法律事务部合同管理办法.doc

法律事务部合同管理办法
合同管理办法
目录
第一章总则
第二章合同管理机构及其职责
第三章合同的签订
第四章合同的履行
第五章合同的变更、转让和终止
第六章工程索赔管理合同之债的管理和合同纠纷的处理
第七章合同基础资料的管理
第八章合同监督检查
第九章奖惩
第十章附则
第一章总则
第一条为加强公司合同管理工作，建立和完善以事前防范为主、事中控制和事后补救为辅的企业经营风险法律保障体系，规避经营风险，维护企业的合法权益，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》等法律法规及《略》的规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称合同是指公司在生产经营活动中所签订的设立、变更、终止民事权利义
务关系的协议。

本办法所称合同管理是指公司实施的合同签订、履行、变更、终止、纠纷处理、监督检查、奖惩等行为。

第三条合同管理是企业管理的重要内容，公司实行综合管理与专项管理相结合，预防为主、统一授权、分工负责、归口把关的合同管理体制。

合同管理工作应当遵循下列原则：
（一）依法签订合同，保证合同的合法性；
（二）切实履行合同，提高合同的履约率；
（三）有效监控合同，保证资料的完整性；
（四）及时处理合同纠纷，维护企业的合法权益。

第四条公司各部门及下属单位应当重视合同管理工作，加强对合同的管理，完善合同管理制度，配备相应的合同管理人员，提高合同管理水平。

第五条各职能部门应当支持和配合合同管理部门做好公司合同管理工作。

任何人不得以任何方式泄露在合同管理过程中知悉的商业秘密。

第二章合同管理机构及其职责
第六条法律事务部负责合同归口管理，是公司合同综合管理机构。

第七条法律事务部合同管理职责是：
（一）宣传、贯彻、执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章；
（二）制定本单位合同管理实施办法，建立合同管理制度，负责合同综合管理的日常工作；（三）参与本单位重大合同的谈判和起草工作，参加合同评审，负责对合同内容的合法性进行审查，依法提出法律意见；
（四）统一管理本单位合同专用章，建立合同专用章使用制度；
（五）统一管理本单位法定代表人授权委托手续，建立法定代表人授权委托制度；（六）处理本单位内部的合同纠纷，代理本单位合同纠纷案件的调解、仲裁和诉讼活动；（七）负责对公司各部门及下属单位合同管理人员的法律业务培训；
（八）建立合同管理台帐，定期向公司领导和集团公司法律事务部报告合同管理工作情况。

第八条有合同业务的有关职能部门、分公司、实业公司、各项目经理部是合同专项管理机构。

第九条合同专项管理机构（包括合同签约承办机构和合同执行机构）负责管理本机构业务范围内与合同管理有关的工作，其主要职责是：
（一）根据本机构的合同管理要求，制定本机构的合同管理职责，确定合同管理人员；（二）作为签约承办机构时，负责起草本机构业务范围内的合同文本，负责组织本机构业务范围内合同的初步可行性研究、业务洽谈、资信调查、合同的评审、签约（需根据授权）等工作；
（三）作为合同执行机构时，负责监督控制合同的履行，随时掌握所签合同的履行情况，及时向法律事务部通报合同在履行中发生的问题，同时提出解决问题的意见和建议，负责合同履行过程中的证据收集和有关资料的保管工作；
（四）负责涉及本机构业务范围的合同内容的审查并提出意见；
（五）参与处理本机构业务范围内的合同纠纷；
（六）参与编写合同示范文本；
（七）建立合同管理台账，每季度末向法律事务部报告合同管理情况。

第十条合同专项管理机构应当配备兼职合同管理员。

合同管理员应当具有一定的经营管理知识，经过必要的法律业务培训。

第十一条需要报国家政府机关或者有关单位审批的合同，由公司对口部门组织报批。

凡以集团公司名义对外承揽工程，参加具体的投标活动，中标后需加盖集团公司合同专用章的合同，由公司相关签约承办机构依据《略》等规定办理。

第三章合同的签订
第十二条签订合同应当遵守国家法律、法规和政策的规定，遵守公司合同管理制度，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。

