学生会办公室档案管理制度

一、总则
为加强学生会办公室档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围
1. 学生会办公室的各类文件、资料、照片、声像等档案。

2. 学生会办公室日常工作中形成的各类文件、资料、报告、总结等。

3. 学生会办公室与其他部门、组织、个人之间的往来文件、协议、合同等。

4. 学生会办公室举办各类活动形成的各类资料、宣传材料等。

三、档案分类与编号
1. 按照档案的性质、内容、时间等要素进行分类。

2. 对分类后的档案进行编号，编号格式为：年度-部门-档案类别-序号。

四、档案收集与整理
1. 收集：学生会办公室工作人员应按照档案管理要求，及时收集各类档案，确保档案的完整性和准确性。

2. 整理：对收集到的档案进行分类、编目、归档，确保档案的有序性。

3. 归档：按照档案分类和编号，将档案及时归档。

五、档案保管与维护
1. 保管：学生会办公室应设置专门的档案柜，对档案进行妥善保管，确保档案的物理安全。

2. 维护：定期对档案进行清理、消毒，防止档案受损。

3. 复制：如需复制档案，必须经办公室负责人批准，并保留原档。

六、档案利用与查阅
1. 利用：学生会办公室工作人员应按照档案利用原则，及时为校内师生提供档案查询服务。

2. 查阅：查阅档案需填写《档案查阅申请表》，经办公室负责人批准后方可查阅。

3. 保密：涉及保密的档案，查阅者需遵守保密规定，不得泄露档案内容。

七、档案销毁
1. 学生会办公室档案销毁应按照国家有关法律法规执行。

2. 档案销毁前，需经办公室负责人审核，报请学校档案管理部门批准。

3. 档案销毁后，需填写《档案销毁记录表》，并妥善保存。

八、责任与奖惩
1. 学生会办公室工作人员应严格遵守本制度，认真履行档案管理职责。

2. 对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄露等行为，将依法追究责任。

3. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

九、附则
1. 本制度由学生会办公室负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

【注】本制度可根据实际情况进行修改和完善。