进出口业务单证档案管理制度范文(4篇)

进出口业务单证档案管理制度范文目录
一、总则
1.目的和依据
2.适用范围
3.主要职责和权限
二、档案管理组织
1.档案管理机构设置
2.档案管理人员职责和权限
3.档案管理流程
三、档案管理原则
1.单证档案的保管与使用原则
2.单证档案的产生、归档和销毁
3.单证档案的安全保护原则
四、档案管理流程
1.档案管理的流程分析
2.档案管理的具体操作规程
五、档案管理制度的监督和考核
1.档案管理制度的监督
2.档案管理制度的考核办法
六、附则
一、总则
1.目的和依据
本制度的目的是为了规范进出口业务单证档案的管理工作，确保单证档案的安全、完整和便捷的使用，保证企业在进出口业务中的合法权益。

依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规。

2.适用范围
本制度适用于企业进出口业务单证档案的管理工作。

3.主要职责和权限
（1）企业的档案管理机构负责制定、实施和监督本制度的执行工作，保证单证档案的规范管理。

（2）档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括单证档案的整理、存储、归档和销毁。

二、档案管理组织
1.档案管理机构设置
企业应设立专门的档案管理机构，负责协调、指导和监督单证档案的管理工作。

2.档案管理人员职责和权限
（1）档案管理人员应熟悉相关法律法规，具备较强的档案管理和信息技术能力。

（2）档案管理人员应负责单证档案的整理、存储、归档和销毁等工作。

3.档案管理流程
（1）单证档案的整理：将进出口业务单证按照一定的规范进行整理和分类，确保档案的合理性和完整性。

（2）单证档案的存储：将整理好的单证档案按照一定的标准存放在档案室或者档案库中，保证档案的安全可靠。

（3）单证档案的归档：按照一定的法规和规定，将已经完成的进出口业务单证进行归档，方便日后的查询和使用。

（4）单证档案的销毁：对于已经过期或者失效的进出口业务单证，应当根据相关规定进行销毁，确保档案的及时更新和整理。

三、档案管理原则
1.单证档案的保管与使用原则
（1）单证档案的保管应当按照一定的顺序和方法进行，保证档案的安全可靠。

（2）单证档案的使用应当遵循档案管理的规定，确保档案的完整性和准确性。

2.单证档案的产生、归档和销毁
（1）单证档案的产生应当按照一定的程序和规范进行，确保单证的合法性和真实性。

（2）单证档案的归档应当按照一定的标准和要求进行，方便日后的查询和使用。

（3）单证档案的销毁应当严格按照相关规定和程序进行，确保档案的及时更新和整理。

3.单证档案的安全保护原则
（1）单证档案的安全应当得到保障，不得遭受破坏、丢失或泄露。

（2）单证档案的机密信息应当得到特殊的保护，严禁泄露。

四、档案管理流程
1.档案管理的流程分析
实施档案管理的流程包括档案的整理、存储、归档和销毁等环节，具体流程如下：
（1）档案的整理：将进出口业务单证按照一定的规范进行整理和分类。

（2）档案的存储：将整理好的单证档案按照一定的标准存放在档案室或者档案库中。

（3）档案的归档：按照一定的法规和规定，将已经完成的进出口业务单证进行归档。

（4）档案的销毁：对于已经过期或者失效的进出口业务单证，应当根据相关规定进行销毁。

2.档案管理的具体操作规程
（1）档案整理的操作规程：包括单证整理的方法和标准，以及整理记录的要求。

（2）档案存储的操作规程：包括单证存储的位置和方式，以及存储记录的要求。

（3）档案归档的操作规程：包括单证归档的程序和要求，以及归档记录的要求。

（4）档案销毁的操作规程：包括单证销毁的程序和要求，以及销毁记录的要求。

五、档案管理制度的监督和考核
1.档案管理制度的监督
企业应当建立健全档案管理制度的监督机制，确保单证档案管理的规范执行。

2.档案管理制度的考核办法
企业应定期开展档案管理制度的考核，合理评估档案管理工作的质量和效果。

六、附则
本制度自颁布之日起实施，如有需要，各部门可以根据具体情况进行调整和完善。

以上为进出口业务单证档案管理制度的范本，仅供参考。

具体实施中，应根据企业实际情况进行调整和完善。

进出口业务单证档案管理制度范文（2）
1、目的
为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。

2范围
适用于本公司进出口业务单证档案管理
3存档项目
3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理
3.1.1存档内容：进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书)；进出口船务资料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单)。

