中小型档案管理信息系统需求研究
试论中小型档案管理信息系统通用需求
档案管理信 息系统是 以电子文件管 理系统为核心 ， 具有档 样 的确认 准则 来确认 ， 对 导人 中丢失或不正 确的数据要进行手 案辅助 管理功 能 ， 基于文件 档案一体 化管理 的系统 。其涵盖 ， 动输 入或修 改 ； 八 是能够捕 获转换 格式后 的原有 文件 ， 并对格 式 间的联 系予 以保 留 ， 捕 获是格 式转换 的基础 ， 并提 供 了对象 管理 机构各部 门 以电子 、 纸 质及其 他载体形 式产 生档 案 、 文件 给格 式转换 ； 对 捕获 的提升是格 式转换 ， 是 实现科学 管理捕 获 的电子化管 理 ； 实现文件 和档案 的集成管理 ， 这是在业 务信息
与 电子 文件 管理系统集成 的前提下 ； 对关 于机 构业务活动 的凭 来 的数据的重要步骤 ， 捕获和格式转换 之间是相辅相成 的。所 证信 息予 以保存 ， 保证 电子文件 的证据价值 ； 有效控制 整个 文 转换 的数据 格式 是 电子文 件交换 、 长期 保存 和利 用 的有效 形 件 管理流程 ； 为使 该 系统软件按 照档案 、 电子 文件管理 的要求 式 ； 九是具有 预归档功能 ， 为了业务工作 的管理方 便 ， 预 归档 功 运行， 需要将 管理 、 政策标 准 、 使用人员 等元素 ， 有关 文件管 理 能是不进行立 即归档 ， 而是对 捕获的电子文件放置 在预归档库 的 国家法律 、 档案行业 标准 ， 必须作 为系统 开发时需 要执行 和 中 ， 等到条件成熟 的时候再进行归档 。 ２ ． ２ 档案管理信息 系统 的分类功能 。 参 考的 ； 可 以进行手工辅助管理 。 ２ ． ２ ． １ 系统应使在形成 电子 文件时的有机联系得 到保证 ， 不 １ 、 通用 需求 中的总体业务需求
１ ． １ 建设 档案管理信息 系统 的原 因。一种原 因是档 案部 门 能 因设 置分类 方案时 而被打乱 。组织 机构对 电子文件 的分类 没有档 案管理信 息系统 ， 为 了摆脱手 工记 录等传统管 理方式 ， 是对其管理 理念 、 思路 、 方法 的体 现 ， 要在设计 档案管理信息 系 并在其 中得到实 现与完成 。职能分类 为 了适 应现实 状况 的需 要 ， 为满足 信息化 的需求 ， 为 了应付上 统 的阶段就 要得 以体现 ， 级 的检 查 ， 需要一 套档案 管理信息 系统 ； 另一 种原 因是 档案部 法 是一种基 本的 、 比较好 的档案 分类法 ， 它是 根据 电子文件 的 分类 业务活 动 ， 各 类 业 务 活 动 所 形 成 的相 应 的 电 子 门已经有档案 管理信 息系统 ， 但是 不能满 足实际 的应用需求 ， 职 能活动 ， 需要更新档案管理 系统 。 文件再对其进行 分类 ， 形成所有 电子文件 的分类 。 １ ． ２ 建 设档案管理信 息系统 的总体 目标 。系统 的总体 目标 ２ ． ２ ． ２ 分类方 案的相关 变动 ， 系统应 允许授权 用户 的操作 。 要 结合本单位 实 际 ， 选择 一个具 有前 瞻性且性 价 比高 ， 符合单 对 于分类 方案 的增加 、 删除 、 改动 等操作 ， 在保 持文件 、 案宗之 位 实际需求 的系统 。除 了实现档案 业务现代 化管理 系统 的一 间的完整结构和有机联 系的基础上 ， 系统应允许授权 用户 的操 般 功能外 ， 还应 实现归档 自 动化 、 以网络 为基础 的文档一体化 ， 作 。档 案管理信 息系统 允许有相 同的名称或 编码存在 于分类
档案管理系统的需求分析
档案管理系统需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。
根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB 发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。
档案处理流程图： 单位信息决策、评估档案详细信息档案分类目录信息下面分析各个子系统的功能需求：1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：[1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息[2]目录分类：不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。
档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。
[3]档案录入整理：将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。
[3]借阅管理：借阅的登记查询与核销。
[4]报表生成和打印：把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。
[5]上报和发布把本单位档案信息按档案局的要求进行上报。
并通过局域网或者Internet发布，不同用户根据自己权限进行查看。
