企业公文写作与处理规范讲义

企业公文写作与处理规范（讲义）一、公文的基本常识（一）公文写作与处理的法律依据1.有关法律法规和行业标准。

如：《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）和《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）。

2.上级单位有关公文处理的规定和要求。

如：《中国联合网络通信集团有限公司公文处理办法》（中国联通〔2009〕101号）。

这个办法是集团公司参照上述规定，结合公司实际制定的本系统的公文处理规定。

（二）公文的概念公务文书简称公文，是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。

*关于“公文”、“文件”、“文书”这三种名称，在实际工作和有关条例、办法及著述中都经常使用。

目前，对这三个名词的认识和解释还不统一、不规范。

在理论著述和日常工作中，“公文”一词常与“文书”、“文件”通用。

一般来说，在政府机关主要用“公文”一词，如“公文格式”、“公文种类”。

但有时也叫文件。

在党的系统则不叫“公文”，都称为“文件”。

但是无论党政机关，属于合成词的，如“文书工作”、“文书处理”，还是“文件标题”、“文件日期”等，都属于约定俗成。

（三）公文的重要性公文作为单位实施管理的工具和手段，属于我们平时学习和工作中必备的基础知识与技能，与公司每位员工的日常工作密切相连。

提高公文写作质量，做好公文处理工作，对于企业优化管理流程、提高工作效率、加强内部控制、促进科学决策都具有十分重要的意义。

中国联通作为国际知名电信运营企业，公文写作的质量和处理能力，将直接关系着系统决策管理和服务的效率，也代表着联通的形象和声誉，反映了我们工作人员的工作能力。

因此，我们的公文写作水准必须与公司的地位和形象相适应。

（四）公文的分类公文的类别是在其产生和发展过程中逐步形成的，是客观存在的。

科学地分析归纳公文的类别，有助于了解公文的特点、作用，正确地选用文种以及掌握公文的写作规律，有助于加速公文运转与合理组卷。

从文件的来源、性质、作用和使用范围等角度进行分类，可有十余种分类方法。

这里讲述最基本的概念和方法。

1.从文件的来源分，分为收来文件（本机关收到的由外机关拟制、发送来的文件，又叫收文）、对外文件（本机关拟制的对外发出的文件，又叫发文）、内部文件（本机关拟制的，但只是在本机关内部使用的文件）。

2.从行文关系分，分为上行文（下级被领导机关向隶属的上级机关的发文）、平行文（互相平行的机关或不相隶属的机关之间的发文）、下行文（上级领导机关对所属下级机关的发文）。

3.从文件的机密性质和阅读范围分，分为保密文件（内容涉及党和国家机密的文件，在一定时期内限制阅读范围，通常由专人负责处理和保管）、内部文件（内部使用的不对外公布的文件）、公布的文件（向人们群众或向国内外公开发布的文件）。

4.从文件的制发机关和作用分，分为法规文件、行政文件、党的文件。

5.从文件的使用范围分，分为通用文件、专用文件。

（五）公文的种类《中国共产党机关公文处理条例》规定的党的机关公文的种类有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。

《国家行政机关公文处理办法》规定行政机关公文的种类有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。

一般情况下，企事业单位可根据本单位的性质和工作特点，选择使用的公文种类。

中国联通常用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（六）公文的格式公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，主要包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人。

置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。

置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等。

*公文主题词是在实践中提炼出来、能够概括公文内容、经过规范化和优选处理的词和词组，主要用于公文的检索查询。

标注公文主题词，绝对不是将题目全部照抄，可根据公文内容按照《国务院公文主题词表》和《中国联通公文主题词表》进行标注。

一般情况下，一件公文除类别词外，最多标注5个主题词。

（七）公文的行文规则行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。

行文应遵循以下基本规则：1.行文原则：确有必要、注重效用。

2.行文权限：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告；根据授权行文，上级单位的职能部门根据授权，可向下级单位行文；同级单位和相应单位可以联合行文。

3.行文要求：请示应当一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位；“报告”中不得夹带请示事项；公文一般不直接报送领导同志个人；涉及其他单位职能的事项，单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

*由于时间有限，像公文的特点（具有法定的作者；具有法定的权威性和约束力；具有很强的政治性和政策性；具有很强的针对性和时效性；具有规范的体例格式和特定的处理程序）、公文的作用（指挥策令、行为规范、宣传教育、传递信息、凭证记载）、公文处理的目标（实现规范化、制度化、标准化）、公文处理的基本原则和要求（实事求是、精简高效、集中统一和及时、准确、安全、规范）、公文处理人员应具备的素质（高度重视、专人负责、较高的理论和政策水平等）就不再具体讲述。

