Microsoft_Office_Access怎么使用
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他人共享数据。
1.2 认识Access 2007
❖Access 2007的启动 ❖Access 2007的界面 ❖ ACCDB和MDB数据库的区别
1.2.1 Access 2007的启动
❖ 操作步骤
第一步：选择【开始】|【所有程序】 | Microsoft Office | Microsoft Office Access 2007命令，即可启动Access 2007，如下图所示。
❖ 【开始】选项卡
▪ 功能
• 选择不同的视图。 • 从剪贴板复制和粘贴。 • 设置当前的字体格式。 • 设置当前的字体对齐方式。 • 对备注字段应用 RTF 格式。 • 操作数据记录(刷新、新建、保存、删除、汇总、拼写检查等)。 • 对记录进行排序和筛选。 • 查找记录。
1.3.1 命令选项卡
❖ 【创建】选项卡
▪ 功能
• 插入新的空白表。 • 使用表模板创建新表。 • 在 SharePoint 网站上创建列表，在链接至新创建的列表的当前数据
库中创建表。 • 在设计视图中创建新的空白表。 • 基于活动表或查询创建新窗体。 • 创建新的数据透视表或图表。 • 基于活动表或查询创建新报表。 • 创建新的查询、宏、模块或类模块。
1.3.1 命令选项卡
❖ 【外部数据】选项卡
▪ 功能
• 导入或链接到外部数据。 • 导出数据。 • 通过电子邮件收集和更新数据。 • 使用联机 SharePoint 列表。 • 创建保存的导入和保存的导出。 • 将部分或全部数据库移至新的或现有的SharePoint网站。
1.3.1 命令选项卡
❖ 【数据库工具】选项卡
1.2.3 ACCDB和MDB数据库的区别
❖ ACCDB格式简介
▪ 多值字段
在 Access 2007 中，您可以创建一 个多值字段的组合框。单击组合框时， 复选框显示为选中状态标识了您的选 择。您可以选中或取消选中列表中的 项目，然后单击【确定】按钮，提交
▪ 附所做件出数的据选择类。型
1.2.3 ACCDB和MDB数据库的区别
❖ 用于选取日期的自动日历
▪ 采用“日期/时间”数据类型的字段和控件自动获得了一项新增功能，即支持用于 选择日期的内置交互式日历。
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 增强了快速创建功能
▪ 可以快速创建新的窗体、报表、表、SharePoint 列表、 查询、宏、模块以及更多对象。
下图是一个自动创建的窗体的 例子。
❖ 查询是数据库中应用最多的对象之一，可执行很多不同的功能。最常用的功能是从表 中检索特定数据。
查询设计器 ：
❖ 查询有两种基本类型：选择查询和操作查询。
选择查询的运行结果：
1.5.2 查询
❖ 操作查询可以对数据执行一项任务。例如该查询可用来创 建新表、向现有表中添加、更新或删除数据。
❖ 可以看到，在下图的“导航窗体”中，有多种不同的查询， 既有“更新查询”，也有“删除查询”等，各种查询都是 在查询设计器中的【查询类型】组中选择和创建的。
▪ 更加方便的选项卡式文档
操作：将数据库中默认的选项卡式文档，设置为窗口式文档。
第一步：启动Access 2007，打开需要进行 设置的数据库。
第二步：单击屏幕左上角 第三步：系统弹出【Access 选 的Office徽标按钮，在弹出 项】对话框后，在对话框中选 的对话框中单击【Access 择【当前数据库】选项，在右 选项】按钮，如下图所示。 边的【应用程序选项】区域中
❖ Access 2007 中主要的新界面元素
▪ 【开始使用 Microsoft Office Access】页
• 启动界面
• 本地模板（选择【本地模板】选项打开）
1.2.2 Access 2007的界面
❖ Access 2007 中主要的新界面元素
▪ 【开始使用 Microsoft Office Access】页
1.5.3 窗体
❖ 窗体有时被称为“数据输入屏幕”。窗体是用来处理数据的界面，而 且通常包含一些可执行各种命令的按钮。
