学生社团档案管理制度

第一章总则
第一条为加强学生社团档案管理工作，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我校所有学生社团的档案管理工作。

第三条学生社团档案是学校档案的重要组成部分，是反映学生社团活动、历史和
发展的重要资料，具有重要的凭证、参考和研究价值。

第二章档案收集与整理
第四条学生社团档案的收集范围包括：
1. 社团章程、规章制度；
2. 社团活动计划、总结；
3. 社团成员名单、简历；
4. 社团财务报表；
5. 社团荣誉证书、奖状；
6. 社团活动照片、视频等；
7. 其他与社团活动相关的资料。

第五条学生社团档案的整理应遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、完整；
2. 系统性原则：按照一定的分类标准进行整理；
3. 逻辑性原则：档案分类应清晰、有序；
4. 便于利用原则：便于查阅、检索和利用。

第六条学生社团档案的整理流程：
1. 收集：社团活动结束后，及时收集相关档案资料；
2. 分类：按照档案分类标准进行分类；
3. 编号：对档案进行编号，方便查阅和管理；
4. 编目：编写档案目录，包括档案名称、编号、数量、存放位置等信息；
5. 汇总：将整理好的档案资料汇总成册。

第三章档案保管与利用
第七条学生社团档案的保管应遵循以下原则：
1. 安全性原则：确保档案的物理安全，防止丢失、损毁；
2. 保密性原则：对涉及社团成员隐私和学校机密的档案资料进行保密；
3. 完整性原则：保持档案的完整性，不得随意销毁或篡改；
4. 可持续性原则：确保档案的长期保存。

第八条学生社团档案的保管责任：
1. 社团负责人：负责社团档案的日常管理和保管；
2. 学校档案管理部门：负责对学生社团档案进行监督和检查。

第九条学生社团档案的利用：
1. 社团成员查阅：社团成员因工作需要，可向社团负责人申请查阅档案；
2. 学校有关部门查阅：学校有关部门因工作需要，可向学校档案管理部门申请查阅档案；
3. 社会公众查阅：经学校档案管理部门批准，社会公众可申请查阅档案。

第四章档案销毁
第十条学生社团档案的销毁应遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保档案的完整销毁；
2. 合法性原则：严格按照国家有关法律法规进行销毁；
3. 保密性原则：销毁过程中，确保档案内容的保密性。

第十一条学生社团档案的销毁程序：
1. 编制销毁清单：详细列出拟销毁的档案名称、数量、存放位置等信息；
2. 报批：将销毁清单报学校档案管理部门审批；
3. 实施销毁：在审批通过后，按照规定程序进行销毁；
4. 归档：销毁完毕后，将销毁清单归档备查。

第五章附则
第十二条本制度由学校档案管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。