销售与采购管理办法

销售与采购管理办法
一、总则
为完善公司风险把控情况，加强采购及销售的计划性、有效性和科学性。

根据国家法律、法规及集团公司的制度规定，结合公司实际情况，制定本办法。

本制度所涉及供应商主要包括1、库存商品采购，主要包括木材等；2、劳务采购，主要包括中介机构服务、库房租赁、货物运输等；3、办公用品采购；4、其他。

二、采购
（一）采购销售预算
1.各业务部门每年应编制销售预算，包括销售方式是出口还是内销、销售品种、数量、金额、回款条款。

2.各业务部门根据销售预算编制采购预算，包括采购方式是进口还是国内采购、采购品种、数量、金额、结算方式。

3.各业务部门年度预算由综合管理部汇总后交财务部形成年度预算，经总经理办公会审批后报集团审批，集团审批后反馈各业务部门。

4.年中各业务部门根据预算的执行情况进行一次调整，调整应列明调整原因，由财务部门汇总报总经理办公会审批后，报集团备案。

5.各业务部门根据年度预算和各月市场情况编制月度销售和采购计划，月度计划应包括年度预算相关内容，重点编制个月回款情况。

（二）预算内库存商品采购审批
1.预算内采购由业务部门编制采购合同。

2.已有明确销售意向且已和下游客户确定品牌、产地的库存商品采购，采购合同应列明拟采购数量、单价、金额、拟供货单位名称、需预付款金额、结算方式、预收款金额、销售单价、销售毛利（税后销售收入减税后成本再减我公司承担的费用）、销售毛利率、验收方式、实物交割方式、相关费用承担方式、我公司承担相关费用金额、采购合同编号。

采购合同根据合同审批表批准后，由业务部门组织采购。

3.采购合同签订前应交由法律事务部审核，合同审核通过后，业务部门不得擅自修改合同条款，如需修改，须重新提交法律事务部审批。

4.综合管理部每年对业务部门签订的采购合同进行抽查，检查业务部门签订合同与经法律部门确认的合同是否一致，如有修改，是否经法律部门重新审批。

5.每年年末业务部门应指定专人检查已签订合同尚未到货情况，并将已签订合同尚未到货情况与财务部门进行核对。

6.已签订但确定不履行或不再履行的合同，应由由业务部门制定处理方案，及时与供应商协商，双方确定合同终止，避免造成损失。

（三）预算外采购
1.年度预算中已有品种较预算额增加较大的，采购申请应由总经理办公会审批，附报超出原因、行业分析、风险控制等说明。

2.年度预算中没有该品种，本期新增库存商品品种的，业务部门应详细说明该品种的市场情况调研、风险分析、控制风险措施、预期利润分析、相关法律给定、潜在客户信用分析和当期拟贸易总额等资料，提交总经理办公会审批；经审批后一年内下游客户无信用额度、上游客户无预付款额度；一年后对该业务进行后评价，评价后利润和相关风险与审批时无较大误差，方可按其他库存商品采购管理一致。

（四）其他采购
其他采购主要包括劳务采购、办公用品采购和其他采购
1.由需求部门提出申请，按审批权限审批后交采购部门或需求部门采购。

2.一次采购 5 万元以上，应按询价程序确定供应商和采购价格，一次采购50万元以上应按招标方式确定供应商和采购价格。

3.询价程序一般由需求部门和采购部门共同在合格供应商目录中选取三家以上符合要求的供应商，由采购部门向其发出询价书，询价书中也明确需求，并要求企业以密封形式提供经报价单。

4.采购部门在取得报价单后，与需求部门一同拆封，取出报价单，一般以最低价着为中标供应商。

5.确定供应商及采购价格后，由采购部门签订定采购合同。

三、库存商品采购验收入库
1.已有明确销售意向且已和下游客户确定品牌、产地的库存商品采购，预计到货时应提前通知下游客户，与下游客户一起组织验收，验收合格后，应取得下游客户验收确认单，确认单中应列明货物品种、数量、质量描述、验收结论，质量描述中应标明行业指标参数或合同中约定的指标参数。

2.无明确销售意向的库存商品采购，商品预计到货时，业务部门应及时组织验收工作，检查包装是否完好，品种、数量、供应商是否与采购订单一致，验收合格后编制验收单，验收单应列明品种、数量、质量、运输工具牌号，验收单应经供货单位盖章确认并由验收人员签字。

