《信息管理导论(人大版)》教学课件—第二章 信息管理概述

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一、人类社会信息管理的主要阶段
阶段名称
产生时间
主要特征
手工管理阶段
人类社会进入文明的 以文献资源收藏和保存为核心,以手工管理为标志,以图书文献、档案和情报
时代
资料收集、整理和保管及提供利用等为主要工作内容
技术管理阶段
20世纪40年代 末
以信息流的控制为核心,以数据处理自动化和信息管理系统化为标志,以计算 机为工具,以自动化信息处理和信息系统建设为主要工作内容
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二、信息管理的内容
信息管理的内容包括:信息管理活动参与因子、管理对 象、管理目的和管理目标等。不同层面的信息管理,具体包 含的内容也有所不同。
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三、信息管理与信息资源管理的关系
目前国内学术界还没有形成统一的认识,主要观点包括:
• 知识管理的对象是组织知识。各种社会组织都应当通过应 用信息技术,为组织成员处理、转换和创造知识提供服务 和帮助。知识管理的内容主要包括:知识创造、知识整合 、知识蓄积、知识分享、知识移转、知识流通、知识运用 和知识创新等。
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2.知识管理与信息管理的差别
传统文献管理、信息资源管理和知识管理关系图 信息管理与信息资源管理和知识管理关系图
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数据管理、信息管理、信 息资源管理、知识管理层 级示意图
信息管理、信息资源管理 和知识管理关系示意图
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数据管理、信息管理、信息资源管理和知识 管理之间是一种相互依存、逐级别发展的关 系,同时也是一个客观存在的“价值链”
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二、现代社会信息管理发展的动因
(一)文件和记录数量的几何级数增长 • 文件和记录数量的几何级数增长是促进现代社会信息管理
发展的基本条件。 • 人类社会进入20世纪后,由于各国政府的管理职能不断扩大
,管理工具不断改善,业务活动日益繁杂,所以产生了大量的 文件。
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一、人们对信息管理的理解
(一)典型认识 目前人们对信息管理概念的理解并没有形成共识,比较
有代表性的认识有:
序号
对信息管理概念的定义
1 信息管理是对原始数据、信号进行采集、处理、存储、传递等,使其充分、有效地利用的过程
2 信息管理就是与信息相关的计划、预算、组织、指挥、培训和控制的过程
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• 20世纪30年代后,美国社会日益激增的文件和记录的数量,迫使美国政 府不得不考虑采取有效的措施来控制政府机构文件的产生源。于是,在 20世纪40年代,美国政府在国家档案馆设立了一个名为“文件管理项目 ”,旨在监督和指导联邦政府各级机构的文件管理工作。
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第二节 信息管理的历史回顾
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一、人类社会信息管理的主要阶段
• 人类对信息的管理可以说是源远流长,大体上经历了两个 主要时期,即脑内记忆为主的时期和脑外记忆为主的时期 。脑内记忆为主的时期可以追溯到人类脱离野蛮步入文明 的远古时代,当时的人们主要依靠大脑来记忆和传承在社 会生活、生产实践中获得的信息、经验和知识,并辅以原 始的记事方式(如结绳、刻契、贝珠串、原始绘画等)。
• 从本质上讲,知识管理是“策略管理”的运用,即利用资源 管理理论,通过创新来塑造、强化企业竞争优势,并借此跟 策略管理接轨。知识管理和信息管理一样,具有明确的手 段性质,其“背后隐含着‘学问为济世之本’的假设”。
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• 知识管理的三大要素是人、信息技术和组织。其中人是知 识管理的主体;信息技术是知识管理的工具,它是搭建知识 管理平台和环境的技术保证。
