销管部费用核销流程

推广费用申请、核销流程
目录：
一、总则
二、核销基本原则
三、费用申请与核销原则
四、核销标准文件
五、核销处罚办法
一、总则
1.根据公司2012年度的营销战略及市场推广规划，为配合区域提升市场占有率，提高区域消费者的品牌认知度，为市场提供有效的推广支持，加速对市场的灵活反应，为唛樂哆及鲁鲁仔品牌的长远发展与创新奠定基础。

2.规范核销程序办法，明晰核销流程，形成标准核销课件，推进费用的使用与监督，提升工作效率，明晰工作职责，强化费用效率、提升费用管理水平，减低费用流失，杜绝营私舞弊，惩罚违规，惩治中饱私囊。

3.适用范围及核销依据
本管理实施办法仅适用于胡氏兄弟食品公司所属经销商的区域推广操作，主要限于区域促销活动、终端陈列、进店等市场推广活动，投入费用依据年度销售规划规定的推广费用额度。

二、核销基本原则
1、单独申请单独核销，核销对应申请；
2、一个客户一案核销，不同客户不可混淆；
3、一种费用一案核销，费用不可混合；
4、未经审批的费用一律不予核销；
5、超3个月未提交的核销文件，视为自动放弃，不予核销；
6、严厉惩处虚假核销和造假核销的客户和公司人员。

三、申请与核销流程（1）申请流程
（2）说明
1．营销费用由销售部负责，销售部负责与客户、渠道、终端显现、区域终端形象物料制作、区域性促销等有关的“推”的部分。

2．各区域根据区域总体费用做好2012年的预算分配，报公司销售部、财务部及各级领导讨论通过后签字确认作为2012年全年营销费用使用工作的指导文件；
3．销售部根据预算额度由各级人员在预算范围内申请、审批；
4．各区域的费用申请第一责任人为区域经理；
5．每一环节的签字均对此申请承担相应的审核责任，对于不合格的文件和提报均可提出异议或退回。

（3）费用明细及说明
（4）核销流程
相关岗位职责：
1.区域业务主管配合经销商提供发票、库存、数据、照片、协议等基本资料，对活动真实性进行确认、评估核实，并签字确认；
2.区域经理：对核销文件、活动照片和相关执行效果做初步评估，对不合格文件纠正退回，对不合理费用予以扣减，并签字确认文件的真实、有效性；收集提供客户的正确帐号和单位名称；区域经理对区域促销类和区域终端形象物料制作等活动的核销承担第一责任；
4.大区经理对各费用做核销审核，对特殊陈列的核销承担第一责任，对区域人员的实际到岗、工资的计算审核承担第一责任。

5.财务部核实文件，确认付款，依照客户帐号信息执行付款。

说明：
1.费用核销的第一责任人为各区域经理；
2. 各区域需严格执行公司此次的下发的《费用核销管理办法》，对于造假、制假人员将予以严惩；
3. 财务部每季度将不定时抽查，对于不合格的核销文件将限期整改，超过两次未能提交合格的核销资料将取消此笔费用的核销；
4.销售客服部负责对全国结案汇总，分析费用使用情况，提供经营数据。

核销时限：
•每月15日前将上月核销资料邮递到销售部；
•销售部审核在15—25日集中审核,将有问题的核销资料予以退回；
•文件在更改修正过程中如果超过7日未能送达到公司,则该文件将推迟到下月核销；原则上进店费及陈列费用核销不可推迟超过3个月,如有特殊情况需提前报备公司。

•对于审核无误的核销资料，公司将在10个工作日予以付款；
•次月10日由销售部牵头同经销商进行基础的费用往来对账，并由经销商确认签章回传。

四、核销标准文件
A、促销类（买赠、特价等消费者促销费用）
•经销商开具的服务费发票
•促销核销评估表
•活动申请批复件
•费用核销明细表（即月度费用回顾，下同）
•经销商出库单和出货汇总表复印件
•卖场的同期正规拉单销售数据
•终端活动照片(要有店内黄牌、特价签、爆炸贴或捆绑部分)
核销原则:
经销商垫付费用的活动，公司予以核销后将费用转为货款，如两元换购，特价等；
经销商垫付产品的活动，公司予以核销后货补同类产品，如买赠。

