当代秘书应强化四种意识(PDF X页)

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《秘书之友》年第期
20054随着社会经济及现代科技的迅猛发展，秘书工作所面临的困难和挑战越来越多。

在这种形势下，秘书人员怎样才能更好地承担起参与政务、处理事务和提供服务的职能，真正起到承上启下、沟通协调的纽带作用？本文对当代秘书人才应该具备并强化的四种意识作一简要论述。

一、辅助角色意识
所谓角色，是指一个人对自己在社会群体中所处的地位以及由这种地位所决定的社会职责的感知与认识，是对自己周围的种种角色之间关系的理解与协调。

秘
书的角色意识，是指秘书人员对自己所担任角色的社会地位及由地位所决定的职责的知觉与体会，是秘书工作的灵魂。

具
体来说，秘书角色主要的行为特征是辅助
彭建平
张
春
领导管理，为领导提供综合服务。

没有领导，秘书角色就不会存在；没有相应的机构和部门，秘书角色也不会存在。

因此，秘书的角色意识主要就是辅助角色意识。

秘书人员每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，如何在这错综复杂的人
和事中做到忙而不乱、从容应对，首要的也是最重要的就是不断强化角色意识。

只有端正了态度、摆正了位置，才不会“错位”，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的智能服务。

具体来说，强化角色意识包括以下几个方面：
一是动态全新的服务观。

为领导、为各职能部门和为人民群众服务是秘书工作的出发点和归宿点。

作为一名当代秘书，应该顺应时代的变化树立动态的全新的服务观。

新时期的秘书服务工作主要包括以调研、信息、参谋咨询为中心的智能服
务，在日常工作和决策工作中的主动服务，既为上级、领导服务又为部门、基层和群众服务的宽口径服务。

秘书人员只有根据服务对象的需要不断完善服务内容，使服务对象放心、安心和舒心，并尽量实现服务的专业化、标准化和多元化，才能算作服务到位。

为此，秘书人员应在加强职业品德修养的同时加强学习、加强实践，努力使自己成为理论知识过硬、业务知识扎实、能写会说的全方位的综合型人才。

同时秘书人员必须意识到，自己的一言一行、一举一动都会直接影响自己所在部门的形象和领导声誉，因此必须对自己高标准、严要求，努力塑造“热情、文明、勤政、高效”的良好形象。

二是积极严谨的参谋观。

社会的现代
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②
③当代秘书应强化四种意识
化、多样化发展要求秘书人员从过去纯粹的办文办事转变为既办文办事又出谋献策。

秘书人员在坚定地执行领导决策、决定的前提下，为领导出谋划策应该坚持以下几条原则：（１）讲党性、讲正气、讲政治的原则。

辅助领导工作、参政设谋是秘书的职责，但秘书不能进谗言，否则不但会导致领导决策出现偏差，而且会影响干群团结，影响领导形象。

（２）当好领导“助手”的原则。

秘书工作主要是为领导服务的，因此秘书不能凌驾于领导之上，也不能与领导平起平坐，而是要协助领导实现领导意图。

概括地说，就是要摆正位置，不越权越位。

（３）主动、细致的原则。

秘书人员应该想领导之所想、谋领导之所虑，想问题应该早于领导。

要在深入实际掌握大量信息的基础上形成初步的意见，这样一旦领导需要就可以马上提供相关咨询。

同时，秘书在提供参谋服务的过程中务必认真细致，确保基本信息正确无误，以避免决策出现技术性差错。

（４）对服务对象负责的原则。

秘书发现领导工作、决策上的问题和错误后，要通过正当的渠道用稳妥的方法向领导机关和有关领导反映，对待领导要服从但不盲从。

（５）保密原则。

秘书人员一般都参与决策谋划，知晓本单位的机密事项。

决策方案在公开、公布之前都属机密，秘书若不坚持保密原则，一旦泄密后果不堪设想。

三是高度自觉的责任观。

秘书人员承担着承上启下、联系左右、沟通内外的职能，直接或间接地参与领导活动和政务活动。

秘书的任何一种不良表现或不负责任的工作态度都可能对领导的工作造成负面影响，改变群众对领导的看法，影响事业的发展。

因此，秘书人员处理任何问题都要从维护领导形象、维护班子团结出发，做到不利于班子团结的话不说、有损领导形象的事不做。

同时要妥善处理好局部利益与全局利益、眼前利益与长远利益、个人利益与群众利益的关系，注意搞好与同事、与单位之间的关系，真正做到思想求实、作风务实、工作扎实、办事踏实、做人老实。

二、现代管理意识
随着改革开放的不断深入，现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段，在党政机关和各企事业单位得到了广泛的应用。

秘书工作自然也离不开一些现代管理方法。

秘书人员应该强化如下现代管理意识：
一是公关意识。

在现代社会，秘书人员没有一定的公关意识是难以立足的。

一个单位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。

群众是事业发展的基石，如何有效地实现与公众的沟通，是秘书人员的一项重要职能。

秘书人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。

秘书人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。

二是竞争意识。

当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书人员必须强化竞争意识。

随着领导水平的不断提高，作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我，才能更好地胜任工作。

三是法律意识。

随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。

这必然要求秘书人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。

四是协作意识。

当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。

对一个秘书人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。

因此，秘书人员要
学习与修养
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五是开拓意识。

随着社会发展所带来的新情况和新问题的增多，秘书要保持稳定健康的心态就必须不断强化开拓意识，创造性地开展工作。

首先，秘书人员要在不断扩大知识面的前提下保持积极向上的精神状态，不能因循守旧、举步不前；其
次，要养成独立思考的习惯，努力锻炼并培养自身对周围事物的敏锐观察力，掌握各种有用信息；再次，应具有付诸实践的决心和勇气，否则只能是纸上谈兵。

