专业秘书、助理系列课程--档案管理
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7
档案管理
档案管理应注意之细节
1.集单件数据组成案件完整的档案 2.一文一事一卷一案 3.文件分存单及影印本之存盘 4.分类适当
8
档案管理
档案管理应注意之细节
5.务必制作索引﹝目录单﹞ A.方便查阅档案 B.可了解档案内容 C.可轻易查核数据的完整性
9档案Biblioteka 理档案管理应注意之细节6.定期清理 A.取出销毁无用的数据 B.找回遗失或借出的数据 C.更正错误 D.移转或销毁过时的文件
2
档案管理
办公室档案管理系统
1.放置公共档案的橱柜
2.档案管理应做到让人只看到 封面就知道里头的内容
3.档案管理要符合经济效益并 须富有弹性
3
4.保持办公桌面的整齐
档案管理
档案的分类运用
1.按颜色分类 5.按性质内容分类 2.按笔划分类 6.按地区位置分类 3.按行业别分类 7.按日期顺序分类 4.按数字分类 8.按名字分类─人名、公司名
呈、各种报表的汇总…等) 6.主管的名片管理 7.其它
12
档案管理
档案管理常用的工具
1.开放式、封闭式杂志架 2.公文架﹝二、三、四层﹞ 3.组合式书架 4.效率柜﹝3~10层﹞ 5.档案柜 6.吊夹﹝31天﹞
13
档案管理
档案管理常用的工具
7.透明档案夹﹝多色﹞ 8.强力夹 9.三孔夹 10. 透明封套 11. 黄色立贴﹝大、中、小﹞ 12. 标签纸﹝大、中、小﹞
专业秘书、助理系列课程
档案管理
档案管理
大纲
☺.档案管理的重要性 ☺.办公室档案管理系统 ☺.档案分类运用 ☺.档案管理应注意之细节 ☺.档案管理常用的工具 ☺.个人的档案管理
1
档案管理
档案管理的重要性 1.可作为处理业务的参考 2.可作为法令的依据 3.可作为了解公司历史的参考 4.可作为研究时的参考
10
档案管理
档案管理应注意之细节
7.档案的保护 8.颜色管理的运用 9.利用计算机管理数据 10.制作调阅单以利控管
11
档案管理分组活动
您有以下工作内容，请问您会如何分类归档：
1.收发E-mail 2.会议记录工作 3.项目性质工作(发表会、尾牙、股东会…等) 4.报价工作(国内、国外客户) 5.计算机文书工作(发布公告、人事令、联络单、签
14
档案管理
个人档案管理
1.待办及追踪档 2.待归档 3.参考数据文件 4.家庭生活档 5.名片档
15
档案管理 待办档
1.今天 2.未来
A.特定日子 B.不特定日子
16
追踪档
档案管理
1.定期查阅
2.事前提醒
3.主动积极跟催
17
待归档
档案管理
1.初步分类 2.确定／不确定 3.紧急／不紧急
18
共同判断。
红→特急件→立即办 黄→急件→1日内完成 白→普通件→2日内完成
6
档案管理
颜色管理
表单
1.应用原理：颜色层别法 2.应用情境：系统化管理，减少人为错误。 3.管理原则：
出货单、请购单等表单多为二联以上，为区别 领用单位及存盘单位，除在表单上注明位别外， 利用颜色区别各联，可使表单归档时一目了然， 减少行事匆促而疏漏一定的程序。
档案管理 参考数据文件
1.工作内容 2.行业别 3.个人兴趣
19
档案管理
剪报技巧
1.流程： 阅读→做记号→剪贴→分类→装订
2.作法： A.信息主题先确定 B.记载名称与日期 C.以领域分类 D.一张纸一份剪报
20
档案管理
剪报技巧 3.要诀： A.看过之后马上处理 B.不要浪费太多时间在剪报上 C.持之以恒才有意义 D.利用透明封套以便同类归档 E.以A4的规格统一保存
4
档案管理
颜色管理
档案
1.应用原理：颜色层别法 2.应用情境：配合5S运动，做好数据文件管理。 3.管理原则： A.有系统的整理档案，可使数据整理、归档更
有秩序、更快速。 B.各类档案专属的颜色必须事先规划，并向所
属员工说明清楚，全体一致、共同执行。 C.若有新人进入本公司，应将档案程序和规范
列为职务说明的一部份。 D.入档时，应依颜色别加以排列，以利取阅。
5
档案管理
颜色管理
呈阅卷宗
1.应用原理：颜色层别法 2.应用情境：加速公文流程时效。 3.管理原则： A.利用颜色别，可表示机密件、急件或普通件，引起
承办人员注意，从而加速公文流通，掌握时效。 B.执行时，应向承办人及全公司各级主管说明，要求
确实遵循，并可配合各色管理窗体，检讨执行情况。 C.各项公文的紧急、机密标准，由承办人员及其主管
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档案管理
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档案管理
档案管理应注意之细节
1.集单件数据组成案件完整的档案 2.一文一事一卷一案 3.文件分存单及影印本之存盘 4.分类适当
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档案管理
档案管理应注意之细节
5.务必制作索引﹝目录单﹞ A.方便查阅档案 B.可了解档案内容 C.可轻易查核数据的完整性
9档案Biblioteka 理档案管理应注意之细节6.定期清理 A.取出销毁无用的数据 B.找回遗失或借出的数据 C.更正错误 D.移转或销毁过时的文件
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档案管理
办公室档案管理系统
1.放置公共档案的橱柜
2.档案管理应做到让人只看到 封面就知道里头的内容
3.档案管理要符合经济效益并 须富有弹性
