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会务组织学习要点

一、会议的筹备

(一)制定会议计划书

会议计划书应详细说明会议的流程和人员安排,因会务的不同区别对待,大型会议时设立专门的会议策划调度小组;在此需强调一点,即应充分考虑在会议进行过程中的“细枝末节”,做到事无巨细。一般在会务组织过程中,某项大型活动往往会被一些所影响,这些事件看似始料未及,其实本应在活动开始前就考虑到应对方法,而不应在突发事件前乱了阵脚。

会议计划书应大体包括以下方面(以大型会议为例):

1.会场确定

2.会议策划方案(会议日程、议程、会议时间、参会人员范围3.邀请函

按参会人员范围确定参会人员名单

下发正式会议通知及要求

寄发邀请函

4.餐饮安排

按参会人员范围确定就餐人员名单

餐饮预算的完成

总用餐人数及形式的确认

会议休息期间果盘、点心咖啡的准备

5.住宿安排

下发住宿相关问题安排的通知

住宿房间总量、住宿人数总量的确定

费用预算

住宿现场安排

6.会议、讲座资料准备

7.会场布置

8.交通安排

接待及住房安排

确定各部门会后乘坐班车人员数量,并制定班车路线9.整体调度

会前定期召开准备会议

10.会议报到

11.会议进行

12.会后整理

13.游览观光

14.与会重要人物返程机票预订

建议制定如下表格:

项目名

称项目内容预计完成时间负责部门责任人会场确

定会场确定2013年3月15日

方案策划执

行组

XXX

会议策划方案确定策划

方案(会议

日程、议程、

会议时间、参

会人员范围

等)

2013年3月15日

之前

方案策划执

行组

XXX

注意:组织小型会议,可在此基础上删减不必要环节,根据党中央的相关要求,会议应力求精简,切记不要过分冗长。

(二)会场布置

1.绘制会场地形图

如:大型会议会场

2.会场布置

(1)大型会议会场布置

制定会场布置方案:

会场绿植摆放

主席台桌牌及发言材料准备

会场灯光

会场指引牌的制作

会场整理、会中主席台茶水服务

会场人员矿泉水准备及摆放

开场音乐

颁奖音乐

专项活动音乐

结尾音乐

与会区:应具体标明与会各单位应处的区域,如:

会场要注意消防设施的放置,标明安全通道的走向。

(2)小型会议室布置

有关会议内容的横幅;

会议桌上布置饮用水、卫生纸(湿巾)、会议材料、笔、姓名

桌牌等;

尤其应注意会议室卫生。

3.道具汇总

需做到:定人,定物,定位。

建议制定如下表格:

名称数量摆放位置使用人

摄像机2厅内两侧摄像师

耳麦2讲台主持人、发言人

电源2讲台

鲜花2小束讲台

电脑2讲台两侧主持人

音响4厅内四侧主持人

宣传字牌6签到处

横幅1条

礼仪服装6套

茶水与会者

二、领导座次安排

(一)会议主席台座次的安排

1.领导人数为单数:1 号首长居中,2 号首长在 l 号首长左边,3 号首长在右边,如图:

2.领导人数为双数:1 号、2 号首长都居中,l 号首长排居中座位的左边,2 号首长排右边,如图:

(二)关于宴席座次的安排

面门为上(景观好的位子)原则

前排为上原则

居中为上原则

远门为上原则

1.席次安排-正常摆位

2.席次安排-主宾身份高于主人

(三)长形座会议席次安排

或者

(四)主席团席次

(五)关于乘车的座次安排

三、照相摄像礼仪介绍

在接待工作中,拍照是一项非常常见的活动形式。一次较为正式的会面,宾主双方往往需要合影留念。通过合影,双方进一步加深了感情,能够更好地记住对方,也为双方的交往留下了正式的凭据和美好的回忆。在正规的接待活动中,无论是接待单位,还是被接待的来访人员,无一不对合影相当重视。正是因为合影在接待双方的交往中

能够起到“催化剂”的作用,可以巩固宾主双方的友谊,所以接待人员要重视拍照礼仪,讲究拍照礼仪。

尽管在人们的普遍认识中,拍照是一件很简单的事情,但拍照事实上是有很多讲究和忌讳的。对于接待人员来说,要处理好合影的问题,通常要求关注下述4个重点问题:

(一)合影准备

既然合影有着十分重要的意义,那么正式进行之前,具体负责操办此事的接待人员就应该进行认真的准备,千万不可掉以轻心。在进行准备工作时,必须特别注意以下4个方面的细节:

1.主随客便

所谓主随客便,是指在合影之前,接待人员所在的主办方应该先征求来宾的意见,只有在来宾们都同意的情况下才能够进行拍照。如果是正式的会晤或会议合影,最好在请柬上就注明有拍照等事宜,以便来宾提前做好着装等准备。如果来宾不愿照相,可以好言劝说,热情邀请;但如果来宾由于种种原因而坚持不照的话,合乎礼仪的做法是以来宾的意见为主,切勿强人所难。

2.布置场所

在拍照活动中,合影场所的选择和布置是一个十分重要的环节。它能够反映出主办方对此次活动的重视程度。如果合影场所十分随便或是简陋,则会相应地降低会晤或会议的档次。应该说,越是正式的合影,就越应该先期选择好场地,并进行认真的布置。临时凑合,往往欠妥。

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