XX公司合同管理办法

XX公司合同管理办法
第一章总则
第一条为规范公司合同管理工作，促进公司各项经营活动规范化，最大化维护公司合法权益，预防和减少合同纠纷的发生，根据《中华人民共和国民法典》《证券公司内部控制指引》等相关法律法规及公司有关制度，特制定本办法。

第二条本办法所称合同，是指公司及各分支机构在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织订立的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第三条本办法所称合同管理是指根据《民法典》及本制度规定要求，对合同的订立、履行、续约、变更和解除、纠纷处理等进行规范化管理的活动。

第四条合同管理应当以防范风险，实现合同利益最大化为目标，实行归口管理、分级管理、谁订立谁负责原则。

第五条公司各部门及分支机构合同管理工作适用本办法，全资子公司合同管理工作参照本办法有关规定执行。

第二章各部门职责
第六条合规部为合同管理工作主管部门，职责如下：
（一）拟定、修订公司合同管理制度，并组织实施；
（二）对合同的合法性、完备性进行审查，出具审查意见；
（三）对各部门及分支机构的合同管理工作进行指导、监督、检查；
（四）对合同的订立、履行、续约、变更和解除提供法律咨询；
（五）负责应由合规部管理的格式合同的拟定、修订及维护工作；
（六）督促相关部门按照最新法律法规及监管要求，完善相关合同；
（七）总结公司合同履行过程中的问题，向相关部门提出法律建议；
（八）对公司各业务部门、分支机构进行合同管理培训；
（九）根据公司《诉讼案件管理办法》规定，参与公司合同纠纷处理工作；
（十）应由合规部承担的其他职责。

第七条合同承办部门在合同管理工作中的职责如下：
（一）根据部门职责及业务发展需求，进行合同谈判、拟定并启动合同审查流程；
（二）在合同签订前对合同缔约方主体资格和履约能力进行调查；
（三）根据公司相关制度要求履行合同签署前的审批程序；
（四）负责合同生效后的履行、变更、续约、解除工作；
（五）负责本部门归口管理的格式合同的拟定、修订及维护工作；
（六）对需向监管部门进行备案的，按照监管要求进行
报备；
（七）及时向业务主管部门及合规部上报合同纠纷；
（八）安排专人负责合同管理工作，建立本部门合同台账；
（九）根据公司档案管理有关规定,保管与合同管理工作相关的档案；
（十）应由合同承办部门承担的其他职责。

第八条业务归口管理部门或主管部门（以下简称“主管部门”）依据本部门职责，负责对合同条款的可靠性、可行性、安全性、价款的合理性，是否符合相关标准及公司规定等进行审查，提出审查意见。

第九条相关审查部门负责对合同涉及本部门职责范围的相关条款进行审查，在合同履行过程中履行与本部门职责相关的合同义务。

相关审查部门是指合同在审查过程中除主管部门以外的部门。

第十条财务会计部负责对资金预算及来源的可靠性、财务手续的合法合规性、支付方式的合理性、财税政策的可行性进行审查，负责在合同履行过程中协助承办部门进行合同款项收付等财务处理。

第三章合同的订立
第一节合同的起草
第十一条合同承办部门根据业务和管理需要，完成协议的起草、审查工作并启动合同审查流程。

第十二条合同的起草需以维护公司权益为宗旨，遵循平等、自愿、公平原则。

第十三条合同条款应至少包含以下条款：
（一）当事人的名称或者姓名和住所；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法；
（九）根据法律规定及业务性质应当具备的其他条款。

第十四条合同内容应符合以下要求：
（一）主体合法；
（二）内容合法；
（三）条款完整；
（四）权利义务明确；
（五）文字清晰，格式规范。

第十五条各部门、分支机构原则上需在业务开展前以书面形式签订合同，明确各方权利义务。

第十六条对外拟签订合同时，若公司已有合同范本的，原则上应使用公司合同范本对外签订。

第二节合同的审查
第十七条公司合同管理实行分级管理、分级审查的原则，各有关部门对职责范围内的审查意见负责。

第十八条合同审查依据
（一）合同审查的主要依据是相关法律、法规、规章及其他规范性文件、行业规范和自律规则、公司内部规章制度。

（二）特殊合同审查还应参照特别行政区的基本法和法律、我国参加的国际条约或当事人选择适用的国际惯例。

（三）公司授权规则及其有关规定。

第十九条合同承办部门负责对合同进行初审，审查内容包括：
（一）交易对手方营业执照等资质证件是否真实、有效；
（二）条款填写是否准确、完整、规范，是否与商业谈判及公司招投标等集中采购审批情况一致；
（三）是否在业务权限范围内；
（四）有关审批手续是否完善；
（五）授权委托书等相关法律文书是否合法有效；
（六）合同附件是否完整。