第十三条除即时清洁、一次性支付金额在2万元以下的合同外，必须采用书面形式签订合同。

第十四条严禁合同履行在先、签订在后的现象发生。

第十五条签订合同应当由法定代表人或由其授权委托的代理人进行。

委托代理人签订合同的，必须由法定代表人签发“法定代表人授权委托书”，委托书中应当明确委托代理的事项、权限和期限以及是否有权转委托，并加盖公司的公章。

委托代理的事项、权限和期限以及是否有权转委托由法定代表人决定。

委托代理人代表单位签订合同，必须在授权范围及期限内行使代理权。

第十六条禁止行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同。

禁止代理人和第三人串通，利用合同损害被代理人的利益。

禁止代理人以被代理人的名义与自己订立合同。

禁止代理人以被代理人的名义与自己代理的第三人订立合同。

禁止代理人擅自转委托。

禁止代理人利用合同谋取不正当利益。

第十七条公司对《法定代表人授权委托书》实行严格管理制度。

由法律事务部统一负责法
定代表人授权委托书的管理。

第十八条在合同相对人提供了《授权委托书》格式的情况下，如果该格式中代理事项、权限和期限等内容不完备的，在给该合同相对人出具的法定代表人授权委托书中应当依法补齐缺少的内容。

第十九条公司所属分公司、实业公司、各项目经理部及派出机构，未经授权委托，不得对外签订担保、借款合同。

法定代表人已授权的代理人未经特别授权，也不得对外签订担保、借款合同。

第二十条签订合同前，签约承办机构应当详细了解、调查、掌握合同相对人的下列情况：（一）主体资格是否真实、合法；
（二）资信情况是否全面、可靠；
（三）履约能力；
（四）对方代理人的代理事项、权限和代理期限；
（五）合同标的的真实性；
（六）其他应当掌握的相关情况。

签订合同前，应当要求合同相对人出具、出示《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法人营业执照》以及其他从业资格要求的相关证书等资料，并作为合同附件。

资料为复印件的，应当加盖登记主管部门章或单位公章。

第二十一条合同内容涉及公司内部不同部门的，必要时主办部门应征求有关部门意见后，再行签订；需有关部门批准的，必须经过批准后，才能签约；非铁路工程及垫资等高风险的施工合同必须经过评审后才能正式签字、盖章，合同评审以会签方式或会议方式进行。

根据阶段的不同，合同可以分为标前评审、合同签订前评审、合同修订评审。

合同评审由签约承办机构负责组织。

第二十二条合同评审的主要内容包括：合同项目的可行性，合同项目的经济性，合同中技术性内容的适宜性，合同内容的合法性。

在合同评审中，按照归口把关、分工负责的原则，有关部门（经营、技术、成本、财务等职能部门）对合同中技术性及经济商务内容的适宜性负责；法律事务部对合同内容的合法性负责。

签约承办机构负责提供合同评审所需的资料，并对资料的真实性、可靠性负责。

第二十三条合同评审中应保证给予审查部门合理的审查期间，一般合同为3个工作日，重大、复杂的合同为6个工作日。

审查部门应当在不迟于上述期限内提供审查意见。

第二十四条签订重大及法律关系复杂的合同，从可行性论证、合同谈判到签订合同阶段，应当有企业法律顾问参加。

企业法律顾问应就有关问题的合法性提出法律意见。

第二十五条签订合同应当做到主体适格、内容合法、条款齐全、手续完备、权利义务明确、责任清楚、文字表述准确。

第二十六条与建设单位签订的建设工程合同，原则上应采用国家工商局GF-1999-0201版本的建设工程施工合同文本或当地行政主管部门推荐使用的合同示范文本（铁路工程可以使用铁道部规定的合同文本）；外部劳务分包合同必须采用集团公司制订的统一合同版本；其他合同一律采用工商行政管理部门制订的示范文本。

第二十七条合同一般应包括以下条款：
（一）当事人的名称、住所；
（二）标的（指合同当事人权利义务共同指向的对象）；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法；
（九）其他根据合同的种类、标的所应当具备的条款（包括合同但不限于合同正副本的份数，补充协议和附件的效力，合同是否公证或见证，合同中的定义条款，合同的生效条件，商业秘密的保护，合同的有效期限等）。

