行政管理工作手册

行
政
管
理
工
作
手
册
广东利海集团有限公司人力行政中心行政部制
总则
第一章前台管理
第一节前台接待管理办法
第二节公司考勤管理办法
第三节信件收发管理办法
第四节清洁卫生管理办法
第五节工牌名片管理办法
第六节集团通讯管理办法
第七节会议室管理办法
第八节差旅票务住宿管理办法第九节其他协办事项
第二章行政事务管理第一节文档管理办法
第二节保密管理办法
第三节印章管理办法
第四节会议管理办法
第五节电子邮件管理办法
第六节部门经费管理办法
第七节公司证照管理办法
第八节公务接待管理办法
第三章总务后勤管理第一节文明办公管理办法
第二节办公环境管理办法
第三节公司宿舍管理办法
第四节消防安保管理办法
第五节固定资产管理办法
第六节办公采购管理办法
第四章车辆管理
使用说明
一、内容及使用范围
本手册是利海集团行政部根据公司行政管理政策、制度，修订的行政管理工作手册，主要用于各单位行政专职人员提供日常操作的参考、查询和政策指导。

二、内容更新
手册出台后，遇有政策、制度上的变更或流程上的增减，集团行政部会及时变更手册的相关内容，当地公司行政部亦可根据当地的政策措施和实际管理作出调整或修改。

总则
一、行政部职能
行政部作为公司的综合办事部门，其核心主要包括以下三个方面。

（一）沟通职能。

充分沟通、清晰传达，协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。

（二）管理职能。

行政部担负着文件、证照办理、办公环境、公务接待、车辆、总务后勤、安全保卫邓工作的管理。

（三）服务职能。

提供高质量服务，积极为各职能部门提供后勤保障支持。

具体职能如下：
1、协助公司领导管理公司行政事务
对公司各项事务拥有请示权，包括其他部门的事务。

经公司领导授权或同意后拥有代位处理权。

召集及调动公司各部力量，主持对公司发展过程中出现的特殊时间、专项问题进行处理。

解决并处理公司各部门之间存在的管理不到位、分工不明晰的问题。

支持协调会议，仲裁及防止各部门之间的冲突。

对公司整体发展和公司内部管理向公司管理层提出可行的合理化建议，在公司管理层任何后负责落实实施。

组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其他综合性文稿、其他以公司名义发言的文稿审核工作，严格按行文程序办理。

负责编写公司年度大事记。

2、公章、文档管理
负责公司公章、档案资料的管理
负责公司文件上传下达工作。

负责各部门、各子公司联络人的召集与管理。

负责公司行政文书处理，做好收支的登记、传递、催办、归档、立卷和发言的登记、打印、存档，以及行政文书档案的管理工作。

负责对各部门文书资料收集归档管理工作，进行业务知道。

整理建立公司的档案，统一公司公文格式。

3、负责公司各种证照的办理、保管、年审、变更工作。

公司各类证照的工商登记、注册、年审、变更、注销、外接、保管等工作。

负责公司领导的出入境证照办理。

4、公关职能
代表本项目公司对外开展公开活动。

负责树立公司良好的形象。

负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系、沟通工作。

参与公司重大新闻发布会组织筹备工作，接待重要宾客的来访。

5、前台管理
负责公司电话总结接听、转接。

公司来访客户接待。

员工考勤管理工作。

员工差旅票务住宿管理工作。

负责公司的报刊征订工作，以及报刊、信件收发，电话传真的转接及传达。

6、总务后勤管理
文明办公检查，负责公司日常办公环境、清洁卫生的管理。

发现并消除公司的安全隐患，保证员工和客人在公司内的安全。

公司文体活动组织。

负责公司办公用品的购买、管理、发放。

负责公司员工宿舍的管理工作。

7、车辆管理
负责公司车辆的购置、使用、驾驶与维修保养，
负责车辆的各项费用管理，包括：养路费、保险、路桥、汽油、年审费用等。

二、行政部组织架构图
三、行政经理岗位说明书
利海集团行政经理岗位说明书
第一部分基本资料
第二部分工作描述
第三部分任职资格要求
第一章前台管理
利海集团前台文员岗位说明书第一部分基本资料
第二部分工作描述
第三部分任职资格要求
第一节前台接待管理办法
第一条、形象礼仪
1、仪容：仪容要整洁大方，显示出个人的工作自信心，衣着要大方得体，个人卫生方面也要
严格要求自己。