第二十条合规部负责对合同进行合法性、完备性审查，审查内容包括：
（一）主体是否合法；
（二）内容是否符合法律法规、监管规定及公司规章制度要求；
（三）条款是否完备；
（四）附件是否完整；
（五）有关审批手续、资质文件是否完备。

第二十一条合同审查流程
（一）合同承办部门起草合同并进行初审后，发起合同用印审批流程，确保审批流程和审批内容完整、真实反映了招投标、集中采购结果、商业谈判等情况。

（二）主管部门负责对合同相关条款的可靠性、可行性、安全性、价款的合理性，是否符合相关标准及公司文件规定进行审查，主管部门审查同意后，根据业务具体情况提交相关审查部门会签。

（三）相关审查部门负责对合同涉及本部门职责范围的相关条款进行审查。

（四）合同承办部门结合各部门审查意见对合同内容进行修改或补充相关资料，如有未采纳意见必须与签署意见部门进行沟通并取得一致。

（五）上述审查、会签完成后，提交合规部进行审查，经合规部审查后需补充相关资料的，合同承办部门按要求补充资料；经合规部审查后认为合同条款需修改的，承办部门应根据审查意见并结合业务实际情况对合同条款作出调整。

因特殊原因确实无法达到审查意见要求的，应在流程中进行说明。

合规部就定稿的合同文本进行审查并出具审查意见。

第二十二条合同审查的要求
（一）合同承办部门提交审查材料时，需确保语言准确
通顺、逻辑清晰、无错别字，同时提交合同审查所需的全部资料，并对所提供资料的真实性负责。

（二）合同是外文文本的，需附对应的中文文本，使用缔约方不允许修改的格式文本的，应作出说明，如合同背景或拟开展的业务可能对审查造成影响的，应同时提供相关说明。

（三）合同承办部门将合同提交合规部进行审查前，各主管部门或相关审查部门的审查工作应已经完成。

（四）同一合同再次提交审查时，需附此前送审时的全部材料和修改记录。

（五）合同审查部门原则上应在收到合同承办部门全部送审材料后两个工作日内完成审查。

（六）发生下列情况时，可根据具体情况适当延长审查时间：
1、合同涉及新业务新产品的；
2、合同特别重大、复杂、疑难的；
3、需要邀请有关专家或律师进行审查的；
4、需要请示公司领导的；
5、其他需延长审查时间的合理情形。

第二十三条公司标准合同文本审查
（一）标准格式文本是指公司制定的、为便于反复使用而固定格式的合同文本，或由有关主管部门、监管部门下发并经公司认可的合同文本；标准格式文本以外的其他合同文
本为非标准格式文本。

（二）标准格式文本需履行合同审查程序，由业务主管部门、相关部门、合规部进行审查、公司领导审批后颁布。

使用公司标准格式文本对外签订合同的，合规部不再对合同文本进行审查。

（三）公司因业务、管理需要对标准格式文本进行修改，并在公司范围统一使用的，应经业务部门修改，提交合规部及公司相关部门审查、公司领导审批后重新颁布。

（四）标准格式文本在使用时增加或修改部分条款的，视为非标准格式文本。

第二十四条合同审查完成后，合同当事人提出修改合同条款的，应按本办法第三章规定重新履行合同审查手续。

第三节合同的签订与归档
第二十五条合同审查完毕后，合同承办部门根据公司印信管理相关制度完成合同签字及合同用印。

第二十六条合同的档案管理按照公司档案管理有关制度执行。

第四节重要合同管理
第二十七条重要合同是指对公司财务状况、经营成果或者对员工、经纪人、投资者利益产生重大影响的合同，具体包括以下合同：
（一）涉及托管、承包、租赁其他公司资产或其他公司托管、承包、租赁公司资产的事项，金额在1000万元以上
且该事项为公司带来的损益额达到公司最近一个会计年度经审计净利润的10%以上所签署的合同；
（二）公司对外提供担保所签署的合同；
（三）开户合同书、客户交易结算资金银行存管业务三方协议、证券经纪人委托代理协议；
（四）融资融券合同、转融通证券交易委托代理业务协议、股票质押式回购交易业务协议、约定购回式证券交易客户协议、股票期权经纪合同；
（五）集合资产管理计划资产管理合同、资产支持证券认购协议；
（六）劳动合同书；
（七）公司认为的可能对公司财务状况、经营成果或者对员工、证券经纪人、投资者利益产生重大影响的其他合同。

第二十八条为提高业务效率，公司对本办法第二十七条第三项至第四项、第六项涉及的合同进行套印印刷，委托印刷厂印制，进行统一编号，并套印公司公章、第三方存管专用章等印章，该类合同属于重要空白凭证。