例如，可以在下图中的客户资料窗 用户还可以创建各种透视窗体，例如可以创建
体中输入客户的新的资料。
一个数据透视图窗体，用图形的方式来显示数
据的统计结果。下图就是一个典型的数据透视
图窗体。
第二步：启动Access 2007以后， 就可以看到Access 2007的启动界 面，如下图所示。
1.2.2 Access 2007的界面
❖ 一个全新的Access 2007界面如下图所示。
新界面使用称为“功能区”的标准区域来替代Access 早期版本中的多层菜单 和工具栏，如下图所示。
1.2.2 Access 2007的界面
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 快速创建数据表（只需选择【创建】选项卡上的【表】按钮，即可创 建一个新的数据表。）
❖ 数据表中的汇总行
▪ 可以在其中添加合计、计数、平均值、最大值、最小值、标准偏差或方 差。
单击【开始】选项卡下【记录】 组中的【合计】按钮，即可在 【数据表视图】中显示“汇总” 行，如下图所示。
Hale Waihona Puke Baidu
1.2.3 ACCDB和MDB数据库的区别
❖ 新的数据库格式
▪ ACCDT：用于Access数据库模板的文件扩展名。例如下图就是Access 2007自带 的各种模板文件。
▪ ACCDR：ACCDR是一个新的文件扩展名，它使数据库文件处于锁定状态。比如， 如果将数据库文件的扩展名由 .accdb更改为 .accdr，便可以创建一个锁定版本的 数据库，这种数据库可以打开，但是看不到其中的任何内容，如下图所示。
1.1 认识数据库
❖ 数据库简介 ❖ 数据库的基本功能
1.1.1 数据库简介
❖ 数据库就是存放各种数据的仓库。它利用数据库 中的各种对象，记录和分析各种数据。
例如，使用三个表的客户管理系统并不是三个数据库，而是一个包含 有三个表的数据库。Access 数据库会将自身的表与其他对象(如窗体、 报表、宏和模块)一起存储在单个数据库文件中。
1.3.2 上下文命令选项卡
❖ 上下文命令选项卡就是根据用户正在使用的对象 或正在执行的任务而显示的命令选项卡。
例如，当用户在设计视图中设计一个数据表时，会出现【表工具】下的【设计】 选项卡，如下图所示。
而在报表的设计视图中创建一个报表时，则会出现【报表设计工具】下的三个选 项卡，如下图所示。
1.3.3 快速访问工具栏
❖ “快速访问工具栏”就是在Office徽标右边显示的一个标准工具栏。
❖ 单击快速访问工具栏右边的小箭头，可以弹出【自定义快速访问工具 栏】菜单，用户可以在该菜单中设置要在该工具栏中显示的图标，如 下图所示。
1.4 Access的新增功能
❖ Access的新增数据库工具 ❖ Access增强的数据共享
▪ 功能
• 启动 Visual Basic 编辑器或运行宏。 • 创建和查看表关系。 • 显示/隐藏对象相关性或属性工作表。 • 运行数据库文档或分析性能。 • 将数据移至 Microsoft SQL Server 或 Access(仅限于表)数据库。 • 运行链接表管理器。 • 管理Access加载项。 • 创建或编辑Visual Basic for Applications (VBA) 模块。
“汇总”行中，各个字段列的左边 有一个下拉箭头，单击该箭头，即 可在弹出的下拉列表框中选择相应 的功能，如下图所示。
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 用于创建新字段的【字段模板】
第一步：在【数据表】选 第二步：系统弹出 项卡下，单击【字段和列】 【字段模板】窗格， 组中的【新建字段】按钮， 如下图所示。 如下图所示。
Microsoft_Office_Access 怎么使用
本章学习要点
❖ 数据库概念介绍 ❖Access 2007介绍 ❖Access 2007的新界面 ❖Access 2007的新功能
本章学习要点
❖ 数据库概念介绍 ❖Access 2007介绍 ❖Access 2007的新界面 ❖Access 2007的新功能
利用窗体，还可以创建用于程序导 航的【主切换面板】。该面板中有 各种不同的功能模块，单击某一按 钮，即可启动相应的功能模块，如
