率。

以此为基础，信息化的档案管理工作还可以为当前信息
处理工作中的文件存储提供便利，免去了传统中纸质资料丢失或破损难以复原的
不良状况，让资料可以实时进行保存，保证档案资料的完整性与全面性。

而充分
挖掘计算机网络，还可以让档案资料在传输过程中免去人力奔波，实现超远距离
的实时传送，大幅度减少工作时间。

2大数据背景下企业档案管理信息化建设路径
2.1提高相关档案管理人员的业务水平
如今的档案管理人员业务水平普遍较低，这导致档案管理工作的开展较为缓慢，因此提高档案管理人员的业务水平迫在眉睫。

笔者针对提高档案管理人员的
业务水平提出以下几点建议：（1）加强管理人员的服务意识，在档案管理的过
程中要秉承以人为本，为人民服务的宗旨，改善服务态度，让更多的员工相信档
案管理人员的业务水平。

（2）针对档案管理人员的聘用，应该有一定的标准，
不能随便聘用一些不相关的人员管理档案。

为了保障档案管理的长期发展，可以
采用以下几种聘用方式：其一，长期从事档案管理工作的人员；其二，短期从事
档案管理的工作人员；其三，从其他工作中借用的工作人员。

不管哪种方式都要
确保档案管理人员的业务水平和综合素养。

（3）档案管理部门需要培养自身的
管理人才，因此对于档案管理人员要定期进行培训，从而确保业务水平不断提高。

此外，对于相关工作人员要定期安排外出学习，让管理人员多看多学，最大程度
提高档案管理人员的业务水平，最后根据档案管理的内容进行定期的考核，成绩
优异的员工给予一定的奖励；一些平时工作中表现优异的员工也要定期评定，并
根据评定结果给予奖励。

这些建议的制定，都是为了提高档案管理人员的业务水平，以保障档案管理工作长远发展。

2.2档案资源数字化
在传统档案管理模式下，档案信息主要以纸张为载体，随着信息化、数字化
技术融入，档案载体逐渐转变成电子文档和计算机；在大力推行无纸化办公后，
电子档案成为主流。

新时期，档案资源体系的主导者已经从纸质资源转变为数字
资源，在这种情况之下进一步推动档案资源数字化发展，将成为档案管理信息化战略转型的首要方向。

此时，应做好传统载体档案数字化，强调信息化系统建设与电子档案管理信息系统完善，实现该系统与办公自动化系统和业务系统的有效衔接。

同时，还应该加强纸质档案向电子档案转型，达成如下目标：其一，实现增量电子化；其二，实现存量数字化。

首先，为达成增量电子化目标，档案管理人员需要强调电子文件的归档以及移交处理有效性。

实际作业环节，应深刻践行应收尽收、应归尽归；保障电子文档完整性、丰富性和全面性，着力提高档案资源体系当中电子档案占有率。

其次，为达成存量数字化目标，档案管理人员需要大力推进传统载体档案的数字化转换，以数字信息资源和电子档案代替传统纸质档案，为保证档案储存的安全性和长久性奠定基础。

2.3转变档案管理理念与制度
知识管理具有开放性和共享性的特征，将知识管理引入档案信息化建设，要求档案工作人员树立知识管理新理念，充分认识到档案管理在知识经济时代的巨大价值。

严格依据知识管理理论并依托先进的信息技术，不断进行优化与创新，做好档案管理的整体布局和规划工作，发挥档案服务积极性及推动知识管理工作的发展。

深入挖掘、传播企业发展中存在的显性知识与隐性知识，将知识管理技术运用到日常工作实践中。

档案管理工作已不再是简单的传递与存储档案信息，而是需要为企业的发展提供知识服务以实现各部门之间的档案信息资源共享，使有形状态再现无形知识与经验，所以，理念的创新会进一步带动企业的创新。

企业档案信息资源涉及内容广泛，部门和业务之间纵横交错。

若想对其进行信息化建设，健全完善的档案管理制度必不可少。

档案部门制定相应的制度政策，保证档案管理各环节落实到位。

档案应做到专人管理、专柜管理，并及时对档案的调动、借阅、复印等变化情况进行明确记录。

对不同档案进行统一管理、分别存放并合理规划短期、长期、永久等不同期限档案的空间区分。

在此基础上，企业规章制度应当明确管理人员的任务，确保数据的存储和传输不出现严重错误。

2.4加强电子文件的管理
目前网络技术的使用已经普及到日常生活和工作中，而且目前我国对于相关文件的使用，也在向电子化转变。

因此加强档案文件的电子化管理，是目前档案
管理工作的重点内容之一。

笔者针对电子文件的管理提出以下几点建议：（1）
成立专门的电子文件管理部门，主要对电子文件进行管理和保存，以及电子文件
资源的整合，以便增加电子文件的管理效果；（2）加强相关人员对电子文件的
管理，需要管理人员及时注意文件的传送、接收、保存等工作，确保电子文件管
理工作顺利进行；（3）目前许多电子文件都存在时效性，因此需要相关工作人
员关注电子文件的期限，以便在使用过程中避免因时间问题出现错误。

此外，对
于一些长期使用的电子文件，要定期进行备份，防止电子文件缺失。

结语
综上所述，信息化建设是新时期档案管理的现实要求，也是符合国家信息发
展的战略，更是发展数字化档案资源、数据化档案内容、体系化档案平台、智能
化档案管理和网络化档案服务的基础。

在档案管理信息化过程中，相关工作人员
必须明确信息化发展方向，夯实档案信息化管理的人才、制度、资金与技术基础，并充分发挥电子档案优势。

参考文献
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