如何跟进客户邮件的注意事项

如何跟进客户的邮件?
通常和客户沟通方式有邮件,在线(MSN/Skype)及电话等。

而通过邮件与客户
联系洽谈,是做外贸的最主要的途径。

以下注意事项也同样适用于在线沟通。

一. 跟进客户的邮件中要注意哪些问题?
1.简洁:客户上班时间要处理很多事情。

80-100个单词,不能太少,也不能太多。

最简单的句式表达最明确的意思,
突出重点。

2.专业:英语用词要专业。

专业词汇给对方的感觉就是我们是这一行业的,初
步吸引到其兴趣。

如果什么都不懂,这
个缩写需要解释,那个也需要,那客户会选择你吗?另外,我们要把产品了解清楚,在邮件中体现出你的专业度。

有问必答, 重点突出,意思明确, 思路要清晰。

3.量化:规格细节,多用量化的数据,减少定性泛泛的语句,体现专业性。

4.互助:换位思考,即思考如果你是客户,你需要什么样的信息与支持,这样则
可以针对性提供,无论对方是老板还
是采购/产品经理,他都需要我们的支持帮助去面向客户/老板/同事去开展工作。

5.包装:为增加和促进合作的机会,适当的艺术包装是必需的,披露些相关信息,比如已量产的知名客户,XX该区
域的知名客户已测试并洽谈订单细节等来增强客户的信心。

注意不可不着边
际的讲一些一戳就破的低级信息,达到真真假假的境界。

6.诚意:回复客户的邮件要注意语言用辞,表示出对客户的尊敬,对待客户一定要真诚,表达出自己以及公司的合作
诚意。

7.及时:回复客户邮件要及时提供给客户准确的产品信息。

当天的邮件一定要当天回。

如果不能回复,一定要给客户
一个回应,告诉他目前不能回的原因和什么时候能够回复客户。

注意各国时差,欧洲客户一般下午3点前回复就可以了。

美国客户上午一上班或者下午下班前发。

8.规范:规范的格式(字母大小写,段落,单词拼写,语法检查。

)主题:点睛之处;问候语;落款。

内容较多时,
注意分段或者分序号。

9.与客户合拍:顺应客户的习惯,使用客户的一些专业词汇表达方式,客户的格式。

按客户的格式提供产品资料或者
报价。

与人方便则实际起到与己方便的效果。

10.语气委婉:多用连接词,如As you know, to be honest, frankly, etc.
11.细心:注意检查是否忘记添加附件,添加后要记得打开再仔细检查一遍。

二.报价后如何跟进?
一般客户会在第一封邮件中要求提供报价及一些产品详细资料。

报价根据不
同市场,不同需求推荐不同的产品,价格一般不能太高,也不能太低。

给客户报价后,一般分为以下几种情况:
1.报价后,根本无回复。

1. 这时可以考虑隔1天或2天再给客户重发一次,或者直接发邮件询问客户
是否收到报价,是否有任何问题?
(1)通过客户网站或者询盘信息,如果认为该客户为目标客户。

多重发几次,重点强调我司产品的独特优势。

也可以尝试推荐给客户其他款式的产品,让客户知道我们还有其他很多的款式,询问客户是否对其它款式感兴趣?如果客户再无回复,通过介绍公司新产品,市场动态,行业动态,吸引客户眼球,在节假日的时候及时给客户发问候,争取获得客户的好感,继续跟进,获得客户回复的机率就更高。

