行政事业单位档案管理创新思路

行政事业单位档案管理创新思路
摘要：目前社会发展下，城市建设服务水平也有所提升，行政事业单位日常工作面临较大压力，单位档案管理是一项持续且关键的工作。

文章对单位档案管理内容进行分析，探讨行政事业单位档案管理存在的问题与档案管理措施。

关键字：事业单位；单位档案；档案管理；行政单位
引言
我国迈入信息技术快速发展的新时代，档案管理工作成为每个事业单位一项重要的、不可或缺的基础性工作。

事业单位的档案主要产生于所属的业务部门，承载了事业单位的成长与发展轨迹。

为保障档案管理工作能够有效并持续稳定发展，事业单位理应优化该项工作，提高档案精准服务水平。

1单位档案管理内容
档案管理属于单位的基础建设内容，单位中的所有职工都应该了解档案管理的内容，并且充分认识到档案管理的重要价值，保障所有职工都可以积极配合档案管理工作，使各个环节能够顺利落实。

在实际管理中，需要明确内容，然后确定管理步骤。

档案管理工作涉及多项内容，包括档案收存、立卷归档、保管利用等等。

档案类型可以分为行政、人事、财务和业务四种。

行政档案包括各类文件和各部门的工作总结、计划文稿等等，也包括各种会议通知、报表、记录等。

在实际管理的过程中，必须遵守制度规范，建立专门的档案管理办公室，对档案资料进行统一管理。

档案室要做好正本档案管理工作，确保原始部门使用档案为副本，以此避免档案丢失。

在立卷、归档环节中，具体包括筛选、分项、立卷、标号和归档几项工作。

文件资料需要进行等级和类型的划分，按照归档时间进行编号，确保立卷的规范性。

在实际归档时，应该确保内容真实完整，保障档案具有较高的实用价值，并且根据要求做好保管工作，为以后各部门的查询、使用提供便利。

重点强化安全保密工作，避免隐私信息泄露或者信息档案损毁等问题。

2行政事业单位档案管理存在的问题
2.1管理体制不健全，管理效率低下
根据资料显示，当前-行政事业单位所制定的档案管理体系还不够健全，档
案管理工作没有得到合理的配置，管理流程和管理标准也没有明确的规定，这就
造成管理人员的工作效率不高，还存在着一定的管理风险。

首先，从管理制度上看，各单位所制定的管理制度过于粗放，没有具体的细则，造成档案管理制度没
有得到很好的落实，加大了档案文件管理的风险。

此外，在制定管理制度时，没
有有效界定管理流程和管理人员所要承担的职责，造成档案管理工作的随意性，
在实际工作中，管理人员缺少了对职责的正确认识，导致档案管理工作不够规范。

2.2档案管理模式落后
当前，我国事业单位档案管理中普遍存在着一些问题，如档案管理信息化程
度不高、档案管理模式不健全等。

尽管事业单位已将信息技术与档案管理工作相
融合，计算机信息技术的使用范围也在逐步扩大，但在具体的档案管理工作中，
信息技术的真正使用范围依然十分有限。

同时，事业单位也缺少与数字化档案管
理有关的配置，许多行政都存在着设备设施配置落后、信息化工作效率低下的问题，无论是在硬件还是在日常的档案管理工作中，都不能满足档案管理信息化的
需要。

还有一些偏远地区的事业单位，连专用的档案室或者监控设备都没有，没
有最基本的数字化硬件设备设施，档案管理方式仍旧是采用传统的管理方式，如
果没有使用现代化技术，将会影响事业单位的工作效率和工作质量。

同时，也会
对事业单位档案管理工作的安全性和完整性造成威胁。

另外，缺少现代的信息技
术手段，也会对档案信息的收集和保存造成一定的影响，进而对档案管理的效率
产生一定的影响。

2.3事业单位档案管理人员水平不够
如今科技日新月异，行政招聘文秘人员时，往往要到正规大学进行应聘，并
招收相应的应届毕业生。

接受正式训练后才能进入工作岗位。

在行政工作中，有
些工作人员的档案管理能力较差，工作缺乏耐性，对新电脑技术的掌握还不熟练，
对材料的整理工作也不够认真、负责任。

对单位其它工作产生了影响。

因此，在
行政内部，要不断地加强对人才的培训和档案的现代化管理。

3行政事业单位档案管理创新策略
3.1制定切实可行的管理机制
行政事业单位的档案工作必须注重档案工作的标准化，只有建立健全管理体制，才能使档案工作更好地发挥作用。