第二十八条在谈判、洽商过程中，应当遵守法律对要约和承诺的规定。

对谈判、洽商过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料，要妥善保存。

如有不同意见，应当及时回复对方，以免因拖延造成损失。

第二十九条合同设立担保的，应明确担保的方式和范围，可以作为主合同的一个条款，也可以另外签订独立的担保合同，作为主合同的附件。

经双方协商一致，可以根据实际情况将担保条款或担保合同设定为主合同的生效条件。

第三十条合同中解决争议方法条款，应据情作出选择：
（一）需经我方承诺合同才能成立时，我方应依法一律选择有管辖权的铁路运输法院；（二）需经对方承诺合同才能成立时，力争选择对我方有利的法院管辖；
（三）依照《中华人民共和国民事诉讼法》第25条的规定，据情在我方住所地、合同履行地、合同签订地、标的物所在地、合同相对方住所地中选择一处管辖法院。

第三十一条公司、分公司、实业公司、项目部的各部门，未经授权的个人，均无权对外签订合同。

第三十二条合同在签字后应当加盖双方单位印章。

签订合同应当使用合同专用印章，一般不得使用行政印章或其他公章代替。

签订合同应当加盖骑缝章并逐页签字。

第三十三条签订合同时，原则上应当让签约对方先行签字盖章，或者双方同时签字盖章。

对方先签字、盖章的情况下，我方合同经办人必须对合同逐条核对，防止对方修改、增加、删除合同内容。

不得将我方已签字、盖章而对方未签字、盖章的合同，全部交给对方或邮寄对方签字、盖章，防止对方作弊或以其它事因为由，拒绝、拖延交还我方签字、盖章的合同，造成被动。

第三十四条合同的末页应当载有包括相关权利义务的合同条款，或者“此页无正文”的说明。

严禁将仅有我方已签字、盖章却无合同条款具体内容的合同末页，交、寄给对方签字盖章。

严禁向对方出具盖我方印章的空白合同书。

第三十五条分公司、实业公司、项目经理部、作业层实体以公司名义自行承揽的工程施工等合同，签订合同必须加盖公司合同专用印章。

第三十六条法律事务部统一负责合同专用印章的管理。

具体管理依据《》的规定。

第三十七条合同签约承办机构（含公司部门、分公司、实业公司、各项目经理部）应当在合同签订后30日内将签约各方签字、盖章齐全的合同副本一份（原件）交法律事务部备案。

按本办法第十一条签订的合同除向公司法律事务部备案外，还应向集团公司法律事务部备案。

合同签约承办机构应根据本机构的合同管理要求，明确合同管理职责，制定合同评审、签订审批的制度，报法律事务部备案；并保留评审、审批记录备查。

第三十八条劳务分包合同的评审、签订依据《工程有限公司外部劳务队伍管理办法》的规定执行。

第四章合同的履行
第三十九条合同生效后，应当全面履行合同，以合同执行机构为主，其他有关部门应当密切配合。

合同中约定的生效条件尚未成就的，不得履行合同。

第四十条签约承办机构与合同执行机构是不同部门的，签约承办机构应当在合同执行机构被确定后15日内向合同执行机构进行合同交底，形成书面的《合同交底纪要》。

《合同交底纪要》应当由交底参加人员签字。

《合同交底纪要》与其他合同资料一并由合同执行机构保存。

第四十一条合同执行机构必须指定专人负责合同管理工作，应当在合同交底的10天内将合同管理人员名单及联系方式书面报法律事务部，该人员发生变动的，应将变动情况在变动后10天之内书面报法律事务部。

第四十二条如果我方不能全面履行合同，合同执行机构应当立即将相关情况报告公司主管领导和法律事务部，并积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，及时采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。

第四十三条发现对方不履行或不完全履行合同时，合同执行机构除督促对方继续履行外，应当立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告公司主管领导和法律事务部，并注意收集、保全有关证据。