具体礼仪要求如下：
2、仪表：前台文员工作期间一律穿着工作服或职业装，具体要求如下：
3、仪态：前台文员应举止文明、殷勤有礼、尊重他人，并善于控制自己的情绪。

谈话时，要面对对方，保持一定的距离。

每次目光接触的时间不要超过三秒钟。

交流过程中用60%-70%的时间与对方进行目光交流是最适宜。

行走时，尽量保持身体的挺直，不可歪斜。

手中也不能玩弄物品。

行走靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动问好。

在行走的过程中，应避免吃东西、整理衣服等行
为。

上下楼梯时，应尊者、女士先行。

多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。

手势运用，一定要柔和，但不能拖泥带水。

第二条、语言礼仪
1、与客人交谈，首先保持站姿端正，无任何小动作，禁止在座位上与客人交谈。

2、正面对着客人，自然大方，态度亲切、诚恳。

3、谈话时必须注意语音、语调、语速及节奏感。

4、正确提及客人姓名并在后面加上先生、小姐等称呼用语。

第三条、迎接礼仪
1、有客人来访，应主动与之招呼，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度，停止手上的所
有工作，即使正在打电话也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。

2、主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。

如果是已经认识的客人，称呼要
先得亲切。

3、陌生客人的接待：务必问清其姓名及单位名称，问明来意后在进行登记、通知、引领等工
作。

4、领导上下班，贵宾来访，要主动站立打招呼，并为其按电梯按钮。

5、与客人交谈时：同客人交谈时面向客人，垂手恭立，距离客人六十公分左右，笑容可掬，
眼光停留在客人眼鼻三角区，不能依靠它物；说话时不能有指手画脚、伸懒腰，挖耳鼻等不大方的动作；不可冷场；不可无声无息离开，应做到进退有序。

第四条、接待礼仪
1、客人来访登记后，要立即通知被访者，如有需要，前台文员应该运用正确的引导方法和引
导姿势。

2、客人到来时，若被访者由于种种原因不能马上接见，一定要向客人说明等待理由与等待时
间，若客人愿意等待，应该向客人提供茶饮。

3、客人要找的被访者不在时，要明确告诉对方被访者到何处去了，何时回本单位，并请客人
留下联系方式。

4、不速之客的接待：有客人未预约来访时，不要直接回答其要找的人在或不在。

而要告诉对
方：“让我看看他是否在。

”同时宛转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”在通知同事。

如客人要找的人是公司领导，应谨慎处理，问明情况后交总裁秘书处理。

5、谢绝一切的推销。

第五条、奉茶礼仪
1、酒满茶半。

奉茶时应注意：茶不要太满，以八分满为宜。

2、水温不宜太烫，以免客人不小心被烫伤。

3、同时有两位以上的访客时，端出的茶色要均匀，并要配合茶盘端出，左手捧着茶盘底部右
手扶着茶盘的边缘，若有点心放在客人的右前方，茶杯应摆在点心右边。

4、上茶时应向在座的人说声“对不起”，再以右手端茶，从客人的右方奉上，面带微笑，眼
睛注视对方并说：“这是您的茶，请慢用！”
5、奉茶时应依职位的高低顺序先端给职位高的客人，再依职位高低端给自己公司的同仁。

