本科生新生入学登记表归档

本科生新生入学登记表归档指南
一、归档范围
全校各类培养方式的本科生新生入学登记表。

二、整理流程及要求
1.排序及组件
将新生入学登记表按“学院——班”分放，班号按升序排列，根据文件材料的数量，按不超过30mm厚度分为一本（件）或若干本（件），零散的文件用夹子临时固定。

2.加盖公章
新生入学登记表必须加盖“学工处招生办公室章”，要求印章边缘和字迹必须清晰，并将其盖在学生照片与登记表之间。

3.编写页码
①以本（件）为单位编制页码。

每本（件）一个流水页号，即每本材料都是从1开始编制页码，若干本不可连续编号。

②页号编写：单面材料，页码书写在材料的右下角；双面材料，正面书写在的右下角，反面书写在左下角。

页码统一从目录后第一页开始编写，无目录的从封皮后第一页有字的页面开始编写。

（注：有图有字的一面算一页，无图无字的无需编页码；页码必须使用打号机或黑色签字笔编写，不能用圆珠笔、铅笔、红笔等，不得随意涂黑画×，不得有破损。

）
4.编写文件目录
目录内容包括学生名单、所在班级、学号及页号(格式见附件1)。

5.修整
归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制。

调整放错班号及放反、放倒的登记表,将粘贴不牢固的学生照片粘贴牢固。

6.装订
以本（件）为单位装订成册，每本厚度不超过30mm。

装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件
的保护和管理；并按要求统一封面格式(格式见附件2)，封面用纸统一为厚牛皮纸。

7.著录
根据档案馆提供的《著录模板》进行文件录入（著录表格式见附件3）。

8.编写档号
在装订好的文件材料的封面右上角填写档号（格式如下）：
9.检查验收档案
完成以上工作流程以后，部门档案员通知档案馆工作人员上门检查验收，验收不合格的档案，部门档案员需进行整改。

10.上传数据并提交归档申请
经档案馆工作人员检查验收合格后，部门档案员方可登录档案馆档案管理系统，上传数据并提交归档申请。

11.打印移交目录、卷内目录和备考表
归档申请经档案馆审批通过后，部门档案员可通过档案管理系统自动生成并打印《移交目录》，一式两份(格式见附件4)。

同时打印卷内目录和备考表。

三、归档时间
本科生新生入学登记表于生成年度的次年6月30日前归档。

四、归档手续
档案移交时必须填写移交目录，一式两份，经档案馆验收核对，合格后双方签字，各持一份备查。

附件：
1．目录格式
2．封面格式
3．著录表格式
4．移交目录格式
附件2：封面格式
档号尺寸：
单位：mm
附件4：移交目录格式
本科生新生入学登记表移交目录
移交单位（盖章）：档案馆接收人（签字）：
移交人（签字）：交接时间：。