• 包含关系。即认为“信息管理”包括“信息资源管理 ”或“信息资源管理”包括“信息管理”。 • 因果发展关系。即认为信息资源管理是信息管理发展 的高级阶段。 • 等同关系。即认为信息管理和信息资源管理作为两个 同时使用的概念,在本质上没有大的区别。在国外它们 同时使用也没有引起争论,在使用过程中也没有发现两 个概念之间在内涵上与外延上有何根本区别。
信息管理的概念
• 信息管理是人类社会的一种重要的实践活动,从一定意义 上说,信息管理的不断进步和发展已经成为推动整个人类 社会前行的发动机。
• 信息管理并不神秘,任何国家、组织和个人,只要认真学习 和掌握信息管理的基本原理和技能,都可以找到“治大国 如烹小鲜”的感觉,以及正确的行动纲领和做事的策略。 问题的关键就是,一定要赢在起跑线上。在信息管理的实 践活动中,谁赢得了先机,谁就是真正的赢家。
• 因此,我们认为,在“信息管理”和“信息资源管理”方面 争论不休是毫无意义的,关键是要把信息管理或信息资源 管理作为一种必要的人类社会的管理需要去付诸实践。
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四、信息管理与知识管理的关系
(一)知识管理的概念和知识管理的主要内容
• 知识管理是以知识为核心的管理,它是通过确认和有效利 用已有的和获取的知识,并通过对各种知识的连续性管理, 提高企业的创新能力和创造价值的能力,以满足企业现有 和未来开拓市场机会的需要的一种过程。
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第二章 信息管理概述
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节
信息管理的概念 信息管理的历史回顾 信息管理的职能和意义 信息管理的基本原则 信息管理的基本原理
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第一节 信息管理的概念
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一、人们对信息管理的理解
(二)主要观点分析
1.信息管理是一种程序性活动
(1)三分法。即认为信息管理程序包括“数据库管理”、“记录 管理”、“数据处理管理”三项内容。 (2)四分法。即认为信息管理程序包括信息的“收集、传输、加 工、储存”或“搜集、整理、存储、提供信息服务”两种观点。 (3)五分法。即认为信息管理程序包括信息的“收集、加工整理 、储存、传递、应用”,“存储、处理、检索、传播、利用”,“ 信息需求、信息获取、信息组织和信息储存、开发信息产品与服 务、传播信息和使用信息”三种观点。 (4)六分法。即认为信息管理程序包括信息的“获取、传输、加 工、存储、维护、使用到退出”,“组织、控制、加工、分析、 预测、规划”,“计划、预算、组织、指挥、培训、控制”三种 观点。
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信息管理是人类为了有效地开发和利用信息资源,以现代信息技术为手段,对信息资源进行计划、 组织、领导和控制的社会活动。简单地说,信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理
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信息管理是指在整个管理过程中,人们收集、加工和输入、输出的信息的总称。信息管理的过程 包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存
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第二章 信息管理概述
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学习指导
本章主要介绍信息管理的概念、简要历史、职能和意义、 基本原则以及在信息管理活动中应当遵循的十大基本原理。
无论是对信息资源的管理,还是对信息活动的管控,其最终 的目标都是为了在有效获取信源信息及信息加工整合的基础上 ,实现人类对信息资源的有效开发和利用。数据管理、信息管 理、信息资源管理和知识管理之间的关系是一个客观存在的价 值链条。在现代信息管理实践活动中,我们只有依据该项活动 本身的规律和特点,确立科学有效的管理原则,明确信息管理的 基本原理,才能保证信息管理活动按照正确的轨迹和方向前进, 并取得预期的管理效益。