档案管理系统的性能需求为了保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行，档案管理系统应该满足以下的性能需求：1．系统处理的准确性和及时性系统处理的准确性和及时性是系统的必要性能。
档案管理系统的需求分析
档案管理系统的需求分析1. 引言档案管理系统是为了便捷、高效地管理和维护机构中的各类档案而设计的一种信息系统。
通过合理的分类、存储和检索功能，能够满足机构在档案管理方面的需求，并提供便捷的数据查询和统计分析功能。
本文对档案管理系统的需求进行分析，旨在明确系统的主要功能和目标，为系统的开发和实施提供指导。
2. 功能需求2.1 档案登记•用户可以进行档案登记，包括填写档案基本信息（如档号、档案名称、归档日期等）和相关附件（如扫描文件、照片等）。
•系统应支持自动生成档案编号，并能够根据档案类别、归档日期等查询档案信息。
2.2 档案分类与归类•系统应支持定义不同的档案类别和子类别，以便对档案进行分类和归类。
•用户可以根据需要对档案进行分类，并能够方便地将档案归类到不同的类别中。
2.3 档案检索与查询•系统应提供强大的档案检索与查询功能，用户可以根据档案编号、档案名称、档案类别等多个维度进行检索。
•用户可以使用关键词进行模糊查询，并能够通过高级查询进行更精确的筛选。
2.4 档案借阅与归还•系统应支持档案的借阅和归还功能，包括记录借阅人员信息、借阅日期、预计归还日期等。
•用户可以查询档案的借阅状态，并进行归还操作。
2.5 档案销毁与归档•系统应支持对档案的销毁和归档操作，管理员可以设置销毁和归档的条件和周期。
•销毁的档案应从系统中完全删除，归档的档案应按照一定的规则进行存储。
2.6 档案统计与报表•系统应提供多种统计和报表功能，用户可以根据需要生成各类档案的统计信息和报表。
•统计信息和报表可以按照时间、分类等多个维度进行生成和展示。
3. 非功能需求3.1 安全性•系统应提供严格的权限管理机制，确保只有授权人员才能进行敏感操作。
•用户的个人信息和档案信息应进行加密保护，防止信息泄露和篡改。
3.2 可扩展性•系统应具备良好的可扩展性，能够支持新增和修改档案类别、子类别等功能，满足不同机构的需求。
3.3 高可用性•系统应具备高可用性，能够保证在各种故障和异常情况下正常运行。
档案管理系统需求分析
档案管理系统需求分析一、引言近年来，随着管理环境的不断变化和信息技术的飞速发展，档案管理日益凸显出它在组织管理中的重要性。
而随着各行各业的数字化转型，对档案管理系统的需求也越来越高，这也意味着档案管理系统将具有更广泛的功能，并且更加人性化。
本文旨在分析一个档案管理系统的需求，包括功能需求、性能需求、可操作性需求、可靠性和安全需求、可维护性和可升级性需求等方面，旨在为具体的档案管理系统设计提供参考依据。
二、功能需求分析1. 登录权限管理档案管理系统需要有完整的登录权限管理功能，包括管理员、一般用户等各类人员。
同时，需要根据用户身份设计不同的权限，防止信息泄露的情况。
2. 档案信息管理档案管理系统需要能够搜集、分类、描述和检索各类档案信息，包括文档、图片、视频等。
可按照传统的档案编号，或按照身份证号或公司工号等标识分配编号。
3. 操作记录管理档案管理系统需要能够保密和记录操作者的每一步操作，同时也要保障清晰的审核记录以及审批流程。
对于不符合规定的操作，需要有预警系统及时呈现。
4. 建立索引对于海量的档案信息，档案管理系统需要能够快速建立索引。
确保能够快速查找到所需的档案信息。
5. 提供查询分析功能在创建索引的基础上，需要具有强大的查询功能。
支持多种检索方式，例如按档案编号、按内容关键字、按时间、按用户等多个角度分析和查询。
6. 提供扫描和OCR支持OCR 技术可以有效提高扫描识别效率，在网络环境较为复杂的地区会有一定优势。
7. 权限控制档案管理系统需要具备严密的权限控制系统，只有授权的人员才能访问档案系统，保证档案的安全和完整性。
三、性能需求分析1. 高并发访问档案系统经常被各种类型工作人员同时访问，为保证系统服务质量，需要档案系统保证在高并发访问情况下稳定运行。
2. 高存储容量由于档案信息众多，需要有大容量存储的硬件环境和灵活的架构设计，能够支持大容量数据的存储。
3. 高速查询速度查询速度对于档案管理系统至关重要，需要尽可能地提高查询速度，提升用户体验。
档案管理信息系统需求
档案管理信息系统需求在当今数字化时代，信息的高效管理和利用变得至关重要。
档案作为组织和个人重要的信息资源，其管理也需要借助现代化的手段来提升效率和质量。
档案管理信息系统应运而生，它旨在满足对档案的收集、整理、存储、检索、利用等一系列需求，为组织的运营和发展提供有力支持。
一、系统功能需求1、档案收集系统应支持多种渠道的档案收集，包括但不限于手动录入、批量导入、接口对接等。
能够对不同类型和格式的档案进行识别和处理，如文本、图像、音频、视频等。
2、档案整理具备分类、编号、组卷等功能，能够按照预设的规则和标准对档案进行自动或手动整理，确保档案的条理清晰、易于查找。
3、档案存储提供安全可靠的存储环境，支持大容量存储，并具备数据备份和恢复功能，以防止数据丢失。
4、档案检索提供快速、准确的检索功能，支持多种检索方式，如关键词检索、模糊检索、组合检索等。
检索结果应能够清晰展示，包括档案的基本信息、内容摘要等。
