高校二级学院档案管理现状分析及对策

高校二级学院档案管理现状分析及对策
作者：张冬晴
来源：《新教育·综合版》 2018年第12期
为顺应时代发展的大趋势,提升办学内涵,提高竞争实力,许多高校实行了校、院两级管理体制。

可是在二级学院的管理中,涉及到一些专业技术管理的业务,管理成效不容乐观,尤其是档案管理方面更是缺乏系统和规范,使档案的收集、整理显得杂乱无序,基本无章可循。

一、高校二级学院档案管理现状
以海南省高校和海南师范大学为例,二级学院档案的制度建设、库房建设、归档范围、操作规范、管理人员等方面不容乐观,可谓前景堪忧。

普遍存在以下几种现象:
1.档案管理的认识问题。

对档案的重要性认识不足。

二级学院里,上至院长领导层,下至普
通教职工们,普遍对档案管理的意识比较模糊,档案工作没有引起足够的重视,甚至包括从事管理工作的行政人员,对档案工作也只是简单的收集材料。

(1)档案意识淡薄。

由于高校工作的特殊性,学院领导基本都是学校里教学和科研的中坚力量,学院一般只重视教学和科研工作,视档案工作为可有可无,最多只是按照档案馆里明确划定的归档范围按对口单位的要求去整理归档材料,对自身单位的档案工作却没有明确要求,也没有建
章立制,更没有作为日常性的工作纳入年度工作计划之中。

(2)档案员身兼数职,压力巨大。

学院里没有专门指定的档案工作人员,都是行政人员临时兼任,而行政人员往往身兼数职,工作中难免顾此失彼,不能面面俱到,加之学院领导的忽视,所以往往对本该归档的材料没能及时收集归档或者组织力度不够,档案的管理质量基本上算是一盘散沙。

(3)认识偏差,抵触归档。

有部分教师和工作人员对档案归档有抵触情绪,有些部门为了今后工作使用方便,将自己部门经手的文件材料据为己有,不愿及时上交归档;而有些教师则认为教学、科研成果是自己的,属于私有财产,不愿意移交归档。

2.档案管理的业务问题。

管理不规范,制度不健全。

根据国家《档案法》的要求,学校建立
了档案工作领导机构并配备了相应的专职档案管理队伍,但是在基层二级学院,基本没有专人负
责档案工作,大多是临时安排分管对口工作单位或个人自行收集材料。

在二级学院,档案管理的
概念非常模糊,材料的收集、整理很不规范。

(1)没有专门的档案资料室。

在一些二级学院建立的图书室、资料室或者档案室中,很多学
院都兼有一、两种,有的二合一,有的三合一。

也有的学院虽然设有专门的档案室,但只是专门用于教学管理,归档内容主要是教学业务方面的档案,包括课程建设、教学大纲、教学计划、教学
获奖情况、学生试卷、实习见习资料、本科生毕业论文等,收集的资料非常有限,涉及到特殊的
档案资源,如教师教学业绩方面的则没有收集,更别说整个学院的档案,包括党群、行政、学生、科研大类的集中统一管理了。

(2)缺乏专业指导。

学校档案部门对基层二级单位的档案管理缺乏工作监督和技术指导,有
的是支持力度不够。

档案的二级管理,在高校内部绝大多数都是由行政人员兼管,没有专门的档
案管理人员,更别说说是专业技术人员了。

而行政人员往往又身兼数职,档案工作又处于各项工
作流程的末梢,很多时候兼职档案员又忘记及时收集整理,导致二级学院的材料收集滞后,服务效
率低下。

加上缺乏专业指导,管理人员不具备相应的专业技术管理资质,查找一份资料不知道该找谁,往往要牵动几个部门。

(3)(专)兼职档案队伍不稳定。

高校二级基层单位行政管理人员流动性很大,一方面是个人职业成长需求,另一方面是高校内部管理需要(轮岗),加之缺乏专职的档案人员,文秘工作人员兼职档案管理工作,或者档案人员兼职文秘工作,他们不仅要负责办公室文件的上传下达,起草、总结各种文字材料,面对全院师生,还要对档案文件的管理工作负责。

归档范围不明确、收集工作不及时、归档材料不完整等问题比较普遍,还有一些档案人员对档案资料不重视,对存储不细心,导致资料不完整、错乱等现象。

3.档案资源建设问题。

整理不及时,造成信息资源大量浪费。

在二级学院,日常基本资料的收集,如教学管理、学生工作、科研成果,这几个大的方面因为有对口部门把关,主要材料归档基本没什么问题。

问题是一些临时性的,突发性的或者以个人主导的,对学院乃至学校产生重大影响的,尤其是一些动态活动的资料流失很大,如重要人物临时来访,学院主办的重要学术交流会议,或者外出参加重要学术会议的影像资料等,这些在基层档案管理基本处于无序状态,没有建立完整的,规范的档案卷宗。

