记录控制管理规定

东营胜星化工有限公司

记录控制管理规定

第一条为使公司生产过程规范化，对记录进行控制，以提供产品、过程和质量管理负荷要求及质量管理有效运行的证据，实现可追溯性，为采取纠正和预防措施提供依据，特制定本规定。本规定适用于胜星化工有限公司生产运行过程中所有记录的控制。

第二条办公室为记录控制的管理部门，负责对记录的标识、收集、编号、查阅、归档、储存、保护和处置，对其他部门进行调控。各责任部门分别负责本部门记录的填写和管理。

第三条记录控制管理规定中的所有记录，包括装置操作过程中各操作参数、各原料产品分析记录、重点设备监测记录、日常巡检记录、设备运行记录、交接班记录等。办公室负责建立《记录清单》。

第四条对各项记录的标识、储存、保护、检索、保存期限和处置作出以下规定：

（1）记录的标识。记录通过其名称、编号加以标识，由办公室对各部门记录名称、编号作统一规定，各部门按规定正确填写记录名称、编号。

（2）记录的储存。为保证记录的完整与完好，防止记录的损坏或丢失，记录应存放在适宜的环境，采取防蛀、防潮、防火、专人保管等措施。各部门负责对本部门记录的储存、防护和保管，并与年终移交办公室。办公室负责填写《归档记录登记表》和归档记录的储存、防护和保管。

（3）记录的保护。各部门将本部门所填的记录进行分类、整理、编目、列出编号，以便查阅。办公室负责对全公司的归档记录按不同类别汇总、编目，设置专柜存放，以便于查阅。

（4）记录的检索。除内部审核借阅记录外，公司各部门之间借阅记录时，由各部门保管的记录由部门负责人批准；办公室保管的，由办公室负责人批准后，方可办理借阅手续，届时归还。

（5）记录的保存期限。有关资源管理的记录（如设备、测量和监控装置、人员培训方面的记录）应长期保存，其他记录保存期限一般为两年。

（6）记录的处置。对长期保存的记录，应每两年进行检查，确保记录保存完整性，对超过保存期的记录，可视情况销毁。

第五条记录的填写和修改。各部门负责本部门记录的填写，记录必须用黑色中性笔填写，字迹工整、清晰，记录不能涂改，记录要确保及时、准确，不得胡编乱造。