❖ ACCDB格式简介
▪ 增强与Windows SharePoint Services 和 Microsoft Office Outlook 2007 的集成功能
▪ 增强的加密功能
▪ 备注字段历史记录跟踪
1.3 Access的功能区
❖ 命令选项卡 ❖ 上下文命令选项卡 ❖ 快速访问工具栏
1.3.1 命令选项卡
第三步：双击该窗格 中的字段，或者将字 段直接拖动到当前的 数据表中，就可以创 建字段了。
❖ 【字段列表】任务窗格
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 分割窗体
▪ 可以创建合并了【数据表视图】和【窗体视图】的窗体。
❖ 嵌入的宏
1.4.2 Access增强的数据共享
❖使用Outlook 2007 ❖使用 SharePoint 网站 ❖导出为 PDF 和 XPS
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 增强的排序和筛选功能
例如，在一个数据表中右击，在 弹出的快捷菜单中可以选择各种 筛选和排序功能，如下图所示。
同时，在表的【数据表视图】中单 击字段旁的小箭头，将弹出【排序 和筛选】菜单，如下图所示。
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 布局视图
▪ 新增的【布局视图】允许用户在浏览时进行设计更改。利用此功能，可以在查看 实时窗体或报表结果的同时，进行许多最常见的设计更改。
1.5 Access的六大对象
❖表 ❖ 查询 ❖ 窗体 ❖ 报表 ❖宏 ❖ 模块
1.5.1 表
❖ 表是数据库中最基本的组成单位。建立和规划数据库，首先要做的就 是建立各种数据表。数据表是数据库中存储数据的唯一单位，它将各 种信息分门别类地存放在各种数据表中。
学生信息表：
客户资料表：
1.5.2 查询
1.2.3 ACCDB和MDB数据库的区别
❖ 新的数据库格式
▪ ACCDB：用于Access 2007文件格式的文件扩展名，取代 .mdb文 件扩展名。
▪ ACCDE：用于处于“仅执行”模式的 Access 2007 文件的文件 扩展名。ACCDE 文件删除了所有 Visual Basic for Applications (VBA)源代码，仅包含了经过编译以后的代码。因此用户不能查看、 修改和创建任何VBA代码，.accde取代 .mde文件扩展名。下图就 是打开一个ACCDE格式的数据库文件以后的截图。可以看到，用 户在这种格式下是不能创建VBA模块的。
选中【重叠窗口】单选按钮， 如下图所示。
1.2.2 Access 2007的界面
❖Access 2007 中主要的新界面元素
▪ 增强的状态栏
一个表的【设计视图】 中的状态栏，左下方的 视图如下：
▪ 新增的微型工具栏
右下方的视图如下：
▪ 新增的样式库
例如，左图是一个报表对象的打印预览 视图，在该视图中，样式库提供了多种 页边距的设置方式。
单击导航窗格右上方的小 箭头，即可弹出【浏览类 别】菜单，可以在该菜单 中选择查看对象的方式， 如下图所示。
例如当我们选择按【表 和相关视图】进行查看 时，各种数据库对象就 会根据各自的数据源表 进行分类，如下图所示。
1.2.2 Access 2007的界面
❖ Access 2007 中主要的新界面元素
1.1.2 数据库的基本功能
❖ 支持向数据库中添加新数据记录，例如增加业务 订单记录。
❖ 支持编辑数据库中的现有数据，例如更改某条订 单记录的信息。
❖ 支持删除信息记录，如果某产品已售出或被丢弃， 用户可以删除关于此产品的信息。
❖ 支持以不同的方式组织和查看数据。 ❖ 支持通过报表、电子邮件、Intranet或Internet与
• 商务模板（选择【商务】选项打开）
• 空白数据库（点击主界面上的【空白数据库】按钮，创建一个空白数据库 ）
1.2.2 Access 2007的界面
❖ Access 2007 中主要的新界面元素
▪ 新增的“功能区” （下一节介绍） ▪ 更加方便的导航窗格
• 导航窗格
