合同管理办法(修订)

合同管理办法
第一章总则
第一条为加强XXX公司XXX的合同管理，防范经营风险，降低检修维护造价和生产经营成本，根据《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规，以及集团公司合同管理办法等有关规定，结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于XXX（以下简称公司）签订的各类合同及其他具有契约性质的协议。

第二章合同管理组织机构
第三条合同管理机构及人员
(一) 公司合同管理委员会
主任：总经理
副主任：副总经理
(二) 合同管理办公室
主任：经营计划部部长
成员：各部室负责人
第四条职责
(一) 合同管理委员会
1、公司合同管理委员会是公司合同管理的领导、决策机构，统一领导合同归口管理部门、监督部门、技术归口部门等相关部门的工作。

2、公司合同管理委员会对本办法的贯彻执行情况，进行检查、监督。

3、负责签署公司各类合同。

(二) 经营计划部
1、经营计划部是公司合同的归口管理部门。

2、负责管理公司合同专用章的使用，建立规范的使用登记记录（详见附件1：合同章使用登记单）。

特殊情况需带章异地签订合同,经合同管理委员会主任批准后将专用章交申请人使用，办理完毕后申请部门对专用章使用情况进行补充登记（详见附件2：合同章外出使用审批单）。

3、制定合同管理办法及合同审查意见会签流程。

（详见附件3：合同审查意见会签流转单）
4、参与合同商务谈判及商务部分条款拟定（或审核）。

5、组织合同的签订、履行、变更、解除及纠纷处理。

6、负责合同编号、合同信息登记统计、合同（及电子版）分发及归档备案。

(三) 承办部门
1、负责合同立项，指定合同承办人，进行可行性论证，意向接触，资信调查。

2、组织合同谈判及合同部分条款拟订（或审核）。

3、负责合同签订后的履行、变更，参与合同解除及纠纷处理。

4、建立合同履约跟踪统计记录。

(四) 综合管理部
1、负责对合同的主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性进行审查。

参与重大合同的论证、谈判、文本审查及合同纠纷的处理工作。

2、对合同订立、履行、变更、解除等事项实施全过程监督。

3、对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行监督、检查、调查并提出监察建议或做出监察决定。

4、办理所需的法定代表人授权委托书。

(五) 财务中心
1、审查合同中的财务收支事项是否符合国家财经法律、行政法规和新能源公司财务管理制度。

2、审查合同的经济可行性。

3、参与重大合同谈判。

4、按照合同条款及时支付合同款项。

5、对合同中涉及财务的其他事项提出意见。

（六）法律顾问
1.审核合同内容是否符合法律法规，有无重大遗漏事项等；
2.审核合同内容是否存在风险，合理进行风险规避；
3.协助参与重大项目谈判，审查或准备谈判所需各类法律文件，并提供法律论证意见；
(七) 相关业务部门
负责对合同所涉及本部门业务范围相关的条款进行审查，并提出具体专业审查意见。

第三章合同签订
第五条合同签订应遵循的原则
(一) 平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

(二) 签订合同必须遵守国家的法律、法规和规章，遵守各项制度和纪律。

不得利用合同进行违法活动，损害国家利益和社会公共利益，牟取非法收入。

(三) 签订的合同条款要具备完整性，严密性及公正性。

(四) 合同条款一般具备的条款包括但不限于当事人的名称和住所、技术标准、设计图纸资料、标的、数量、质量、价款及报酬、履行期限、违约责任、解决争议的方法。

(五) 签订合同必须采用书面形式。

合同的附件以及经双方当事人协商同意修改合同的其它文书、电报、图表、电信和信函，都是合同的组成部分，并与合同具有同等法律效力。

(六) 签订合同，应采用或借鉴国家规定的示范文本。

(七) 具有《企业法人营业执照》的法人，是对外签订合同的主体。

具有《营业执照》的法人分支机构对外签订合同，需经法人的授权。

公司内部的部室和项目部不得以自己的名义对外签订合同。

第六条合同签订的程序
(一) 合同签订前的准备
1、对非招标类的合同，由承办部门收集市场信息，与潜在供应商意向接触，进行资信调查，调查内容包括但不限于营业执照、经营业务范围、法定代表人身份证明、授权委托书是否齐全合法、资产经营状况是否具备履行合同的能力。