B、促管费
•经销商开具的促销员管理费、服务费发票
•促销核销评估表
•终端开具的促销员管理费等发票复印件
•活动申请批复件
•费用核销明细表
•促销员所负责的门店拉单销量及促销员任务完成率
•促销员终端活动照片(有试饮/吃的门店照片要包括试饮/吃的相关物料)
C、陈列费用（包含DM费用）
•经销商开具的陈列费、展示费发票
•促销活动评估表
•终端开具的发票复印件（内容必须为陈列费、展示费）
•促销活动申请批复件
•费用核销明细表
•卖场执行协议
•执行照片(DM要提供原件，区域需留存陈列电子版照片以供公司抽查)
核销原则：以上文件缺一不可。

原则上卖场陈列协议需要终端盖章确认，区域当月陈列中不得有超过40% 的无盖章陈列，但需要提供采购的签字及电话，如有特殊情况需提前报备公司。

D、进店费（含条码费、品牌费等）
•经销商开具的条码费、上架费、进场费、服务费等发票
•促销活动评估表
•终端开具的发票复印件（发票内容必须为条码费、上架费、进场费或服务费之一）
•促销活动申请批复件
•费用核销明细表
•卖场盖章的扣点合同
•卖场订单
•终端陈列照片
核销原则：以上文件缺一不可.
核销标准文件要求
1、核销文件具体要求
文件要求：真实、准确、全面、清晰、完整、按要求排列。

•核销文件保存期为24个月，该文件包括保存于公司的文件，以及客户处的相关文件正本。

•以打印版为提交基础，修改部分需要有相关人签字确认。

发票要求：
•要求经销商开具正规地税发票，卖场所开发票复印件真实、清晰，不得有修改的痕迹，如有特殊情况需提前向公司报备；
•发票项目内容：服务费，陈列费，促销管理费，条码费、上架费等，其它内容不可；
•地税发票中的“经办人栏”不能空白，必须有税局人员的签名或盖章；
•发票金额与实际核销金额相符合，不得存在差异；如有例外，要求经销商出具正式文件说明原因并盖章确认；
•公司只接受有直接业务关系公司的发票，不接受转开或者第三方公司代开的发票。

2、文件提交顺序（顺序不可颠倒）
•经销商发票原件
•促销核销评估表
•终端发票复印件
•促销活动审批表及附件
•费用核销明细表
•卖场协议等其他支持性文件
•终端执行照片
促销核销评估表
•评估表要有各经办人签字，如果公司有规定免于签字的除外；
•评估表要将客户实际发生费用与税金分开列明。

•评估表要干净整洁，填写完整，内容明了，不可手写，总体更改不可超过2处；更改处要签字或盖章。

费用核销明细表
•顺序要和申请表一致，并对具体条目进行编号；
•费用核销明细要有本次审核和历史核销数据；
•费用核销明细要数目清晰，不可杂乱；
•对门店要有清晰编号，该号码顺序指导其它票据排列顺序；
卖场提供的发票的复印件要求
•卖场开给经销商的发票内容要求为：进场费、条码费、品牌费、上架费、促销费、陈列费、服务费等机打发票。

•特殊情况提前报备，得到公司批准后可以特殊处理。

•复印件清楚，费用项目清晰，时间、盖章清楚，不可有任何修改的痕迹，对于不清晰的文件，要做文字说明，但每单核销文件中不清晰的发票不可超过5%，对于没有任何说明的不清晰的核销文件，各级审核部门可以要求提供发票原件，否则将拒绝接收；
•复印件要有经销商盖财务章或者公司章。

•实际核销金额与复印件不一致，要求有经销商盖章，区域经理签字并注明原由。

•发票的排列顺序要和费用核销明细表一致，同时编号，以便审核。

终端卖场协议
•协议要使用公司或者卖场地标准格式；
•协议中促销产品，陈列位置，尺寸，执行时间，执行方式（促管费、堆头或TG），活动金额要有明确列举；如果标注含糊将视为无效活动，严重者将不可核销。

•国际卖场协议必须有对方采购签字，国内卖场要有店内盖章，如采购签字需留电话。

•与系统采购统谈的活动要分别列出具体活动门店名称。

•协议要在月初陈列未执行前交到城市经理与推广经理处备查，并作为编制费用回顾的依据。

•协议要编号，顺序受费用核销明细指导。

•如有特殊情况需提前报备供公司。

照片
•堆头陈列费核销提供真实照片，电子版留存于核销专员处便于不定期抽查；
•照片要有日期，如没有日期则需要有证明活动执行时间的信息，如黄牌中的时间信息，爆炸签中的活动时间执行信息；
•照片内容：有产品价格，活动形式，促销信息，产品清晰；
•照片要能显示堆头2个侧面；
•照片的次序要与核销明细编号一致
•照片不可重复或者替代（换）。

