01【反贿赂】文件控制程序(含全部附表-体系通用版)

修订履历
文件控制程序
1、目的
对与公司反贿赂管理体系有关文件进行管理、控制，规范其编制、审核、批准、分发、标识、保存及处置等控制方式，以确保各有关场所使用文件为适用、有效版本。

2、范围
本程序适用于与公司反贿赂管理有关的文件的控制和管理。

3、定义
3.1原文件：是指经过审批生效后的、编制部门的原文件正本。

3.2受控文件：发行前，在原文件的复印副本上盖“受控文件”印章并作管制的文件。

3.3非受控文件：提供给相关方原文件的副本，且不需盖受控文件印章，不作发行管制的参考文件。

3.4外来文件：相关法律法规、国际/国家标准、行业标准、供方和客户提供的相关文件/技术资料。

4、职责
4.1文控中心
1)文控人员负责公司反贿赂管理的收集、分类编号、整理、存档保管、
分发及回收处置等有关工作。

2)文控人员负责体系文件格式、内容等方面的审核。

4.2各部门负责人
1)负责组织编写本部门体系文件，并负责本部门所使用的体系文件的保
管；
2)负责审核和批准其部门内运作的作业指导书。

4.3管理者代表
负责审核一、二级体系文件。

4.5 中心副总经理
负责批准涉及跨部门的三阶文件。

4.6总经理
负责批准手册、程序文件。

5、流程图
见下图
文件控制流程图
6、作业内容
6.1 文件分类
文控负责对反贿赂体系文件进行分类，各部门按照文件统一的格式要
求进行编制文件，公司体系文件分为：
6.1.1 公司内部体系文件，分为四类：
第一阶文件：反贿赂管理手册
第二阶文件：程序文件
第三阶文件：管理类与规章制度类。

①管理类：指反贿赂细节的控制方法或规范；
②规章制度类：指公司管理制度，如：各类管理制度、员
工管理规范等。

第四阶文件：表单，记录体系运作的各类表单。

6.1.2 外来文件，见3.4
6.2 体系文件的编写格式要求，具体见《文件编写指引》。

6.3 流程图中各符号的含义
6.4 文件编号
6.4.1 编制部门在文件编制好后将文件交给文控（技术类文件除外，
由编制部门自定，但须唯一性），文控应依照本程序和《文件编
写指引》协助编制部门审核文件格式及给出编号（包括版本号），
确保文件符合体系要求。

编号规则如下：
□□——□□□——□□——□□
①②③④
①——公司代号，MC
②——体系文件类别：
ABM：反贿赂管理手册，ABP：反贿赂程序文件，ABW：反贿赂三级文件
③——文件流水号，如：01、02 (99)
④——文件附属表格流水号，如：MC-ABP-01-01
6.5 文件版本号规则
6.5.1 文件的版本号以A.0、A.1、A.2、A.3、A.4、A.5，B.0、B.1、B.2、
B.3、B.4、B.5，
C.0、C.1……表示。

首次制定文件为A.0，文件修
改变动不大时则由最初的A.0升至A.1版本，并依此类推；当达到5
次修订时上升为B.0版，然后B.1、B.2、…B5，再升C.0版，依此
类推；以便于识别文件的现行状态，确保在使用处可获得相应有效
版本。

如更改内容过多或重大调整时，则文件版本号直接由A.0升
至B.0版本，并依此类推。

6.5.2表格的版本修订方式同6.5.1。

6.6 文件的评审和审批
6.6.1 文件的评审
编制部门填写《文件评审表》与文件一同交文控（技术类文件除外）及相关部门评审（如需要时），会审人员在评审表填写意见和签名。

6.6.2 文件的审批权限
注：关于三阶文件的批准权限，如果涉及跨本部门，在相关部门评审和会签之后，交中心副总经理批准；如果仅为部门内部运作，则由部门负责人批准即可；若审核人与批准人为同一人时，审核栏可空缺直接签批准即可。

6.7 文件登记、发放、回收和处置
6.7.1文件原件的登记
编制部门将需受控发行的、审批原件（纸档与电子档一同提供）连同《文件评审表》一起交给文控；文控将审批原件归档，并及时登记更新于《受控文件管制表》。

6.7.2文件的发放
文控按《文件评审表》的发放部门复印发行，在每页加盖红色“文
件受控”印章和注明受控号。

填写《文件分发回收记录》统一分
发，接收人在《文件分发回收记录》上签收。

适用时，发放至非编
制部门文件可通过电子档（如扫描件）形式通告，并告知如何查阅。

6.7.3文件的回收
在发放修订的文件的同时，文控应收回旧版本文件后再发放新
版文件。

文控在《文件分发回收记录》上记录文件的回收情况。

6.7.4文件的处置
旧版文件的原件由文控加盖“作废文件”印章，并与新版受控
文件的原件分开存放；而各部门收回的旧版文件的副本应及时
销毁处置。

6.7.5技术类文件控制
研发用的技术类文件分为试用文件与正式文件。

试用文件仅适
用于新产品设计开发或小批量试产阶段。

大批量生产阶段必须
提供正式文件，如果不能提供正式文件则需申请以临时文件暂
代（须注明使用期限）。

6.7.6临时文件管控
a.涉及到公司管理体系执行事务，需要立即传达相关信息/标准到关
联部门或临时、短期内执行的事务时，采用《内部联络单》、《外
部联络单》等形式传达。

