行政秘书 职务说明书

考核指标：
制度建设完善性、企业文化建设成就、会议纪录完成质量、办公用品采购费用控制情况、重要任务完成情况
考勤、服从安排、遵守制度、部门合作满意度
判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注：
负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。
协助组织并协调公司的公关危机处理。
协助公司网站的建设与更新。
职
责
五
职责表述：公司企业文化建设
工作
任务
协助组织公司内部员工活动。
建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。
组织公司内部刊物的出版。
职
责
六
职责表述：公司员工的出差管理和支持
工作
任务
员工出差计划和预算审核
协助行程安排、交通工具安排、及其他手续办理
出差旅程纪录审核、报销费用审核
职
责
七
职责表述：依据印章管理规定实施印章管理
职
责
八
职责表述：负责办公用品和固定资产采购
职
责
九
职责表述：办公室主任交办的其他工作
权力：
根据总经理和办公会议授权对决议跟踪监督的权力
与媒体接触的权力
评估公司管理水平并提出改进建议的权力
工作
任务
协助组织相关人员参与讨论、研究和制定公司长期发展规划
协助组织制定公司年度经营计划和部门经营计划ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
协助编制公司年度工作计划
职
责
二
职责表述：协助办公室主任保证公司内部管理体系的完整和平稳运行
工作
任务
协助制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。
协助督促管理制度的有效执行，协助评估和监督公司内部管理的规范性和有效性
审核出差预算、旅程记录和报销费用的权力
印章使用的审核权
收集员工意见并向总经理反馈的权力
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门，办公室主任、总经理
外部协调关系
上级单位、兄弟单位、新闻媒体等
任职资格：
教育水平
大学专科以上
专业
企业管理或相关专业
经验
2年以上相关工作经验
知识
具有相应的企业管理知识和与媒体接触的技巧
行政秘书职务说明书
岗位名称
行政秘书
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
直接上级
办公室主任
职系
七级
直接下级
所辖人员
岗位分析日期
2002年2月
本职：
协助管理层的工作，保证公司的良好运作；公司形象维护与公关活动；公司企业文化建设；出差管理和印章管理。
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：协助组织和制定公司长期发展规划和公司年度经营计划
职
责
三
职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议
工作
任务
协助组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理。
通报会议结论，并跟踪会议决议的实施情况。
协助总经理的工作，提供决策支持。
督办总经理交与的其他任务
职
责
四
职责表述：负责公司形象推广、公关活动
工作
任务
协助公司形象设计和推广实施。
技能技巧
熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识
个人素质
具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力
其它：
使用工具设备
计算机、一般办公设备（电话、打印机、Internet/Intranet网络）
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间，根据需要加班
所需记录文档
通知、简报、汇报文件或报告、总结等