5、档案利用支持档案的在线浏览、下载、打印等操作，同时能够对档案的利用进行权限管理，确保档案的使用符合规定。
6、统计分析能够对档案的数量、类型、利用情况等进行统计分析，为管理决策提供数据支持。
7、系统管理包括用户管理、权限管理、日志管理等功能，确保系统的安全稳定运行。
二、用户需求1、档案管理员需要便捷的操作界面，能够高效地完成档案管理的各项工作，如收集、整理、存储、检索等。
同时，希望系统能够提供一些辅助工具，如批量处理工具、数据校验工具等，以提高工作效率。
2、普通用户主要关注档案的检索和利用，希望检索界面简洁明了，检索结果准确快速。
对于利用档案，希望能够方便地进行在线浏览和下载，并且操作流程简单易懂。
3、管理层更关注统计分析功能，通过对档案数据的分析，了解组织的业务情况和发展趋势，为决策提供依据。
三、性能需求1、响应速度无论是检索操作还是档案的打开、下载等操作，系统的响应速度都应满足用户的期望，避免出现长时间的等待。
档案管理系统需求分析
档案管理系统需求分析档案管理系统需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。
根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，利用ASP将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。
1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：[1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息[2]目录分类：输入案卷信息之后可以接着输入此案卷下的文件信息，案卷信息中相应的字段带入文件信息输入界面，而且不可更改。
2.数据维护本模块需要具有“数据维护”的权限的用户可以操作。
数据维护模块对已经“删除”（只是做删除标记）的档案文件做最后判定，判断该文件是否需要删除。
此模块涉及两种操作:恢复和彻底删除。
3.数据查询按用户输入的条件查询相应的档案文件信息。
查询结果以列表目录形式显示，也可以卡片形式显示。
具体档案处理权限的用户可以对查询的结果编辑并保存，也可以“删除”(做删除标记)档案文件记录。
4.数据修改本模块主要实现批量修改数据的功能，可以由用户指定条件，将数据库中所有符合条件的文件或案卷记录按要求修改某个字段的值。
例如可以指定将所有文件年份为“2002”的文件记录的保管期限改为“长期”。
档案管理系统软件功能需求分析
档案管理系统软件功能需求分析一、引言档案管理系统软件是一种在今天的信息化社会中应运而生的重要工具，它可以帮助企业、机构和个人方便地记录、管理和检索各种类型的档案。
而这个系统软件的使用对于提高管理效率，保障档案安全以及规范管理十分重要。
因此，本文将从用户的角度出发，对档案管理系统软件进行功能需求分析。
二、系统概述档案管理系统软件是为机构、单位等提供档案管理功能的一种应用软件。
该系统需要建立一套完整的档案管理模式，对存放在机构、单位内部的各类档案进行全面管理，包括档案分类、存储、检索、借阅、销毁等环节。
简单来说，该系统需要将文档、表格、图片等多种文件格式整合在一个平台上，方便对其进行不同方面的管理。
三、应用场景本文所述的档案管理系统软件主要应用于政府机构、医院、银行、大型企业、学校等机构或单位。
在这些机构和单位中，档案数量非常大，且种类不断增加。
这就需要一套完善、规范的档案管理体系，以便将档案进行分类、储存、检索、借阅、销毁等统一管理。
四、功能需求分析4.1 登录注册功能为了让不同的人员使用该系统，需要实现登录注册的功能。
不同层次的权限可以对应不同的功能，以保证数据的安全性。
管理员可以对注册用户进行权限的分配和管理，同时可以添加、删除用户账号等操作。
4.2 档案信息管理功能系统需要提供针对档案信息的管理界面，方便管理员或用户对已录入的档案进行查看、编辑和删除的操作。
同时，也应实现添加档案信息的功能，包括档案名称、所属部门、保管责任人、档案编号、档案分类等信息。
4.3 档案分类和查询功能系统应具备对档案进行分类的功能。
管理员可以自定义各类档案的分类方式并在系统中进行管理。
同时，系统需要提供检索档案的功能，支持模糊搜索等操作。
尤其对于大型机构、单位的档案管理，档案分类和查询功能至关重要。
4.4 档案借阅和归还功能可以通过该系统，用户可以申请档案借阅。
管理员可以审核并处理借阅申请。
一些敏感档案可能需要审核部门或单位的相关人员后才能进行借阅操作。
(档案管理)档案管理系统需求分析
档案管理系统需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。
根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。
下面分析各个子系统的功能需求：1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：[1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息[2]目录分类：不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。
