某省级电力公司移动差旅报销系统开发及应用探索

某省级电力公司移动差旅报销系统开发及应用探索
摘要：电网企业业务拓展、设备维护、安全生产保障的主营业务需求，以及物
资采购、业务交流、人员培训等其他业务需求，往往导致此类企业差旅费用具备
发生频率高、涉及人员广、出差原因杂、出差目的地多、单笔报销额小但年度费
用总额高的特点。

为有效提高业务执行效率，加强差旅费用报销管控，进行移动
差旅报销系统的开发实施是一种新的探索。

关键词：电力公司；财务管理；差旅报销；移动应用
1.行业背景及业务特点
1.1行业背景
本文涉及项目的实施单位为某国有大型电网公司的省级单位，其作为世界500强、国内
排名前列的超大型国企，企业自身经营收入与国家经济的增长同步，经营规模逐步扩大，在
实行“走出去”战略的同时，额外也产生了较大体量的差旅的成本。

近年来，随着国家严控“三
公经费”，出台差旅费管理办法，从差旅的适用范围、标准、报销规定等方面，加强了出差行为的规范，同时，由于电价改革的新要求以及对于电价成本核算进一步严格，差旅报销业务
已成为公司降本增效的有力切入点。

因此，对于差旅报销业务建立统一的报销、审批平台，
实现审批流程固化、差旅标准固化、报销凭证在线归档、一站式申请、审批、预订、报销服
务等目标，已成为公司迫切的需求。

1.2现行业务模式
某省级电力公司目前差旅报销业务可分为出差申请、出差审批、差旅预订、差旅报销等
4个环节：
当某业务部门由于业务需求拟派遣人员出差时，由出差人本人或所在处室线下提报出差
申请，并由相应领导进行审批生效。

之后人员实际出差时，需由出差人自行按照差旅标准选
择出行交通工具、住宿酒店，并自行垫付完成机票、车票、酒店、餐饮等预订。

出差完成后，由出差人本人持审批生效的出差申请、出差发生费用明细以及车票、发票等报销凭证，填写
费用报销单，线下向各单位财务部门或业务部门报账员提报差旅报销申请。

各单位财务人员
或业务部门报账员根据报销申请，在ERP创建对私付款申请，并由财务部门在ERP完成审批后，在财务管控系统完成资金支付，最终在ERP进行支付凭证记账。

1.3业务痛点
由于电网企业资产、资金密集的经营模式，其主要资产分布既广泛又分散，由于其自身
业务拓展、设备维护、安全生产保障的主营业务需求，以及物资采购、业务交流、人员培训
等其他业务需求，往往导致此类企业差旅费用具备发生频率高、涉及人员广、出差原因杂、
出差目的地多、单笔报销额小但年度费用总额高的特点。

在省公司现行差旅报销业务模式下，由于报销环节信息化程度较低、各下属单位业务流
程及管理标准差异较大，导致了报销效率底、成本控制难、归档工作杂、溯源查询乱等问题，具体表现在以下几点：
1）报销凭证较多较杂，需线下提交，时效性较差
根据公司总部有关差旅费用报销原始凭证的管理办法规定，差旅费核算应“附经业务管理部门审核签字的费用审批单、交通发票、住宿发票等“，对于特殊事项出差，需”附相关证明材料“，对于外出参加会议的差旅费，需”附会议通知，对于委托第三方承办的差旅事项的相关合同或协议“，对于多人出差且开具同一张住宿发票，需”自制住宿费分割单“且分割单中需包含姓名、住宿天数、金额总额及每人分摊的金额。

由此可见，对于公司员工日常的差旅报销，往往涉及的纸质凭证包括：费用审批单、各类发票、会议通知、会议承办第三方合同或协议、住宿费分割单等。

所需凭证种类较多，其中某些凭证需员工自行计算编制，因此造成一方面员工出差报销工作占用其大量时间精力，影响工作效率，另一方面差旅费用确认及入账滞后于费用实际发生，影响公司及时确认成本。