根据经确认的验收单编制入库单。

3.转口贸易验收参照已有明确销售意向且已和下游客户确定品牌、产地的库存商品采购验收，但业务部门应检查提单权属关系，在提单上背书，确保权属关系明确，避免发生纠纷。

4.入库单应列明采购订单编号、合同编号、采购订单总数量、累计入库数量、本次入库数量、入库时间、存放地点。

5.我公司委托其他单位保管的库存商品，入库时应取得受托保管单位确认单。

6.库存商品入库后，业务部门应及时索取采购发票，由于索取发票不及时造成进项税无法抵扣的，由责任人自行承担。

7.业务部门将验收单、入库单、采购发票和采购合同及时提供财务部门进行帐务处理。

8.财务部门月底对已取得验收单、入库单，尚未取得采购发票的库存商品应暂估入库，并编制暂估入库明细表，暂估入库明细表中应列明暂估库存商品名称、数量、金额、采购合同号、采购入库单号、暂估凭证号、采购时间、跟踪人姓名、跟踪结果等信息。

业务部门取得发票时，及时冲减暂估库存商品，重新入帐。

9.财务部门每月核对暂估库存商品明细表，暂估超过一个月的，应及时与业务部门联系，索取发票。

超过两个月的，应由专人进行跟踪，并将跟踪结果提交给主管财务经理和业经理。

10.业务部门进口库存商品，应及时索取进口关税、增值税及代理报关报检费发票。

支付进口关税、增值税和代理费时，财务人员取得经领导批准的付款申请单后，将款项挂在承办人个人往来帐户上，取得发票时冲销个人往来。

财务人员每季度与业务承办人员核对个人往来，确定进口关税、增值税和代理报关报检费发票是否及时取得，超过一个季度为取得相关发票的，财务部门指定专人负责跟踪，对确实无法取得发票的，应及时上报主管财务领导和主管业务领导。

四、库存商品出库
1.业务部门根据业务需要，与客户签订销售合同。

2.销售合同应列明拟销售商品名称、数量、金额、预计收款期限、销售客户名称；采用
加权平均计算成本销售方式的销售申请单应列明拟销售商品名称、数量、金额、预计收款期限、销售客户名称、截至销售时点累计应收款金额、采购成本、毛利润、毛利率。

3.销售合同签订前应交由法律事务部审核，合同审核通过后，业务部门不得擅自修改合同条款，如需修改，须重新提交法务审批。

4.综合管理部每年对业务部门签订的销售合同进行抽查，检查业务部门签订合同与经法律部门确认的合同是否一致，如有修改，是否经法律部门重新审批。

5.业务部门根据经批准的销售合同发出商品，编制销售出库单。

6.客户验收后应取得销售确认单，销售确认单中应列明商品名称、实际到货数量、金额、合同中约定或行业规定的与质量相关的指标数据，实际验收时的相关指标数据，客户确认盖章；如委托其他单位保管的存货，还应取得受托保管单位出库确认单。

7.业务部门将销售合同、客户销售确认单、出库单交财务部门税务岗人员，财务部税务岗人员核对销售合同与客户销售确认单中客户名称是否一致、数量是否一致、审批是否适当，核实无误后按销售合同中列明的客户、数量、金额开具销售发票；财务部税务岗人员开具销售发票后应及时将销售合同、客户确认单、出库单交财务记账人员进行帐务处理。

五、库存商品入库后管理
1.业务部门应根据入库单和出库单按库存商品品种编制库存商品台帐，库存商品台帐中应列明品种、采购合同号、入库单号、入库时间、数量、单价、金额、供应商名称、存放地点、出库日期、销售合同号、出库单号、出库数量、金额、单价、客户名称、发出存货存放地点。

2.业务部门定期实地盘点存货，检查存货数量、品种、存放地点是否与台帐相符；检查仓储条件是否符合要求；检查实物库龄是否与台帐一致，有无库龄过长库存商品；检查库存商品质量是否能够满足销售需求。

3.盘点后形成库存商品盘点表，盘点表经业务部门盘点人、仓库保管人员签字确认。

业务部门将盘点表交财务部门，财务部门与财务帐核对一致后存档。

4.每年年末，各管理部门与业务部门一起盘点，编制盘点表与财务帐核对一致后存档。

5.盘点过程中发现实物与帐面库存商品余额不一致，应查明原因；对确实需要做盘亏和盘盈处理的库存商品扣除相关责任人赔偿后报部门经理、分管副总经理、总经理审批后进行帐务处理。

6.盘点过程中发现实物库龄与业务部门台帐库龄不一致的，应查明原因，给公司造成损失的，追究相关责任人责任；发现库龄超过一年的存货，应编制滞销库存商品明细表，由业务部门查明原因，并出具处理方案，报主管副总经理、总经理审批后按方案执行。

7.业务部门应按主要库存商品品种、规格，时时记录采购价格、市场价格形成采购价格数据库。

如果采购价格地区差异较大的，应按地区录制价格数据库。

为公司对经营品种价格预判和行业趋势预判提供准确的数据资料。

公司采购、付款、销售、仓库保管、收款等涉及一个业务的完整流程均由一个部门负责，不符合内控不相容岗位相分离的原则，操作工程中容易产生错误与舞弊，只能增加审批以增加业务部门以外人员参与其中，但不能完全规避上述风险。

六、附则
1.本办法由公司业务部负责解释。

2.本办法自印发之日起执行。