档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。
[3]档案录入整理：将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。
[3]借阅管理：借阅的登记查询与核销。
[4]报表生成和打印：把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。
[5]上报和发布把本单位档案信息按档案局的要求进行上报。
并通过局域网或者Internet发布，不同用户根据自己权限进行查看。
档案管理系统的性能需求为了保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行，档案管理系统应该满足以下的性能需求：1．系统处理的准确性和及时性系统处理的准确性和及时性是系统的必要性能。
档案管理信息系统技术需求书
档案管理信息系统技术需求书目录1、档案系统的现状 .............. 错误!未定义书签。
２、档案系统需求概述 ............ 错误!未定义书签。
2.1归档的范围................................................................................ 错误!未定义书签。
2.2档案系统的用户范围................................................................ 错误!未定义书签。
2.3功能需求概述............................................................................ 错误!未定义书签。
３、系统建设目的及预期的效果 .... 错误!未定义书签。
3.1系统建设目的............................................................................ 错误!未定义书签。
3.2预期的效果................................................................................ 错误!未定义书签。
４、系统总体规划 ................ 错误!未定义书签。
4.1系统建设原则............................................................................ 错误!未定义书签。
4.2档案管理系统方案.................................................................... 错误!未定义书签。
一、需求分析1、档案系统的现状通信行业是现在发展最迅猛，同时也是竞争最剧烈的行业，竞争不仅来自市场能力，尚有更加重要的就是提高内部的管理水平和工作效率。
档案管理系统建模与需求分析
档案管理系统建模与需求分析1. 引言档案管理系统在现代信息化社会中扮演着重要的角色，它可以有效管理组织内部的各类档案信息，提高工作效率，确保数据安全性和完整性。
本文将对档案管理系统的建模与需求分析进行探讨，以期为系统的设计与开发提供指导。
2. 系统建模2.1 系统概述档案管理系统是一个信息化系统，其主要功能包括档案的录入、存储、检索和销毁等。
系统需要满足用户对档案管理的各项需求，确保档案的安全性和可靠性。
2.2 系统结构档案管理系统的结构可以分为前端界面、后端数据库和中间业务逻辑层。
前端界面提供用户友好的操作界面，后端数据库存储档案信息，中间业务逻辑层负责档案管理的各项业务逻辑操作。
2.3 系统流程档案管理系统的主要流程包括档案录入、档案存储、档案检索和档案销毁等。
用户通过系统界面完成这些操作，系统根据用户的需求进行相应的处理。
3. 需求分析3.1 功能需求•档案录入：用户可以通过系统录入档案信息，包括档案号、档案名称、档案分类等。
•档案存储：系统需要提供安全可靠的存储机制，确保档案信息不丢失。
•档案检索：用户可以通过系统检索档案信息，快速定位所需档案。
•档案销毁：系统需要提供档案销毁功能，确保档案信息的安全性。
3.2 性能需求•响应速度：系统需要具有快速的响应速度，确保用户操作的流畅性。
•并发处理：系统需要支持多用户同时操作，保证系统的稳定性。
•安全性：系统需要具有严格的权限控制机制，保护档案信息的安全性。
3.3 可靠性需求•数据备份：系统需要定期进行数据备份，确保档案信息的可靠性。
•故障恢复：系统需要具有故障自动恢复的机制，保证系统的稳定性。
4. 总结本文对档案管理系统的建模与需求分析进行了详细探讨，系统的建模可以帮助我们更好地理解系统的结构和功能，需求分析则为系统的设计与开发提供了指导。
在未来的工作中，我们将进一步完善系统的设计，确保系统能够满足用户的各项需求，提高工作效率，保证档案信息的安全性和完整性。
档案管理系统的需求分析
一、档案管理系统的需求分析1．系统功能需求简介档案管理系统是一个功能强大、操作简便、实用的自动化管理软件，包括用户管理、系统参数设置、档案数据录入（分为文件录入和案卷录入两部分）、案卷数据查询（分为文件查询和案卷查询两部分）、借阅管理、数据维护（分为数据备份和数据操作）、操作日志察查看、报表打印等。
