Office 2016 办公软件应用案例教程-题库答案

1. 在Word中，对于保存过的文档，进行编辑后再次保存时，可以使用以下几种方法。

方法1：单击【快速访问工具栏】中的【保存】按钮。

方法2：单击【文件】按钮，在弹出的界面中选择【保存】选项。

方法3：按【Ctrl】+【S】组合键。

2. 在Word中，在【查找和替换】对话框中，当在【查找内容】和【替换为】文本框中分别输入查找值和替换值后，单击【替换】【全部替换】和【查找下一处】按钮会有什么样的效果？
①如果单击【替换】按钮，将自动选中文档中第一个出现查找值的内容，再次单击【替换】按钮，会将选中的查找值替换为替换值；②如果单击【全部替换】按钮，文档中与查找值相同的部分将全部替换为替换值；③如果单击【查找下一处】按钮，将自动选中文档中下一个与查找值相同的部分，再次单击【查找下一处】按钮，将继续选中文档中下一个与查找值相同的部分，以此类推。

3. 在Word中，对于文档的字体格式设置，如果没有特殊的要求，字号一般使用以下标准。

标题使用二号字，加粗显示；如果有副标题，副标题使用四号字；正文部分的一级标题使用四号字，加粗显示；二级、三级标题使用小四号字；正文使用小四号字。

4. 在Word中，选择一种审阅工具，简要介绍其操作方法。

修订功能。

其操作步骤为：①切换到【审阅】选项卡，单击【修订】组中的【显示标记】按钮，从下拉列表中选择【批注框】→【在批注框中显示修订】。

②单击【修订】组中的修订按钮的上半部分，随即进入修订状态。

③此时将文档第二条中括号的内容删除，在右侧批注框中将显示修订的内容（作者、修订时间和删除的内容）。

5. 在Word中，简述如何调整文本框的大小和位置。

选中文本框后，将鼠标指针移至其边缘的8个小圆圈上，当鼠标指针变成双向箭头形状时，按住鼠标左键拖曳即可调整大小；选中文本框后，将鼠标指针移至其四周的边线上，当当鼠标指针变成十字箭头形状时，按住鼠标左键拖曳即可移动位置。

6. 在Word中，简述在Word中插入图片后，为何要调整环绕方式。

由于在Word中默认插入的图片是嵌入式的，嵌入式图片与文字属于同一层，图片好比单个的特大字符，被放置在两个字符之间。

为了美观和便于排版，需要先调整图片的环绕方式，例如将环绕方式设置为浮于文字上方。

7. 在Word中，简述如何将自定义封面保存到封面库中。

具体操作方法为：选中封面页的所有内容（使用鼠标拖曳可选取），单击【封面】按钮，从下拉列表中选择【将所选内容保存到封面库】选项，弹出【新建构建基块】对话框，在该对话框中可以设置自定义封面的【名称】等内容，设置完成后单击【确定】按钮即可。

再次单
击【封面】按钮，在下拉列表中即可看到定义的封面了。

8. 在Word中，简述题注和脚注的区别。

题注是指出现在图片下方的一段简短的描述，它可以用来描述图表的重要信息。

如果文档中有很多的插图或图表，而且还要为这些插图或图表进行编号，那么使用题注功能再合适不过了。

脚注是指出现在页面底端，用来对文档中某个内容进行解释、说明或提供参考资料等对象。

9. 在Word中，简述如何将页眉中的直线边框删除。

将光标定位到页眉中，切换到【设计】选项卡，单击【页面背景】组中的【页面边框】按钮，弹出【边框和底纹】对话框，切换到【边框】选项卡，默认设置为【无】，单击【应用于】的下拉按钮，选择【段落】选项，单击【确定】按钮。

10. 在Word中，简述更新目录的方法。

在生成目录后，如果对文档的内容或格式进行了编辑，则需要更新目录。

具体方法为：切换到【引用】选项卡，单击【目录】组中的【更新目录】按钮，弹出【更新目录】对话框，选中【更新整个目录】单选钮，单击【确定】按钮即可。

如果不想要改变目录的格式设置，只想更新页码，则在【更新目录】对话框中，选中【只更新页码】单选钮，然后单击【确定】按钮即可。

11. 在Excel中，日期型数据直接输入就可以了，但需注意以下几点。

日期必须按照规定格式“2022/5/28”或“2022-5-28”输入，年份可以只输入后两位，如“22/5/8”，系统会自动添加前两位；输入的日期必须符合实际，否则系统默认为其为文本型数据，将数字格式显示为“常规”。

