高效会议三步骤

高效会议三步骤
一.会前
1.确定会议目标：每次会议一定会有一个目标，只有明确目标，这是会议高效的前提。

目标不明确的会议，可能没有开展的必要。

2.确定会议议程：根据会议目标，把会议议程定义清楚，这样才能在开会的时候严格
按照议程，准时结束。

3.确定参会人员：尽量准确的确定参会人员。

如果是讨论，要求参会人员都能有输入；
如果是宣布某个决定，确保参会人员是需要被通知到的。

如果邀请了不一定要在场的人员参会，对双方都是一个浪费。

4.提前通知参会人员：定好会议时间、地点，要尽早发出邀请，这样有利于参会人员
提前安排好其他工作或会议。

同时，在发出邀请的时候，需要告知参会人员是否需要有提前准备的内容，比如组织某个讨论可能要提前收集、思考讨论的素材，组织workshop需要提前准备环境或者相关知识等。

5.准备好会议需要的东西：不管是组织者还是参会人员，对要提前准备的材料、环境
等都务必提前准备好，有时候可能还需要准备一些物料等。

一旦有其中一人或者某一件东西没有ready，都会影响会议的高效开展。

二.会中
1.Timebox：严格控制每项内容的时间，避免会议超时。

2.如果会议不能围绕目标展开从而没有价值，组织者应该提前结束会议；如果某参与
者贡献有限或者没有贡献，TA可以选择提前离开后者组织者请TA离开。

3.严格按照议程进行：讨论过程中很容易走偏，要注意及时拉回来，如果有新的需要
讨论的内容，可以记下来下次再讨论。

4.集中精力参会：非必须要用的情况下，所有参会人员盖上电脑和手机，专心参与会
议内容。

既然已经承诺可以参会，就不要担心其他工作被此次会议耽误，修build也不是会上看电脑的理由。

如果真的有比会议更紧急的事情，可以不参会。

5.确定下一步行动计划：每次会议都需要在会上确定下一步行动计划，如果没有该次
会议相关的下一步计划，也需要明确。

6.做好会议记录：清晰记录会议的内容很关键，不仅可以share给没能参会但需要了
解的人，也可以作为后续参考用。

最好是在开会期间有人直接记录，而不是会后会议再记，这样能够记得清晰也更省事。

（一）学会五步连贯法，就能够自信地临场发挥，说话条理清晰。

这五个步骤是：事件，原因，分析，建议，结果。

1，描述事件：是指将会议要讨论的问题，用一句简单的话描述出来；
2，找出原因：是指导致这个事件，发生的原因，用1、2、3详细列出来；
3，逻辑分析：是指通过你的调查或研究，讲出问题的核心；
4，解决文案：是指你对问题提出自己的看法，或者提出建设性的解决方案；5，得出结果：是指告诉别人，如果照你的解决方案来行动的话，可能会达到的结果；
步骤一，事实：上个月的业绩下降，完成率只有计划中的70%；
步骤二，原因：引起销售额下滑的因素，从表面来讲，有以下几方面......;
步骤三，分析：通过逻辑分析，表达你认为的最核心的原因。

比如：我认为，上个月业绩不好的核心原因是：业务员的沟通能力不足等；
步骤四，方案：说出你对问题解决的办法。

比如你的解决方法是：可以邀请上个月的销售冠军，给大家做指导，每天下班后学习一小时。

步骤五，结果：如果照你的方案执行，能带来的结果是：能够按时达成销售计划。

（二）会议记录
1.办公会议纪要
办公会议指的是一个单位部门为研究议定重要事项，定期召开的例会。

2.专题会议纪要
专题会议与办公会议不同，除了日常议定事项之外，往往还有其他议程。

比如昨天的文章里，我们就提到了关于会议过程的叙述，一般放在会议纪要正文的第一段。

3.座谈会议纪要
办公会议、专题会议往往是几言堂，发言人数不会很多。

但座谈会议不同，一般来说，参加座谈会的人员都要进行发言、涉及主题也比较多。

这就给拟写会议纪要带来了比较大的难度。

以时间轴为主线，逐一叙述会议议程。

会议类型不同、纪要内容不同。

办公会议突出议题和决定事项，专题会议突
出议程和工作要求，座谈会议则以时间轴为主线，叙述议程和决定事项。

三.会后
1.发出总结：组织者需要针对会议结果进行总结，并且发送给所有需要知晓的相关人
员。

总结需要包括会议讨论事项、讨论结果、action及其owner等内容。

2.执行相应的action事项：所有参会人员都要按照会上讨论的结果，执行好自己own
的action，不要到下一次会议的时候发现action还没有做，这样非常影响会议的效果。

总结：
会议前：从参会者+角色确定+会议时间+会议主题。

会议中：流程管控+时间管控+纪律管控+内容管控+结论管控。

会议后：阶段性节点输出管控+最终验收节点管控。