第五章合同的变更、转让和终止
第四十四条生效的合同可以依法进行变更，包括对生效合同内容的补充和修改。

第四十五条当事人可以依据法律的规定（因重大误解订立合同；在订立合同时显失公平的），请求人民法院或者仲裁机构变更合同。

当事人请求变更的期限是自合同成立时起一年内。

第四十六条合同可以通过当事人的协商进行变更。

当我方发生需要变更合同的情况时，除法律、行政法规有特别规定的以外，应当以书面形式通知对方，与对方进行协商，包括变更的理由、变更的具体内容、变更生效的具体方式、答复的形式与期限等，并让对方在文件上签收。

当我方接到对方要求变更合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否合法、合约、正当，如果符合变更条件，同意变更的，应当签订书面变更协议。

因变更造成经济损失的，应当向对方提出索赔。

第四十七条生效的合同可以依法转让。

合同的当事人一方可以依法将合同的权利全部或部分转让给第三人；也可以依法将合同的义务全部或部分转移给第三人。

债权人转让权利，应当通知债务人。

未经通知，该转让对债务人不发生效力。

债务人转移义务的，应当经债权人同意。

合同专项管理机构应当收集、保管相关合同权利义务转让、转移的证据。

第四十八条当事人一方经对方书面同意，可以将自己在合同中的权利和义务一并转让给第三人。

第四十九条设定了担保条款的合同进行变更和转让，应当征得原担保人的同意，并在变更或转让协议上加盖担保人的印章。

第五十条按照《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国招标投标法》等有关法律规定，禁止转让债权、转移债务的，从其规定。

第五十一条具备法律规定或当事人约定的情形，合同的权利义务终止。

第五十二条当事人协商一致的，可以解除合同。

当事人可以约定一方解除合同的条件。

解除合同的条件成就时，解除权人可以解除合同。

第五十三条当事人可以依照法律的规定，单方解除合同。

第五十四条当事人应当在法律规定或者当事人约定的期限内行使解除权。

第五十五条我方依照合同约定或依照法律规定解除合同的，应当以书面形式通知对方，包括解除的理由、法律依据、权利义务的承担等，并让对方在文件上签收。

我方接到对方解除合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否合法、合约、正当，如有异议，应当以书面形式提出，如有必要可以依法请求人民法院或仲裁机构确认合同的效力。

如果因解除合同而损害了我方利益，应当向对方提出书面索赔请求，并让对方在文件上签收。

第五十六条对方提出变更、解除合同或者转移债务时，我方必须在规定的期限内以书面形式明确答复对方，并让对方在文件上签收。

第五十七条当对方拒绝签收我方送达的有关文件时，可以采取公证送达的方式。

第五十八条当事人可以依照法律的规定（因重大误解订立合同；在订立合同时显失公平的），请求人民法院或者仲裁机构撤销合同。

被撤销的合同自始没有法律效力。

当事人行使撤销权的期限是知道或者应当知道撤销事由之日起一年内。

第五十九条经上级主管机关批准的合同，变更、转让、终止协议应当报原批准机关批准。

第六十条订立合同的变更、转让、终止协议，由签约承办机构或合同执行机构负责组织，适用本办法第三章的规定。

第六十一条工程分包必须依法进行，禁止非法转包、违法分包。

第六章工程索赔管理
第六十二条工程索赔是由于工程承包单位非自身原因发生合同规定之外的额外工作或损失，所要求进行的费用和时间的补偿。

发生索赔的原因包括但不限于：工程范围变更、工程延期、施工现场变化、加速施工、业主违约、合同缺陷等。

第六十三条提出工程索赔应遵循合法、和约、合理、客观、及时的原则。

第六十四条合同执行机构应当指定专人负责工程索赔工作。

第六十五条各单位、部门应当加强索赔证据的收集和管理。

主要包括：
（一）建设工程施工合同及设计文件、施工图纸、招标文件、技术规范；
（二）建设单位与施工单位的会议记录、备忘录、来往函件；
（三）经建设单位签认和认可的工程实施计划；
（四）建设单位负责供应的设备，材料进场时间、数量、规格和质量检查清单；
（五）经建设单位、监理公司签认的设计变更清单和通知书；
（六）工地交接记录、施工进度、施工记录、隐蔽工程检查记录；
（七）施工人员计划表及施工机械、材料使用报表，财会资料；
（八）工程（含中间工程）检查、验收记录及事故处理的资料；
（九）工程价款、预付款拨付单据；
（十）材料采购、运输、使用凭证，材料涨价资料，国家新增税种资料；
（十一）不可抗力造成灾害的证明文件、照片、损失清单和气象资料、鉴定报告等；（十二）各种来往文件、资料的签收记录；
（十三）其他与索赔有关的证据等。