六是效率意识。

秘书工作纷繁复杂，秘书人员更应该重视效率，力求在最短的时间内取得最好的效果。

为此，秘书人员首先要加强能力培养，尤其要提高分析能力和办事能力；其次要善于灵活变通，注重原则性与灵活性的协调统一；再次要善于利用现代办公技术；最后要有良好的工作习惯和较好的身体及心理素质。

七是超前意识。

超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受，它受秘书人员自身素质、思维方式和对相关情况熟悉程度等因素影响较大。

秘书人员具备科学、正确的超前意识，对领导决策具有重要的推动作用；反之，则有可能影响领导决策的时效性和正确性。

三、学习求知意识
秘书工作的性质和特点，要求秘书必须加强学习、善于学习。

周总理生前对秘书提出了五条要求，其中之一就是“广学博览”。

秘书能不能当好领导的参谋和助手，与秘书知识是否广博有着直接的关系。

所以，要成为一名优秀的秘书人才，就必须善于学习，要有强烈的求知欲。

只有不断扩充自己的知识面，努力提高听、说、写的能力，才能满足岗位的需要。

（一）重视、加强思想和理论积累。

秘书工作政策性很强，秘书人员只有具备扎实的理论功底和较高的政策水平，工作起来才能得心应手，才能更好地发挥参
谋助手作用。

秘书人员必须认真学习和掌握有关理论，特别是邓小平理论和“三个代表”重要思想，还要注重经济理论和法律理论的学习。

（二）拓宽知识面，更新知识结构。

秘书应不断扩充自己的知识面，努力使自己成为专家中的杂家、杂家中的实干家、专才中的通才。

现代秘书如果不掌握最新专业知识，将在管理活动中处于十分被动、外行的地位。

因此，秘书应该加强现代管理知识和专业知识的学习。

除此之外，秘书人员还应当努力跟踪世界科技、经济和社会发展的前沿动态，及时掌握新知识、新信息，以适应时代的需要。

（三）努力培养多种能力。

现代秘书要较好地完成领导交给的任务，就应该具备多方面的能力。

一是调研能力。

调研是秘书人员的一项基本功，只有调研到位，才能为领导决策提供准确的信息。

二是管理能力。

现代秘书要善于利用现代管理知识开展工作，善于协调各种关系。

三是表达能力。

包括口头表达能力和文字表达能力，这些都是与秘书工作密不可分的基本能力。

四是应变能力。

日常工作中，突发事件是经常出现的，这就要求现代秘书既有冷静的头脑又能随机应变，具有较高的处理实际问题的艺术。

（四）加强求知意识，尤其要重视实践。

实践是检验真理的唯一标准。

秘书人员要经常深入实际，运用所学理论知识对现实生活中的一些重大问题进行多方面的分析和研究，将自己的研究成果提供给领导做决策参考。

四、廉洁自律意识
近年来，随着秘书腐败现象的增多，“秘书腐败”越来越成为人们关注的一个焦点。

为了行之有效地解决秘书腐败问题，我们除了应建立健全各种机制、体制、制度，坚持运用法治手段“综合治理，标本兼治”外，作为秘书人员自身应该充分认识到干部的权力是党和人民赋予的，是用来全心全意为人民服务的，而不
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是用于换取个人私利的。

首先，要充分认识到只有加强党风廉政建设，遏制职务犯罪蔓延的势头，保持党员干部队伍的清正廉洁，才能维系党和人民群众的血肉关系，才能使党永葆青春。

其次，要加强自身思想道德修养，培养积极向上的生活情趣。

在政治上，要始终与党中央保持高度一致；在工作上，要爱岗敬业，勤勤恳恳，奋发向上；在生活上，要勤俭朴素，两袖清风，时刻警惕各种腐败思想的侵蚀，树立廉政勤政的公仆形象。

最后，要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观和权力观、地位观、利益观。

要以廉政勤政的先进典型为榜样，为人民群众掌好权、用好权，不断提高拒腐防变能力，经受住执政的考验和改革开放的考验。

要以身作则、率先垂范，真正做到权为民所用，利为民所谋，情为民所系。

注释：
.
[M].1998.
.WTO
[J].()2003 (12)
.
[J].200338
.[J].
1999(9)
.
[J].1997(4)
:
①②赵中利，史玉峤现代秘书心理学
青岛：青岛出版社，
③姚怀山语境下中国秘书角色的重新定位延安大学学报社科版，，
④高贵荣关于秘书人员的职业素养建设信息导刊，，（）
⑤吕定禄论知识经济与秘书工作秘书之友，，
⑥范长平浅谈现代秘书应具备的条件
行政论坛，，
（作者单位湖南工业大学校长办公室）
M
秘书是一种可以有所作为的职业。

那么，怎样做秘书工作才能有所作为呢？这是走上秘书工作岗位的每个人都在思考的课题。

初看起来这一课题十分宽泛，不易把握。

其实，秘书每天所做的具体工作和言语行为都是在进行有所作为的实践，唯一不同的是，有些秘书的实践是自觉的，有些则是非自觉的。

自觉实践的秘书，对自身工作性质、地位、效能、目标十分清楚，主观上理解秘书应该有所作为、能够有所作为，客观上追求、践行有所作为，这样就能接近或实现有所作为的目标。

非自觉实践的秘书要想真正有所作为，就必薛果
公文起草：秘书创见藏其中
——秘书怎样有所作为一探。