3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细
4、工作制度
4.1每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档；
4.____月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作；
4.3进出口业务操作以季度为时间段。

由部门主管进行抽查留档资料是否合格；
4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放；
4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容；
4.6保管人员因工作调动，需作好书面工作交接；
4.7根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管(监管期：生产设备为五年)手续后保存三年。

4.8查阅档案，必须经档案管理负责人批准。

4.9档案销毁，必须经档案管理负责人上一级领导批准。

5本制度未尽事宜，在工作中不断补充完善。

进出口业务单证档案管理制度范文（3）
一、总则
为规范和完善进出口业务单证档案管理工作，确保企业进出口业务单证档案的安全、完整和及时提供，有效支持企业的进出口业务运作，特制订本制度。

二、适用范围
本制度适用于企业的进出口业务部门，涉及进出口业务单证档案的管理和维护工作。

三、档案分类
根据进出口业务的特点和需要，将进出口业务单证档案分为如下几类：合同文件类、报关文件类、贸易文件类、支付文件类和其他相关文件类。

四、档案管理责任
1. 进出口业务部门负责制定和执行企业进出口业务单证档案管理工作的相关政策和制度，并监督和指导全体业务人员的档案管理工作。

2. 进出口业务部门应设立专门的档案管理岗位，负责具体的档案管理和维护工作，同时建立档案管理的责任体系。

3. 档案管理岗位负责对进出口业务单证档案进行分类、整理、编目、装订、归档和管理。

五、档案管理流程
1. 档案归档：进出口业务部门收到相关单证后，将其分类、整理并编制入档目录，同时进行盖章和编号。

2. 档案保管：归档后的单证档案应按照保密要求进行安全保管，档案室应采取物理和电子双重保管措施。

3. 档案查询：企业内部各相关部门需要查询档案时，应向档案管理岗位提出申请，经批准后方可查询和取阅。

4. 档案借阅：对外部人员或合作伙伴的档案借阅需经过档案管理岗位审批，并签订借阅协议，同时记录借阅人信息和借阅日期。

六、档案管理工具
为方便档案管理和查询，应使用专业的档案管理软件，对进出口业务单证档案进行电子化管理，并定期进行数据备份和存档。

七、档案管理期限
按照国家法律法规和企业相关规定，对于进出口业务单证档案的保留期限，应根据不同类型和具体情况进行具体确定，同时档案管理岗位应制定相应的销毁程序和时间表。

八、档案安全和保密
1. 档案管理岗位需严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对进出口业务单证档案进行保密和安全管理。

