HSF文件控制程序

※※修订履历※※
1、目的
为确保公司管理手册(包括ISO9001:2015、ISO14001：2015、QC080000:2017)所使用之文件处理迅速、正确流通、应用及管制，确保各相关部门能适时获得有效且适宜之最新的文件，而制定本文件。

2、范围
适用于公司所有与管理手册有关的文件和资料控制。

3、权责
3.1文件制订、修订及废止：管理手册由管理者代表起草编制;程序文件,三阶文件由部门主管主导负责编写。

3.2文件审查：管理手册由管理者代表或经理级(含)上审查;程序文件由部门主管审查，三阶文件由部门次负责人审查。

3.3文件核准：管理手册由总经理或其代理人核准;程序文件由管理者代表或经理级(含)以上核准;三阶文件由部门最高主管核准;相关记录由各部门主管签核即可。

3.4文件分发、回收、销毁及管制：文管中心（D.C.C）。

4、定义
4.1一阶文件：纲领性文件，如管理手册；
4.2二阶文件：相关程序文件；
4.3 三阶文件：相关之作业指导书、检验指导书等说明如何执行作业及相关管理办法之文件；
4.4 四阶文件：表单；
4.5 外来文件：非公司内部编写的相关文件(如:客户图面、标准、承认样品等) ；
5、作业内容
文管中心建立“文件发行总览表”以规定所有文件之制、审、核权限及版本状况。

5.1 制订
所有程序书要求格式一致性。

除外来文件外,其作成方式应依照文件内容规定来进行并填写《外来文件接收记录表》。

5.2 审核
5.2.1 所有文件在发行之前（除外来文件）,应衡量其时效性，适用性，完整性。

签字审核具体依4操作。

5.2.2 外来文件需由业务主管与品保主管进行确认客户所规定之要求我司是否能够满足
客户如不能满足客户需召集相关单位进行开会协议处理，业务主管需同客户进行协商处理。

5.3 发行管制
文件在发行时应盖「发行章」,并依下列规定进行管制。

5.3.1为使所有对品质制度及环境有效运作极为重要之作业场所，均持有适当之文件及资料，由文管中心统一发行并以《文件发行及回收记录表》要求各部门签收。

如文件有变更，则由文管中心统一回收，重新发行。

除有特别规定外,各部门均须依所签收规定持有最新版本之文件。

5.3.2外来文件依实际版本版次加以备注管制，并盖外来文件章。

5.3.2.1外来文件传递流程：依附件
5.3.3对过时或无效之文件（包括程序文件、图纸及客户回签的承认书等），均需回收，并于《文件发行及回收记录表》中注明已回收，收回之旧版文件由文管中心统一处理（盖作废文件章），并保存以后续备查。

如外来文件有新的版本则可直接替换旧版本，旧版本盖作废文件章作废，新版本无期限保存。

5.3.4工程图面、SOP、SIP管控及发行：
a) 工程图面之管制发行：工程将正确的客户图面换成为公司内部图面，呈部门主管核
准后转交文管中心加盖发行章及密章后，分发于各相关部门，并填写《工程图面发行记录表》，要求接收单位签字，作为验收依据。

b) SOP之管制发行：产品作业SOP由工程负责建立，其它SOP由相关部门负责建立，
由文管中心统一发行，并要求接收单位签收。

c) SIP之管制发行：由品管负责SIP的制作，由文管中心统一发行，并要求接收单位
签收。

5.3.5如需申请额外文件及资料（或是增加份数），或是损坏需重新补发的可以《联络单》的形式发至文管中心，再由文管中心统一补发。

5.3.6文管发行的临时文件，由文管发行并盖临时文件章，临时文件有效期为五个工作日，接收单位负责人限期内主动回收给文管。

文管负责追踪和记录。

5.4文件及资料变更管理
5.4.1文件若不合用时或有需要修正时，由需求单位或权责单位提出修正时，需填写《文件变更申请单》由相关人员审批后方可由文管中心发行生效。

5.4.2不得在发行的文件上面随意涂改，如发现在发行的文件上乱涂,将追踪个人责任,给予
一定的处罚。

5.4.3发行的资料不可用再生纸发行，发行的文件不得私自复印。

5.5文件之借阅
5.5.1公司以外之单位(客户、分包商)借阅时，须呈总经理或该权责单位主管核准后，方可借出。

5.5.2公司内各单位借阅文件.须向文管中心申请，登记后方可借出。

5.5.3 文件借阅单位须维持借阅文件之完整与清洁。

5.5.4有关公司技术性或机密性文件，不予外借。

5.6 现场使用之文件必须置于作业场所，非现场使用之文件，则由各使用单位主管或指派专人自行集中管理。

文件之管理必须纳入内部质量稽核项目中，以确保资料之正确使用。

5.7 文件之编号
5.7.1 文件编号方式
－
流水号(001,002…..)
Q 部门文件类别
5.7.1.1 文件类别
A.管理手册
B.程序文件
C.三阶文件(SOP. SIP.等相关管理办法)
D.外来文件
5.7.1.2部门代号
管理部：M 制造部：P 品管部：Q 业务部：S 资材：F 工程：E 5.7.1.3表单编号
Q 部流水号版
门次
5.7.2 环境管理体系相关档编号方式
5.7.2.1环境管理体系程序档的编号原则：
LWT - HJQP - 01
（公司名称）（环境管理体系程序档）（档序号）
5.7.2.2QMS和HSF管理体系和环境管理体系公用的程序档，应以QMS和HSF管理体系程
序文件的编号原则。

5.7.2.3环境管理体系作业指导书的编号原则：
LWT - HJWI – 01
（公司名称）（环境管理体系作业指导书）（文件序号）
5.7.2.4环境管理体系相关记录的编号原则：
LWT - HJQR - 01
（公司名称）（环境管理体系记录）（档序号）
5.8 文件与表单版本/版次
5.8.1文件第一次制定发行以1.0表示，其中1表示版本，0表示版次。

如文件只进行局部修改（小于30%）则只将版次升级，版本不变。

如修改内容大于30%则直接升版本。

版次达到5后直接进行版本升级。

表单则以A、B、C……作为版次。

5.8.2属于外来必须做为管制项目之文件在单位后编入D，属于客户机密文件不可外传，由文管中心管制，并盖机密章。

5.8.3承认书依品名做为文件名称，客户料号作为文件编号,承认日期作为版次之依据。

5.8.4经过正式发行的料号之质量检验规范(SIP)之编号按照公司内部料号来编。

如为IQC 的原材检验SIP的编号为IQC-00X。

5.9 异常处理单之编码原则﹕
由年份和月份及流水号来编码。

(a)年份﹕如2021年为2021﹔
(b)月份﹕如1月为01﹔10月为10
(c)流水号﹕0001-9999(流水号按每月的第几份异常单来编，如是第一份即0001)
如编码为2021030001表示2021年3月份的第1份异常单。

6、相关文件与资料
无
7、相关表单与记录
7.1《联络单》
7.2《文件发行及回收记录表》
7.3《工程图面发行记录表》
附件:外来文件传递流程。