(2) 如果不是此行业或者询盘内容比较泛,信息不全面,查不到公司网站的客户,建议重发几次,如果还无回复,就可以放弃了。

2. 报价后,客户有回复,但是反映价格太高,或者说现在采购的价格很低。

作为一个业务员,我们经常给客人报完价后,一般客户都会收到客人说价格高,毕竟谁去买东西,都想买到价格便宜,质量好的产品,自己去买东西的时候,同样也会有这样的想法。

价格高,这个都是一般客人的第一反应,关键看我们怎么去引导客人,让他觉得你这个产品就值得这个价钱。

因为当客户说“你们的价格太高了”时,我们看到的应该是一个可以马上促成的“积极信号”。

因为在他的眼里,除了“价格太高”之外,实际上已经接受了除这个因素之外的其他各个方面。

那么面对这样一个问题,我们应当采取何种策略呢?
(1)必须先做自我的心理调整,平静稳定的激情。

(2).运用同理心,肯定对方的感受,充分理解客户。

(3).巧妙地将客户关注的价格问题引导到其他同样重要的因素上来。

比如说
优质的服务和高质量的产品,转换客户的观念。

学会向客户突出你产品的独特卖点,让他感觉你公司的实力雄厚,价格高也是理所当然的。

(4).询问客户与哪类产品比较后才觉得价格高。

比如说看看客户比较的产品
是不是同一个档次的产品。

询问客户是否愿意买样品比较产品质量?
(5).如果我们报的价格确实不高的时候,一般此时不宜降价,会让客户感觉到
我们不诚信,觉得我们有很大的利润空间。

是否可以考虑转移到另一款产品上去?
(6.) 直接或间接的问他关于他那边的市场及他的市场规划之类的,尽量问到
他的更多信息,然后你再告知为了愿意与其长期合作共同锁住市场,给他一些折扣。

试探性地询问客户的销售情况,如果客户反应说,销量一般,不是很好,也不是很差,你再进一步询问其原因,这样一来,增加彼此间的话题,你可以试着和客户深入谈谈,如能提供帮助和建议则更佳,就慢慢地进入深入互动沟通。

3. 客户回复,没有评价报价,但是询问产品详细信息,以及一些专业问题,还有其他比如交期,公司情况等问题。

可能价格就在客户能够接受的范围内。

这是,要仔细分析客户提出的问题,给出明确的回答。

重点问题要突出,重点回答。

回复要及时,专业,真诚。

此时可建议客户购买样品,并告知样品策略即批量订单时退还样品费用,增加其购买样品的欲望,减少样品稍贵的顾虑。

4.客户回复直接有意向购买样品:确认客户所需样品款式及详细规格,发PI并跟进。

三.对于已购买样品的客户,如何跟进?
样品寄出后,发邮件告知客户,尤其是追踪号码,并及时关注客户是否收到样
品。

客户收到样品后主动跟进客户反馈,一般客户会先对样品进行测试,业务可问客户进行了哪些测试,是否满意我们的产品。

一般客户收到样品后会有以下几种情况:
1.样品需要测试一段时间,有结果再告诉我们。

这类客户大部分比较专业,或者已经从其它厂家购买过,需要看样品是否能达
到其要求。

这时候我们可以向其了解会做哪些测试,测试时间以及测试的目的,了解这些
对我们的产品能有更深入的掌握。

同时及时跟进测试结果。

如客户对我们的产品提出意见首先看是否是产品问题或者其它的小瘕庇,并感谢客户的意见,表示我们会向公司反映进行改进。

如客户对样品满意,那么趁势向客户了解后续合作,客户对产品满意的情况一般愿意透露更多信息。

这些对我们后续促成订单有极大帮助,这种专
业的客户后续一般都有下单。

2.样品收到后一直没单的客户
这种客户一部分并不是这个行业的,只是有客户向其咨询样品,但最终没有达
到合作。

首先除了解客户对样品的反馈外,保持必要的联系,节假日向其问候,谈谈
行业最新动向,发新产品。

如客户开始销售这类产品时,第一选择便是我们。

有一些是初入此行业,目前是在寻找好的供应商及产品,短时间内不会有什么单,除了了解
对产品的反馈外,还要保持联系,向客户提供相关资料协助其开展产品的推广。

3.收到样品后反映产品质量有问题的
这种情况先让客户描述详细的使用方法及不良情况,最好附图片。

如确是我们
产品的问题,应及时向公司反映并在第一时间内向客户说明情况同时向客户道歉,如是软件问题,要尽快提供解决方案给客户升级确认,如是硬件方面原因则表示我们可以补货或者可在下一订单中补货。

此点尤其重要,一方面解决问题争取客户,另一方面反馈问题,有助于测试/研发人员进行完善。