6、以咖啡或红茶待客时，杯耳和茶匙的握柄要朝着客人的右边，此外要替每位客人准备一包
砂糖和奶精，将其放在杯子旁（碟子上），方便客人自行取用。

7、茶壶、水杯器皿选用陶瓷素色材料（白色为宜）。

第六条、电话礼仪
1、接打电话绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，要保持端正的姿势，同时说话清晰，声音亲切，
当作对方就在眼前。

2、听到电话铃声后，在2声之内接听，不要让铃声响过5声。

接到电话首先要自报说出“您
好，利海集团。

”
3、即使电话离自己很远，听到电话铃声后，附近没有人，应该用尽快的速度拿起听筒。

如果
铃响超过5声，应该先向对方道歉。

4、严禁接电话时用“喂”、“不知道”等的该类的语调。

要用喜悦的心情，愉快地接听电话，
态度应热情、谦和、诚恳，音量要适中。

5、了解所有来电的目的，要将电话内容随时记录，具备以下6点：何时（When）、何人（Who）、
何地（Where）、何事（What）、为什么（Why）、如何进行（How）。

接听完毕之前，不要忘记复述一遍确认，防止记录错误或者偏差而带来的误会。

前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。

6、转接电话前，请先说“请稍等”。

任何寻找领导的电话必须首先转到相关的秘书或助理那
里，保证领导们不被无关紧要的电话打扰。

7、电话交谈完毕，应尽量让对方先结束对话，然后说“再见”，再挂电话，不可只管自己讲
完就挂断，切忌没有礼貌性强行挂电话。

第七条、离座和外出
1、前台文员一般不能超过10分钟，如果是因为特殊原因需要外出时，应先找妥代办人。

离
开座位前，必须摆出“工作中，请稍候”的牌子。

2、前台文员应该严格遵守作息时间，上下班为：周一至周五8：15-17：45，周六：8：15-12：
15分，中午休息时间为：12：00-14：00。

3、电子邮件每10分钟接收一次，离开岗位一定要退出邮箱，一段时间回座位后必须立即收
取内部邮件阅览回复。

第八条、前台管理
1、留意客人或陌生人的走动情况，没有许可的情况下，禁止进入任何办公区域，特别是领导
独立行政部，谢绝所有推销人员的拜访，
2、前台工作台面不得摆放报纸、订餐广告、杂志等与工作无关的文书，保持桌面及后台整洁
干净。

3、前台工作岗位不得随意离岗、串岗、聚众聊天、嬉戏打闹、喧哗。

4、前台范围内任何人任何时候不得看报纸杂志、化妆、聊私人电话、网络聊天、浏览新闻网
页、电脑游戏。

5、前台办公位置后严禁成为过道，让人随意走动。

6、每天早上8：30分前为领导洗杯，沏茶，上午11点前为领导订餐。

7、时刻留意并掌握办公区域、办公环境情况，包括白蚁、照明系统、花草、空调漏水等，并
及时汇报。

8、当发现来访客人有情绪不安，或大吵大闹的情况，前台应遵循以下方法。

8.1、缓解客人情绪。

引导客人前往会议室或休息室，提供茶水，把室内的空调温度调低，报
纸杂志的提供视情况而定。

8.2、了解情况。

了解客人的来访目的，安排相关业务部门处理。

8.3、避免激怒客人。

任何情况下，不得与客人有打闹或争吵等影响公司形象行为。

8.4、如有特殊解决不了的情况，马上与部门负责人汇报处理。

第九条、前台接待流程：
第十条、来电接听流程
第十一条、支持性文件：
《前台来访接待登记表》
WORD格式可编辑
专业知识整理分享年月份前台来访接待登记表
第二节考勤管理办法
第一条、考勤时间规定：
1、周一至周五上班时间为上午8：30-12：00，下午14：00-17：30，周六上班时间为8：
30-12：00，延时工作可以按延时时间打卡，因季节变化需调整工作时间时由集团人力行政中心另行通知。