对招标类的合同，由承办部门负责签订合同所需资料的准备，如招投标书、报价书、中标通知书、澄清书等。

2、对非招标类的合同，由归口管理部门会同承办部门、财务部门等相关部门进行资质审查，确定入围厂家。

资质审查主要内容包括：
合同主体应具有经年检有效的营业执照或其他权利能力文件，其核实的内容与实际相符；合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可文件；涉及资质要求的，应具备相应的资质（等级）证书；具有相应的履约能力，具有支付能力、生产能力或运输能力等，必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、会计师事务所出具的验资报告等相关文件；具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无严重违约事实，在签署本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件；在签署本合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决等；由委托代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人身份证明或授权委托书原件、委托代理人身份证明。

(二) 合同谈判
1、合同谈判应不少于3人，包括公司主管领导、归口管理部门、承办部门、监督部门、法律事务顾问和财务部门的相关人员。

2、参加谈判的人员应恪守谈判纪律，不得泄露商业秘密。

3、承办部门负责召集合同谈判，负责整理、编制谈判会议纪要（详见附件4），并经全体参会人签字确认，列入合同档案。

4、对非招标类的合同：谈判结束后要由参加人员分别对商务条款和技术条款签字确认，对于技术较复杂的项目由承办部门组织编写技术协议，技术协议作为合同的附件。

5、谈判中临时遇到的重大问题应及时向合同管理委员会请示。

(三) 合同起草
根据合同谈判结果，承办部门负责合同起草、修订，归口管理部门给与支持。

起草合同文本时，应优先参照国家、行业、集团公司或新能源公司的示范文本。

合同起草、修订后，应报综合管理部审核。

重大合同可外聘律师起草。

(四) 合同审查会签
1、合同承办人应当持谈判纪要、合同文本和合同审查意见流转单送相关业务部门审查会签，负责审查的部门应出具书面审查意见。

2、参加签审单位和人员有承办部门、归口管理部门、相关部门、主管副总经理、总经理。

3、合同会签时要审查以下合同内容：
1）当事人的主体资格和资质是否符合要求。

2）合同项目是否符合法律、行政法规、政策及有关政府部门的批准文件。

3）合同技术条款是否符合国家标准、行业标准、企业标准及规程、规范。

4）合同项目是否列入年度投资计划；合同条款是否是缔约人真实意思表示。

5）合同价款是否合理，合同内容、形式是否合法，合同条款是否完备、严密、准确。

6）担保方式是否合法、适当，相关程序是否符合本办法。

7）合同条款是否符合国家财经法律、行政法规和新能源公司财务制度，合同约定事项是否符合经济效益原则，合同标的是否列入年度预算，合同支付条款是否合理以及认为应当审查的其他内容。

4、会签时各部门不需要排序，会签的各部门必须认真阅读合同内容，并签署审查意见，最后由主管副总经理审定，总经理批准。

(五) 除一般消耗性材料、低值易耗品、标准的备品配件、日常生活用品、办公用品、劳保用品、一般用途的工器具等且金额小于5万元的单项采购可以不签合同直接进行采购外，其他项目及采购都必须签订合同。

