标准档案库管理制度

标准档案库管理制度
目的
本制度的目的在于规范公司标准档案库的管理，保证档案库中的文件能够被合理存储、追溯和利用。

范围
本制度适用于公司内部所有部门的文件管理。

责任
1. 公司领导：负责档案库管理制度的制定、实施、监督和不断改进。

2. 档案管理员：负责档案库日常管理、文件收集、归档、检索和利用。

3. 部门管理人员：负责本部门文件的编制、审核并交由档案管理员进行存储。

职责
1. 档案管理员应按照文件管理要求，对文件进行数字化存储和
备份，并建立档案清单。

2. 档案管理员应对档案中文件进行分类，制定合理的存储方案，并建立清晰的存储目录，方便文件检索。

3. 档案管理员应对新收集的文件进行分类、标记、编号，并及
时归档。

4. 部门接收文件后，应当及时序号编号，加盖部门章，并及时
上交档案管理员存储。

如确有必要在文件上加注说明，须得到下一
级主管部门或负责人签字。

5. 档案管理员应定期进行档案复核，对存放的文件进行检查、
清点和整理。

条款
1. 文件应按规定的分类、编号规范存储。

2. 存储的文件须有相应的索引，便于检索。

3. 档案库的钥匙管理需严格控制，并备案。

4. 档案库内禁止存放非公司文件和私人物品等无关文件。

违规
对于未按照本制度规定办理文件存取手续、私自携带或删除文件等行为，将会受到公司的纪律处分。

维护
本制度由信息中心负责解释和执行，如有疑问和建议，请及时反馈。