邮件情况说明格式及范文

邮件情况说明格式及范文
# 邮件情况说明。

一、格式。

1. 邮件主题。

要简洁明了地概括说明的事情。

例如：“关于[项目名称]延迟交付的情况说明”或者“[事件名称]情况汇报”。

2. 收件人。

明确需要接收情况说明的人或部门。

如果是多人，可以按照职位高低或者相关程度排序。

3. 发件人。

写上自己的姓名、部门（如果有必要）以及联系方式（如电话号码或其他方便联系的方式）。

4. 正文内容。

开头。

礼貌地称呼收件人，如“尊敬的[收件人姓名/部门]”。

然后简单介绍自己（如果收件人不太熟悉你），并说明写邮件的目的，即对某个情况进行说明。

例如：“您好，我是[你的名字]，来自[部门名称]。

我想就[具体事情]向您做个情况说明。

”
主体。

按照事情发展的逻辑顺序进行阐述。

可以分段描述不同的方面或阶段。

如果是解释问题产生的原因，可以说“事情是这样的，由于[主要原因1]，就像[打个比方说明这个原因的影响]，然后又受到[主要原因2]的影响，这个[主要原因2]就好比[相关的比喻]，所以就导致了目前的情况。

”
如果是描述事件的过程，就像讲故事一样，“我们开始了[初始行动]，但是没想到[遇到的第一个情况]，于是我们不得不[做出的第一个应对措施]。

接着，又发生了[第二个情况]……”
结尾。

表达歉意（如果事情有负面影响）或者感谢（如果是正常的汇报情况）。

例如：“对于给您带来的不便，我们深表歉意，我们会尽快采取措施解决问题。

”或者“感谢您抽出时间阅读这个情况说明，如果您有任何疑问，请随时联系我。

”
5. 附件（如果有）
在邮件中提及附件内容，并简单说明附件对情况说明的辅助作用。

例如：“附上相关的文件[文件名称]，其中包含了更详细的数据和分析，可供您参考。

”
二、范文。

主题：关于办公室打印机故障的情况说明。

尊敬的办公室管理团队：
您好！我是市场部的小李。

今天想跟你们说一下咱们办公室那台打印机的情况。

你们也知道，这台打印机一直是我们办公的得力助手。

可就在昨天上午，它突然就出毛病了。

事情是这样的，当时我正准备打印一份超级重要的市场调研报告，那可是我熬了好几个通宵才整理出来的，就像我的宝贝一样。

我像往常一样点击了打印按钮，结果打印机就像个闹脾气的小孩子一样，只发出一阵奇怪的声音，就是不吐纸。

我当时就懵了，然后我赶紧检查了一下纸匣，发现纸匣里的纸是满的，根本不是没纸的问题。

我又查看了打印机的连接，从电脑到打印机的线就像忠诚的士兵一样，好好地连接着呢。

没办法，我就重启了打印机，想着就像让它睡一觉醒来就好了似
的。

可是呢，重启之后，它还是那个样子，只是发出更奇怪的声音了，就像在跟我抗议一样。

我觉得可能是打印机内部出了故障，但是我又不敢乱动，毕竟我不是专业的维修人员。

我就赶紧给技术部的小王打了电话，小王过来捣鼓了半天，又是检查墨盒，又是查看内部的一些小零件，最后他说可能是某个小零件老化了，需要更换，但是这个零件得从厂家订购，最快也得两天才能到。

这就导致我们现在办公室的打印工作都受到了影响。

好多同事都在等着打印文件呢，就像一群饥饿的小鸟等着食物一样。

对于给大家带来的不便，我真的很抱歉。

不过我们也想了一些临时的解决办法，我们把一些不太紧急的文件集中起来，送到隔壁部门去打印了。

对于那些特别紧急的文件，我们就先用电子文档的形式发给需要的人。

感谢您抽出时间阅读这个关于打印机故障的情况说明，如果您有任何关于打印机的问题或者有什么好的建议，欢迎随时联系我。

我的电话是138xxxxxxxx。

祝您生活愉快！
小李。

[日期]。