12. 在Excel中，简述能提高数据录入效率的方法。

使用填充柄或【序列】对话框输入数据；制作下拉列表输入数据。

13. 在Excel中，简述数据验证可以实现哪些功能。

①利用数据验证功能制作下拉列表；②利用数据验证限定文本长度；③利用数据验证功能避免录入重复数据。

14. 在Excel中，简述数据分列的主要依据有哪些。

①根据分隔符号分列：适用于数据中有明显的分隔符号的情况，例如逗号、分号、空格或其他分隔符号等。

②根据固定宽度分列：所有数据都满足在同一位置分列时，则可以使用“固定宽度”来分列。

15. 在Excel中，简述快速设置行高和列宽的方法。

快速设置行高列宽的方法：①选中所有列，将鼠标指针移至两列标的分隔线位置，当鼠标指针变成十字双箭头形状时，按住鼠标左键拖曳，即可快速调整选中的所有列的列宽；行
高的设置同理。

②选中所有列，将鼠标指针移至两列标的分隔线位置，双击鼠标左键，选中的左右列即可分别调整到最合适的宽度（即完整显示各列内容）；行高的设置同理。

16. 在Excel中，简述美化表格的方法。

美化表格可以通过设置字体格式、设置对齐方式、设置行高列宽、套用单元格格式、套用表格格式和应用条件格式实现。

17. 在Excel中，简述为何需要为表格设置边框和底纹。

工作表中的单元格默认是没有边框的，新建工作表后看到的框线其实是网格线，只是为了方便用户编辑数据。

切换到【视图】选项卡，在【显示】组中取消勾选【网格线】的复选框，这样即可隐藏网格线了。

因此，为了让表格看起来更美观，可以为表格设置边框和底纹。

18. 在Excel中，简述分类汇总需要注意的问题。

在创建分类汇总之前，首次必须要对工作表中的数据按分类字段进行排序，即将相同分类项目的数据排列在一起；其次要保证数据区域为普通区域，不能是表格（如果是表格需要将其转换为普通区域）。

19. 在Excel中，简述设置高级筛选条件区域时需注意的问题。

设置高级筛选的条件区域时需注意的问题：
①条件区域不是数据清单的一部分，因此不能与数据区域连接在一起，必须用一个空行将其隔开（由于筛选后数据区域的行会发生变化，因此不建议将条件区域放在数据区域的右侧）；②条件区域的内容（标题和条件）必须与数据区域中的内容完全一致；③在筛选区域中，第一行是标题，下面的行是条件，行与行之间的条件是“或”的关系，而同一行内不同标题下的条件是“与”的关系。

20. 在Excel中，简述嵌套分类汇总的操作要点。

嵌套分类汇总的操作要点是需要先对多个分类字段进行自定义排序，设置主要关键字和次要关键字，排好序后再分别对不同字段创建分类汇总，在第二次分类汇总时，需要在分类汇总对话框中取消勾选【替换当前分类汇总】复选框。

21. 在Excel中，简述单元格引用共包含几种方式。

单元格引用就是标识工作表中的单元格或单元格区域，引用方式包括相对引用、绝对引用和混合引用3种。

①相对引用就是在公式中用列标和行号直接表示单元格，例如B2、B3等。

当某个单元格的公式被复制到另一个单元格时，原单元格中公式的地址在新单元格中就会发生变化。

例如在单元格B5中输入公式“=SUM(B2:B4)”，当单元格B5中的公式复制到C5后，公式就会变成“=SUM(C2:C4)”。

②绝对引用就是在表示单元格的列标和行号前面加上“$”符号。

其特点是在将单元格中的公
式复制到新的单元格时，公式中引用的单元格地址始终保持不变。

例如在单元格B5中输入公式“=SUM($B$2:$B$4)”，当单元格B5中的公式被复制到C5后，公式依然是“=SUM($B$2:$B$4)”。

③混合引用包括绝对列和相对行，或者绝对行和相对列，例如$A1、$B1、A$1、B$1等。

在公式中如果采用混合引用，当公式所在的单元格位置改变时，绝对引用不变，相对引用将相应改变位置。

例如在单元格B5中输入公式“=SUM(B$2:B$4)”,那么将单元格B5复制到C5时，公式就会变成“=SUM(C$2:C$4)”。

22. 在Excel中，简述VLOOKUP函数的语法格式及各参数的含义。

VLOOKUP(匹配条件,查找列表或区域,取数的列号,匹配模式)
①匹配条件：指定的查找条件。

②查找列表或区域：一个至少包含一行数据的列表或单元格区域，并且该区域的第一列必须含有要匹配的条件，也就是说，匹配值是什么，就将其选为区域的第1列。

③取数的列号：从区域的哪列取数，这个列数是从匹配条件那列开始向右计算的。

④匹配模式：当为TRUE或者1或者忽略时为模糊定位查找，也就是说当匹配条件不存在时，匹配最接近条件的数据；当为FALSE或者0时为精确定位查找，也就是说条件值必须存在，要么是完全匹配的名称，要么是包含关键词的名称。