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2.信息管理的基本目标是实现信息资源的有效利用 • 无论是对信息资源的管理还是对信息活动的管控,其最终
的目标都是为了在有效获取信源信息(或数据与信号)及信 息加工整合(处理、存储或有序化与组织化)的基同认识。
• 最后,它们的终极目的不同。信息管理的终极目的是通过对信息流的有效 控制,为问题的解决提供信息支持和保证;而知识管理的终极目的则是通 过对知识应用的管理,为问题的解决提供可行的“工作程序”和“行动方 案”。
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五、文献、数据、信息、信息资源、知识等管理的关系
• 1950年,美国联邦政府颁布了联邦《文件管理法》,这使政府文件的管 理获得了比较有效的法律保障。此后,文件管理上升为一种专门性的国 家管理活动,这无疑对政府文件信息的管理效率的提高、管理成本的降 低以及文件信息服务工作的有效开展,起到了非常积极的推动作用。到 1975年,美国政府进一步强化了对政府文件信息的管理工作,专门成立 了“联邦文书工作委员会”。
信息资源管理阶段 20世纪60年代
以从多种角度对人类社会信息过程及相关要素进行综合管理为标志;管理内容 从单纯管理信息本身向管理与信息活动有关的资源性方向发展;管理手段从手 工管理向自动化、网络化、数字化方向发展;信息系统也从分散、孤立、局部 地解决问题,向系统、整体、全局性地解决问题的方向发展;管理目标从以收 藏和保存为主向以传播和查找为主的方向发展
• 随着系统记录人类语言的符号——文字的发明和使用,人 类进入了一个以脑外记忆为主的新的历史发展时期。在这 个以脑外记忆为主的时期,人们又经历了信息管理的几个 重要发展阶段,即手工管理阶段、技术管理阶段和信息资 源管理阶段。这是由于人们管理信息和开发利用信息的能 力不断增强,人类社会的生产力水平才得到不断发展和提 高。
• 1946年,美国联邦政府颁布行政命令,规定所有政府机构都必须实施文 件管理项目。1947年,联邦政府还成立了一个专门委员会——“第一届 胡佛委员会”,具体负责对联邦政府机构的文件管理提出建议。1949年 ,美国联邦政府在总务署下设立了“国家档案与文件局”,专门承担监 督和指导政府机构文件管理的职责。
• 首先,它们的关注点不同。信息管理关注点主要集中在可编码知识的外在 信息的管理方面;而知识管理则主要关注知识本质内容的表达、交流,尤 其是有目的的应用方面,它不但涉及可编码显性知识的管理,更重视人脑 知识中隐性知识的挖掘、引导、共享和知识创新。
• 其次,它们的管理目标不同。信息管理的基本目标是通过信息的过程管理 来实现信息资源的共享和有效开发与利用;而知识管理的目标则是通过有 效的“策略管理”来实现知识的获取、创造、流通、挖掘与创新。
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三、信息管理与信息资源管理的关系
• 这三种学术观点都一定的道理。在我们生活的这个时代, 信息作为国家的一种战略资源,其价值是毋庸置疑的。人 们在谈论信息管理和信息资源管理这两个概念时,都离不 开信息资源、信息技术和信息人员这些基本要素,它们之 间有着密切的关联。如果人为地把它们区分开,也会造成 许多不应有的思想误解和实践中的不便。
(二)政府相关管理机构的建立 • 政府相关管理机构的建立是推动信息管理发展的重要条件
。从世界范围来讲,美国政府在现代信息管理方面可以说是 起到了“领头羊”的作用。特别是在政府信息管理方面,它 不仅把文件和记录信息的管理发展成为一种专门性的管理 业务活动,而且还设立了专门的行政机构来具体负责联邦政 府的文件信息管理的指导工作。
信息管理是指运用管理科学的一般原理和方法,对信息资源及其开发利用活动的计划、组织、控 制和协调等活动的总称
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信息管理分为三个不同的技术领域,即数据库管理、记录管理、数据处理管理。这三个领域通常 都被称为信息管理
7 信息管理是使有价值的资源隶属于标准化的管理和控制的过程,以实现其价值的活动
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美国国家档案馆1934年成立时,保管联邦政府的文件100立 方米,但随后便以每年6万立方米以上的速度激增。到20世纪30 年代末,文件的年增长量已上升到16万立方米。到20世纪40年 代后,文件的年增长量更是达到了令人吃惊的60万立方米
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