2、除事先请假并获批准外，员工上午8：30分后打卡为迟到，下午5：30分前打卡为早退。

3、缺勤：指员工缺少合格考勤纪录。

4、缺少合格考勤纪录是指：
缺少考勤纪录；
提供的《请假考勤审批表》不合要求；
未提供《请假考勤审批表》。

5、员工打卡超过规定的时间1个小时以上4个小时以内的，计为缺勤半日；4个小时以上
1个工作日以内的，计为缺勤一日。

6、员工当日没有考勤纪录或只有一次纪录的，计为缺勤一日。

7、旷工：员工未请假、或请假未获批准。

实际未出勤且不能做合理解释的，为旷工。

1个
小时以上4个小时以内的，计为旷工半日；4个小时以上的，计为旷工一日。

员工当日没有考勤纪录或只有一次纪录的，计为旷工一日。

第二条、打卡管理
1、打卡管理必须遵从以下原则：对员工的考勤情况负责任，维护成本低廉，打卡便利，统
计科学、易操作，数据便于存档。

目前地产线公司采用指纹打卡系统，工程项目现场采用纸卡打卡机。

2、公司全体员工除总裁室及其他经批准的员工外，上、下班须打卡。

员工因特殊工作情况
需申请免打卡的，需以呈批件形式上交集团人力行政中心，由行政总裁审批。

3、公司员工因休假、公务外勤（或下工地、现场）不能正常打卡、上下班忘记打卡者的，
须在合理时间内（5个日历天内）填写《请假考勤审批表》到部门负责人签字批准，经理级别以上人员交由上一级领导签字批准，并将批准的《请假考勤审批表》交至行政部。

否则，视为旷工处理。

4、请假、外勤非全天的,上、下班均需打卡,以考勤卡记录作为请假时间或出勤时间的依据。

5、前台文员将定期在公司网络上公布各人打卡记录，以求客观公正。

并在月初统计上月考
勤记录。

不再作任何形式的提示或知会补单。

6、《请假考勤审批表》一张单只能填写一个自然日内的考勤事项，如果两天都未能按时打
卡须填写两张单，依次类推，不得一张单签多日，否则视为无效单，但连续的请假或休假除外。

7、当月考勤如没有出现事假、病假、迟到、早退、缺勤及带薪假期等现象视为全勤
8、补休范围指：周六下午、周日因工作需要已加班的可填写《请假考勤审批表》申请补休，
有效的补休申请时间为次月10日前，逾期视为无效。

9、补填《请假考勤审批表》不应超过5个日历天。

有以下情形之一的、为未提供《请假
考勤审批表》，视为无效，作缺勤处理。

：
未提供《请假考勤审批表》；
如逾期（本月前3个工作日内）未能提供上月合格的《请假考勤审批表》及一次性在月底补单的；
以虚假理由获得批准的；
提供的《请假考勤审批表》不符合本章规定的其它必备要件的。

10、如遇停电、或打卡机无法使用时，由前台文员做好考勤记录。

11、《请假考勤审批表补单登记表》和《员工考勤统计表》的填写与管理
每月末，前台文员综合考勤记录及请假考勤审批表对员工每日的考勤情况正确填写《请假考勤审批表补单登记表》，如实反映员工每月的考勤情况；
根据考勤表对员工的出勤情况进行统计，认真填写《员工考勤统计表》，作为计算员工工资的依据。

《请假考勤审批表补单登记表》及《员工考勤统计表》报人力资
源部审核后报财务部；
财务部根据《员工考勤统计表》计算员工工资；
每月的《请假考勤审批表补单登记表》、《员工考勤统计表》由行政部存档。

第三条、考勤违规处罚
1、迟到处罚
2、员工每月迟到15分钟以内不超过二次（含二次）的，不作处罚；
3、员工每月第三次以后的15分钟以内的迟到及全部30分钟以内的迟到，每次扣罚20元；
4、员工每月第三次以后的15分钟以内的迟到及全部30分钟以内的迟到，每次扣罚20元；
5、员工迟到超过30分钟，1个小时以内的，按缺勤半天处罚。