23. 在Excel中，简述使用函数参数对话框输入公式的好处。

首先在函数参数对话框中，会对函数的功能及各参数的含义进行提示，如果输入错误也会进行提醒；其次在函数参数对话框中输入字符后会自动添加英文双引号，无需手动输入，能够避免遗漏而出错。

24. 在Excel中，简述柱形图与条形图的区别。

柱形图是“出镜率”最高的图表之一，它由一个个垂直柱体组成，主要用于展示不同类别之间的数量差异或不同时期的数量变化情况。

条形图由一个个水平条组成，主要用来突出数据的差异，而淡化时间和类别的差异。

如果按从低到高的顺序进行排序，就可以一目了然地看到数据的最大值和最小值，非常直观。

25. 在Excel中，简述折线图与面积图的区别。

如果想要观察数据在某一段时间内的变化规律或趋势，折线图绝对是首选。

通过折线图的线条波动，可以判断数据呈上升趋势还是下降趋势，数据变化是平稳的还是波动的。

面积图可以说是折线图的升级版，除了体现项目随时间的变化趋势外，还体现了部分与整体的占比关系。

通过面积图可以清晰地看到各部分单独的变动，也可以看到总体的变化情况，从而进行多维度分析。

26. 在Excel中，请简要说明制作饼图时排序的意义。

饼图中默认的第一扇区的起始角度是0°，即12点刻度的位置。

人们在阅读圆形的对象时，一般会自然而然地从上而下按顺时针的顺序阅读，即从12点刻度开始按照顺时针的方向转。

因此，结合以上两点，可以将饼图中的数据按照降序排序，这样人们在阅读时就可以先看到占比较大的数据，而占比较小的数据就会排在靠后的位置。

27. 在Excel中，简述如何使用切片器选择多个项目。

使用切片器选择多个项目时，一定要先选中一个项目，再单击【多选】按钮，使其高亮，然后再选中其他需要选择的项目。

这是因为切片器默认是选中所有项目，如果直接单击【多选】按钮，使其高亮显示，则在单击某项目时，就不是选中该项目，而是取消勾选该项目了。

28. 在Excel中，简述在数据透视表中对数据分组的方法。

如果在数据透视表汇总的基础上，还想要对数据进行分组汇总，可以使用数据透视表中的【组合】功能，无论是日期还是数值，都可以按指定步长来分组汇总。

具体操作是：在需要分组的标题上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【创建组】选项，弹出【组合】对话框，设置好区间和步长，然后单击【确定】按钮即可。

29. 在Excel中，简要说明对数据透视表布局的内容。

对数据透视表进行布局设置，需要通过切换到【数据透视表工具】的【设计】选项卡，单击【布局】组中的【分类汇总】【总计】【报表布局】等按钮实现。

30. 在PPT中，简述如何隐藏不需要播放的幻灯片。

在演示文稿左侧的幻灯片列表中选中需要隐藏的幻灯片，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择【隐藏幻灯片】选项。