“导航窗格”区域位于窗口 左侧，用以显示当前数据库 中的各种数据库对象。导航 窗格取代了Access早期版 本中的数据库窗口，如下图 所示。
1.2 认识Access 2007
❖Access 2007的启动 ❖Access 2007的界面 ❖ ACCDB和MDB数据库的区别
1.2.1 Access 2007的启动
❖ 操作步骤
第一步：选择【开始】|【所有程序】 | Microsoft Office | Microsoft Office Access 2007命令，即可启动Access 2007，如下图所示。
❖ 【开始】选项卡
▪ 功能
• 选择不同的视图。 • 从剪贴板复制和粘贴。 • 设置当前的字体格式。 • 设置当前的字体对齐方式。 • 对备注字段应用 RTF 格式。 • 操作数据记录(刷新、新建、保存、删除、汇总、拼写检查等)。 • 对记录进行排序和筛选。 • 查找记录。
1.3.1 命令选项卡
❖ 【创建】选项卡
▪ 功能
• 插入新的空白表。 • 使用表模板创建新表。 • 在 SharePoint 网站上创建列表，在链接至新创建的列表的当前数据
库中创建表。 • 在设计视图中创建新的空白表。 • 基于活动表或查询创建新窗体。 • 创建新的数据透视表或图表。 • 基于活动表或查询创建新报表。 • 创建新的查询、宏、模块或类模块。
1.3.1 命令选项卡
❖ 【外部数据】选项卡
▪ 功能
• 导入或链接到外部数据。 • 导出数据。 • 通过电子邮件收集和更新数据。 • 使用联机 SharePoint 列表。 • 创建保存的导入和保存的导出。 • 将部分或全部数据库移至新的或现有的SharePoint网站。
1.3.1 命令选项卡
❖ 【数据库工具】选项卡
1.2.3 ACCDB和MDB数据库的区别
❖ ACCDB格式简介
▪ 多值字段
在 Access 2007 中，您可以创建一 个多值字段的组合框。单击组合框时， 复选框显示为选中状态标识了您的选 择。您可以选中或取消选中列表中的 项目，然后单击【确定】按钮，提交
▪ 附所做件出数的据选择类。型
1.2.3 ACCDB和MDB数据库的区别
❖ 用于选取日期的自动日历
▪ 采用“日期/时间”数据类型的字段和控件自动获得了一项新增功能，即支持用于 选择日期的内置交互式日历。
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 增强了快速创建功能
▪ 可以快速创建新的窗体、报表、表、SharePoint 列表、 查询、宏、模块以及更多对象。
下图是一个自动创建的窗体的 例子。
❖ 查询是数据库中应用最多的对象之一，可执行很多不同的功能。最常用的功能是从表 中检索特定数据。
查询设计器 ：
❖ 查询有两种基本类型：选择查询和操作查询。
选择查询的运行结果：
1.5.2 查询
❖ 操作查询可以对数据执行一项任务。例如该查询可用来创 建新表、向现有表中添加、更新或删除数据。
❖ 可以看到，在下图的“导航窗体”中，有多种不同的查询， 既有“更新查询”，也有“删除查询”等，各种查询都是 在查询设计器中的【查询类型】组中选择和创建的。
▪ 更加方便的选项卡式文档
操作：将数据库中默认的选项卡式文档，设置为窗口式文档。
第一步：启动Access 2007，打开需要进行 设置的数据库。
第二步：单击屏幕左上角 第三步：系统弹出【Access 选 的Office徽标按钮，在弹出 项】对话框后，在对话框中选 的对话框中单击【Access 择【当前数据库】选项，在右 选项】按钮，如下图所示。 边的【应用程序选项】区域中
❖ Access 2007 中主要的新界面元素
▪ 【开始使用 Microsoft Office Access】页
• 启动界面
• 本地模板（选择【本地模板】选项打开）
1.2.2 Access 2007的界面
❖ Access 2007 中主要的新界面元素
▪ 【开始使用 Microsoft Office Access】页
1.5.3 窗体
❖ 窗体有时被称为“数据输入屏幕”。窗体是用来处理数据的界面，而 且通常包含一些可执行各种命令的按钮。
例如，可以在下图中的客户资料窗 用户还可以创建各种透视窗体，例如可以创建
