探讨事业单位档案归档文件整理原则及方法

探讨事业单位档案归档文件整理原则及方法
发布时间：2021-08-16T09:57:12.547Z 来源：《科技新时代》2021年5期作者：白林[导读] 保证档案法律法规和规章制度的严格执行，构建规范化的档案工作体系，推动档案价值的高效实现。

伊金霍洛旗劳动保障监察服务中心内蒙古自治区鄂尔多斯市 017200摘要：档案工作是事业单位管理运行的基础构成，是对单位发展过程中产生的资料信息的全面收集和科学的管理利用，具有较强的凭证和参考作用，为单位发展提供有效支持。

文件的归档整理是档案工作的基础环节，本文通过对归档文件整理工作的内涵和原则进行详细阐述，分析归档文件整理的程序，探讨科学得到文件归档整理方法，为事业单位档案工作开展提供科学的参考，推动档案工作水平的提升。

关键词：事业单位；档案；归档文件；整理1引言
事业单位是市场经济的基础构成，承担着重要的社会服务职能，单位档案工作的高效开展能够充分发挥档案资源优势，推动单位高质量发展。

科学的归档文件整理方法是保证档案工作质量的重要基础，管理部门要充分结合单位实际工作情况，制定科学的归档文件整理策略，保证档案法律法规和规章制度的严格执行，构建规范化的档案工作体系，推动档案价值的高效实现。

2事业单位档案归档文件整理的主要内涵
归档文件整理是档案工作的基础环节，随着单位改革发展的高效推进，单位的业务范围和经营规模不断提升，资料文件的数量不断提升，增大了文件整理难度。

特别是信息技术在单位经营管理中的广泛应用，大量的数字化文件随之出现，需要对数字资料进行科学的收集和整理，使得文件的内容和种类不断丰富，对文件整理工作提出了更高的要求，需要管理部门严格按照归档规范，对文件进行高效的整理，有效保证档案管理水平，为单位工作提供科学的依据和凭证，推动档案工作的高效开展。

[1] 3事业单位档案归档文件整理的基本原则3.1依法依规
文件归档环节较为繁琐，需要管理人员对文件内容和格式等元素严格审核，保证文件的真实有效。

同时归档文件与单位的经营管理情况紧密相关，需要保证档案完整性，对文件进行科学的分类整理，对原有的档案进行补充和完善，并根据实际的工作情况进行合理的排序。

这就要求在文件整理工作中，要严格按照档案法律法规，制定符合单位实际需求的归档规范，为文件整理活动提供制度基础，保证整理效率和质量。

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3.2妥善保管
档案是对事业单位发展历程的全面记录，通过文件整理能够为归档环节提供科学的优化，有效保证档案的妥善保管，在整理过程中，为保证档案的完整性，要避免对现有档案的拆分，管理人员要对文件信息进行准确的提取，研究文件与现有档案的关系，对文件进行合理的排序整理，实现对档案的妥善保管。

在整理过程中要对文档资料的真实性进行审核，保证文件的有效性。

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3.3管理和利用相结合
管理和利用是档案工作的基础组成，而在传统的管理理念下，管理部门对档案利用缺乏有效的重视，需要在归档文件整理中，对文件进行全面细致研究，准确提取其中的价值元素，优化检索方式，有效满足使用需求，为档案利用效率的提升提供基础保障。

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4事业单位档案归档文件整理的程序
归档文件整理需要管理部门按照规定的流程进行推进，保证文件整合管理效果。

一是文件的收集，档案管理需要实现对单位管理运行的全面覆盖，对经营管理中产生的文件资料进行全面的收集，对文件内容和格式进行审核，保证文件的真实有效，文件格式是否符合归档要求，对文件中存在的问题做到及时的发现和改正，切实保证文件实效性。

