外审前,你该和审核组沟通什么？

外审前，你该和审核组沟通什么？
距离认证机构的外审还有一个月的时间，领导让小美负责审核前的外部沟通与行政安排。

小美转到质量部刚刚半年，日常协助质量经理负责体系推进与文控工作，她工作勤奋踏实，和同事相处融洽，可是，做审核前的外联和接待，她还是头一回。

小美有些忐忑，担心自己因为沟通不到位影响到后续外审的顺利推进。

怎么办？
小美的困惑并不是个例，不要说是刚开始接触体系的新人，就算是经验丰富的体系工程师，质量经理，对于如何“迎审”也常常是一头雾水。

“外审”的压力，不仅仅是体力上的，更是精神上的。

外审的顺利与否，也是一些公司评价相关岗位人员工作表现的重要绩效指标。

⏹∙现场审核前的沟通为什么这么重要？仅仅是审核计划的传递么？
⏹∙光热情接待就是“迎审”么？前期和审核组沟通什么才是专业的表现？
⏹∙审核组的后勤与行政工作，怎么安排才显得礼貌又不失分寸呢？
所谓“迎审”就是“迎接审核”，这可不是一个简单的动作，而是一个复杂的过程。

今天，我就站在“迎审”这个大过程的时间轴上，将坐标放在“外审前”，和你聊一聊“外审前，你该和审核组做哪些沟通？”
01
所谓“视角不同，关注点就不同“，想要搞清楚“沟通什么”的问题，我们需要将思维切换成审核员视角。

审核是一个对计划性要求非常高的工作，它需要审核员在规定的时间内，按照预期的要求（包括标准的要求，组织自身的要求，顾客的要求，法规的要求，等等）去现场实施的验证的活动。

因此，在现场审核前，审核员最关心的是“审核的可行性”。

怎么理解可行性呢？通俗来讲就是被审核方你是否做好了接受审核的准备，是否具备了认证的条件？你可能会说，“老师，我们准备好了呀，可我怎么向审核组证明我准备好了呢？”
通常，审核员会提前和你确认一些基本事项的达成或形成共识，从侧面了解组织的审核准备情况。

比如：对于新认证的组织，体系文件发布的时间和运行的时间；在过去12个月内，组织是否完成了至少一次内审和管理评审；申请的认证范围，是否小于或等于合法经营的范围，认证范围中所关注的产品，在现场审核期间是否安排了生产？等等。

举个例子，对于ISO9001标准，现场审核前应有不少于3个月的体系运行期；IATF标准的要求则更为严格，组织需要提供量产后至少12个月的体系运行记录才具备认证的资格。

再比如，基于商业的目的，被审核方往往希望呈现在证书上的认证范围越大越好，但在实际的审核中，有些产品处于停产的状态，或者干脆，申请的认证范围还只是停留在营业执照上，组织压根就没有真正开展过这部分的业务。

不论是停产也好，或是将要生产也罢，都不能被包含在证书范围内。

换言之，眼见为实，只有在审核期间有生产的产品系列才能被列在证书上，这一点需要在审核前形成共识。

所以，作为迎审的外联人员，你需要做的第一件事，就是向审核组证明你已经做好了充分地审核准备，并基于良好的第一印象，帮助审核员对接下来的现场审核建立信心！
文稿中，我放了一份IATF外审前需要准备的文件清单，供你参考。

02
接下来，我们需要调动“基于风险的思维”去换位思考，审核员最担心发生哪
些情况呢？
事实上，审核员特别关注“变化”，以及因为“变化”带来的审核风险。

这些变化通常发生在监督审核或换证审核之前，那么，有哪些变化是可以在审核前得到充分沟通和确认，以降低不确定性带来的风险呢？
第一，人数的变化。

因为业务发展迅猛，企业员工从30人到300人，从300人到3000人，这将对审核工作量产生重要的影响；
第二，地址的变化。

比如：企业搬家了，或是增加减少运营场所了。

地址的变更，会影响审核人天的分配，对于ISO14001环境管理体系来说影响尤其显著，这将涉及到三同时，环评验收，合规性等诸多问题；
第三，工艺和过程的变化。

比如：从前外包出去的热处理工艺，现在企业收回来自己做了；或者，现场增加了生产线；又或者，厂区内新建了一个危险化学品仓库，等等。

这些变化，都将影响到审核计划的安排以及审核员对风险的评估；第四，认证范围的变化。

比如，增加了设计职能，或是增加了业务范围，这将对审核组成员的选择提出新的要求。

除了上面常见的四种变化，其它的变化比如：公司的组织架构发生重大调整，以及IATF特别关注的顾客发生的变化，这些都需要考虑在内。

因此，作为迎审的外联人员，除了提供基本信息，还需要了解组织在期间发生的各项变化，并在审核前与审核组进行充分地沟通，进行风险的排查，以确保后续现场审核的顺利进行。

03
好，刚才我们站在审核员的视角，从“关注审核的可行性”和“关注变化“这两个维度进行了沟通内容的梳理。

从某种程度上，这两个维度讨论的都是审核这件事情本身。

但审核终究是由人来执行的，最后，我们还是要将目光落到“关注
人的需求”。

不是在审核，就是在审核的路上！这句话准确地描述了审核员的工作状态。

白天像侦探一样高强度的大脑运转，晚上要准备接下来的审核计划，编制审核报告，沟通审核日程。

一周之内在几个城市间往返穿梭，高频的差旅，延误的航班，不隔音的酒店，不规律的作息......当你选择了审核这个职业，这些就是你必须接受的客观事实。

可以说，审核员这个职业，是对脑力和体力的双重考验。

也正是基于此，大部分的审核员偏爱“规律”和“确定性”，并在不规律中平衡着自律，在平淡中感受着小确幸！
那么，作为迎审的外联人员，你可以在哪些方面提供协助呢？
第一点，住宿与车辆安排。