此时，在该幻灯片的标号上会显示一条删除斜线，表明该幻灯片已经被隐藏。

31. 在PPT中，简述如何设置并应用幻灯片母版。

切换到【视图】选项卡，单击【母版视图】组中的【幻灯片母版】按钮，进入幻灯片母版视图。

对母版进行编辑后，单击【关闭母版视图】按钮，关闭母版视图，返回普通视图。

在幻灯片上单击鼠标右键，从快捷菜单中选择【版式】，从级联菜单中选择需要的母版版式即可。

32. 在PPT中，简要说明在母版中使用占位符的好处。

占位符是版式中的容器，可以容纳文本、表格、图表、SmartArt图形、图片、联机图片、视频文件等内容。

在占位符中的默认文本并不是真实存在的文字内容，而只是占位符中的提示信息。

占位符一旦进入编辑状态，这些提示文字就会消失。

对提示信息进行格式设置后，在普通视图中输入文本会自动应用设置好的样式。

因此，占位符既能起到固定位置的作用，也能起到固定格式的作用。

33. 在PPT中，简要介绍幻灯片页面布局中常用的对称方式。

一个页面上的内容要保持视觉上的平衡，既不空洞又不杂乱，可以通过对称的方式来实现。

常用的对称方式主要有以下几种。

①中心对称。

这种方式非常简单，通常只需要将视觉单元放在页面的中轴线上就可以了。

②左右对称。

当页面上存在两个或多个元素时，可以将元素沿中轴线均匀分布在页面的左右两侧。

③上下对称。

上下对称与左右对称差不多，只是一般上下对称不需要沿中轴线来分布。

④对角线对称。

中心对称、左右对称和上下对称相对来说都是比较中规中矩的对称方式，为了打破这种感觉，我们可以将页面元素沿对角线对称。

34. 在PPT中，简述对齐功能中的对齐所选元素与对齐幻灯片的区别。

用户在使用【对齐】工具对多个对象进行对齐操作时，要注意对齐所选对象还是对齐幻灯片。

如果用户在【对齐】下拉列表中选中的是【对齐所选对象】，就是单纯对齐所选对象或者将所选对象等距分布；如果用户在【对齐】下拉列表中选中的是【对齐幻灯片】，则是将所选元素相对于幻灯片对齐。

35. 简述PPT排版中使用留白的重要性。

留白是页面布局的关键，适当的留白既可以增添情趣，又可以深化意境。

在PPT设计中大胆地使用留白，往往能为设计带来超然脱俗、清新雅致的独特意境，从而提高作品的品质。

36. 在PPT中，简要介绍动画刷的用法。

设置完一个对象的动作路径后，如果想要对其他对象设置同样效果的动作路径，可以用到【动画刷】工具。

选中已设置好路径的对象，单击【高级动画】组中的【动画刷】按钮，此时鼠标指针的旁边会带一个小刷子，再单击需要设置动作路径的对象即可为其设置同样的动画效果了。

动画刷与格式刷的用法相似，如果想要将一个动画效果复制到多个对象上，只要双击【动画刷】按钮，然后依次单击想要复制动画格式的对象即可。

如果想要取消动画刷状态，只要再次单击【动画刷】按钮即可。

37. 在PPT中，简述演示文稿常用的放映类型及换片方式。

在放映时，最常用的放映类型是演讲者放映。

常用的换片方式主要有两种：一种是手动换片，即使用鼠标或换页笔等工具来控制播放进度；另一种是采用排练计时提前设置好放映时间。

38. 在PPT中，简述删除某个动画效果的方法。

如果想要删除某个动画效果，可以在【动画窗格】任务窗格中，选中要删除的动画，按【Delete】键即可即将其删除；或者切换到【动画】选项卡，幻灯片中应用动画的对象旁边会出现动画编号，选中该编号，按【Delete】键也可将其删除。

39. 简要介绍Word、Excel与PPT的主要用途及各自的优势。

Word、Excel与PPT都是日常办公中使用比较频繁的Office办公软件，其中Word是文字处
理软件，主要进行文字的编辑与排版等；Excel是电子表格软件，生成数据表格，主要进行统计、计算、分析和可视化等；PPT是演示文稿软件，用户可以在计算机或者投影仪上进行演示，主要用于演讲或报告。

除了各自的优势之外，它们三者之间的资源其实是可以相互调用的，这样可以快速实现资源共享和高效办公。

40. 简述在Word文档中插入空白Excel表格的操作步骤。

在Word文档中插入空白的Excel表格，具体操作为：将光标定位到需要插入Excel表格的位置，然后切换到【插入】选项卡，单击【表格】组中的【表格】按钮，从下拉列表中选择【Excel电子表格】选项，即可在Word文档中插入空白的Excel表格，在该表格中双击，即可进入Excel界面对表格进行编辑。

41. 简述将Word文档转成PPT的操作步骤。

将Word文档转成PPT，首先需要设置好段落的大纲级别，切换到【视图】选项卡，单击【视图】组中的【大纲视图】按钮，进入大纲视图后，按住Ctrl键，选中所有级别相同的标题，将其设置为“1级”，按照相同的方法，依次将其他的内容，按照层级关系分别设置。

设置好大纲级别后，需要调出【发送到Microsoft PowerPoint】功能。

首先关闭大纲视图，然后单击【文件】按钮，从下拉列表中选择【选项】选项，弹出【Word选项】对话框，选中【快速访问工具栏】选项，在【所有命令】中找到【发送到Microsoft PowerPoint】，单击【添加】按钮，单击【确定】按钮，此时，在窗口左上角快速访问工具栏中即可出现【发送到Microsoft PowerPoint】按钮。

单击该按钮，即可一键生成PPT文件。

对PPT内容进行适当设置后保存即可。