在行政事业单位的档案管理中，要根据本
单位实际情况，建立一套科学、切实可行的档案管理体系，并在档案管理的具体
工作中不断改进，能够按照制度执行，为档案资源的标准化、科学化利用营造良
好的环境。

行政事业单位档案管理应结合实际状况，掌握档案管理的总体要求，
制定出有针对性的档案管理工作制度，为各项工作的开展提供制度基础，以达到
提高行政事业单位档案管理效果的目的。

3.2档案管理模式的创新与改革
第一，建立档案数字化管理模型。

当前，较为常用的数字化技术有身份认证
技术、扫描技术、数据库技术和数字加密技术等，通过现代技术将行政事业单位
的档案文件转化为数字化档案信息，不仅可以对档案资料及时更新，还可以对其
展开有效的补充和整合。

第二，建立事业单位档案信息化管理模型。

在事业单位，档案管理信息化是档案工作的一大特点，也是事业单位档案工作的重点。

一般较
为常用的自动化技术有OCR识别技术、电子标签以及数码扫描识别技术等。

档案
管理自动化包括自动提取关键词、自动检索、自动筛选以及自动收集等。

只有建
立自动化档案管理模式，才能实现对人力档案信息资料的自动处理和批量处理。

第三，要建立一种系统化的档案管理方式。

行政事业单位档案管理信息化建设不
同于传统的档案管理模式，是一体化过程，主要包含内部流程、部门衔接和档案
文档一体化等，所以，要建立体系化的档案管理模式，基于数据融合技术、数据
集成技术，提高档案信息文件的兼容性和通用性。

第四，构建一个交互式的档案
管理模型。

在过去的工作中，多个文件之间的信息是单一的，没有交互。

而构建
互动化档案管理模式，可以有效增强档案信息的互动性，从而对档案管理系统的
优化和服务质量的提升起到了积极的作用。

3.3优化档案专职与兼职人员的融合
目前，事业单位的档案管理大部分是由专职、兼职人员共同负责的。

要明确专职档案管理人员的作用，发挥专职档案管理人员在统筹、协调、指导、示范方面的作用。

为充分发挥兼职档案工作者的最基层作用，要做到措施到位：一是人员到位。

准确掌握兼职档案人员变动情况的特点，向领导反映，及时补缺，保障档案工作体系的完整性。

二是业务培训到位。

组织兼职档案人员要积极参加上级档案馆举办的各类档案业务培训活动，强化档案管理意识和依法利用意识，发挥积极作用。

三是指导监督到位。

要加强对各部门兼职档案人员的指导监督，指导兼职档案人员掌握档案预立卷工作方法，从源头上确保档案归档的完整性、规范性和准确性。

四是交流学习到位。

要组织兼职档案人员到行政、企业等档案管理成绩突出单位开展实地交流和学习，找出差距，改进工作。

五是工作制度到位。

要定期召开档案工作例会，组织专、兼职档案人员就工作中遇到问题开展讨论，分析问题，寻找对策，促进工作。

结语
综上所述，作为事业单位重要管理环节的档案管理工作，在新时代背景下的管理要求进一步提升，事业单位需要高度重视此项工作，立足多个维度实施档案管理工作改革与优化，在工作中要提高档案管理意识，完善档案管理制度，优化管理模式的创新，引入高素质档案管理人才，提升事业单位档案管理水平。

参考文献
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2022(02):226-228.
[2]李萍苹.数字化背景下事业单位人事档案管理工作的优化研究[J].黑龙江档案，2021(03):192-193.
[3]许霞.新时期事业单位档案管理工作的优化策略探究[J].发明与创新（职业教育），2021(07):218+220.。