6、早退的处罚参照迟到的规定处理。

7、缺勤与旷工的处罚
8、缺勤处罚：
每缺勤半天，处以日工资的1/2罚金；
每缺勤一日，处以一日工资的罚金。

9、旷工处罚：
旷工在1天以内的，扣除该员工2天日工资；
旷工在2天以内的，扣除该员工4天日工资；
在一年内旷工超过3天（含3天）的，除按前项规定类推处罚外，公司可作过失性辞退处理，且不负担任何经济补偿。

10、代打卡处罚
任何员工均不得要求他人代为打卡，或替他人打卡。

每发现一次，对替人打卡者和要求他人代为打卡者，各罚款1000元，并通报批评。

第四条、员工病假、事假、带薪假期管理
1、员工病假、事假、带薪假期在2天以内的，由部门负责人审批；2天以上的，由上一级
领导审批。

2、员工申请带薪假期前，先行到人力资源部备案，再递送上级审批。

若取消假期，可到人
力资源部销案，否则，带薪假期正常执行。

3、病假、事假申请原则上至少要提前一天申请，经批准后送行政部备案。

如遇特殊情况，
可在当天上午上班前电话请假，事后补办程序。

4、员工因身体不适请病假，超过一天，须出具医院病历及医生《病假单》。

否则，按事假
处理。

特殊情况，经人力资源部审核后，可作病假处理。

5、病、事假薪酬
病、事假经批准，可用当年的年休假抵消；
请病假每天扣日工资1/3，当月病假累计超过3天的，从第4天起每日扣发日工资1/2；
计算公式为：扣发工资=（月工资÷23÷7×当月病假工时）×1/3；或：
扣发工资=月工资÷23÷7×第4天起病假工时×1/2
如当月累计请病假超过30天的，按医疗期的有关规定发放工资，具体如下：
年累计病假天数1-6个月的，每月支付月工资的30%。

请事假每天扣日工资1/2，当月事假累计超过2天的，从第3天起每日扣发日工资全额；
计算公式为：扣发工资=（月工资÷23÷7×当月事假工时）×1/2；或：
扣发工资=月工资÷23÷7×第3天起事假工时
连续请事假超过30天的，公司有权对员工作出协议解除劳动合同或停薪留职等处理。

第五条、休假、出差及外勤知会制度
1、休假与出差：适用公司有关管理规范或规定的定义。

2、外勤：是指除休假与出差以外，员工因公事在办公时间无法到达写字楼或在办公时间因
公事离开写字楼的行为。

3、审批：
休假及出差的审批适用公司的相关管理规范或规定。

外勤以口头方式知会直属主管上级并取得同意。

4、知会发布时间
休假、出差得到批准之后，休假、出差之前。

外勤得到批准之后，外勤时间之前。

如在上述规定的时间因故无法自行发送电子邮件的，应电话通知同事或公司前台代为发布知会。

5、知会形式以电子邮件的形式在公司内部电子邮件系统发布。

6、知会格式：
电子邮件名称：“知会：[姓名]+[时间]+[地点]+[事由]”
如有其它需细化的内容，如工作安排，或代理行使职责的人员等，在电子邮件的内容中补充。