可以应用于一般的档案室，也可以应用于网络中的办公系统，进行联网操作。
（1）用户登录在用户进入系统前，首先要求用户进行登录，登录时要验证用户名和密码是否匹配，验证通过后允许用户进入本系统操作。
用户的密码需要进行加密算法。
用户的登录密码要求加密保存在数据库中。
用户登录后需要记入到日志库中。
（2）修改注册信息用户登录以后，可以修改自己的注册信息，包括修改用户密码、每页显示行数等信息，不允许修改用户名、姓名和部门等信息。
（3）权限设置本模块只有系统管理员可以操作。
本模块可以增加系统用户、删除系统用户、修改用户的相关属性、修改用户的权限表。
（4）系统参数设置本模块需要具有“辅助库设置”权限才可以操作。
本模块设置系统的辅助参数表，这些参数表示输入数据时作为辅助使用的。
每个参数表需要有增加、删除、修改和查看等操作。
另外，需要设置本系统的使用单位名、数据文件路径等系统运行参数。
（5）数据录入本模块处理用户输入新的档案文件信息或者档案案卷信息。
输入数据时要考虑用户连续录入的情况，可以从以上条记录复制数据到新的记录中。
不同的档案有不同的输入情况,比如科技档案只有文件信息，没有案卷信息。
输入案卷信息之后可以接着输入此案卷下的文件信息，案卷信息中相应的字段带入文件信息输入界面，而且不可更改。
（6）数据维护本模块需要具有“数据维护”的权限的用户可以操作。
数据维护模块对已经“删除”（只是做删除标记）的档案文件做最后判定，判断该文件是否需要删除。
此模块涉及两种操作:恢复和彻底删除。
（7）数据查询按用户输入的条件查询相应的档案文件信息。
档案管理信息化研究报告
档案管理信息化研究报告一、研究背景随着信息化技术的飞速发展和普及，各行各业都在通过信息化手段提高工作效率和管理水平。
在文化遗产保护和档案管理领域，信息化也起到了重要的推动作用。
传统的档案管理系统已经无法满足日益增长的档案数据量和信息化需求，因此，研究档案管理信息化成为当前的一个重要课题。
本研究旨在探讨档案管理信息化的现状和发展趋势，分析信息化对档案管理的影响以及未来的发展方向，为档案管理的信息化建设提供参考和指导。
二、档案管理信息化的意义1.提高档案管理效率和准确性：传统的档案管理方式繁琐且容易出现错误，而信息化手段可以提高数据处理的效率和准确性，减少人为失误。
2.优化档案存储和检索：信息化可以通过建立全面、规范的档案管理系统，实现对档案的分类、索引、检索等工作的自动化和智能化。
3.加强档案数据的保护和安全：通过信息化手段对档案数据进行备份、加密和权限控制等操作，可以提高档案数据的安全性和可靠性，防止数据丢失和不当使用。
4.促进档案资源的共享和开放：信息化可以实现档案资源的数字化和在线化，方便用户进行访问和利用，促进档案资源的共享和开放。
5.提升档案管理服务的水平：信息化可以提供更加便捷、高效的档案管理服务，提升用户满意度，为档案工作提供更好的支持。
三、档案管理信息化的现状目前，国内外许多单位和机构已经开始进行档案管理信息化的探索和实践。
主要体现在以下几个方面：1. 档案数字化以数字化为核心的档案信息化建设已经成为档案管理的一个重要方向。
通过扫描和拍摄等手段将纸质档案转换成电子文档，并对电子文档进行识别、分类、编目等操作，以实现档案的数字化存储和管理。
2. 档案管理系统许多单位和机构建立了档案管理系统，通过该系统可以对档案进行全面管理和控制。
这些系统通常包括档案库存管理、文件流转管理、查询检索、权限管理等模块，便于档案的管理和利用。
3. 档案云平台随着云计算技术的发展和应用，档案云平台逐渐兴起。
档案管理系统的需求分析
档案管理系统需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。
根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。
下面分析各个子系统的功能需求：1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：[1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息[2]目录分类：不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。
档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。
[3]档案录入整理：将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。
[3]借阅管理：借阅的登记查询与核销。
[4]报表生成和打印：把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。
[5]上报和发布把本单位档案信息按档案局的要求进行上报。
并通过局域网或者Internet发布，不同用户根据自己权限进行查看。
档案管理系统的性能需求为了保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行，档案管理系统应该满足以下的性能需求：1．系统处理的准确性和及时性系统处理的准确性和及时性是系统的必要性能。
