矿业集团有限公司公文处理工作实施办法(WORD20页)

矿业集团有限公司
公文处理工作实施办法
第一章总则
第一条为实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据上级公文处理工作有关要求，结合实际，制定本办法。

第二条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

集团公司公文处理分为发文办理、收文办理、公文归档等程序。

第三条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第五条各级部门负责人应当高度重视公文处理工作，并加强对本单位公文处理工作的指导和检查。

第六条集团公司综合工作部和集团公司所属单位的办公室是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作，指导下级机关的公文处理工作，对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查。

第二章公文种类
第七条根据实际情况，集团公司行政公文使用以下9种：（一）决定
适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（三）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（五）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。

（六）批复
适用于答复下级单位的请示事项。

（七）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定情况。

第八条根据实际情况，集团公司行政公文使用以下10种：
(一)决议
用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(二)决定
用于对重要事项作出决策和安排。

(三)意见
用于对重要问题提出见解和处理办法。

(四)通知
用于任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

（五）通报
用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

(六)报告
用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

(七)请示
用于向上级机关请求指示、批准。

(八)批复
用于答复下级机关的请示。

（九）函
用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

(十)会议纪要
适用于记载会议主要精神和议定事项。

各单位和部门要严格按照上述各文种的特点和用途合理选择使用，不得直发以上规定以外的文种，如规定、措施、办法、计划、方案等，若确需发文，须加印发、批转、转发等形式的通知，严禁乱用或滥用。

第三章公文发布
第九条根据集团公司实际，公文的发布形式主要采用以下几种：
(一)《中共冀中能源井陉矿业集团有限公司委员会文件》：用于印发经集团公司党委常委会讨论通过或经集团公司党委书记、副书记审签，部署具有较长时效的重大事项、重要决策和决定；向上级党委请示问题、报告工作；印发集团公司党委对阶段性工作或某一方面工作的安排部署；对各单位党组织向集团公司党委请示问题的批复；批转党群部门业务性工作报告；集团公司
党委任免干部事项；党群部门对上级请示报告等。

(二)《冀中能源井陉矿业集团有限公司文件》：用于印发经集团公司董事会、董事长办公会、总经理办公会、党政联席会讨论通过或经董事长、总经理审签，部署具有较长时效的重大事项、重要决策和决定；向上级机关请示问题、报告工作等印发集团公司行政对阶段性工作或某一方面工作的安排部署；对各单位向集团公司请示问题的批复；批转部门业务性工作报告；集团公司行政任免干部事项；成立临时机构等。

（三）《中共冀中能源井陉矿业集团有限公司纪委文件》用于印发集团公司纪律检查委员会讨论通过或经集团公司纪委书记审签，部署具长时效的重大事项、重要决策和决定；向上级机关请示问题、报告工作，集团公司纪委对阶段性工作或某一方面的安排部署等。

（四）《冀中能源井陉矿业集团有限公司工会文件》用于印发集团公司工会委员会讨论通过或经集团公司工会主席审签，部署具有较长时效的重大事项、重要决定；向上级机关请示问题、报告工作；集团公司工会对阶段性工作或某一方面工作的安排部署等。

（五）《共青团冀中能源井陉矿业集团有限公司委员会文件》用于印发集团公司党委书记和团委书记审签，部署具有较长时效的重大事项、重要决定；向上级机关请示问题、报告工作，集团公司团委对阶段性工作或某一方面工作的安排部署等。

（六）《中共冀中能源井陉矿业集团有限公司委员会》：用于日常性工作通知、工作安排；向无隶属关系单位、机关的信函等。

（七）《冀中能源井陉矿业集团有限公司》：用于日常性工作通知、工作安排；向无隶属关系单位、机关的信函等。

第十条本着精简文件、减少发文字号的原则，规范集团公司的发文字号。

发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。

联合行文只标明主办机关发文字号。

年号、顺序号用阿拉伯数字书写，年号要使用全称并用六角括号“[××××]”插入，序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第、字”等虚字。

(一)《中共冀中能源井陉矿业集团有限公司委员会文件》：下行文使用“井矿发[××××]×号”、“井矿干字[××××] ×号”；上行文使用“井矿党呈[××××]×号”。

(二)《冀中能源井陉矿业集团有限公司文件》：下行文使用“井矿字[××××]×号”；“井矿办字[××××]×号”；“井矿财字[××××]×号”；“井矿规字[××××]×号”；“井矿技字[××××]×号”；“井矿安字[××××]×号”；“井矿人字[××××]×号”；“井矿劳字[××××]×号”；“井矿企字[××××]×号”；“井矿非字[××××]×号”；“井矿保字[××××]×号”；上行文使用“井矿呈[××××]×号”。

