文件补领记录范文

文件补领记录范文
为了规范和提高文件管理工作的效率，公司特制定了文件补领制度，
并记录相关事项。

以下是近期文件补领情况的详细记录：
一、补领原因：
1.文件遗失：XXXX年X月X日，甲部门申请补领技术手册，原文件
不慎遗失。

2.文件损坏：XXXX年X月X日，乙部门申请补领合同书，原文件在
使用过程中遭到损坏。

3.文件分发错误：XXXX年X月X日，丙部门申请补领会议资料，原
文件错误分发给其他部门。

4.文件需求变更：XXXX年X月X日，丁部门申请补领过期的流程图，原文件内容需要修改。

二、补领流程：
1.申请人填写补领申请表（附件一）并提交给部门主管审批。

2.部门主管审核申请表，确保申请合理，并批准补领。

3.被批准的补领申请交给文件管理人员进行办理。

4.文件管理人员登记补领信息，包括：补领人、补领日期、文件名称、文件编号等，并将这些信息记录在文件补领登记簿中。

三、文件补领记录：
日期补领人文件名称文件编号补领原因补领人签字
2024/01/05张三技术手册XXXX文件遗失□
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2024/02/10李四合同书XXXX文件损坏□
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2024/03/15王五会议资料XXXX文件分发错误□
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2024/04/20赵六流程图XXXX文件需求变更□
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四、备注：
1.需要保留相关文件的副本，以便于核对和证明。

2.文件补领记录应及时更新，并定期进行归档，以备查阅和审计。

以上是最近文件补领记录的详细情况，通过建立补领制度并记录相关事项，可以有效地管理和控制文件流转，提高办公效率，并减少遗失或错误分发文件的情况。