浅谈中英文书信格式

2014-04教学实践
书信历史悠久，其格式也几经变化。

按通行的习惯，中文书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期；而英文书信一般由六部分组成。

即，信头（Heading）、信内地址（Inside Address），称呼（Salutation）、正文（Body of Letter）、结束语（Complimentary Close）、署名（Signature）。

在中文书信中地址是写在信封上的，而英文书信中含有信头和信内地址。

一、信头（Heading）
信头，一般写在信纸的右上角，包括寄信人通信地址和写信日期。

如：
Changsha No.1Middle School
P.R.China，
Nov.8，2005.
二、信内地址（Inside Address）
信内地址位于左上角。

在信头之后，下空两三行，从左边顶格处写起。

信内地址是收信人的地址，包括姓名，职务，公司名称，市、州或省，邮政编码和国家。

第一行写称呼和姓名，第二行写收信人的单位名称，第三行写地址，地址中每个词的首字母要大写，如：
Dr.David Fuller
Graduate Studies
Northern State University
1200South Jay Street
Aberdeen，SD57401-7198
U.S.A.
三、称呼
中英文的称呼都会遵循“因人而异”，会根据收信人的年龄、地位或职位不同。

中文中的称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。

这里简要说明几条细则：
1.给长辈的信
若是近亲，就只写称谓，如“爸”“妈”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姑妈”等。

对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”等。

2.给平辈、晚辈的信
可直接用对方名字。

3.给师长的信
通常只写其姓或其名，再加“老师”二字，如“段老师”。

对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”，亦可在姓名后加“先生”二字。

而英语中的称呼语（Salutation）同样也有多种形式：
（1）在不知道收信人姓名的情况下，有以下几种称呼方式：Dear Sir/Madam（to a man/Madam，if the name is unknown），如果是寄往某公司的信还可用“Dear Sirs”。

（2）在知道收信人姓名的情况下，有以下几种称呼方式：Dear Mr.Smith（for a man），Dear Mrs.Brown（for a married woman）Dear Miss Jones（for a single woman），Dear Ms Todd（Ms does not reveal the marital status of a woman）.
四、正文
中文书信的正文通常以问候语开头。

问候是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。

接下来便是正文的主要部分——
—主体文，即写信人要说的话。

这一部分，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。

若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当。

英语中的正文（body）包括三个部分：第一部分是开头，需要开门见山地说明写信的原因和目的。

如果是写给不认识的人，还要加上一个简单的自我介绍。

如果是回信，还要说明何时收到对方关于什么内容的信。

五、结尾
正文写完后，一般都会要表达对收信人的祝福及勉励。

我们把它称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种尊重和礼貌。

中文结尾的习惯写法在正文写完之后，紧接着写“此致”“敬礼”，但是要注意的是这两个词的格式，“敬礼”要另起一行顶格。

英语书信的结束语（Complimentary Close），通常也以礼貌的祝福或者愿望来结束。

如：
I am looking forward to your reply.
六、署名和日期
在书信最后一行，署上写信人的姓名。

署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。

如果是写给比较亲近和熟悉的人，直接写上自己的名字，不用写姓。

如果是写给单位的或是比较正式的推荐信，一定要把姓与名全部写上，以示尊敬。

日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。

英文署名是在结束语的下方签名，先手写出，再打出来。

总体而言，中英文书信的格式有着相同点，也有着不同点，相同点体现了文化的相通性，而地域的差异又带来了不同点。

随着全球化的发展、科技的进步，人与人之间的联络变得很方便，而最初的这些传统联络方式却渐渐地消失，人与人之间的感情变得更疏远，因此，我们更需要传承这些文化，保留其精髓。

（作者单位湖南石油化工职业技术学院）
誗编辑谢尾合
浅谈中英文书信格式
文/余璐姣
摘要：随着全球化和科技的发展，各种通讯方式如雨后春笋，人们联络的方式越来越简便和方便，人们之间相处的机会就变得越来越少，心之间的距离也变得遥远。

因此，要了解我们的传统文化——
—书信的书写格式，传承我们的文化。

关键词：中英文；书信；格式
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