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4.保持办公桌面的整齐
档案管理
档案的分类运用
1.按颜色分类 5.按性质内容分类 2.按笔划分类 6.按地区位置分类 3.按行业别分类 7.按日期顺序分类 4.按数字分类 8.按名字分类─人名、公司名
呈、各种报表的汇总…等) 6.主管的名片管理 7.其它
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档案管理
档案管理常用的工具
1.开放式、封闭式杂志架 2.公文架﹝二、三、四层﹞ 3.组合式书架 4.效率柜﹝3~10层﹞ 5.档案柜 6.吊夹﹝31天﹞
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档案管理
档案管理常用的工具
7.透明档案夹﹝多色﹞ 8.强力夹 9.三孔夹 10. 透明封套 11. 黄色立贴﹝大、中、小﹞ 12. 标签纸﹝大、中、小﹞
专业秘书、助理系列课程
档案管理
档案管理
大纲
☺.档案管理的重要性 ☺.办公室档案管理系统 ☺.档案分类运用 ☺.档案管理应注意之细节 ☺.档案管理常用的工具 ☺.个人的档案管理
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档案管理
档案管理的重要性 1.可作为处理业务的参考 2.可作为法令的依据 3.可作为了解公司历史的参考 4.可作为研究时的参考
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档案管理
档案管理应注意之细节
7.档案的保护 8.颜色管理的运用 9.利用计算机管理数据 10.制作调阅单以利控管
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档案管理分组活动
您有以下工作内容，请问您会如何分类归档：
1.收发E-mail 2.会议记录工作 3.项目性质工作(发表会、尾牙、股东会…等) 4.报价工作(国内、国外客户) 5.计算机文书工作(发布公告、人事令、联络单、签
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档案管理
个人档案管理
1.待办及追踪档 2.待归档 3.参考数据文件 4.家庭生活档 5.名片档
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档案管理 待办档
1.今天 2.未来
A.特定日子 B.不特定日子
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追踪档
档案管理
1.定期查阅
2.事前提醒
3.主动积极跟催
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待归档
档案管理
1.初步分类 2.确定／不确定 3.紧急／不紧急
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共同判断。
红→特急件→立即办 黄→急件→1日内完成 白→普通件→2日内完成
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档案管理
颜色管理
表单
1.应用原理：颜色层别法 2.应用情境：系统化管理，减少人为错误。 3.管理原则：
出货单、请购单等表单多为二联以上，为区别 领用单位及存盘单位，除在表单上注明位别外， 利用颜色区别各联，可使表单归档时一目了然， 减少行事匆促而疏漏一定的程序。
档案管理 参考数据文件
1.工作内容 2.行业别 3.个人兴趣
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档案管理
剪报技巧
1.流程： 阅读→做记号→剪贴→分类→装订
2.作法： A.信息主题先确定 B.记载名称与日期 C.以领域分类 D.一张纸一份剪报
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档案管理
剪报技巧 3.要诀： A.看过之后马上处理 B.不要浪费太多时间在剪报上 C.持之以恒才有意义 D.利用透明封套以便同类归档 E.以A4的规格统一保存
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档案管理
颜色管理
档案
1.应用原理：颜色层别法 2.应用情境：配合5S运动，做好数据文件管理。 3.管理原则： A.有系统的整理档案，可使数据整理、归档更
有秩序、更快速。 B.各类档案专属的颜色必须事先规划，并向所
属员工说明清楚，全体一致、共同执行。 C.若有新人进入本公司，应将档案程序和规范
列为职务说明的一部份。 D.入档时，应依颜色别加以排列，以利取阅。
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档案管理
颜色管理
呈阅卷宗
1.应用原理：颜色层别法 2.应用情境：加速公文流程时效。 3.管理原则： A.利用颜色别，可表示机密件、急件或普通件，引起
承办人员注意，从而加速公文流通，掌握时效。 B.执行时，应向承办人及全公司各级主管说明，要求
确实遵循，并可配合各色管理窗体，检讨执行情况。 C.各项公文的紧急、机密标准，由承办人员及其主管
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档案管理
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