档案管理系统的需求分析
档案管理系统的需求分析档案管理系统的功能要求档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库与先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易保护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。
根据可行性研究的结果与客户的要求，分析现有情况及问题，使用Client/Server 结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB公布系统，客户端与服务器端使用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。
下面分析各个子系统的功能需求：1．服务器端子系统：在客户端系统的功能实现上，能够分为下列几个部分：[1]单位信息的设置本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者者有关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者熟悉管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别与掌握该单位基本信息[2]目录分类：不一致单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，因此，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。
档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。
[3]档案录入整理：将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。
[3]借阅管理：借阅的登记查询与核销。
[4]报表生成与打印：把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。
[5]上报与公布把本单位档案信息按档案局的要求进行上报。
并通过局域网或者者Internet公布，不一致用户根据自己权限进行查看。
档案管理系统的性能需求为了保证系统能够长期、安全、稳固、可靠、高效的运行，档案管理系统应该满足下列的性能需求：1．系统处理的准确性与及时性系统处理的准确性与及时性是系统的必要性能。
档案管理系统需求
档案管理系统需求一、前言随着信息化时代的到来，电子化管理成为了档案管理的趋势，如果采用单机管理方式，就会有诸多的弊端，例如：文件被损坏、遗失等。
为了解决这些问题，传统的档案管理方式必须进行数码化转型。
换言之，建立一个档案管理系统需求就变得尤为重要。
二、需求分析（1）操作便捷性好的管理系统应该是易学易懂的并具有良好的操作性。
它应通过直观的用户界面快速地对档案的各种管理操作进行响应，提供简单的设置操作。
另外，为了方便用户使用，这个管理系统还应该支持多语言版本。
（2）功能丰富性档案管理系统是要满足各种使用场景的需求的，所以必须拥有多种主要的功能模块，例如：档案录入、档案检索、档案查询、档案打印、档案归档、用户管理等。
并且，这个管理系统应该能够在多种环境下高效地运行，如：Windows、Linux等多操作系统平台。
（3）数据安全性数据安全是一个信息系统中非常重要的考虑因素，尤其在档案管理系统中，保护档案数据的安全是至关重要的。
必须确保敏感数据完整、保密、可靠且不会被窃取、受损或滥用。
在保证数据的安全的同时，这个系统还应支持对数据进行加密和备份，以预防数据的丢失和恢复。
（4）可扩展性档案管理系统是为了更好地应对未来可能的变化而设计的。
在未来可能出现增加数据量，需要扩展出新技术、软件升级等情况下，可以通过升级或替换现有组件来实现扩展。
此外，这个系统还应该有一定的兼容性，能够兼容接口标准。
（5）稳定性档案管理系统在生产环境下应该是满足某种机构业务需求的，因此，系统的稳定性就成为了首要考虑的问题。
档案系统需求方的要求是：整个系统工作稳定！操作过程中不能有任何崩溃、挂科等问题，即系统的抗中断能力应该足够强大。
（6）用户体验用户体验是衡量一款软件是否优秀的重要标志。
就档案管理系统而言，用户体验指的是使用者对此系统使用的感受，不仅包括界面美观、响应快捷、功能接口操作简单等质量指标，还包括是否有效地为用户的工作带来了便利。
中小企业档案管理信息化建设研究
中小企业档案管理信息化建设研究摘要：中小企业管理当中档案管理属于比较重要的一个组成部分，对企业管理与发展来讲有着非常重要的促进作用。
伴随着我国信息化的逐渐普及，企业档案管理工作也面临着非常多的机遇与挑战，要与时俱进，转变传统管理模式与方法，利用信息化的设施与技术来强化企业档案管理工作。
从而良好的推进企业管理工作越来越规范，不断地积累丰富的企业经营与管理的经验，为企业更加健康的发展带来大力支持。
关键词：中小企业；档案管理；信息化建设针对中小企业来说，要事业获得理想的发展，与档案有着十分重要的关系，科学的档案管理能够给公司发展带来极大的支持。
