人事档案管理制度

人事档案管理制度
人事档案管理制度
一、制度目的：
为规范企业人员管理，建立完善的人事档案管理制度，完善公
司的人力资源管理体系，推动公司发展。

二、适用范围：
本制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作。

三、档案收集范围
1、人事档案收集的内容：员工的个人基本信息、教育背景、工
作经历、家庭情况、职业资格证书、员工考勤记录、工资福利记录等。

2、人事档案收集程序：员工入职时由人事部门收集档案资料，
资料包括申请表、身份证、毕业证、员工手册、签证等相关证明。

人事部门按照标准流程审核资料后，开具员工工牌并录入电脑系统。

在员工离职时，再根据《关于归还员工资料有关规定》的规定，将
员工档案开出并交由人力资源部门归档。

四、档案保管原则：
1、档案数据的安全性原则：人事档案必须存放在专门的档案室中，禁止任何未经授权的人员进入。

2、档案保密原则：保护员工的隐私信息，不能向其他员工或单
位泄露。

3、档案防火防盗原则：档案室应有防火、防盗设施，并定期进
行检查。

五、档案检索原则：
1、以员工姓名和员工号码作为检索主要内容，检索时需提出书
面申请和合法授权。

2、禁止在未经授权情况下，私自查阅、删改等行为，一经发现，严肃追究责任。

六、档案保留期限：
1、在岗档案永久保留，不得随意销毁。

2、启动离职准备程序的员工档案应保留至员工离职的5年之后
销毁，这期间可以查询和使用，如涉及涉密资料则在公司相关政策
下执行。

七、档案销毁程序：
1、员工离职或者因其他原因需要销毁时，必须经过申请，并经
过以上原则的审批后方可销毁。

2、销毁时需要进行备案，并严格执行销毁程序，销毁前必须对
档案进行清点，并由专人监督销毁过程。

以上就是企业人事档案管理制度的相关内容，希望可以帮助到
有需要的企业和个人，通过建立完善的人事档案管理制度，有效提
高企业的管理水平和效率，推动企业的长期发展。