(六) 合同双方必须由法定代表人或法定代表人授权的委托代理人签字，对方是法定代表人授权的委托代理人签字的必须有委托书(原件)、委托代理人的身份证。

(七) 合同加盖合同专用章，合同生效。

对各类具有实际履行意义的合同、协议，必须盖合同专用章，不得以公司公章或部门公章代替。

否则，一切后果由公章所在管理部门直接责任人员及部门负责人承担相应的责任。

(八) 依据法律规定和实际需要，办理合同报批、鉴证或公证手续。

第四章合同的履行
第七条合同的履行应遵循的原则
(一) 合同的履行过程中要遵守国家的各项法律、法规和规章制度。

(二) 按照合同约定全面地适当地履行自己的义务，实现各自享有的权利。

合同正式生效前，不得实际履行合同。

(三) 合同的履行过程中遵循诚实信用，公平合理促进合同履行，当事人一方不得擅自变更合同。

(四) 当合同履行过程中发生质量、价款或报酬、履行地点等内容没有约定或约定不明确的情况，双方协议补充，不能达成协议的，按《合同法》的相关条款或交易习惯确定。

(五) 合同承办人负责汇报、请示、协调、解决合同履行中出现的问题、争议。

履行过程中出现争议事项，经合同当事人协商不成的，由归口管理部门、承办部门向分管领导和总经理提出解决方式的建议。

第八条合同履行的程序
(一) 合同签订生效后，合同承办部门人员应对合同的内容进行详细的阅读和理解，对合同进行分析，分析的主要内容有合同的法律基础，双方的责任与任务，合同价款及付款方式，工期，违约责任，争议解决方法及索赔程序,做好合同履行的各种准备。

(二) 合同承办部门人员根据合同签订的项目内容，技术标准，质量要求，工期进度，对合同项目实施和履行情况进行及时的跟踪监督检查，根据实际存在的问题，及时采取相应的技术措施及管理措施，确保合同的正常履行，并及时出具项目已完工程量清单，进度情况报告，阶段性（或最终）质量验收报告，到货明细及质量验收报告，双方认可的变更单，并及时的提供给归口管理部门。

(三) 合同归口管理部门根据所签订合同的条款，以及承办部门提供的已完工程量清单，进度情况报告，阶段性（或最终）质量验收报告，到货明细及质量验收情况报告，双方认可的变更单等，及时进行合同款收支及索赔事件的处理。

(四) 合同履行中尽量避免由于我方原因造成的违约。

我方如发生违约要及时采取措施减小或消除违约，使我方的经济损失降到最小，当对方发生违约时，要及时发现并以相关程序通知对方，根据合同约定的违约责任条款及时追究对方的违约责任，按约定的解决争议的方法和索赔程序，及时进行索赔。

(五) 合同签定后，由承办部门收集、整理及归档合同有关文件及资料，并将完整、准确的各种合同资料转交给合同归口管理部门。

第五章合同的变更或解除
第九条合同的变更或解除应遵循的原则
(一) 合同生效后，在尚未履行或未完全履行，遇到法定的或约定的允许变更、解除合同的条件时，经双方协商一致，可以变更或解除合同。

(二) 合同变更必须有明确的合同内容变更，但非实质性的变更。

(三) 变更或解除合同，不得损害国家、社会和他人的利益。

(四) 法律、行政法规规定变更合同应当办理批准、登记手续的，依照其规定执行。

(五) 变更或解除在协议未达成之前，原合同仍然有效。

(六) 合同变更或解除的条件按《合同法》有关规定执行。

第十条合同的变更或解除应遵循的程序
(一) 由承办部门确认合同变更的内容，合同解除的原因，编制变更或解除合同说明文件，提交主管领导审核，并以书面形式及时通知对方当事人，答复提议的期限为15天，特殊情况时，或按上级规定执行，当合同主体变更时应征得合同各方同意，并协商一致。

(二) 归口管理部门审核合同变更的内容或解除的原因是否符合国家合同法有关规定。

(三) 财务部门、监察审计部门对变更或解除合同的经济性及可能导致的法律风险进行评估，出具书面意见。

(四) 双方就合同的变更或解除进行协商，协商一致后形成书面协议。

(五) 合同变更或解除要履行审批手续，权限和程序仍按原合同签定的审批权限和程序执行。

合同变更或解除需合同管理委员会会议确定。

(六) 合同的变更或解除获得批准后，对有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意后，在变更协议上加盖合同双方的合同专用章，同时加盖担保单位公章。