（三）《中共冀中能源井陉矿业集团有限公司纪委文件》发文号“井矿纪发[××××]×号”。

（四）《冀中能源井陉矿业集团有限公司工会文件》发文号“井矿工发[××××]×号”。

（五）《共青团冀中能源井陉矿业集团有限公司委员会文件》发文号“井矿团发[××××]×号”。

（六）《中共冀中能源井陉矿业集团有限公司委员会》：使用“井矿文[××××]×号”。

（七）《冀中能源井陉矿业集团有限公司》：使用“井矿函[××××]×号”
第四章公文格式
第十一条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印制份数等部分组成。

(一)公文各要素格式
1、秘密等级、保密期限和紧急程度，企业一般不使用，如使用，党委和行政公文分别按中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）规定执行。

2、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

3、上行文应当注明签发人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人(具体承办人)姓名和电话。

4、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

5、主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

除会议纪要外，公文必须标明主送机关。

主送机关一般应当位于标题之下，在正文上方顶格书写。

决定类公文，主送机关可置于版记部分抄送机关之上。

6、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

7、党群公文应有落款，行政公文一般不使用落款，落款使用发文机关的全称或规范化简称。

8、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

党群公文成文日期使用阿拉伯数字，行政公文成文日期使用汉字数字。

9、党委公文除人事任免、聘任事项需落款并加盖印章外，其它一般不盖印章。

行政公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。

上行文，加盖主办机关印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章，主办部门排列在前，协办部门排列在后。

10、公文如有附注(需要说明的其他事项)，应加括号标注。

11、公文应当标注主题词。

主题词一般由3—5个组成，按类别、类属、文种标注，不能把主题词混同于关键词。

主题词由综合工作部核稿时确定，上行文应当按照上级机关的要求标注主题词；下行文从本级机关的主题词表中选择。

12、抄送(抄报)机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

(二)公文印装格式
1、文字：公文文字从左至右横写、横排，正文用3号仿宋体字，一般每页文字22行，每行28个字(使用word文本，页面设置：A4纸型，上、下、左、右边距分别为3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm，行距为固定值28)。

(1)秘密等级、保密期限和紧急程度用3号黑体字，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

(2)发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识，字号一般应小于22mm×15mm(高×宽)。

(3)发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识。

(4)“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

(5)公文标题用2号小标宋体字。

(6)主送机关、附件、附注、成文日期、抄送、印发机关均用3号仿宋体字，印发日期、印制份数用阿拉伯数字。

正文中如有小标题可选用3号小标宋体字或黑体字。

(7)“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字。

2、用纸：公文用纸采用国际标准A4型纸,其成品幅面尺寸为2lOmm×297mm。

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m一
80g/m的胶版印刷纸或复印纸。

3、版面尺寸：公文用纸天头(上白边)为37mm±lmm，订口(左白边)为28mm±lmm，版心尺寸为156mm×225mm(不含页码)。

4、印刷：公文要采用微机打印，双面印刷，左侧装订。

5、书面格式：公文包括眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页间隔线以上的各要素统称眉首；置于间隔线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

(1)眉首部分：应由秘密等级和保密期限、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签发人、间隔线组成。

发文机关标识上边缘至版心上边缘距离应为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘距离应为80mm。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至首页显示正文为止。

上行文发文字号居左空l字，签发人、会签人姓名居右空l 字平行排列标识。

(2)主体部分：应由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件组成。

正文中数字和年代不能回行。

公文如有附件，在正文下空l行左空2字标识，附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。

加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文日期(成文日期右空4字标识)。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压成文日期(掌握的标准是：印章的图案和文字不压成文日期)；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

附注居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。

(3)版记部分：应由主题词、抄送机关、印发机关和印制份数组成。

版记应置于公文最后一页(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。

“主题词”顶格书写，后标全角冒号，词目之间空1字标识。

抄送机关左右各空l字标识，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。

印发机关、印发日期同处一行，左右各空l字标识。

印制份数右空1字标识。

第五章行文规则
第十二条行文应当确有必要，注重效用。

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

由集团公司统一对上行文。

各单位一律不得对上越级行文，确需行文时，必须先报集团公司(备齐有关附件及材料)，由集团公司办理。

各单位涉及工农关系、治安、稳定、安全生产等方面问题，需要向当地政府直接行文时，应先报集团公司，经集团公司主管领导同意后，各单位方可向当地政府行文，但文件同时要抄报集团公司。

集团公司一般不直接受理各单位下属单位的请示和报告。

第十四条同级党委、行政和工会，三者之间或者二者之间可以联合行文。

第十五条除集团公司综合工作部外，机关其他部室不准以部门的名义发文，如工作需要，确需行文，可用集团公司或综合工作部名义发文。

第十六条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他领导和部门的，应当用抄送形式。

“请示”、“报告”不得混用、并用，“报告”不得夹带请示事项。

第十七条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得直接向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

应将公文送交上级
机关办公室，由办公室按程序处理。

第六章发文处理
第十八条集团公司机关发文办理指以集团公司党委、行政名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十九条草拟公文。