2）纸质凭证归档工作繁杂且查找困难
对于差旅费涉及的纸质凭证，包括原始凭证，由于其在财务部门往往以纸质、非结构化的方式装订成册进行归档。

因此对于凭证的收集、整理、保存、管理、检索等工作都无法通过自动化、电子化的方式进行。

尤其当有审计需求需要检索调取某些业务相关原始凭证时，往往需耗费大量时间。

3）采用员工先垫付后报销的模式，对出差员工产生一定财务负担
目前省公司对于员工因公出差，采用先出差，并由员工垫付差旅费用，待出差返回后，再进行相关费用审批、提交凭证及证明材料、并进行费用报销的模式。

对于长期因公出差的员工，往往积压大量费用不能及时报销，对出差员工产生一定的财务负担。

此外，一旦发生发票过期、车票丢失等问题，也将导致额外的报销处理流程以及企业税务损失。

4）差旅标准未固化，各下属单位差旅报销执行标准不一致
根据省公司对于加强差旅管理的相关规定，结合“放管服“相关要求，省公司本部按照某电网公司总部颁布的差旅管理办法严控差旅标准，各下属单位（包括直属单位、分公司、子公司、供电公司等）根据各单位自身情况，在省公司差旅标准框架下，进一步细化明确形成各自单位的差旅标准。

也就是说，在满足省公司层面差旅费严控要求的前提下，各下属单位还依据自身业务情况及财务指标，制定了额外的管控要求，这导致各单位之间差旅标准存在一定差异，难以在ERP等全省统一部署的信息系统中进行固化。

因此在实际业务执行时，需依靠财务人员在线下人工根据差旅标准对费用进行核准，在加重财务人员业务负荷的同时，也容易因财务人员对差标理解不透彻导致的错误核准。

5）审批流程未固化，各下属单位业务部门审批层级不一致
与差旅标准类似，在省公司各下属单位中，依据其各自不同的业务属性及其对差旅费用的管控要求，各单位均制定了不同的差旅费用审批流程，导致难以在统一的信息系统中进行审批流程的固化。

因此，各单位基本都采用了业务部门在线下完成出差申请及费用报销单的审批、签字，并由报账员或财务部门人员代为提交ERP中的差旅费用报销申请。

复杂、多样的审批流程，导致对于差旅费用的管控很难落到实处。

6）业务部门审核流程在线下完成，线上数据难以追踪
由于业务部门对于出差申请、费用报销的审批均在线下通过纸质单据流转审批完成，因此业务部门的审批过程未在信息系统中体现，很难做到线上信息追溯。

7）各种差旅报销费用业务数据未在线上录入，不利于数据统计分析
目前省公司差旅报销线上申请通过ERP中的报销申请单完成信息提报及审批，但由于目前ERP系统中此功能为员工费用报销功能的子功能，并未对于差旅费业务进行定制化设计，导致出差目的地、住宿服务提供商、交通工具类型、费用单价等差旅费关键信息未能实现线上录入，这不利于后续对于差旅报销数据的进一步数据分析与挖掘。

8）财务人员需在多个系统分别完成支付信息汇总、财务记账、资金支付，操作复杂对于差旅报销业务，目前财务人员需在线下收集报销人提报的审批签字的费用报销单、
各类报销凭证，之后在ERP系统中提报费用报销申请，经过审批后，再在财务管控系统中对
此笔费用进行支付，最终回到ERP完成支付记账。

由于整个操作跨越线下、ERP、财务管控，需要对各种单据信息及支付情况进行人工核对，操作繁琐，不利于系统间对账。

2.移动差旅报销系统的开发
2.1主导思想
针对以上差旅业务痛点，以及差标、审批等方面各单位的差异化管理，拟通过收集各单
位及各级下属单位差异化需求，固化商旅标准流程，对各单位进行分批次实施。

前期各单位
选择1-2家需求差异较小单位作为试点上线商旅全流程功能，总结应用推广上线单位成功经验，充分发挥示范效应，全面推动应用上线工作，完成全部单位及其下属公司上线，实现全
网全覆盖。