二是要对文件进行科学分类，在整理过程中，要按照档案分类标准，对文件进行分类，实现对资料的分层次管理，按照全宗内档案分类方法，根据文件的来源、时间和形式等方面，合理选择分类方法，为后续文件归档管理打下基础。

同时当前的档案分类方法较为多样，复式分类法的运用能够有效满足事业单位的实际情况，提升文件分类的科学性。

三是文件整理，根据分类情况，对档案进行整理，保证资料的完整性，并对文件进行编号。

四是编制目录，管理人员根据归档文件的分类和整理情况，对文件目录进行编制，为后续管理工作开展提供有效的基础。

5事业单位档案归档文件整理的主要方法
5.1文件整理
事业单位档案内容和形式相对较为繁琐，需要结合实际的档案类别进行针对性的整理，有效满足不同种类的档案管理需求。

要对业务文件进行全面收集，形成对单位业务和行政管理工作的全面积累，保证档案的完整性，发挥凭证作用，为单位发展提供科学依据。

要重视对党建档案的管理，在基层党组织的指导下进行科学的整理，形成对党务活动的全面覆盖，深入挖掘党建文件价值，发挥党建引领，提升整理环节的实效性。

要根据实际的档案工作情况，正确选择全宗内容分类方法，根据时间、内容和形式等方面对文件进行科学的分类整理，为归档环节提供基础保障。

要做好档案修整工作，保证文件质量，要对破损文件进行修补，对易损文件做好备份和处理，保证文件的安全存放。

要根据文件的分类和排序情况进行装订，保证文件整理的规范性。

5.2文件归档
归档是档案工作的关键环节，在归档过程中，管理人员要对文件内容和形式进行有效掌握，严格按照归档要求和规章制度，对文件进行科学的整理，对文件的保管权限进行设置，将相关的政策文件、单位重要决策、重大会议等活动资料、上级领导部门传递的文件、单位的人事资料等划分为永久期限，其它文件要根据单位的实际情况设置保存期限。

管理人员要根据文件顺序，对文件进行编号，并对归档文件的目录进行编制，将文件的重要信息进行直观的展示。

要按照文件的保管期限和编号进行装盒。

5.3电子文件的归档管理
信息技术在档案工作中的高效运用，推动了双轨制档案管理体系的构建，电子文件的归档整理是档案工作的重要内容，管理人员要合理利用信息设备和技术，对电子文件进行科学整理，建设完善的数字化档案资料数据库，构建统一的档案管理平台，实现对各个档案管理流程的全面覆盖，利用软件功能的开发对电子文件整理过程进行规范，保证档案管理规章制度的贯彻执行。

要加强对档案信息安全的重视，制定完善的网络安全工作规范，对电子文件的整理活动进行科学规范，及时发现文件中的安全漏洞和隐患，合理利用网络安全技术，建设完善的安全防护体系，有效抵御网络安全威胁的入侵，有效帮助电子文件安全。

要重视传统文件载体的数字化转型，利用专业信息设备，有效降低档案存储成本，保证电子文件的完整性。

6结语
归档文件整理是档案管理的重要工作内容，档案部门要结合事业单位档案工作实际，严格按照档案法律法规和规章制度要求，对文件整理和归档流程进行科学优化，构建规范化的管理体系，保证归档文件的真实有效和完整性，对文件进行合理的整理和归档，合理利用信息技术，优化电子文件归档流程，推动档案管理效率的整体提升，为事业的发展提供有效支持。

参考文献
[1] 索依拉. 事业单位档案归档文件整理方法的思考探析[J]. 企业文化(下旬刊), 2019(6):175-176.
[2] 徐诚时. 事业单位档案归档文件整理方法的研究[J]. 科学与财富, 2019(1):68-68.
[3] 钱明, 史敬阳. 事业单位档案归档文件整理方法探讨[J]. 办公室业务, 2020, 330(1):110-111.
[4] 李冰岩. 事业单位档案归档文件整理方法的思考[J]. 办公室业务, 2017(24):121-121。