对于集合资产管理计划合同等合同，如因发起用印时投资者数量未确定等原因，对合同用印份数进行预估的，该类合同属于重要空白凭证。

第二十九条重要合同实行按类别归口管理，由归口管理部门负责对重要合同进行连号控制、作废控制、空白凭证控制以及领用登记控制管理：
（一）对于第二十七条第一项至第二项规定的重要合同由董事会办公室负责归口管理；
（二）对于第二十七条第三项规定的重要合同由运营管理部负责归口管理；
（三）对于第二十七条第四项规定的重要合同由信用交易部进负责归口管理；
（四）对于第二十七条第五项规定的重要合同由资管运营管理部负责归口管理；
（五）对于第二十七条第六项规定的重要合同由组织人力部负责归口管理。

第三十条公司对重要合同按合同类别进行连续编号。

对于套印印刷的重要合同，在印刷时进行连续编号；对于其他重要合同，由归口管理部门负责按合同签署时间顺序进行统一编号，号码需连续。

第三十一条各部门、分支机构需要使用属于重要空白凭证的重要合同时，需向归口管理部门申请领用，归口管理部门负责进行登记，记录领用部门、领用合同类型、领用份数、领用日期、合同编号范围。

（格式参见附件1）第三十二条对于属于重要空白凭证的重要合同，由使用部门负责结合实际情况对合同主体、合同期限等空白信息进行填写，履行部门内部审批手续后，由员工、经纪人、投资者进行签字或盖章。

如部分空白内容无需填写的，需标示“此处留白”，内容填写有误需作废的，按照第三十三条规
定程序执行。

第三十三条公司加强对重要合同的作废管理，防范法律风险：
（一）对于套印印刷的重要合同，因改版停用、破损残缺、填写信息有误等原因需要作废的，如合同已领用的，经部门负责人、归口管理部门审批后，由使用部门进行作废处理，对合同进行集中统一销毁；合同未领用的，由归口管理部门进行统一作废、销毁处理。

（二）对于其他重要合同，公司一方已经盖章的，因合同条款需变更、不再合作、填写信息有误等原因需作废的，需说明理由，经部门负责人、归口管理部门、分管领导审批后，将合同交回盖章部门进行作废处理。

（三）归口管理部门负责做好合同作废登记工作，记录作废合同类型、合同份数、合同编号范围、作废原因、作废日期；套印印刷的重要合同已领用的，由使用部门按相关要求进行作废登记，并报归口管理部门登记备案。

（格式参见附件2）
(四)对合同各方均已盖章的重要合同，合同已生效，如合同内容需变更或不再继续展开合作的，禁止对合同进行作废处理，需签署补充协议或终止协议，明确约定各自权利、义务。

第四章合同的履行
第三十四条公司合同实行履约责任制，合同承办部门
负责人为合同履约的第一责任人，负责合同全面履行。

第三十五条合同生效后即具有法律约束力，合同承办部门应遵循“守合同、重信用”的原则，严格履行合同所规定的权利义务，确保合同全面履行，需要其他部门协助履行的，相关部门应予以协助。

第三十六条各部门及分支机构应指定专人负责合同履行的跟踪工作，发现问题或法律风险时需及时处理，并向主管部门、合规部报告。

第五章合同的续约、变更和解除
第三十七条合同到期前，合同承办部门需结合实际情况，确认是否需对合同进行续约，如需续约的，应按合同约定履行续约手续，与对方就续约合同条款达成一致，并按照本办法第三章的规定履行合同审查手续。

第三十八条合同签订后，因客观条件或业务具体情况发生变化需变更合同内容的，合同承办部门拟定合同变更协议，按照第三章的规定履行合同审查手续。

合同变更如涉及公司少收款项或多支付款项的，需按要求履行公司审批程序后，再履行合同审查手续。

第三十九条合同签订后，经各方协商一致解除或达到合同约定或法律规定的解除条件，承办部门确认需解除合同的，需签署合同解除协议或向对方发送合同解除通知函。

签署合同解除协议的，按照第三章的规定履行合同审查手续。

第六章合同纠纷处理
第四十条合同履行过程中如出现纠纷，合同承办部门应立即向主管部门、合规部进行报告，必要时向公司领导汇报。

第四十一条合同履行中产生的纠纷咨询，按照公司《法律咨询办法》办理。

第四十二条合同纠纷应首先通过协商谈判途径解决，以降低诉讼成本。

确实无法协商解决的合同纠纷，由各部门及分支机构按照公司《诉讼案件管理办法》的规定处理。

第七章相关责任
第四十三条在合同起草、审查、签署、保管、履行等环节未按照本办法执行的相关责任人，按公司有关规定进行处理。

第四十四条因合同不能履行或不能完全履行，给公司造成损失的，按照公司有关规定进行处理予以追责。

第八章附则
第四十五条本办法由公司负责解释和修订，合规部组织实施。

第四十六条本办法自发布之日起实施。