质量体系文件控制程序

质量体系文件控制程序
1目的
建立文件的审批、发布及更改的控制程序，确保在需要的工作场所能得到文件的有效版本。

2适用范围
适用于公司质量手册、程序文件、工作规范和外来文件的控制。

3职责
3.1运筹室负责质量手册、程序文件、工作规范的控制。

3.2办公室负责外部文件的控制。

4工作程序
4.1文件标识
4. Ll所有文件应有以下标识：标题、文件号、生效日期、版本号和审核、批准人的签字或印章。

4. 2文件发布和更改
4. 2.1公司鼓励各部门按实际需要发布新文件，也鼓励各部门按实际需要评估已发布使用的文件, 要求更改
纠正错误和矛盾之处。

应避免文件过长、复杂和繁琐，文件应能容易地为希望使用的人员理解和执行。

4.2.2公司内任何人都可以提出发布一个新文件或改版某个已发布文件的要求，提出要求的人员应准备一
份草案上报其部门经理，部门经理审查后交授权人批准（质量手册和程序文件由总经理审批，工作规范由管理者代表审批），然后由运筹室更改文件，办公室发布。

4. 3首次发布
4. 3.1每个文件首次发布前，都必须进行校对，并审查文件是否恰当、是否符合质量方针要求。

只有经授
权人批准后，才正式颁布。

4.4更改
4.4. 1修改文件必须提交《文件修改申请表》，质量手册和程序文件须经总经理批准，工作规范由管理者
代表批准。

修改文件的发布和首版文件的发布程序一样，只有当文件要求的授权签字均已履行后，文件才认为正式发布（生效）。

4.4首版文件和修改文件的发放
4. 4.1运筹室按管理者代表批准的《质量体系文件分布表》，将文件副本盖上受控印章后交办公室发布到
需要使用部门，并要求领取人在《文件发放登记表》上签收。

4. 4. 2改版文件必须发放到原首版文件持有人或工作场所。

4. 4. 3工作场使用的文件须保持清晰可用，如有模糊不清应立即到运筹室更换。

4. 5分布表
4. 5. 1质量体系文件必须建立一个发布文件的分布表，包括文件的名称、文件号、版号、发布日期、发放
编号和分布范围。

分布表由管理者代表审批.
4.6过期文件
4.6.1作废文件的正本及副本，如因积累知识或法规要求需加以保存，必须作“过期”标识，并与现行有
效文件隔离存放。

4. 7非受控副本
4. 7.1文件发放给该文件未涉及到的无关人员或外部机构的文件只需一个副本，并标识“非受控”。

这类
文件发生修改时不作跟踪，非受控副本不能发给该文件中规定直接负责或影响管理、执行及验证工作的人员。

4.8外来文件的接收
4.8.1办公室至少每半年一次到政府情报部门索取相关的国际或国家的产品或工程标准的最新版本。

其
他部门以各种途径得到的标准文件也应交到办公室统一处理。

来自上级政府主管部门的有关法规、规章由办公室负责接收。

办公室文员应填写《外来文件接收登记表》。

5.8. 2来自客户的文件由市场部或其他部门兼职档案管理人员负责保管并填写《客户文件登记表》。

4.9外来文件的处理
4. 9.1办公室文员对接收的外来文件应填写《外来文件处理表》，办公室主任有权根据以下权限对文件进
行处理，并确定呈报级别：
（一）与公司股东、公司经营策略、重大决策、年度经营业绩等重要决策相关的文件由办公室主任填写呈办意见后呈副总经理及总经理批阅；
（二）与公司技术、市场、电信业务、行政人事、财务等专业工作相关的指导性文件，由办公室主任填写呈办意见后报分管副总批阅；
（三）与公司各专业工作相关的指令性文件及其他杂项文件，由办公室主任自行处理。

4.9.2上述外来文件由办公室存档，当有关部门需要时，将复印件加盖受控章发至相关部门并在《文件发
放登记表》中记录。

4.10外来文件的查阅
4.10. 1各部门在需要时均可到办公室查阅外来文件。

4.11外来文件的销毁
4.11.1当文件己由新版本代替，或不再需要使用、查阅时，办公室在《外来文件登记表》中注明
后进行销毁或盖作废章继续保存作为参考之用。

5质・记录
文件发放登记表
文档借用登记表
质量体系文件分布表
文件修改申请表
外来文件接收登记表
外来文件处理表。