2. 档案室应采取物理和电子双重保管措施，确保档案的安全性，严禁私自复制、移除、销毁档案。

3. 档案管理岗位应定期对档案室进行安全检查和防火、防水、防虫措施，确保档案的完整性和可读性。

九、档案迁移和转交
对于进出口业务单证档案的迁移和转交，应有明确的程序和规定，必须经过档案管理岗位的审批和记录，并采取相应的安全保护措施。

十、档案销毁
根据档案管理期限和销毁时间表，档案管理岗位应及时对进出口业务单证档案进行销毁，销毁应有专门的程序和记录，并严格遵守国家相关法律法规。

最后补充：
进出口业务单证档案管理制度范文（4）目录
一、总则
1.目的和依据
2.适用范围
3.主要职责和权限
二、档案管理组织
1.档案管理机构设置
2.档案管理人员职责和权限
3.档案管理流程
三、档案管理原则
1.单证档案的保管与使用原则
2.单证档案的产生、归档和销毁
3.单证档案的安全保护原则
四、档案管理流程
1.档案管理的流程分析
2.档案管理的具体操作规程
五、档案管理制度的监督和考核
1.档案管理制度的监督
2.档案管理制度的考核办法
六、附则
一、总则
1.目的和依据
本制度的目的是为了规范进出口业务单证档案的管理工作，确保单证档案的安全、完整和便捷的使用，保证企业在进出口业务中的合法权益。

依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规。

2.适用范围
本制度适用于企业进出口业务单证档案的管理工作。

3.主要职责和权限
（1）企业的档案管理机构负责制定、实施和监督本制度的执行工作，保证单证档案的规范管理。

（2）档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括单证档案的整理、存储、归档和销毁。

二、档案管理组织
1.档案管理机构设置
企业应设立专门的档案管理机构，负责协调、指导和监督单证档案的管理工作。

2.档案管理人员职责和权限
（1）档案管理人员应熟悉相关法律法规，具备较强的档案管理和信息技术能力。

（2）档案管理人员应负责单证档案的整理、存储、归档和销毁等工作。

3.档案管理流程
（1）单证档案的整理：将进出口业务单证按照一定的规范进行整理和分类，确保档案的合理性和完整性。

（2）单证档案的存储：将整理好的单证档案按照一定的标准存放在档案室或者档案库中，保证档案的安全可靠。

（3）单证档案的归档：按照一定的法规和规定，将已经完成的进出口业务单证进行归档，方便日后的查询和使用。

（4）单证档案的销毁：对于已经过期或者失效的进出口业务单证，应当根据相关规定进行销毁，确保档案的及时更新和整理。

三、档案管理原则
1.单证档案的保管与使用原则
（1）单证档案的保管应当按照一定的顺序和方法进行，保证档案的安全可靠。

（2）单证档案的使用应当遵循档案管理的规定，确保档案的完整性和准确性。

2.单证档案的产生、归档和销毁
（1）单证档案的产生应当按照一定的程序和规范进行，确保单证的合法性和真实性。

（2）单证档案的归档应当按照一定的标准和要求进行，方便日后的查询和使用。

（3）单证档案的销毁应当严格按照相关规定和程序进行，确保档案的及时更新和整理。

3.单证档案的安全保护原则
（1）单证档案的安全应当得到保障，不得遭受破坏、丢失或泄露。

（2）单证档案的机密信息应当得到特殊的保护，严禁泄露。

四、档案管理流程
1.档案管理的流程分析
实施档案管理的流程包括档案的整理、存储、归档和销毁等环节，具体流程如下：
（1）档案的整理：将进出口业务单证按照一定的规范进行整理和分类。

（2）档案的存储：将整理好的单证档案按照一定的标准存放在档案室或者档案库中。

（3）档案的归档：按照一定的法规和规定，将已经完成的进出口业务单证进行归档。

（4）档案的销毁：对于已经过期或者失效的进出口业务单证，应当根据相关规定进行销毁。

2.档案管理的具体操作规程
（1）档案整理的操作规程：包括单证整理的方法和标准，以及整理记录的要求。

（2）档案存储的操作规程：包括单证存储的位置和方式，以及存储记录的要求。

（3）档案归档的操作规程：包括单证归档的程序和要求，以及归档记录的要求。

（4）档案销毁的操作规程：包括单证销毁的程序和要求，以及销毁记录的要求。

五、档案管理制度的监督和考核
1.档案管理制度的监督
企业应当建立健全档案管理制度的监督机制，确保单证档案管理的规范执行。

2.档案管理制度的考核办法
企业应定期开展档案管理制度的考核，合理评估档案管理工作的质量和效果。

六、附则
本制度自颁布之日起实施，如有需要，各部门可以根据具体情况进行调整和完善。