属于部门主管范围内的工作需要发文时，一般由部门代拟文稿；涉及两个以上部门时，一般由一个部门牵头共同起草；综合性公文，由主要责任部门拟稿。

第二十条草拟公文要做到：
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(四)人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

(五)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

(六)要使用国家法定计量单位。

(七)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(八)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

第二十一条严格审核程序。

办文部门在将文稿送集团公司领导审签之前，应先交综合工作部审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。

对不需要行文的，讲明原因，退主办部门。

涉及经济合同、经济往来关系的公文，须先由合同管理部门把关，提出审查意见。

第二十二条会签。

拟制公文时，涉及需要其他部门共同办理或知晓的事项，主办部门应主动与有关部门沟通协商，并会签。

须经集团公司有关领导人会签的应执行文件会签制度。

第二十三条审签。

经审核把关后的文稿，须经集团公司有关领导人审核、签发。

(一)上行文“井矿党呈[××××]×号”，须经集团公司党委书记签发；“井矿呈[××××]×号”，须经集团公司董事长签发。

特殊情况，确需对上或对外行文，而主要领导又外出时，应与董事会办公室主任或综合工作部部长、主管文秘的副部长联系，以0A协同或传真、电子邮件等方式报送主要领导阅处。

领导同意后，方可办
理。

事后，应补办签发手续。

(二)以集团公司党委名义制发的文件，视实际情况，由集团公司党委书记或副书记签发。

(三)以集团公司行政名义制发的文件，视实际情况，由集团公司董事长或总经理签发，或由集团公司主管领导签发。

(四)党、政、工三方或者其中二者联合发文时，由协办方会签，主办方领导签发。

(五)以纪委、工会、团委名义制发的文件，由主管领导签发。

(六)审签文件应当提出明确的指示意见，审核或会签的其他领导同志，应当表示出“拟同意”、“同意”或其他具体意见。

第二十四条复核编号。

公文正式印制前，由综合工作部负责复核。

复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全。

经复核没有问题的，方可编号。

第二十五条付印。

复核、编号后，文稿送打字室付印。

由主办部门负责校对，实行三校制。

公文成印后，根据情况由主办部门或综合工作部分发。

第七章收文处理
第二十六条集团公司机关收文办理指综合工作部对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

(一)收件。

上级来文和下属单位报送的报告、请示类公文，一律由综合工作部收件。

(二)拟办。

综合工作部要根据来文单位、内容和紧急程度分办件和阅件进行认真登记，填写文件批办传阅笺或收文呈办笺。

收到下属单位上报的需要办理的公文，综合工作部应当进行审核。

审核的重点是：是否符合行文规则，文种使用、公文格式是否规范。

(三)批办。

审核登记完毕后，由综合工作部部长或副部长提出拟办意见，并及时将文件呈有关领导或送承办单位、部门。

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。

其他审批人签名视为同意；没有请示事项的，签名表示已阅知。

(四)承办。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请有关领导协调或裁定。

传阅公文，要履行登记手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。

(五)催办。

交有关部门办理的公文，有关部门要负责催办，
做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第二十七条公文归档。

集团公司机关公文归档工作由综合工作部负责。

公文办理完毕后，要根据《中华人民共和国档案法》和档案管理的具体规定，及时整理(立卷)、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

(一)归档范围内的公文，根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

(二)上级机关的公文，承办部门或传阅部门在办结或阅毕后要将公文原件交还集团公司综合工作部，并在年底整理后上交或归档。

有关部门对一些政策性文件需要留存的，经综合工作部审查同意后可以留复印件。

凡以集团公司党委、行政名义制发的文件，成印后及时将底稿和两份文件交综合工作部，由综合工作部整理保存，年底存档。

(三)拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张必须符合存档要求，书写不能使用圆珠笔和铅笔。

第八章公文管理
第二十八条公文由机要部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十九条集团公司综合工作部以及各单位办公室应当
建立健全本机关公文处理的有关制度。

第三十条上级机关的公文，除有密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或办公室主任批准，可以复印。

复印文件应当与原正式文件同样管理。

第三十一条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日不产生效力。

第三十二条不具有归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。

第三十三条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文(含密码电报)要进行登记。

第三十四条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。

机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十五条电子公文管理。

电子公文处理应当遵循真实、完整、安全和可识别的原则，做到及时、准确、安全。

(一)电子公文由集团公司综合工作部专职人员统一收发、审核、归档和删除。

(二)集团公司综合工作部建立健全本单位电子公文处理的有关制度。

(三)经批准发送的电子公文，同发文单位正式印发的纸质公
文具有同等效力。

(四)电子公文的删除、销毁，须按规定报经有关负责人批准。

第九章附则
第三十六条各单位单位根据实际情况，参照本办法，制订本单位公文处理办法。