经销商所垫付的费用优先减账，如无账扣将直接转为经销商下期货款，公司将每月为客户出具对账单，保证客户费用及时转货，同时公司只承担经销商5.8%的税率，多余税款由经销商自行负责。

在消费者促销费用中, 如下方式要用货补的方式给予补偿：
1、卖场买赠方式中经销商以产品形式出货的部分；
2、卖场试饮或者市场活动中的借货；
3、无法按照公司要求开具合格发票的；
4、其它以实货形式产生的活动,要用货补方式偿还。

以上补货不需要客户为公司开具发票.
符合公司要求的文件将核销完毕后将提交至财务部，公司将安排专人进行财务核对，并每月将核对结果反馈给区域经理及推广经理，并由客户签章回传。

对于因客户自身原因不能核销的金额公司将不再为其核销。

因公司工作人员疏忽、懈怠导致的核销不能执行，客户损失由相关人员自行承担，赔偿客户。

监督原则：依照核销中后环节对前环节的工作有督促和监督的职能的原则,前环节对后环节的审核效率依照承诺时间进行督促。

稽核部门负责审核完毕文件的抽查和再次检核。

监督部门：财务部和公司核查部门将对各地的核销资料给予核查和事后监督审核。

核查时间：核查部门将不定期的对存放于总部客户核销的文件，以及客户手中的文件正本给予审核查对，各地经销商和销售单位必须全力支持和配合；同时，公司将不定期对终端活动进行抽查，对于
未能执行到位的活动将限期整改，整改期内未能达到公司要求的将对业务主管进行降级处理，
如稽查过程中出现3次及以上较为严重的情况将对推广经理及区域经理进行降级处理。

监督反馈：对于核销过程中出现的一般性错误，将以口头转达和提示方式告知。

对核销中的重大问题和具有代表性的恶性问题，将全公司通报。

稽查中发现的问题将全部采用书面汇报的形式承送公司
高级管理层。

稽核处理：对于稽查中发现的问题，将按照《核销问题处罚办法》中的规定执行处罚。

五、核销处罚办法
核销问题处罚原则
管理原则
最大限度的保护并维护公司财产，同时保证客户的费用按时核销；
严厉处罚恶性欺诈行为，避免一般错误；
对相关责任单位、责任人不负责任、对公司财产疏忽管理的行为给予教育和惩罚。

核销问题
核销问题按照性质分为恶性问题和一般问题。

恶性问题：以下行为视为恶性欺诈问题
•提供虚假票据
•篡改票据，通过复印、电脑加工等方法制作核销凭证；
•核销过程中提交虚假销售资料，如虚假进销数据，虚假卖场销售资料；
•提交其它虚假核销资料，伪造核销文件和核销费用（物品证明）如：虚假照片，虚假交易合同，虚假执行协议等等；
•提交虚假执行报告：市场活动执行与报告严重不符，如堆头投放、执行时间缺斤短两，费用投入严重失实，促销活动执行费用和实际不符等；
一般性问题
•计算错误，导致公司有可能多付费用
•提交文件有不完整缺乏相关材料
•文件排列混乱多次
•文件票据填写不完整，多次错误
文件经２次以上更改，仍旧犯同样错误或者错误不改的
处罚办法
对于恶性问题中的第一条、第二条、第三条、第四条的处理：
•经销商将被扣除该店核销费用不予核销；
•经销商再犯将取消年终返利并取消其代理权;
•对于公司人员:做签字确认的人员将给予100-500元的罚款；
•对于协助客户做假的销售经理,推广人员、业务人员给予500-2000元的罚款,严重者将予以辞退；
•对于提交虚假执行报告的行为：该活动的费用不予核销。

如事件是经销商所为将取消此费用的核销，严重者将取消其代理权，同时相关业务人员未发觉或放纵将给予解聘、转岗、降薪等处理；
如系公司人员所为，将就地解聘，触犯国家法律的将交由司法机关处理。

对于一般问题的处理：
•执行环节相关管理人员，因审核中的疏忽而未发现错误的将给予100元的处罚；
•对于两次更改仍未能改正错误的将给予200元罚款。

销管中心人力架构组织
销售管理部是营销中心内部对外的窗口，销售内勤的主要工作是做好对外勤人员、客户、和消费者
的内外流程对接、信息传递等工作，我们的言行举止都代表公司的对外形象。

