酒店文件及档案管理制度

第一章总则
第一条为加强酒店文件及档案的管理工作，确保文件和档案的完整、准确、安全
和有效利用，提高酒店管理水平和运营效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店内部所有文件和档案的管理，包括但不限于行政文件、
财务文件、人事文件、合同文件、项目文件、客户资料等。

第三条文件及档案管理应遵循保密性、真实性、完整性、规范性和时效性的原则。

第二章管理职责
第四条酒店设立文件及档案管理部门，负责制定文件及档案管理制度，组织实施
文件及档案管理工作。

第五条文件及档案管理部门负责人负责以下职责：
1. 组织制定文件及档案管理制度，并监督实施；
2. 指导各部门文件及档案管理工作；
3. 负责文件及档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；
4. 定期对文件及档案进行清理、鉴定和统计。

第六条各部门负责人负责本部门文件及档案的管理工作，具体职责如下：
1. 组织本部门人员遵守文件及档案管理制度；
2. 负责本部门文件及档案的收集、整理和归档；
3. 确保本部门文件及档案的安全和保密；
4. 定期向文件及档案管理部门汇报本部门文件及档案管理工作情况。

第三章文件及档案的收集与整理
第七条文件及档案的收集应遵循以下原则：
1. 完整性：收集所有与酒店业务相关的文件及档案；
2. 及时性：及时收集文件及档案，确保信息的时效性；
3. 重要性：优先收集重要文件及档案，如合同、人事档案等。

1. 分类：根据文件及档案的性质、内容进行分类；
2. 编号：对每份文件及档案进行编号，便于查找；
3. 标题：每份文件及档案应标明清晰的标题；
4. 摘要：对重要文件及档案进行摘要，便于快速了解内容。

第四章文件及档案的归档与保管
第九条文件及档案的归档应遵循以下规定：
1. 归档范围：包括所有应归档的文件及档案；
2. 归档时间：按文件及档案的性质和重要性确定归档时间；
3. 归档要求：归档文件及档案应完整、清洁、无破损。

第十条文件及档案的保管应遵循以下要求：
1. 安全：确保文件及档案的安全，防止丢失、损坏和泄密；
2. 环境：保持文件及档案存放环境的适宜，如温度、湿度等；
3. 设备：使用合适的文件及档案保管设备，如档案柜、保险柜等。

第五章文件及档案的借阅与利用
第十一条文件及档案的借阅应遵循以下规定：
1. 借阅人需填写借阅单，说明借阅目的、期限等；
2. 借阅人需遵守借阅规定，不得擅自复制、泄露文件及档案内容；
3. 借阅期限一般不超过一周，特殊情况需经文件及档案管理部门批准。

第十二条文件及档案的利用应遵循以下原则：
1. 公开性：在确保保密的前提下，合理开放文件及档案，方便查阅；
2. 实用性：提供文件及档案的查阅、复制等服务，满足酒店业务需求。

第六章文件及档案的销毁
1. 按照国家有关法律法规和酒店文件及档案管理制度的规定，确定销毁范围；
2. 销毁前需经文件及档案管理部门审核批准；
3. 销毁过程需有两人以上在场监督，确保销毁彻底。

第七章附则
第十四条本制度由酒店文件及档案管理部门负责解释。

第十五条本制度自发布之日起施行。

注：本制度内容仅供参考，具体执行时请根据酒店实际情况进行调整。