7、知会发送范围
休假及出差的知会应发送业务相关人员。

外勤的知会应发送部门全体及公司前台。

第六条、考勤工作流程
1、采集员工指纹进行考勤。

2、如遇停电、或打卡系统故障无法使用时，由前台文员做好考勤记录。

3、收集员工考勤记录补单、外勤知会记录。

确认员工的请假审批单后，及时录入到《请假
考勤审批表补单登记表》中，下班前统计员工当天的考勤情况。

4、考勤补单的注意事项
当收到关于《请假考勤审批表》时，先将表中的事假类型登记到《请假考勤审批表补单登记表》上面，按照表中相对应的符号作登记。

邮箱收到的《请假考勤审批表》分别另存至电脑硬盘中，并按以下要求进行收集：部门、月份、日期。

收到电子邮件审批通过的《请假考勤审批表》后随即打印出来，以备存档。

每周六发考勤打卡记录一次。

次月3日内收集办事处、分公司考勤情况，并进行汇总统计。

注意员工是以小时，还是天数请假。

免打卡、缺勤、迟到、带薪假期（婚假、年假、丧假、产假、产检、事假、病假）、实习生实习期间均没有全勤奖。

免打卡员工的病假、事假、带薪假期也需补单。

补休可以视为全勤，但前提是周六、日所加班的时间方可申请补休，其他时段加班不计入加班时间。

有效的补休申请时间为次月10日前，逾期视为无效。

休产假的同事，要在备注里注明全月休产假。

实际出勤天数为0天。

收到《请假考勤审批表》时一定要看清是否为领导审批通过的版本，例如：外勤单，一定要有日期、时间、地点、经办事项。

带薪假期一定要有人力资源部审核签字。

5、月底将考勤名单与人力资源部提供的工资名单进行人员核对。

6、次月4日前将上月考勤情况统一汇总，交《员工考勤统计表》由人力资源部部门审核，
审核完毕，交财务部作为工资考勤依据。

7、员工考勤统计表制作的注意事项：
根据人办资源部所发出的员工变更名单在《员工考勤统计表》中进行增加或修改。

新入职或离职人员的考勤单，在“备注”一栏里需注明入职或离职时间。

实习生需在“备注”一栏里注明其实习生身份。

在做《员工考勤统计表》时，要在”迟到早退”一栏写上次数，要把迟到的类型分清楚，然后在备注里注明。

例如：要注明迟到15分钟以内的次数。

15分钟以上半
小时以内的次数，以此类推。

迟到2次不作扣罚。

每个月的4日前要完成《员工考勤统计表》，待人力资源部审核签名确认后，最后交到财务部处。

8、考勤工作流程
请假人前台人员人力资源部门
9、支持性文件
《请假考勤审批单》
《请假考勤审批表补单登记表》
《员工考勤统计表》
请假考勤审批表
记录编号：
《请假考勤审批表补单登记表》
专业知识整理分享
《员工考勤统计表》
专业知识整理分享
WORD格式可编辑
第三节信件收发管理办法
第一条、工作时间内，收到的报刊、邮件、传真要及时给予派发，且派发和签收工作必须在当日内完成，由各业务部门文员负责签收。

领导层的函件，由秘书签收。

并由签收人在进行向下
分派。

第二条、任何人不得藏匿、私拆、损坏邮件，一经发现根据公司制度进行相应处分。

第三条、前台必须及时补充传真纸（尽量使用二次纸），并做好传真机耗材的更换工作。

第四条、邮件、传真收发要做好登记，妥善保管，以备存查。

第五条、邮件登记后要及时转交有关人员，并由收件人签字。

第六条、挂号信的收件人已离职或没有此人的，退回物业公司，并且不予接收专递邮件。

第七条、收件人为公司名称的，前台文员可进行拆封，再进行分派。

第八条、平信信件的收件人已离职或没有此人的，通知收件人取回信件。

没法联系收件人的，保管时间为期一个月，一个月后用碎纸方法处理。

第九条、包裹的接收由收件人亲自签收，如收件人不在公司可由前台人员致电收件人能否代收，同意后方能代签收。

第十条、前台负责每年11月集团年度报刊杂志的订阅统筹工作，对逾期申请订阅的部门不予办理，其自行负责。

第十一条、每天早上9：00前安排清洁工对报刊、杂志加盖“阅后请放回原处“章，更换报纸架上的报刊、杂志，并按订阅清单派发至各中心部门，下午14：00后安排清洁工收拾集团办公
区域内所有的报刊、杂志。