公共资源交易档案电子化的实践探索

公共资源交易档案电子化的实践探索
摘要：随着迅猛发展的网络技术，也日益凸显了电子档案的便利性。

而不断增
大的公共资源交易中心业务，特别是广泛运用的网络化技术，使公共资源档案管
理面临着新的挑战。

档案管理是主要整理和搜集资源，传统的质档案存在着较高
的保存成本、较低的检索效率、繁多的数量、归档困难等诸多问题。

而通过实现
公共资源交易档案电子化，能为市场主体提供便捷服务，为政府监管提供数据支撑。

本文首先对公共资源交易档案电子化管理的意义进行了分析，并探索了公共
资源交易档案电子化的路径。

关键词：档案电子化；公共资源交易；意义；实践
新的历史时期，公共资源交易市场有着非常良好的发展态势，随着不断扩展
的交易范围，以及日趋规范的交易活动，对于发展社会经济，提高投资效率，发
挥着巨大的推动作用。

而随着不断增加的公共资源交易中心业务，会有大量的
档案文件产生。

这些档案作为重要的凭证，能对公共资源各方主体的履职表现进
行全面检查，并且对公共资源交易决策进行系统反映。

由此可见，建设公共资源
交易档案电子化管理具有重要的意义。

本文对对公共资源交易档案电子化的实施，给出了相应的几点建议。

一、电子档案管理的优势
1、具有更加便捷的归档方式
相比于纸质档案，电子档案可以不留下任何痕迹进行修改，并且可以对文件
原始证书的某些关键信息进行修改标识。

所以，在创建过程中，可通过对信息的
验证和加密等，对电子档案的真实性和准确性提供保障，避免在传输和处理过程
中出现差错，由此对电子档案的法律地位给予保障。

2、电子文件具有更加严密的保管形式
开发和创建新存储介质，都会对电子档案接收后电子文件的长期可读取性产
生影响。

而最终通过各个部门的通力合作，以及开发计算机技术，将文件转换为
统一的格式，来解决这个问题。

这样在开发计算机技术后，还能能对以前保存的
文件进行读取，为信息资源的访问提供了便利。

3、能过更加便捷的开展电子文档的查询和利用
能够查询的电子档案，必须要符合一定的条件。

使用电子档案之后，会有更加
便捷的文件检索，这样能对所需文件随时进行检索，可将时间大大节省下来。

公共资源档案实现电子化后，更便于开展各项工作，为群众提供更好的服务。

二、建设公共资源交易档案电子化管理的意义
首先，相比于传统档案管理模式，电子化档案管理具有较长的管理周期，不
可逆转的优势，经济高效的优势。

电子化档案通过对接前端业务系统，将档案人
员归档工作减轻，通过科学管理和自动归档收集，促进工作效率的提高。

同时，
在利用方面，通过档案信息系统，不受时间及空间的限制，能实现一体化检索，
将相关流程简化；在保管方面，实体纸质档案被电子档案逐步取代。

实现单套制
管理，在将成本节约的同时，还实现了环保。

其次，电子文件具有强大的数据保
护功能，让公共资源交易更加透明。

通过全程记录并存贮招标投标的各类文件电
子化、文件流转网络化，避免他人随意修改。

能使投标的效率与质量极大的提升，并且使招标过程更加透明，由此能实现有效监管招投标工作的目标。

最后，交易
电子化档案系统通过合理分类项目交易资料和音频视频资料，在交易完成后统一
归档和自动管理。

该系统通过无缝对接公共资源交易业务系统，能全过程高效管
理档案信息。

三、公共资源交易档案电子化的路径
1、合力推进公共资源交易
首先，为了加速档案管理电子化、信息化的进程，公共资源交易档案管理应
与自身的实际情况相结合，对科学化、规范化和详细的电子化档案管理规章制度
进行制定，为顺利实施档案管理信息化工作提供保障。

其次，加强各方的合作。

为了实现各方公共资源交易档案管理电子化，即需要市场上相关领域信息化服务
商的助推，同时也离不开各地交易机构的重视。

建议尽快申请资金，对公共资源
交易档案管理电子化系统进行构建，并且要系统的考察外地已建成的电子化档案，以实现取长补短的目的。

2、实现全流程电子化
在现阶段构建的公共资源交易电子平台上，还有一些纸质文件档案存在于部
分业务环节中中，未能实现真正意义上的“全流程电子化”。

实现电子化档案管理
首先要对“全流程电子化”提供保障。

目前，在政府采购、土地交易、建设工程等
公共资源交易业务上，还有众多的业务环节和复杂的流程，并有多种交易方式存在。

而各种交易方式会产生不同的资料，并且同一个业务环节数据存在着变更，
每次都会有实时档案形成。

新的历史时期，在全国范围内，开始推进公共资源交
易平台整合工作，其中的重点工作，就是“统一服务平台、统一制度规则、统一信息共享、统一专家资源。

并在公共资源交易平台逐步划入国有产权交易、政府采
购和工程建设项目招投标，最终实现“平台之外无交易”的目标。

3、整合公共资源交易平台
随着不断整合的公共资源交易平台，对公共资源交易项目档案管理工作的要
求也越来越高。

在整合公共资源交易平台之后，会随之增加交易项目和门类，档
案资料会涉及到更广泛的范围和更庞大的数量。

而档案管理作为标后监管的重要
组成部分，需要与时俱进，与这种变化相适应。

通过此整合过程的充分运用，对
公共资源交易电子平台逐步搭建，将档案管理模块增加在电子招标投标系统中。

结论：公共资源交易作为重要的领域，涉及到政府的资金监管。

而实现交易监
管的一个重要手段就是交易档案。

为此，对档案管理有着较高的要求，希望能有
较长的存档时间。

随着不断推进的公共资源交易电子化、信息化，也急剧增加了
交易数据，而收集、管理、保存这些数据，都需要借助于电子化手段，所以实现
公共资源交易档案电子化成为必然的趋势。

而要实现公共资源交易档案管理电子，则需要相关领域信息化服务商的助推和教育机构的推动。

参考文献：
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