*【事务文书】指机关、团体、企事业单位或个人等行为主体，为处理工作事务、传递相关信息而形成和使用的文书。

事务文书主要可分为：第一，管理文书。

主要有：计划、总结、调查报告、简报、述职报告、公示、协议书等。

第二，规章文书。

包括：法规类规章文书、管理类规章文书、公约类规章文书等。

第三，会议文书。

会议筹备方案、会议通知、会议筹备工作报告、开幕词、闭幕词、会议工作报告、主题演讲词、来宾致词、领导讲话稿、会议记录、会议简报。

第四，笔记文书。

包括：大事记、工作记录、单位工作日记、接待记录、来访摘记、电话记录、谈话记录等。

第五，公关文书。

主要有：普通函电、专用书信、礼仪演讲词、简历和简介等。

第六，告据文书。

主要有：条据类、告启类等。

二、公文的写作公文的写作指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。

公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。

（一）草拟公文的基本要求与方法1.基本要求：公文写作除了遵循文字通顺、观点与材料统一、层次分明、主题明确、结构合理等一切文章写作的通则之外，还应遵循公文自身的特殊要求。

主要有：第一，合法。

这是由公文的法定性决定的。

一是公文的内容必须合法。

二是公文写作过程必须合法。

第二，求实。

就是从实际出发，解决实际问题；忠实地反映情况，做合乎实际的判断，采取切实可行的方法措施，这是对写作目的和出发点的要求。

第三，合体。

这是对公文语言表达的要求，一是指公文中的语言必须合乎文件所处的社会语言环境的需要；二是指公文的语言必须合乎特定文体的要求。

第四，简明。

就是要求在公文写作过程中，尽可能以最小的篇幅、最少的文字符号，明确清晰地叙事说理。

第五，严谨。

包括文件结构严密有序、用语周密确切。

第六，突出。

就是公文主题要突出。

第七，规范。

必须按照各种规范和标准的要求，保证文件结构完整，格式正确规范。

2.写作程序：主要包括公文写作的准备、公文的撰拟、公文的修改、公文的审核、公文的定稿五个阶段。

*由于公文写作具有一定的程式性，随着长期的公文写作实践的积淀，特别是语言应用过程的自然选择（有一部分从文言文中提炼筛选而成），逐渐形成了一些便于理解、言简意赅、庄重得体的公文专用词语，有些已形成固定的语式，如领叙词（为了、根据、遵照等）、称谓词（我们，我单位，贵单位、你单位等）、期请词（恳请、特请、希望等）、询问词（妥否、如无不妥、有何意见等）、见解词（同意、可行、参照执行、原则同意、供参考等）、承转词（为此、对此、综上所述）、祈使词（责令、严禁、不得有误等）、时态词（按期、兹、拟于等）、办理词（提请、审核、印发、自行等）、结尾词（妥否、请予批复、特此通知、特此函告、为盼等）。

（二）常用公文的写作1.决定：适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

一般情况下，决定中的事项都是比较重要的，通常是根据职权由领导机构的一定的会议经过讨论集体作出的。

决定一般由决定缘由（即决定的根据、目的、意义及背景，常用“特作如下决定”、“现决定如下”等承启语过渡，要求文字精当，语言概括明确）、决定内容（决定事项的具体内容、原则、办法、措施、要求、规定事项等，要求用语简练，语气肯定）、执行要求（即执行本决定的要求、意见和期望）三部分组成。

决定的种类主要有：嘉奖决定、处分决定、重大行动安排或重要事项的决定等。

2.通知：适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项。

通知一般由三部分组成：一是原因与目的，是用比较概括语言说明为什么要发这个通知，要求行文简洁，针对性强，说理透彻，为后面的具体事项奠定基础；二是具体事项，一般都是分段或分条叙述，一条一个中心，具体明确，每条之间上转下承，或以自然或以内在逻辑相接；三是结尾，多用“特此通知”、“本通知自下发之日起执行”、“望认真执行”等语，也有的把这部分挪到具体事项之前用“现通知如下”、“望按以下通知执行”等语。

有些特殊情况的通知往往加有“紧急”、“联合”、“重要”、“补充”字样。

通知的种类有：批转和转发性通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知。

3.通报：适用于上级单位向下级单位或有关单位传达重要精神、重要情况、表彰先进和批评错误。

其特点是典型性、引导性、严肃性。

一般情况下，通报的正文有三部分内容：主要事实、分析事例的教育意义、表彰与处理办法。

通报的种类主要有：表彰通报、批评通报、情况通报。

情况通报要客观真实地陈述事实，讲清问题，可适当加以分析。

表彰通报要写明事情的概况、经验和意义，恰如其分地分析先进事迹和先进人物的可贵精神，作出恰当的评价。

批评通报要事实清楚，分析深刻，定性准确，切中时弊，对改正的措施提出原则性的指导意见。

4.报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问或交办事项、上报有关材料等。

报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告。