2.2实施难点
1）各下属单位差旅报销业务流程有一定差异
由于各下属单位差旅报销业务存在较大的差异，为保证差旅报销系统上线后可以切实服
务于各单位现行业务及管理模式，需在前期调研时充分考虑各单位的业务流程现状，梳理各
单位流程的共性主流程，同时关注个性化的支线流程。

在系统功能设计阶段需应用模块化、
可配置的设计思想，通过提供可配置的差标模板、审批流程模板，实现各下属单位的个性化
流程固化。

同时在系统功能开发阶段需应用敏捷开发的方法，迭代式完成各项功能开发，以
充分适应各单位的差异化管理。

2）多个异构系统集成，系统环境差异大，涉及接口较多
在此移动差旅报销系统开发过程中，由于系统功能由出差员工发起出差申请开始，到出
差报销费用支付完成为止，共需跨越移动端APP、ERP、财务管控等多个系统，各个系统具有不同的主数据、数据表结构、信息流。

因此为保证差旅费用报销信息在这些系统中流畅穿行，需在系统功能设计阶段考虑各系统业务数据存储特点，并梳理接口数据的对应关系，对于受
业务影响，可能频繁变更的数据（如项目主数据、费用类型主数据、税金、员工供应商等），需在接口设计数据对应表、白名单表等，以减少日后系统维护及数据传输的复杂性。

2.3实施步骤
1）业务调研
通过对省电力公司差旅报销业务的整体流程进行业务调研，确认省公司及下属各单位的
差旅报销流程，以试点单位为例梳理各单位共同的主线流程，计划系统功能设计的各项功能
节点，同时确认各系统集成的信息内容及流向，形成省电力公司及下属单位差旅报销业务蓝图。

2）整体方案设计
根据省电力公司差旅报销业务蓝图，对主线业务流程进行方案设计，明确各节点的操作、功能以及数据流向。

3）差异分析
根据各下属单位的差旅报销业务管理模式，对整体方案进行差异分析，明确各单位的差
异点，并设计相应的配置项。

4）系统功能设计
对从出差申请到资金支付的全流程移动差旅报销系统功能进行设计，同时确定系统间集成的数据集成规范。

5）系统功能开发
根据既定的系统功能设计及接口集成规范，完成移动端、ERP侧、财务管控侧移动差旅报销系统相关功能开发。

6）上线信息收集
收集上线所需主数据，包括：组织机构数据（公司代码、利润中心、成本中心），人员主数据、费用类型数据、财务主数据（科目代码、税率代码、税项代码）等。

收集上线所需各单位差标数据、审批流程。

1）功能部署
完成测试系统、生产系统的系统功能部署，并根据测试脚本，在测试系统完成相关主数据及流程配置。

2）功能测试
完成系统功能测试，包括各功能点的单元测试、系统间集成测试、用户接受测试。

测试过程中需重点验证各单位个性化管理需求的实现情况及业务流程的完整性。

3）系统上线
根据预先收集的上线基础数据及各单位差旅报销审批流程，完成移动端、ERP侧、财务管控侧系统上线配置，最终实现系统上线。

3.移动差旅报销系统实现的功能
3.1系统功能概述
移动差旅报销系统通过整合信息流、资金流、发票流，构建了差旅的一站式平台。

通过与外部供应商的集成，为国网公司员工提供差旅服务；通过与财务系统进行集成，构建了一体化的信息平台。

图3 出差申请单及信息示例
3.5报销单提报及业务部门审批
出差员工返回后，可在差旅报销移动应用中针对出差发生的业务提起报销申请，并由预配置的业务部门领导进行审核，审核通过后，费用报销单将通过接口自动传输至本单位ERP 中，由财务人员进行后续审批。

3.8资金支付及自动记账
在ERP端完成差旅费用报销单的审批后，系统自动根据费用报销单的支付金额、收款人、支付方式生成支付申请，并将相应信息通过接口传输至财务管控。

由出纳岗相应专责在财务
管控系统中完成资金支付。

资金支付完成后，ERP根据财务管控回传的资金支付完成信息自
动生成支付凭证。

图12 财务管控端资金支付界面示例
4.移动差旅报销系统实施经验
通过移动差旅报销系统的实施及应用，对省公司及下属各单位的差旅报销流程实现了以
单位为基础的个性化流程固化，在强化差旅报销管理的同时，兼顾了各单位管理模式的差异。