第六十六条索赔工作由合同执行机构负责，但索赔项目的提出、论证、谈判，应当听取企业法律顾问的意见；如果进行诉讼或仲裁，应当由企业法律顾问负责。

第七章合同之债的管理和合同纠纷的处理
第六十七条因合同所发生之债的管理，应当以合同执行机构为主，其他有关部门密切配合。

第六十八条应当严格债权管理。

在遇有合同对方违反约定不履行义务时，包括但不限于：不
办理结算，不支付合同价款，不实施约定行为，或故意制造障碍给我方造成损失等情形，需要发出催款函、履约函及其他函件的，合同执行机构应当向法律事务部申请办理，并负责函件的送达，取得对方的签收文件；需要签订还款协议的，应当提交法律事务部和其他有关部门进行合同评审。

第六十九条债权主管部门应当对存在到期债权已过一年仍未收回的、合同履行完毕后超过一年仍未办理完结算的、双方有明确争议导致款项拖延的、以及合同对方明确表示要通过法律手段解决争议的等问题的合同进行重点监控，及时将有关情况与法律事务部沟通，研究确定相应对策，并确保争议事项的解决不超过诉讼时效的要求。

债权主管部门应当定期对债权清偿的相关信息进行统计，并将统计结果报法律事务部。

第七十条应当严格保证诉讼时效的延续。

合同执行机构应当及时向法律事务部申请办理催要函、确认函等法律文件，并负责这些文件的送达，取得对方的书面签收文件。

合同执行机构对合同争议不得隐瞒、回避和拖延，应当及时将有关情况向主管领导和法律事务部进行书面通报。

第七十一条法律事务部应当在取得有关资料的情况下，对合同争议成讼的机会进行监控，分析我方主动提起诉讼或仲裁的有利时机，提出相关意见，向主管领导进行汇报。

第七十二条当合同对方对我方提起诉讼或仲裁时，合同执行机构应当立即通报主管领导和法律事务部，并积极参与纠纷的处理。

第七十三条法律事务部统一办理合同纠纷案件的登记、审查和授权委托手续，根据法定代表人的授权办理案件。

确需委托外聘律师办理的，由法律事务部负责。

第七十四条对诉讼和仲裁案件，应当认真作好庭审前的调查、收集证据等工作，合同执行部门及其他有关部门有责任积极配合，提供相关资料。

第七十五条重大疑难案件实行会商制度，按集团公司相关程序文件办理。

第七十六条属于集团公司系统内部的合同纠纷，按集团公司相关程序文件办理。

第八章合同基础资料的管理
第七十七条各单位、部门应当加强合同基础资料的管理工作，建立健全合同基础资料管理制度。

第七十八条合同基础资料的生成一般分为三个阶段：
（一）合同正式签订前产生的相关资料；
（二）合同正式签订后履行过程中产生的相关资料；
（三）合同纠纷发生后产生的相关资料。

第七十九条合同基础资料包括但不限于：合同当事人的资信资料、《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业营业执照》、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等，以及本办法第六十五条列举的有关资料。

第八十条合同基础资料中除技术性资料原件和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，各有关部门应当作好其他资料的保管和移交工作。

第八十一条包括合同执行机构在内的有关部门都应当指定专人负责合同基础资料的管理和移交工作，必须建立合同基础资料台帐和档案，确保完好无缺。

项目经理部必须指定专人按照本办法负责合同基础资料的管理工作，待项目结束时将有关资料按照规定向档案管理部门移交，务必保证合同基础资料的完整和安全。

项目经理部成立后15日内应当将负责管理合同基础资料的人员名单及联系方式书面报告法。