药企客户档案管理制度范本

第一章总则
第一条为规范药企客户档案管理工作，提高客户档案管理效率，保障客户信息的
准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本企业所有客户档案的管理，包括客户基本信息、交易记录、服务记录、投诉记录等。

第三条客户档案管理应遵循以下原则：
（一）真实性原则：客户档案内容必须真实、准确、完整。

（二）安全性原则：确保客户档案的安全，防止信息泄露和丢失。

（三）完整性原则：客户档案应包含客户全生命周期的信息。

（四）及时性原则：客户档案信息应及时更新，确保信息的时效性。

第二章客户档案的分类与内容
第四条客户档案分为以下几类：
（一）基本信息档案：包括客户名称、地址、联系方式、法定代表人、注册资本、经营范围等。

（二）交易记录档案：包括产品采购记录、销售记录、付款记录等。

（三）服务记录档案：包括客户服务、技术支持、售后保障等记录。

（四）投诉记录档案：包括客户投诉内容、处理结果、改进措施等。

第三章客户档案的收集与整理
第五条客户档案的收集：
（一）客户基本信息档案：由市场部、销售部等部门在客户洽谈、签约、履约等环节收集。

（二）交易记录档案：由财务部、销售部等部门在交易过程中收集。

（三）服务记录档案：由客户服务部、技术支持部等部门在服务过程中收集。

（四）投诉记录档案：由客户服务部、销售部等部门在处理客户投诉过程中收集。

第六条客户档案的整理：
（一）按客户名称或编号进行分类整理。

（二）将收集到的档案资料进行编号、归档。

（三）建立电子档案库，实现档案信息化管理。

第四章客户档案的保管与使用
第七条客户档案的保管：
（一）设置专兼职档案管理人员，负责客户档案的保管工作。

（二）档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施。

（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

第八条客户档案的使用：
（一）客户档案仅限于企业内部使用，未经批准，不得对外泄露。

（二）查阅客户档案时，需填写《档案查阅登记表》，经相关人员批准后方可查阅。

（三）客户档案的修改、删除需经档案管理人员审核，并报上级领导批准。

第五章客户档案的销毁
第九条客户档案的销毁：
（一）客户档案保存期满，需销毁的，应按照国家档案管理部门的规定办理。

（二）销毁档案前，需进行核对、登记，并报上级领导批准。

（三）销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保信息无法恢复。

第六章附则
第十条本制度由企业市场部负责解释。

第十一条本制度自发布之日起施行。

注：本范本仅供参考，具体内容可根据企业实际情况进行调整。