内部票据管理制度

《内部票据管理制度》
摘自《全面财务管理一本通》的《内部票据管理制度》
第一章总则
第一条为了规范企业内部票据管理，确保经济业务的原始记录的真实、合法、连续和完整，明确各方的经济法律责任，维护资产及权益的安全和完整，制定本制度。

第二条内部票据，是指企业记录经济业务、明确经济法律责任的书面证明，主要有以下票据：
1、内部票据发放时需要登记和管理的票据(简称：财务票据)，包括：入库单、出库单、发货单、车辆放行单、内部调拨单、车间半成品外发出库单、委托垫付运费单、垫付款单和收款收据。

2、内部票据发放时不需要登记和管理的票据(简称：管理票据)，包括：付款汇总清单、付款通知单、借款单、原始报销单、车间完工产品收料单和车间半成品交接单。

▲为什么要分财务票据和管理票据?
财务票据是特定相关岗位相关人员使用的，其他人员不得使用；财务票据必须视同税务发票一样重要，必须视同现金一样重要。

财务票据要通过登记发放管理，要进行监督和审计。

管理票据是财务规范管理的需要，是一种管理手段。

▲内部票据的名称不易太多，能够综合的要综合，避免感觉上杂乱。

比如：原辅材料的入库单和出库单不适合于产成品入库和出库使用，但统称"入库单"是可以的，并没有产生矛盾，而在票据内容里进行调整设计。

第三条内部票据由公司财务部统一设计、统一印制、统一发放和统一管理。

财务票据由财务经理指定专人负责发放、登记和跟踪管理；各种票据必须连续编号。

内部票据的设计内容应当讲究科学、合理，纸张大小的长宽不能超过记账凭证的长宽，一般长不超过xmlnamespace prefix="st1"ns="urn：schemas-microsoft-com：office：smarttags"/21.5厘米，宽不超过11.5厘米。

▲财务票据是财务系统人员专用的票据，而管理票据与财务息息相关，如果没有由财务部设计，容易产生设计不合理或走样。

所以内部使用的各种票据一般要由财务部设计，财务部设计后可由采购部负责联系印刷，也可以自己联系印刷，一定要重视印刷的规范和质量。

▲为什么要规定内部票据的长宽尺寸?
规定内部票据的长宽尺寸，有利于凭证的装订和凭证美观，也有利于凭证档案的保管。

第四条财务票据发放：必须先审阅已用票据并将已使用票据的存根联上交财务部门存档；经审阅无误后，给予发放新的票据并做好登记管理。

▲已用财务票据如何审阅?
审核关至关重要，通过日常审核可以及时发现问题和解决问题。

如果审核没有把关好，票据管理效果将大打折扣。

财务票据审核应当把握以下流程：一是每本票据设计封面，可在印刷时就设计好；二是在封面上统计当月实际使用的票据金额或数量；三是于月终将票据封面的金额或数量与会计账对应的金额和数量进行核对。

第五条除"垫付款单"外，其他财务票据每本当月没有使用完毕的，应当不再使用，以便于财务票据的审阅、统计和管理。

第六条财务票据必须按照以下规定的要求由专岗专人专用，严禁其他人员使用财务票据。

▲什么叫专岗专人专用?
比如，发货单和车辆放行单只能由台账会计使用，其他岗位的人员不能使用发货单和车辆放行单；而台账会计不能使用入库单和出库单。

如果相关岗位人员请假的，而由其他人员代岗的，事后必须由该岗人员签字确认。

财务票据采用专岗专人专用的办法，由利于让大家重视票据管理，有利于规范票据管理行为，有利于加强监督和审计。

第七条财务票据存根联和登记簿销毁时，必须先进行内部审计，在确保内部账账相符和账实相符的前提下才能进行销毁；销毁前，应当形成报告，报告由财务经理和审计经理联合审阅，由总经理审批后执行。