体中输入客户的新的资料。
一个数据透视图窗体，用图形的方式来显示数
据的统计结果。下图就是一个典型的数据透视
图窗体。
第二步：启动Access 2007以后， 就可以看到Access 2007的启动界 面，如下图所示。
1.2.2 Access 2007的界面
❖ 一个全新的Access 2007界面如下图所示。
新界面使用称为“功能区”的标准区域来替代Access 早期版本中的多层菜单 和工具栏，如下图所示。
1.2.2 Access 2007的界面
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 快速创建数据表（只需选择【创建】选项卡上的【表】按钮，即可创 建一个新的数据表。）
❖ 数据表中的汇总行
▪ 可以在其中添加合计、计数、平均值、最大值、最小值、标准偏差或方 差。
单击【开始】选项卡下【记录】 组中的【合计】按钮，即可在 【数据表视图】中显示“汇总” 行，如下图所示。
Hale Waihona Puke Baidu
1.2.3 ACCDB和MDB数据库的区别
❖ 新的数据库格式
▪ ACCDT：用于Access数据库模板的文件扩展名。例如下图就是Access 2007自带 的各种模板文件。
▪ ACCDR：ACCDR是一个新的文件扩展名，它使数据库文件处于锁定状态。比如， 如果将数据库文件的扩展名由 .accdb更改为 .accdr，便可以创建一个锁定版本的 数据库，这种数据库可以打开，但是看不到其中的任何内容，如下图所示。
1.1 认识数据库
❖ 数据库简介 ❖ 数据库的基本功能
1.1.1 数据库简介
❖ 数据库就是存放各种数据的仓库。它利用数据库 中的各种对象，记录和分析各种数据。
例如，使用三个表的客户管理系统并不是三个数据库，而是一个包含 有三个表的数据库。Access 数据库会将自身的表与其他对象(如窗体、 报表、宏和模块)一起存储在单个数据库文件中。
1.3.2 上下文命令选项卡
❖ 上下文命令选项卡就是根据用户正在使用的对象 或正在执行的任务而显示的命令选项卡。
例如，当用户在设计视图中设计一个数据表时，会出现【表工具】下的【设计】 选项卡，如下图所示。
而在报表的设计视图中创建一个报表时，则会出现【报表设计工具】下的三个选 项卡，如下图所示。
1.3.3 快速访问工具栏
❖ “快速访问工具栏”就是在Office徽标右边显示的一个标准工具栏。
❖ 单击快速访问工具栏右边的小箭头，可以弹出【自定义快速访问工具 栏】菜单，用户可以在该菜单中设置要在该工具栏中显示的图标，如 下图所示。
1.4 Access的新增功能
❖ Access的新增数据库工具 ❖ Access增强的数据共享
▪ 功能
• 启动 Visual Basic 编辑器或运行宏。 • 创建和查看表关系。 • 显示/隐藏对象相关性或属性工作表。 • 运行数据库文档或分析性能。 • 将数据移至 Microsoft SQL Server 或 Access(仅限于表)数据库。 • 运行链接表管理器。 • 管理Access加载项。 • 创建或编辑Visual Basic for Applications (VBA) 模块。
“汇总”行中，各个字段列的左边 有一个下拉箭头，单击该箭头，即 可在弹出的下拉列表框中选择相应 的功能，如下图所示。
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 用于创建新字段的【字段模板】
第一步：在【数据表】选 第二步：系统弹出 项卡下，单击【字段和列】 【字段模板】窗格， 组中的【新建字段】按钮， 如下图所示。 如下图所示。
Microsoft_Office_Access 怎么使用
本章学习要点
❖ 数据库概念介绍 ❖Access 2007介绍 ❖Access 2007的新界面 ❖Access 2007的新功能
本章学习要点
❖ 数据库概念介绍 ❖Access 2007介绍 ❖Access 2007的新界面 ❖Access 2007的新功能
利用窗体，还可以创建用于程序导 航的【主切换面板】。该面板中有 各种不同的功能模块，单击某一按 钮，即可启动相应的功能模块，如