发行前需要得到发出部门负责人或中心
负责人的审核、确认，由受文单位按照其具体要求实施。

此类文件由责任部门自行区分管控或销毁。

6.7.7对外(如供应商)文件发放、回收和处置依据相关部门流程要求，如《采购过程控制程序》。

6.8文件的管理
6.8.1文件保管
所有体系文件的审批原件由文控保管，受控副本由各使用部门
负责保管。

各部门应分类存放受控文件并编制文件目录，并存
放适当场所，便于取用和保存，应确保文件版面清洁，易于识
别。

同时须确保文件清洁，不准乱涂划、乱改写，不得私自复
印。

6.8.2电子档文件管理
对承载媒体的控制也应参照上述要求执行。

电子文档应有备份
且规定使用权限和修改权限。

应对备份的电子文档进行标识且
编制文件目录。

6.8.3 文件网络共享管理
为方便各部门相关人员的浏览，公司的质量手册、程序文件、
作业指导书及表格可放在内部网络共享、查阅，其管理权仅限
文控，其他人员无权限进行修改、删除等操作。

四阶表格可供
各部门打印、复印使用。

6.8.4 文件借阅
借阅文控中心的文件，借阅者应在《资料借阅登记表》上进行
登记，并在规定日期内归还，并注销其借阅记录。

到期没有归
还，由部门负责人督促收回。

6.9 文件评审及修改
6.9.1文件评审时机：
a)公司内、外部体系审核时；
b)管理评审时；
c)相关部门发现运作有更改时，或与运作不相符时；
d)当公司的组织结构、产品、工艺流程等内外条件发生变化时。

6.9.2 评审文件需要修改，按以下流程：
①各部门对程序文件，作业指导书认为需更改时，填写《文件评
审表》并按6.6执行。

②技术类文件需更改时，可不需填写《文件评审表》，由文件的编
制部门根据需要进行更改，并注明修改履历情况。

6.10文件的增发与取消
6.10.1文件的增发
各部门因损坏、丢失需要增发或者需要新增文件时，应填写《文
件增发申请单》经部门负责人审批后交给文控。

发放应参照6.7
相关要求执行。

6.10.2文件的取消
各部门因任何原因决定取消文件时，应填写《文件评审表》经
部门负责人审批后，由文控通知相关部门收回并处置。

6.10.3对外发放非受控文件
需向公司以外的组织提供文件时，应填写《文件增发申请单》
依6.6.2审批后交文控，文控按照申请单需求复印、且不盖“受
控文件”印章给申请部门。

6.11 外来文件的控制
6.11.1外来文件收集与确认
①人力资源部负责相关法律法规的收集，如劳动法等；
②廉政部负责体系标准的收集，如：ISO37001等。

以上外来文件由接收部门判定其是否适用和是否需要发行，
如判定适用及需要发行，则注明需分发的部门后交给文控。

6.11.2外来文件的识别、登记、发放
文控接到后在《外来文件管制表》上进行登记，分发时在每
份文件的页面右上角位置上加盖红色“外来文件”印章，填
写《文件分发回收记录》进行文件发放与回收。

6.11.3外来文件的保存和跟踪
适用的外来文件原件由文控负责保存。

为确保在公司内使用
的外来文件的有效性。

每年由收集部门负责对外来文件跟踪
一次，应为现行的最新版本，并将跟踪结果汇报给文控更新
和保存。

7、相关文件
7.1 记录控制程序 MC-ABP-02
8、相关记录
1)文件评审表 MC-ABP-01-01
2)文件分发回收记录 MC-ABP-01-02
3)文件增发申请单 MC-ABP-01-03
4)资料借阅登记表 MC-ABP-01-04
5)受控文件管制表 MC-ABP-01-05
6)外来文件管制表 MC-ABP-01-06
7)内部联络单 MC-ABP-01-07
文件评审表
文件分发回收记录
文件增发申请单
文件增发申请单
资料借阅登记表
××××××有限公司文件控制程序表单
受控文件管制表
表单编号：MC-ABP-01-05（A.0）
××××××有限公司文件控制程序表单
外来文件管制表
表单编号：MC-ABP-01-06（A.0）
××××××有限公司文件控制程序表单
内部联络单
NO.：
制定：审核：批准：。