办公室工作之会务规范(含接待工作流程和涉密档案管理)

办公室H作之会务规范（含接待工作流程和
涉密档案管理）
一、接受会议指令
办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，根据接到会议的指令和领导的有关要求，记录内容主要包括：会议名称、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、会议文件资料准备、会场布置、安全卫生、新闻报道、典型发言、颁奖以及其它，做到全面掌握情况，做好相关准备工作。

二、会前筹备
（一）会议通知
1、重要会议应发书面通知；电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿。

2、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项等。

3、通知范围：参会领导、其他参会人员、相关部门。

4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。

（二）会议文件准备
由相关单位负责会议文件的准备，对需向会议提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发。

会议文件主要有：
1、会议主体文件，包括主持辞、决议、领导讲话等。

2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排等。

3、会议管理文件，包括会议须知、作息时间等。

(三)会场布置
布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。

1、会场装饰
(1)根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。

(2)根据会议需要悬挂标语等。

2、会场座次排列
(1)主席台人员座次的排列。

会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。

如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。

(2)标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。

(3)重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给有关人员。

3、其他要求
(1)会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。

(2)会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。

铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一。

(3)座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐。

(4)会场内音响、话筒、灯具等应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。

同时准备备用品，随时应对突发情况。

4、特殊要求
(1)对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。

要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥。

(2)对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。

(3)涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。

(4)重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。

(四)住宿、就餐安排
1、住宿。

提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方案等。

2、就餐。

掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。

(五)新闻报道工作
根据会议需要，校宣传部、办公室做好新闻报道工作,会议新闻稿件应经有关领导审批。

三、会前检查
会议召开前，对上述会议准备工作进行检查，确保各项工作落实到位。

对未完成的任务，明确专人限时完成，确保会议按时顺利召开。

四、会议报到
会务工作人员应至少提前30分钟到达会场并做好以下工作:
1、会议签到。

要求与会人员本人签到，报到完毕后，应及时汇总情况，向有关领导报告；会务工作人员在会前5分钟，
对没有到会人员进行催促。

2、发放文件、资料。

3、会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。

五、会中服务
1、会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务。

2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。

3、做好会议记录，记录应真实、准确、完整。

六、会后工作
1、会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室等。

2、收回会议文件。

对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。

3、会议文件的归档。

将形成的所有文件包括通知、记
录、签到表等文件整理归档。

办公室工作之接待工作流程
接待工作是办公室的一项常规性工作，接待工作水平高低能够集中反映学校的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。

学校办公室接待工作的总体要求是：服务周到，耐心细致,规范有序。

工作流程：
1、任务确认：在接到相关接待任务的通知后，应仔细了解接待的规模、规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。

2、提前准备：应在规定时间内做好各项准备工作，如会场安排、横幅制作、桌牌制作、接待日程、食宿安排、车辆安排、任务与人员安排等。

3、接待执行：工作人员应做到仪表端正、和蔼大方、语言表达准确亲切、服务细致周到；遇有临时性改变或发生意外情况时，应及时向领导请示。

在具体接待工作中，要安排好迎接、座谈、食宿、参观、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。

一个地方或部门能不能给客人留下良好的印象，除了这个地方的典型工作、建设之外，接待人员的素质也是一个重要因素。

这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使客人有“宾至如归”的感觉。

同时，工作人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特别是对本地本部门的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

办公室工作之涉密文档管理
（一）涉密文件管理
1.涉密文件的管理必须遵照保密法律法规；
2.设立学校机要室，提供涉密文件阅力、、存放场所；
3.涉密文件由办公室专人管理，专册登记、专柜存放。

（二）涉密文件传阅
1认真执行有关保密规定，严格按规定范围进行传阅，不准将文件内容随意泄露给他人，严防失、泄、窃密事件的发生；
4.文件传阅由办公室负责。

领导阅批的文件，根据批办意见和文件规定及时传阅，本着先急后缓、先主后次的原则，保证办文质量和效率；
5.传阅文件要严格手续，做到送出有登记、收回时清点，杜绝文件横传；
6.对领导有批示意见的文件，办文人员要及时催办落实,并将办理结果及时向批文领导汇报，做到事事有回音、件件有着落；
7.阅文人员应当在办公室阅读文件，不得将文件随意带出或
乱丢乱放，严禁从文件传阅夹中擅自抽走文件或将文件带回家中；
8.对涉密文件，必须做到阅后及时上橱上锁，确保万无
一失；
9.传阅文件要做到勤传、勤收、勤催办，不拖、不压、不误事，传阅办理完毕后，分类保管。

（三）涉密文件借阅
1严格文件借阅手续，建立借阅文件登记簿。

借阅文件要履
行签字手续，严防丢失；
2.借阅涉密文件，需经办公室负责人审批，必须当天返还，再用再借；绝密文件只能在文件室阅读，不准携带外出；
3.借阅人员必须爱护文件，不准在文件上随意涂改、勾划、损坏，凡造成文件损坏、丢失者，按情节轻重予以处理。

（四）涉密文件复印
1涉密文件一般不得复制，确因工作需要复制的，须经办公室报上级保密部门审批，复印件视同原件管理；
4.涉密文件的复制应在本单位内部或上级保密部门批准同意的国家秘密文件定点印制单位进行，并注意保密。

（五）涉密档案管理
1严格执行《中华人民共和国档案法》和《机关档案业务建设规范》要求，加强涉密档案管理；
5.严格执行国家有关档案鉴定的规定，对保管期限已满的涉密档案，应当及时进行鉴定；
6.每五年进行一次集中鉴定、销毁工作；
4,销毁涉密档案必须经本单位领导初审，填写《档案销毁清册》，报办公室批准后，派专人监销，并提交专题报告，由档案室存档，严禁擅自销毁档案。