服务质量的好坏是考
核我们工作的标准，因此要求我们的工作要礼貌、严谨、准确、及时，以做好服务为宗旨，保证一
线人员在战场上无后顾之忧。

营销中心销售管理部，下设分管行政经理及财务经理各一人，行政主抓客服及人事俩个科室，财务主抓市场费用核销、业务费用核销、销售财务管理三个科室。

各科室具体职能如下：
（1）、客服科：
A、日常工作的办理，接听来电，解决客户和外勤人员日常事务，协调各大区、省区、办事处和公
司各个部门之间的关系。

B、订单的接收、开单、审核及非正规费用的折赠兑现等工作。

C、物流运输的追踪检查及出现异常问题处理等工作。

D、负责掌握各区域重点客户的库存情况，统计报表。

E、负责沟通客户或外勤人员传递的市场信息，整理并及时提报。

F、负责发货情况时时跟进并进行动态分析。

（2）、市场费用核销科：
A、负责唛樂哆及鲁鲁仔系统市场费用核销流程对营销中心所有市场费用按规定核销标准进
行核销及审核。

（对市场费用核销的及时性、准确性负责）
B、对市场费用核销的真实性负责，对弄虚作假的负责人或客户，一经发现则依照核销规定
给予相应处罚。

C、已核销的市场费用要及时和财务对接，并跟进费用兑现工作，直到兑现给客户为止。

D、对市场费用核销标准的修改及核销流程的完善具有建议权。

E、负责市场费用数据汇总整理，提供市场费用分析报表。

F、负责辅销品的管理，做好出入帐，要求手续齐全；统计汇总各区域、省区、客户物料投入
费用进度报表，并提报。

（3）、业务费用核销科：
A、负责营销中心销售业务人员费用的核销及审核、负责办事处相关费用的核销及审核。

B、负责按公司规定审核各项费用，对弄虚作假、不符和核销规定的不给予核销，并提报财务
经理做出相应处理。

对正确执行财务准则、遵守公司财务规定、节约业务费用支出杜绝各种经济损失情况的发生负责。

C、负责业务费用数据汇总整理，提供业务费用分析报表。

（4）、销售主管会计：
A、负责公司各客户的销售收入、在途货款、应收、应付帐款、经销返利（基金）等财
务管理工作。

每月与客户对清明细帐。

B、负责客户回款的查询、录入等账目管理工作。

C、对唛樂哆、鲁鲁仔系统销售数据的准确性负责。

D、负责税票的使用管理。

E、负责提报各种销售及费用的综合分析报表。

F、负责各办事处财务会计制度的建立及管理。

G、负责营销中心的预算管理。

（5）、人事科：
A、人力资源规划管理。

制定人力资源规划，经批准后实施，组织拟定机构人员编制，经批准后实施该编制；
人力资源支出预算编制，成本控制；
B、各单位职责、权限划分原则和方法的拟定；
C、新进、在职、临时、兼职人员人事管理办法的拟定；
D、人事档案的汇集、整理、存档；
E、劳动合同的签订；
F、考评制度的拟定，经批准后实施，奖惩分析、报告；
G、薪酬管理；
H、勤务管理（考勤、人员请假、勤务事件登记办理、人员辞职手续的转办；各种例假、
办公时间的通知、变更等事项办理；）
I、销售部人力资源费用的预算及费用进度报表的提报。

（6）、系统维护专员：
负责销售系统客户资料的整理、更新，和系统客户资料的输入和维护。

（系统维护、更
新等工作）
①定目标、定岗、定员、定职责
目标：营造和谐的工作环境，创造良好团结的工作氛围，实现办公规范化、标准化管理，建立合理的绩效考核制度，使每个人的工作效率争取有较大改善。

岗位：销管部下设客服科、销售主管会计、核销科、人事科四个小组，具体岗位设定详见部门组织架构图。

人员编制：（满员18人）
销管部经理一名；建议由王慧担任。

客服科长一名；建议由王慧暂时担任。

销售人事科长一名；建议由钟爱顺担任。

订单客服一名；建议由丹杰担任，王慧辅助。

订单审核/打印一名；建议由丹杰暂时担任。

销售物流一名；建议由洪燕儿担任。

人事专员一名；建议由洪燕儿担任。

销管部满员7人。

销售财务经理一名；建议由淑贤担任。

市场核销部门暂空。

业务核销部门、主管会计部门暂由销售财务经理负责，待市场扩充后再行专职人员招聘。

系统维护专员暂空。

销售财务部满员11人。