(七) 经上级主管部门批准的合同，变更或解除协议应报原批准部门批准，经公证、鉴证的合同，所达成的变更或解除协议应履行公证或鉴证手续。

(八) 承办部门收集整理合同变更或解除的协议书等有关资料转交给合同归口管理部门存档备案。

(九) 因对方要求变更或解除合同给我方造成损失的，承办部门、归口管理部门及法律事务部门负责依法进行索赔。

第六章合同争议的处理
第十一条合同争议处理的程序
(一) 发生合同争议，承办部门和归口管理部门必须及时向主管领导和法律事务部门报告，并提供相应的证据资料。

(二) 解决争议，必须在法律规定的时效内进行，并留有申请仲裁或起诉的时间。

(三) 合同纠纷经协商达成书面协议的审批权限和程序，仍按原合同签定的审批权限和程序执行。

(四) 合同发生争议后，协商、调解、仲裁或诉讼活动，要有承办部门，归口管理部门、合同监督部门、法律事务顾问人员参加。

第七章合同档案管理
第十二条合同签订及履行结束后，由承办部门收集、整理合同有关文件及资料，并将完整、准确的各种合同资料转交给合同归口管理部门归档。

第十三条各种合同资料包括：
(一) 合同资料（包括合同流转单、合同文本正本、招投标文件、图纸、技术规范等。

合同流转单模板参照附表一）。

(二) 合同实施中产生的各种资料（如工作指令、签证、信函、会议纪要、变更指令、申请、检验报告、鉴定报告、验收单等。

会议纪要模板参照附表二，验收单模板参照附表三）。

(三) 合同实施中产生的各种记录、施工日记、官方的文件批文等。

(四) 合同审查意见流转单，合同审查意见书。

(五) 授权委托书原件等合同签定当事人资质审查清单所要求的内容。

(六) 履行、争议解决情况的说明（如果有）。

(七) 合同变更、解除的相关文件（如果有）。

第八章合同的编号
第十四条归口管理部门确认合同完成审查、会签程序后，对合同实行统一编号。

第十五条合同实行公司内部统一编码管理，合同编号一般由以下部分由左向右组成排列：
1
2、检修公司名称缩写：OHBR
3、合同类别：
GC----工程合同（包括服务、技术创新合作等）
CG----采购合同
QT----其他合同
4、年份及合同序号：
合同签订时所在年份，以阿拉伯数字加方括号表示，如[2013]。

合同序号：由三位阿拉伯数字组成，如超过三位数可相应增加位数。

合同的序号代表该合同在公司当年所有合同中的序位。

第十六条本办法设定的代码只在合同统一编号中使用
示例：CDTRP-OHBR-GC-[2013]-001
第七章考核与奖惩
第十七条归口管理部门和承办部门等部门有关人员有下列情形之一的，可以给予一定的物质奖励：
1、对合同管理工作认真负责，成绩显著的。

2、在合同签订或履行过程中，预防、消除失误，避免重大经济损失的。

3、在参与解决合同纠纷过程中，依法使本公司合法权益得到保护，成绩显著的。

4、其它应奖励的情况。

第十八条有下列情形之一的，将视不同情节，对主管人员或直接责任人员给予相应的经济或行政处罚；触犯法律的，移交司法部门处理：
1、不依法律、法规或不按本办法规定签订、变更或解除合同的。

2、在合同签订或履行过程中，未认真审查合同对方的主体资格和履约能力，致使本公司利益遭受重大损失的。

3、所签订的合同有重大缺陷或无效的。

4、遗失合同文本或其他有关文件的。

5、在合同签订或履行过程中，虚构事实，隐瞒真相的。

6、未经授权或超越授权签订合同的。

7、在合同签订或履行过程中泄漏商业秘密的。

8、其他应受处罚的情形。

第八章附则
第二十一条本办法由经营计划部负责解释。

第二十二条本办法自下发之日起执行。

合同审查意见会签流转单
合同谈判纪要
工程验收单
公司（或××项目部）
（签章）。