前面讲过，有的企业因账账不符和账实不符，并无从查起时，最主要的原因是没有重视票据管理。

而对票据进行内部审计则是票据管理的重要环节。

只有通过审计内部票据，才能保障账账相符和账实相符，内部票据的管理才有意义。

第八条财务票据遗失或未经批准擅自销毁票据的，公司将根据实际损失程度追究其经济责任；没有造成损失的，视情节轻重给予通报批评并处罚50-500元不等。

第九条内部票据印刷数量应当根据实际的用量进行控制，一般应控制在一年内使用完毕。

为什么内部票据印刷数量要控制在一年内使用完毕?
内部票据的内容要适时适合企业经济业务和经营管理的需要。

而企业经济业务和经营管理可能会在一定周期内有变化，为了不造成大的浪费和适时适合企业的变化，内部票据印刷数量应当得到控制。

一年使用期，不长不短，是比较适合的管理周期。

第一节产成品入库单管理
第十六条产成品或半成品入库使用"产成品入库单"，但在单据上要区分产成品和半成品，该单由仓管员负责保管和开具。

半成品是指可直接对外销售的半成品，对内使用的半成品不办理入库而直接转入下一工序接收。

产成品或半成品因质量问题等原因而退货给车间的，同样使用"产成品入库单"，填写时在数字前面加"-"，以表示负数。

▲仓管员要确保账实相符，就必须认真审阅与仓库物质进出有关的票据；只有确保票据财务手续完整无误和实际物质与票据数完全对应相符(数量相符和品种相符)，才能真正确保账实相符。

▲仓库相关票据内容填写不完整不规范或财务手续不完整不真实等原因的，仓管员(下同)有权而且一定要拒绝收发物资，并明确告知对方如何办理。

▲为什么产成品或半成品退货给车间不使用出库单(以下类似问题一样如此处理)?
产成品或半成品入库是车间与仓库之间的关系，同时退货给车间也同样是车间与仓库之间的关系，为简化管理和规范管理，规定产成品或半成品退货给车间不使用出库单而使用入库单是合理的和科学的。

何谓"简化管理"?是指车间与仓库的票据关系只使用入库单，而不使用出库单等其他票据。

有的企业质量管理不严格，经常造成退货给车间，如果使用出库单，不利于规范管理。

何谓"规范管理"?是指如果统一使用入库单，即"记借方"，那么不管一次还是多次退货给车间，都能够直接统计或查询每个产品某个期间实际生产的数量。

第十七条财务手续：
首先，由生产车间通知仓管员办理入库手续，由车间人员及质检人员分别签名确认验收送检数和产品质量。

通知入库可通过"入库通知单"进行管理，并明确规定由谁签字就可以办理入库手续。

但最重要的是必须要由质量检验并由质检员签字确认后才能办理入库。

一般情况下，产成品完工后应当及时检验产品质量并办理入库手续，但如果没有检验质量的，产成品不要暂存仓库，而存放车间；如果确实车间没地方存放而需要暂存仓库的，可以规定仓管员不给予办理暂存手续，以免给仓库管理带来压力。

同时，这也逼着车间(债权人)及时处理问题。

其次，由仓管员签名确认实收数。

第十八条一式四联：
福建*有限公司
产成品入库单
成品半成品年月日编号：*
供货单位：验收仓库：
编号品名及规格件数单位数量单价金额
合计：佰拾万仟佰拾元角分￥：
备注：
财务部：车间：质检员：仓管员：
第一联为财务统计联，由仓管员于当天送交成本会计，成本会计将此联按顺序装订成册并保管存档。

第二联为财务记帐联，由仓管员于当天送交成本会计。

财务记账联入库单是成本会计进行产成品入库账务处理的原始依据。

第三联为仓库记帐联，仓管员以此联为原始依据逐笔登记或输入软件系统，并将此联按顺序装订成册，并认真保管存档。

第四联为车间统计联，车间统计人员以此联为原始依据进行数据统计和编制生产报表，并将此联按顺序装订成册，认真保管存档。

▲财务票据联次(下同)可增可减，应当依实际管理需要而定，并在制度中详细表述。

▲为什么需要财务统计联?(下同)
财务统计联的作用是为了便于对账，当对方没有此单时，可以发挥此联的作用，避免凭证里的此单不好复印。

根据实际情况，产成品入库单财务统计联可以不设置，但原辅材料入库单财务统计联应当设置，避免因复印难等其他因素而给对账带来不便。

第十九条成本会计收到入库单后，要认真审阅财务统计联和财务记账联的内容是否完全一致，以便于事后发挥财务统计联在对账中起到辅助作用；同时，要审阅两联的财务手续是否完整、真实和一致。