❖ ACCDB格式简介
▪ 增强与Windows SharePoint Services 和 Microsoft Office Outlook 2007 的集成功能
▪ 增强的加密功能
▪ 备注字段历史记录跟踪
1.3 Access的功能区
❖ 命令选项卡 ❖ 上下文命令选项卡 ❖ 快速访问工具栏
1.3.1 命令选项卡
第三步：双击该窗格 中的字段，或者将字 段直接拖动到当前的 数据表中，就可以创 建字段了。
❖ 【字段列表】任务窗格
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 分割窗体
▪ 可以创建合并了【数据表视图】和【窗体视图】的窗体。
❖ 嵌入的宏
1.4.2 Access增强的数据共享
❖使用Outlook 2007 ❖使用 SharePoint 网站 ❖导出为 PDF 和 XPS
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 增强的排序和筛选功能
例如，在一个数据表中右击，在 弹出的快捷菜单中可以选择各种 筛选和排序功能，如下图所示。
同时，在表的【数据表视图】中单 击字段旁的小箭头，将弹出【排序 和筛选】菜单，如下图所示。
1.4.1 Access的新增数据库工具
❖ 布局视图
▪ 新增的【布局视图】允许用户在浏览时进行设计更改。利用此功能，可以在查看 实时窗体或报表结果的同时，进行许多最常见的设计更改。
1.5 Access的六大对象
❖表 ❖ 查询 ❖ 窗体 ❖ 报表 ❖宏 ❖ 模块
1.5.1 表
❖ 表是数据库中最基本的组成单位。建立和规划数据库，首先要做的就 是建立各种数据表。数据表是数据库中存储数据的唯一单位，它将各 种信息分门别类地存放在各种数据表中。
学生信息表：
客户资料表：
1.5.2 查询
1.2.3 ACCDB和MDB数据库的区别
❖ 新的数据库格式
▪ ACCDB：用于Access 2007文件格式的文件扩展名，取代 .mdb文 件扩展名。
▪ ACCDE：用于处于“仅执行”模式的 Access 2007 文件的文件 扩展名。ACCDE 文件删除了所有 Visual Basic for Applications (VBA)源代码，仅包含了经过编译以后的代码。因此用户不能查看、 修改和创建任何VBA代码，.accde取代 .mde文件扩展名。下图就 是打开一个ACCDE格式的数据库文件以后的截图。可以看到，用 户在这种格式下是不能创建VBA模块的。
选中【重叠窗口】单选按钮， 如下图所示。
1.2.2 Access 2007的界面
❖Access 2007 中主要的新界面元素
▪ 增强的状态栏
一个表的【设计视图】 中的状态栏，左下方的 视图如下：
▪ 新增的微型工具栏
右下方的视图如下：
▪ 新增的样式库
例如，左图是一个报表对象的打印预览 视图，在该视图中，样式库提供了多种 页边距的设置方式。
单击导航窗格右上方的小 箭头，即可弹出【浏览类 别】菜单，可以在该菜单 中选择查看对象的方式， 如下图所示。
例如当我们选择按【表 和相关视图】进行查看 时，各种数据库对象就 会根据各自的数据源表 进行分类，如下图所示。
1.2.2 Access 2007的界面
❖ Access 2007 中主要的新界面元素
1.1.2 数据库的基本功能
❖ 支持向数据库中添加新数据记录，例如增加业务 订单记录。
❖ 支持编辑数据库中的现有数据，例如更改某条订 单记录的信息。
❖ 支持删除信息记录，如果某产品已售出或被丢弃， 用户可以删除关于此产品的信息。
❖ 支持以不同的方式组织和查看数据。 ❖ 支持通过报表、电子邮件、Intranet或Internet与
• 商务模板（选择【商务】选项打开）
• 空白数据库（点击主界面上的【空白数据库】按钮，创建一个空白数据库 ）
1.2.2 Access 2007的界面
❖ Access 2007 中主要的新界面元素
▪ 新增的“功能区” （下一节介绍） ▪ 更加方便的导航窗格
• 导航窗格
“导航窗格”区域位于窗口 左侧，用以显示当前数据库 中的各种数据库对象。导航 窗格取代了Access早期版 本中的数据库窗口，如下图 所示。