还有一种情况就是对基层在一定时间内的某种或各种活动情况缺乏概况性的总结,综合反映基层发展、成长历史的资料十分缺乏。

二、基于现状的原因分析
1.对专门档案管理机构的认识偏差。

造成基层人员档案意识淡薄的主要原因是因为大家都觉得学校设有专门的档案管理机构,档案馆里有专人负责档案,学院作为基层教学单位只需要按上级要求收集、整理学校需要的资料,到一定时间再及时归档、移交就行了。

这些二级基层单位没有自己的档案管理意识。

这种肤浅的认识使得有些收藏价值高的材料没有及时得到妥善保管,甚至在上交材料时根本不知道哪些该交,哪些不该交,不清楚哪些是有价值、需要存档的材料。

2.对档案基本业务的认识不足。

正因为二级单位对档案管理的重要性认识不足,有些具有保存价值,可查考、利用的材料交上去以后,自己不留底保持,需要用时又打报告请示学校,给自己的工作带来了很大被动。

还有就算是有的材料保存下来了,需要利用时还是找不到,主要原因就是对档案基本业务认识不清,归档范围不明确,存档不规范,收集、整理时不够专业,没有按明确的指导要求去归档。

3.对档案管理的认识不足。

二级学院是高校教学、科研运作的基础单位,档案馆所能提供利用、服务大众的档案主要来自二级学院,实际上二级学院的档案管理是学校档案管理不可分割的一部分,它比学校档案馆里的档案分类更细致,收集范围更广泛,它更具体、生动地反映着学校教学、科研的发展和管理工作。

基层学院如果认识到这点,加强对档案的管理,使学院的发展、学科建设、师资建设、教学业绩、学生质量等能清晰地呈现,不仅有利于因机构调整或人员变动时决策层顺利熟悉情况,也能在竞争激烈的现实中为学校招生带来好效应。

4.对档案管理员的认识偏见。

高校教职员工有些档案馆的专门管理人员文化素质不高,档案业务素质不精,对高校教学业务、科研管理、研究生工作等不熟悉,没能力管理好全校那么多高深的档案业务。

他们不放心把一些贵重资料移交给档案馆保管。

这是对档案馆和档案管理人员的认识偏见,同时这也侧面反映了社会上的档案意识薄弱的一面。

三、改进对策
1.加强制度建设,确保档案管理质量。

(1)规范档案管理。

二级学院的档案管理涉及到教学、科研、社会服务、学生工作、行政、党务工作等多种资料的管理,每一方面的资料都要做好档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、
移交等工作。

如何做好档案管理工作,制度建设是保障。

建立健全档案管理制度,加强领导管理
责任,规范档案收集、整理制度,制定档案管理工作职责,建立绩效考核目标,这些是确保档案管
理质量的关键。

(2)稳定兼职档案员队伍。

二级学院档案管理员一般由行政人员兼职,事务繁杂,工作流动性强,档案管理质量低下。

建议建立一支相对稳定的兼职档案员队伍,档案馆定期组织业务培训,加强档案管理知识和档案管理制度的学习,以提升档案管理水平,确保档案管理质量。

2.明确业务归档范围。

建议参考学校档案馆的分类方法,将学院档案大致分为五大类:党群类、行政类、教学类、科研类、学生类,每大类再给出具体的归档范围,具体业务,具体指导。

3.推进档案信息化建设,提供管理操作平台。

数字化综合档案业务管理不仅方便了档案的检索利用,还实现了电子档案同步归档,节约了人力资源,提高了工作效率,也为基层二级学院的档
案规范化管理提供了非常便捷的可供操作的管理平台。

4.加强特殊档案资源建设,提高档案利用价值。

二级学院承担着学校教学、科研的重任,在
人才培养、学科建设、科学研究活动中积累了大量丰富的、宝贵的一手资料。

这些资料是学校
发展过程中最珍贵的档案信息资源,必须要加强保管。

可是,在二级学院有很多教师教学业绩档案、科研学术档案和优秀学生的档案没有得到及时地收集、整理、归档,特别是个人一些获奖项目,相关佐证材料仍旧散存在个人手中,这是很大的资源浪费。

对于高校二级学院来说,教学业绩、科研成果、人才培养特色、学科专业优势、课程建设方案、优秀教师、优秀学生荣誉等是最珍
贵的档案资源,作为特殊档案资源,它们具有很高的档案凭证价值。

学院应该加强这些方面的档
案资源建设,及时整理、归档,所有相关材料必须应收尽收。