提前了解审核员的日程安排是必要的，比如，是同城还是异地的审核员？异地的话，是飞机还是高铁？了解一下具体的航班信息或是抵达时间。

如果遇到飞机晚点，而审核地点距离机场又很远的情况，外联人员至少在第一时间有应急的对策。

通常，审核员对住宿条件不会提出过高的要求，但有几点原则需要记住，那就是“安全卫生，保证睡眠，无线网络，交通便利”这16个字。

休息好，是保证审核员第二天能元气满满地出现在被审核现场的前提条件。

即便商务合同条款中，差旅和住宿费用是包含在合同中的，作为最熟悉企业周边情况的外联人员，你依然可以提供给审核员很多信息，比如：是否需要协助安排车辆接送，当地什么软件叫车方便，公司附近哪家酒店反馈和口碑比较好，如果有合适的协议酒店，也可以帮助审核员预订，等等。

此外，了解审核员的接下来的行程安排也很有必要。

一天的审核结束往往是下午5点钟以后了，他们往往需要奔赴机场，火车站，赶往下一个审核地点。

提前安排好车辆，是帮助他们应对不确定性最好的协助。

第二点，守时和计划性。

如果没有特别的说明，审核计划通常安排早上8点开始，中午休息一小时，下午5点结束——这是完整的8小时，也就是一个人天的审核工作量。

但对于一些纯办公场所，如公司总部、贸易型公司、服务型组
织，正常上班时间可能是上午9点钟，外联人员也可以提前和审核员沟通，将审核计划做相应的调整。

说是8点钟开始的首次会议，那么7点50分的时候，包括设备调试，相关人员就应该全部到位了，而不是从8点钟才开始陆陆续续地进入会场。

这反映的也是一个公司的企业文化与人员素养，从精神面貌上向审核员递上一张企业形象的名片。

此外，还有非常重要的一点，就是关键过程的审核时间落实。

比如说，总经理审核时间的安排，以及根据审核组提供的审核计划，落实所有过程审核的时间和关键岗位人员的时间，必要时，可以安排小型的会议室，供审核组内部沟通并做当日的审核小结，等等。

第三点，参观路线。

在审核计划中，尤其是初次审核，我们经常看到“企业参观”的环节，一般是20-30分钟左右。

参观的第一目的，是审核员直观了解组织各种职能在物理上的分布情况，是否存在文件中没有识别到的过程和活动，比如，参观时发现了一个危废仓库，或是现场看到了电镀过程；又或者，在员工人数上存在较在的偏差，申请时写了10个人，而现场的一个生产线就不止10个人，这都将影响到现场审核的总工作量。

参观，是对文件上获得信息的可靠性补充。

参观的第二目的，当然是从整体形成一个对组织的全局认知。

但是问题来了，当企业规模不大，产品线分布相对紧凑的时候，20-30分钟的现场参观是比较容易安排的。

但对于大型的企业，比如说整车厂，航空公司，大型国企，20分钟可以刚刚走出厂区，怎么办呢？
通常，当半小时内不可能完成有效地现场参观活动时，外联人员可以主动和审核员沟通这个环节的形式。

比如：很多公司都有向客户介绍的沙盘，或是模拟参观场景，又或是现场的平面图，都可以做为替代形式。

审核员关注的是目标，而不是形式。

第四点，人性关怀。

我相信，每个人都希望在一个温暖的，有人情味的团队里工作，审核员也不例外，虽然立场不同，身份不同，但营造一个有关爱的审核氛围，会在无形中增加审核员的信心！
举几个小例子，有些审核员有午睡的习惯，高强度的工作负荷让他们养成了小憩养神的习惯。

20分钟的午休，可以让他们一个下午都精神饱满。

你可以提前帮他准备一个独立的会议室，并在这期间不去打扰他；
提前确认审核员有没有饮食方面的特别习惯，比如：素食主义，不吃辣，或是清真回民，有没有忌口之类，这都可以避免临时安排导致的各种不便；
对于一些对静电防护，卫生安全，保密条款有特殊要求的企业，可以提前将公司的管理规章通过邮件发送给审核组长，以便于审核组提前做好各项准备工作；审核报告大部分情况下都需要在线完成，对于一些对外网有限制的公司，可以提前和IT部门申请，保证审核员在会议室中可以使用到外网。

这样的例子还有很多，等待细心的你去体会和发现！
好，今天我从“三个关注”和你讨论了外审前，你应该和审核组做哪些沟通？让我们再一起回顾一下是哪三个关注：
第一，关注审核的可行性。

提供基本情况信息，向审核组证明你已经做好了充分地审核准备，帮助审核员对接下来的现场审核建立信心；
第二，关注变化，以及变化可能带来的风险。

变化可能包括，人数的变化，地址的变化，工艺的变化，认证范围的变化，等等，审核前的充分沟通与风险排查，可以让接下来的现场审核更加顺利；
第三，关注人的需求。

审核员偏爱“规律”和“确定性”，我分别从住宿与车辆安排，守时和计划性，参观路线，以及人性关怀四个方面，和你做了详细地沟通攻略。