可从目前的企业档案管理当中来看，始终存在不少的问题，具体表现为档案管理信息化建设落后，无法推动企业发展，直接对档案信息的良好运用产生影响。
由此，适当对中小企业档案管理信息建设对策进行分析变得非常重要。
一、企业档案管理实现信息化的意义当今背景下，中小企业档案管理中信息化作为主要的方法，具有不可小视的作用。
档案管理信息化有助于加强档案的安全稳定程度，把传统纸质档案经过处理转变为电子档案，在硬盘当中加密存储，做好备份，降低空间占用，利用安全的网络来进行数据传输，避免文件产生丢失毁损。
档案管理信息化有助于降低管理人员的工作强度，转变传统人工搜集、整理编辑的模式，需要一次数据档案的录入，就能重复进行查询和使用。
档案管理信息化还能够大大提高档案管理的工作效率，传统纸质档案管理程序复杂，效率不高，容易产生错误，而采用信息化的处理方法，能够不断提高工作效率。
二、中小企业档案管理信息化建设问题（一）系统和规范建设不完善目前的企业市场当中，普遍运用档案管理系统，此系统虽然出现时间较长，可是到现在也未能发展成既定的体系与规模。
根据有关研究表示，虽然已经建立起档案网，但是在全国并未完全普及，这就导致国家档案数据库无法构成较大的规模，造成档案管理一体化无法实现。
另外，档案管理标准制度并不完善，直接对企业档案管理的进步与发展带来阻碍。
档案管理系统需求分析
档案管理系统需求分析1.引言1.1编写目的在完成了针对《档案管理系统》软件市场的前期调查，同时与多位软件使用者进行了全面深入地探讨和分析的基础上，提出了这份软件需求规格说明书。
此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。
本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。
1.2项目背景由于文件多，种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，要保护好一些公司重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力、物力。
而且近年来，由于竞争的激烈程度不断的加深，档案的管理不当会严重到导致公司的面临着亏损甚至破产的局面。
于是人们不断地在探索希望能找到解决的方法。
为了解决以上的问题，让企事业单位能够有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，及促进档案管理的信息化、规范化和集成化，本人多方听取意见、追加和完善大量实用功能，进而了解文件管理的流程，同时结合各部门、各行业与企业文件管理的方法，开发出一套适合于档案多而复杂的管理系统。
1.3定义、缩写词和符号需求：用户解决问题或达到目标所需的条件或功能；系统或系统部件要满足合同、标准，规范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。
1.4参考资料鲁荣江、王立丰：《Visual Basic 项目案例导航》，科学出版社，2002年6月版陈明：《软件工程》，中央广播电视大学出版社，2002年6月版段兴：《Visual Basic 6.0 控件实用程序设计100例》，人民邮电出版社，2002年12月杜春雷、孙会莲：《如何使用Visual basic 6.0中文版》，机械出版社，2000年1月张曜、张青、李丁：《Visual Basic 函数实用手册》，治金工业出版社，2002年12月范国平、陈晓鹏：《Access 2000 数据库系统开发实例导航》，人民邮电出版社，2002年12月版闪四清：《SQL Server 实用简明教程》，清华大学出版社，2003年1月版2.任务概述2.1目标2.1.1开发目标在当今世界电脑普及的时刻，人们已经习惯用电脑办公，结果自然会产生大量的电子文件，这些文件有宝贵的历史价值，但我们如果将更多的时间花费在寻找这些文件上，即费时又费力。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
现代信息技术的进 步推动着我 国社会很多行业 的发展 ， 为这 些行业提供了处理信息的方法 和工具 ， 推动着这些 行业 的不 断进 步 。同样的 ， 现代信息技术 的发展也推动 了中小型档案 管理手段 的变革 ， 使得 中小 型档案管理 的效率不 断提高 。但是 ， 中小 型档 案管 理信 息系统 中依 然存 在着一些 问题 ， 需要 我们对其 进行研 究， 同时 ， 通过对 中小型档案管理 信息 系统 的研发进行需求分析 ， 我们提 出了提高 中小型档案管理信息系统整体性能 的方法 ， 希望 能够促进其在具体的使用过程中的效率 的提高 。 １ 中小型档 案管理信 息系统 中存在 的问题 １ ． １ 档案管理信息系统兼容性较差 通过我们 的调查发现 ， 很多 中小型档案管理信息系统的兼容 性较差 ， 不能够实现档 案管理信息系统与其他系统的兼容。这就 意味着档案管理信息系统在信息利用上的优势丧失 ， 只能够进行 信息 的存储和处理 。并且 ， 在对档案 内容进行利用时 由于兼容性 较差 ， 无法导出 ， 有时还需重新对信息 内容进行处理 ， 这使得档案 管理信息 系统 的实 际应用性较差 ， 难 以满足人们 的利用需要 。 １ ． ２ 档案管理信息系统的针对性 较差 很多 中小 型档案管理信息系统在开发前没有做需求分析 ， 所 以系统在实 际的应用过程 中应用性较差 ， 不能够满足人们存储档 案， 处理档案 ， 加密档案 以及利用档案的需要。同时 ， 中小型档案 管理系统没有根据 本单位 的实 际使用情 况对档案管理信 息系统 进行优化 ， 造成 了档案管理信息系统针对性不强 的现状 。 １ ． ３ 档案管理信息系统不符合档案管理人 员的操作 习惯 个符合人们 操作习惯 的档案 管理信息系统能够 提升档案 处理 的效率 ， 而一旦操作 系统不符合人们 的使 用习惯 ， 就会 造成 使用 难度 高 、 操作 复杂 、 操作 较慢 、 易误操 作 、 难 恢复 信息 等状 况。很多 中小 型档案馆信息系统在 实际的操作过程 中就不符合 档案管理人员 的操作 习惯 ， 造成了实际操作 中的这些 困难 。 ２ 中小型档案管理信息 系统需求分析 ２ ． １ 中小 型档案管理信息系统的开发 目标 通过我们 对中小 型档案馆进行调查 ， 我们 总结 出中小型档案 管理信息系统的构 建 目标应该包含 以下几个方面 。首先 ， 实现档 案管理 的信 息化 。我们构建档 案管理信息系统 的首要 目标就是 要实现档案管理的信息化以代替过去纸质化 、 人工化 的档案处理 方法 。其次 ， 实现档案管理和处理的便捷化。通过档案管理信息 系统 的利用能够方便快速地实现档案分类 ， 档案管理和档案信息 提取 。最后 ， 实现档案利用 的效率化 。我们进行档案管理和档案 信息处理 ， 就是 为了实现 档案 的高效利 用 ， 所 以建立 中小型档案 管理信息系统开发一定要考虑档案 的利用 ， 增强档案内容的可提 取性 ， 使得 档案信息 的可利用程度变高 。 ２ ． ２ 中小型档案管理信息开发系统的具体需求 第一 ， 扩大档案管理信息 系统捕获文件 的范 围。随着现代科 技 的不断发展 ， 需要 捕获的档案格式 以及需要到处的档案格式变 得多元 ， 这就需要我们在开放档案信息管理系统时扩大档案管理 信息系统捕获文件 的范 围， 以提高对信息 的捕获和对信息的利用 程度 ， 捕获 的信 息类 型应该包 括 Ｐ Ｄ Ｆ格式的档案 、 Ｗｏ ｒ ｄ 类型的档
关键词 ： 中 小型 档 案 馆 档 案 管 理 管 理信 息 系统 需 求分 析 中图分类号 ： Ｇ７ １ ７ 文 献标 识 码 ： ｃ ＤＯＩ ： １ ０ ． ３ ９ ６ ９ ￣ ． ｉ ｓ ｓ ｎ ． １ ６ ７ ２ — ８ １ ８ １ ． ２ ０ １ ４ ． ２ ４ ． ０ ７ １
Ｎｏ． １ ２
堕 查 Ｔ Ｉ ＭＥ Ｅ Ｄ Ｕ Ｃ Ａ Ｔ Ｉ Ｏ Ｎ
Ｄｅ ｃ ｅ ｍ ｂｅ ｒ
中小型档案管理信 息 系统需求研究
王芬 香
摘要 ： 随着现代科技的不断发展 ， 中小型档案管理方式也在 不断朝信 息化 的方向发展 。在 中小型档案管理的过 程 中引入信 息化 管 理 因素 ， 能够促进 档案管理效率的不断提 高。所 以， 我们需要 对 中小型档案 管理信 息化 系统 的需求进行研 究， 使得开发 出来的系统 能 够符合 中小型档案馆发展 的实际情 况， 促进 中小型档案馆 管理 工作的科 学进行 。
－图片类型 的档案 以及 各种新类型 的档 案等 。同时 ， 还应该对来 自不 同系统 的档案进行捕获等。 第二 ， 设 置档 案信 息 自 动捕获程序来获取档案信息。档案信 息 自动捕获程序需要对档案的内容进行 自动识别 ， 从而按照识别 的内容来对捕获 的程序 进行归类和处理 。在 档案信息 自动捕 获 的过 程中 ， 应该 通过进行档案监控 、 对捕 获的 内容进行检查 等方 式来控制 自动捕获 的档案信息的准确性。同时 ， 应该在档案信息 捕获 的各个环节 中设置档案 内容修改项 ， 以保障 自动捕获的档案 内容 的准确性 。 第三 ， 设置人工输 入信 息的方式来与 自动捕获信息系统进行 搭配， 以在档案信息 自动捕 获效率低或者档案格式难 以被档案管 理系统识别 时手动输入档案信息 ， 避免档案信息提取效率低下的 问题 。一些档案信 息较为久远 ， 或者存在着这样那样 的问题 ， 使 得信 息 自动捕获效率不高 ， 所以在开发管理信息系统时需要设置 手动输入项 ， 以弥补档案管理信 息系统 的不足 。 第四 ， 设置档案信息批 处理功能 。批处理能够对 同一类信息 进行 同样 的操作 ， 大幅提高信息处理 的效率 ， 所以， 我们在开发 中 小型档案管理信息 系统 时需要设置批处理功能 ， 促进档案处理效 率的提高。批处理过程 中， 要能够对 同一类型 的档案信息进行提 取， 然 后对提取到 的信息 进行批处理 ， 最后实现对处理 后的信息 在原文档的存储 。 第五 ， 设置档案分类管理功能。在信 息系统 的开发过程 中要 能够对不 同类 型的档案进行 自动分类 ， 同时 ， 分类应该 坚持多元 化， 能够按照不 同的要求实现分类 ， 类与单个档案之间 、 类与类之 间要保持有机的联 系。 第六 ， 设置访 问控制 项 ， 对档案 信息的存储 、 修改 、 检索和应 用进行控 制。通过分配给不 同类 型的用户不 同的操作 权限来实 现对档案信息访 问的控制 ， 以保障档案信 息的安全 。