自来水公司档案管理办法

XXXX自来水公司档案管理办法

第一章总则

第一条为加强公司档案管理，依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。

公司文件档案由公司档案室整理建档管理。

公司科技档案分别由有关科室、单位取得利用，统一整理，系统齐全后移交档案主管部门管理。

公司财务档案由计划财务科归档管理。

各科室、单位在工作中形成的具有参考价值的文件、材料，由科室、单位负责将其中已办完的文件、材料及时归档管理。

第三条公司档案室，受上级档案部门的业务指导、监督和检查，负责管理公司档案。其任务是：

1、收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的档案；

2、积极开展档案的提供利用工作；

3、进行档案鉴定；

4、进行档案统计；

5、认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档

案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷的基本方法，保证

档案质量。

第二章立卷范围

第四条档案立卷的主要范围有：

1、上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、规章制度。

2、公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级的批复。

3、公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。

4、公司党政会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。

5、公司主持召开的各种会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要，以及参加上级和外单位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。

6、具有保存价值的其它文件材料、重要的工作经验材料。

7、其它应归档的资料。

第五条立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。

第六条在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。

第七条拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、定期30年、定期10年三种。

第八条按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

第九条全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写全档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

第四章档案借阅

第十条借阅档案，要登记履行借阅手续。档案仅限在档案室查阅，不得带出，必须带出查阅的，须经分管经理批准。密级档案一律不准外借，不准摘抄、复制。底图一律不外借。

第十一条调阅档案人员应对案卷妥善保管，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、勾画、涂改，归还时必须完整无损。借阅和归还时，双方须当面点清，如发现损坏、遗失等情况，除积极追查补救外，要及时向主管领导汇报，根据情节轻重进行处理。

第十二条凡摘录、复印档案材料，需经档案室分管经理同意。

第十三条外单位借阅档案，需要单位介绍信，并由公司有关科室、单位人员陪同。

第五章档案保密管理

第十四条档案管理人员和调阅档案、资料人员必须保守档案的机密。分管经理要经常检查过问保密工作，按规定批借档案和资料。

第十五条档案管理人员应做到：

1、不和无关人员谈论本部门保存的党政和科技方面的机密内容。

2、在借阅、保管、复制档案、图纸资料过程中，应严格履行机密档案、机密资料的借阅手续。

3、借出的档案资料、图纸必须按时收回，收回后要立即存入档案柜，以防丢失和泄密。

第十六条借阅档案人员应做到：

1、不得私自开柜或随便翻阅案卷。

2、调阅保密材料，必须经分管经理批准，借阅者负有保密之责，所调档案资料，不得随便给他人翻阅，不得抄录和公布。

3、外出携带的机密档案、图纸、资料，必须经分管经理批准并经档案室备案后方能携带，往返途中妥善保密，回来后立即归还注销。

4、对承办借阅的档案、图纸、资料，应妥善保管不得丢失。

第十七条凡属保密的档案、图纸、资料等，除特殊需要，一律在阅文室查阅，不得拿出档案室，必须复制的，由档案室工作人员陪同复印，用毕立即退还档案室。

第六章档案库房管理

第十八条经常保持库房内清洁、通风，掌握好温、湿度。

第十九条库房内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品。放置适合档案用的消防器材。

第二十条柜架排列整齐，间距、顶距符合规定标准。放置胶片，声像磁带的库房要安装空调设备。

第二十一条库房照明要选用带灯罩的白炽灯，外窗遮阳要选用遮光窗帘。

第二十二条非档案管理人员不经允许不得随意进入库房。

第七章科技档案管理

第二十三条公司科技档案是在科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文字材料。

第二十四条公司科技档案要达到完整、准确、系统、安全和有效

利用的要求。

第八章音像、荣誉档案管理

第二十五条各科室、单位凡获市级以上的各类证书、奖状、锦旗、奖杯等一律送交档案室登记,并办理交接手续，由档案室统一分类保管。

第二十六条若科室、单位需要继续留用的，要确定专人负责保管，并到档案室办理借用手续。负责人调离原单位,必须到档案室办理移交手续。

第二十七条对获得的各类证书、锦旗、奖状、奖杯等，由档案管理人员按年度集中统一照像，归档保存。

第二十八条凡公司在各项工作中形成的录音带、录像带，一律交档案室存放。

第九章档案的收集

第二十九条新购置重要设备和引进项目到货时有关科室、单位要通知档案管理人员参加开箱检查、验收，文件材料及时归档，如工作需要时，另行办理借阅手续。

第三十条档案工作人员要及时主动地收集档案。每季度一次，协助各科室、单位做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作，为收集档案创造条件。

第十章档案的鉴定和销毁

第三十一条档案管理人员，要认真执行上级档案管理机关统一