会务组织经验分享
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会务组织学习要点
一、会议的筹备
(一)制定会议计划书
会议计划书应详细说明会议的流程和人员安排,因会务的不同区别对待,大型会议时设立专门的会议策划调度小组;在此需强调一点,即应充分考虑在会议进行过程中的“细枝末节”,做到事无巨细。一般在会务组织过程中,某项大型活动往往会被一些所影响,这些事件看似始料未及,其实本应在活动开始前就考虑到应对方法,而不应在突发事件前乱了阵脚。
会议计划书应大体包括以下方面(以大型会议为例):
1.会场确定
2.会议策划方案(会议日程、议程、会议时间、参会人员范围3.邀请函
按参会人员范围确定参会人员名单
下发正式会议通知及要求
寄发邀请函
4.餐饮安排
按参会人员范围确定就餐人员名单
餐饮预算的完成
总用餐人数及形式的确认
会议休息期间果盘、点心咖啡的准备
5.住宿安排
下发住宿相关问题安排的通知
住宿房间总量、住宿人数总量的确定
费用预算
住宿现场安排
6.会议、讲座资料准备
7.会场布置
8.交通安排
接待及住房安排
确定各部门会后乘坐班车人员数量,并制定班车路线9.整体调度
会前定期召开准备会议
10.会议报到
11.会议进行
12.会后整理
13.游览观光
14.与会重要人物返程机票预订
建议制定如下表格:
项目名
称项目内容预计完成时间负责部门责任人会场确
定会场确定2013年3月15日
方案策划执
行组
XXX
会议策划方案确定策划
方案(会议
日程、议程、
会议时间、参
会人员范围
等)
2013年3月15日
之前
方案策划执
行组
XXX
略
注意:组织小型会议,可在此基础上删减不必要环节,根据党中央的相关要求,会议应力求精简,切记不要过分冗长。
(二)会场布置
1.绘制会场地形图
如:大型会议会场
2.会场布置
(1)大型会议会场布置
制定会场布置方案:
会场绿植摆放
主席台桌牌及发言材料准备
会场灯光
会场指引牌的制作
会场整理、会中主席台茶水服务
会场人员矿泉水准备及摆放
开场音乐
颁奖音乐
专项活动音乐
结尾音乐
与会区:应具体标明与会各单位应处的区域,如:
会场要注意消防设施的放置,标明安全通道的走向。
(2)小型会议室布置
有关会议内容的横幅;
会议桌上布置饮用水、卫生纸(湿巾)、会议材料、笔、姓名
桌牌等;
尤其应注意会议室卫生。
3.道具汇总
需做到:定人,定物,定位。
建议制定如下表格:
名称数量摆放位置使用人
摄像机2厅内两侧摄像师
耳麦2讲台主持人、发言人
电源2讲台
鲜花2小束讲台
电脑2讲台两侧主持人
音响4厅内四侧主持人
宣传字牌6签到处
横幅1条
礼仪服装6套
茶水与会者
二、领导座次安排
(一)会议主席台座次的安排
1.领导人数为单数:1 号首长居中,2 号首长在 l 号首长左边,3 号首长在右边,如图:
2.领导人数为双数:1 号、2 号首长都居中,l 号首长排居中座位的左边,2 号首长排右边,如图:
(二)关于宴席座次的安排
面门为上(景观好的位子)原则
前排为上原则
居中为上原则
远门为上原则
1.席次安排-正常摆位
2.席次安排-主宾身份高于主人
(三)长形座会议席次安排
或者
(四)主席团席次
(五)关于乘车的座次安排
三、照相摄像礼仪介绍
在接待工作中,拍照是一项非常常见的活动形式。一次较为正式的会面,宾主双方往往需要合影留念。通过合影,双方进一步加深了感情,能够更好地记住对方,也为双方的交往留下了正式的凭据和美好的回忆。在正规的接待活动中,无论是接待单位,还是被接待的来访人员,无一不对合影相当重视。正是因为合影在接待双方的交往中
能够起到“催化剂”的作用,可以巩固宾主双方的友谊,所以接待人员要重视拍照礼仪,讲究拍照礼仪。
尽管在人们的普遍认识中,拍照是一件很简单的事情,但拍照事实上是有很多讲究和忌讳的。对于接待人员来说,要处理好合影的问题,通常要求关注下述4个重点问题:
(一)合影准备
既然合影有着十分重要的意义,那么正式进行之前,具体负责操办此事的接待人员就应该进行认真的准备,千万不可掉以轻心。在进行准备工作时,必须特别注意以下4个方面的细节:
1.主随客便
所谓主随客便,是指在合影之前,接待人员所在的主办方应该先征求来宾的意见,只有在来宾们都同意的情况下才能够进行拍照。如果是正式的会晤或会议合影,最好在请柬上就注明有拍照等事宜,以便来宾提前做好着装等准备。如果来宾不愿照相,可以好言劝说,热情邀请;但如果来宾由于种种原因而坚持不照的话,合乎礼仪的做法是以来宾的意见为主,切勿强人所难。
2.布置场所
在拍照活动中,合影场所的选择和布置是一个十分重要的环节。它能够反映出主办方对此次活动的重视程度。如果合影场所十分随便或是简陋,则会相应地降低会晤或会议的档次。应该说,越是正式的合影,就越应该先期选择好场地,并进行认真的布置。临时凑合,往往欠妥。