同时，通过应用影像平台对报销凭证进行存档，系统间信息流转通过数据接口自动集成、差
旅标准系统固化并由系统严控等功能特性，解决了目前省公司差旅报销业务的痛点以及项目
实施难点。

4.1系统实施成效
1）应用影像平台对报销纸质凭证进行在线归档
在移动差旅报销系统实施过程中，实现了基于影响平台的纸质凭证电子化。

出差员工在
取得纸质凭证（如会议通知、住宿流水、发票、车票等）后，可通过拍照或扫描的方式，将
凭证电子影像保存在影像平台，并通过移动差旅报销系统，将其与相应的出差申请、差旅费
用报销申请关联起来。

业务部门审批人可在差旅报销移动应用中点击链接查看凭证影像，作
为审批依据，减少传递纸质凭证所带来的时间延误。

财务部门对于费用报销所需的纸质凭证，可在ERP中点击相应链接查看其影像，并对凭证合理性进行预审，如有错误可及时提醒出差
业务人员进行修改或补开发票，减少由于发票开具错误导致的公司税务损失。

除此以外，由
于通过影像管理，将纸质凭证与系统中结构化的差旅报销单数据进行了关联，将大大方便纸
质凭证的整理、检索与保存，提高凭证查阅的效率。

2）采用公司垫付，员工报销的业务模式
应用移动差旅报销系统后，公司实现了统一垫付，统一与供应商结算的差旅报销模式。

一方面加强了对商旅产品（机票、车票、酒店等）选择的管控，有效降低了公司差旅成本，
一方面免去了员工垫付差旅费用的麻烦，尤其减轻了长期出差员工的个人经济负担。

3）采用可配置的方式，实现各单位审批流程、差旅标准的系统固化
由于省级电力企业下属各单位所处地域、所属行业有较大差异，因此各单位对于差旅报
销业务的管理模式有较大差异。

如何在兼顾各单位差异的同时，将包括审批流程、差旅报销
标准等相关信息进行系统固化，一直是公司在此领域的难题。

移动差旅报销系统实施过程中，通过收集分析各单位差旅报销的审批流程及差标数据，梳理总结出共通的主体内容及各单位
差异化管理的部分。

基于以上分析，设计并开发可配置的差旅报销流程及差标控制阈值，实
现基于各单位管理现状的差旅报销业务系统固化。

4）实现出差申请的在线审批
通过移动差旅报销系统的实施，实现了用户在移动端对于出差申请、差旅费报销申请的
在线审批，在固化各单位差旅费管理制度的同时，严格规范了差旅报销业务，对于每一笔出
差申请及报销申请均可在线追溯其审批轨迹。

5）实现差旅明细数据的在线采集
之前由于公司出差申请均为线下审批，且差旅费报销缺乏明细数据，导致对于差旅费报
销业务仅能对其金额进行管控，而对于费用的组成细分、费用超预算原因分析均难以展开。

通过出差申请、差旅费报销申请2个线上申请单据，可实现出差目的地、住宿服务提供商、
交通工具类型、费用单价等差旅费关键信息的采集，为进一步的数据分析及管理提升提供数
据基础。

6）提升系统的集成程度
差旅费用报销业务，涉及多个系统/审批流程，如：出差申请需在线下按照各单位差旅报销流程完成审批，差旅费用报销申请需在ERP系统中提报，人员信息需参考ERP人资模块人
员主数据及财务模块的员工供应商主数据，资金支付需在财务管控中进行，而最终生成支付
凭证需在ERP系统中完成。

通过移动差旅报销系统的实施，将以上所述的审批流程及信息系
统通过系统集成接口有机的结合起来，差旅费报销所需信息按移动端、ERP、财务管控系统
的方向按预设流向自动流转，并且在接口完成数据转换，从而有效提升各系统间的集成程度，减少了由于各系统间信息不一致导致的错误和额外工作。

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