Excel学习大总结

制作一个Excel文件的过程无非是启动软件，新建、打开软件或者空白文档，录入，编辑数据，完成后，就保存、打印、发送等，这三个是工作目的，最后关闭或者退出Excel 软件。

下面就这个过程总结备忘录。

序言：Excel界面的介绍：界面包括9个组成部分：标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表区、行列标滚动条、工作表标签区、状态栏和任务窗格。

标题列：依次是软件excel的图标、现在启动的应用程序的名称、当前打开的工作薄的名称、右边是最小化、最大化/恢复按钮和关闭程序按钮缩。

菜单栏：显示部分或者整个菜单的设置在自定义。

用鼠标点住菜单栏或者工具栏前面的竖条，拖动鼠标时菜单栏或者工具栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它们放在界面的任意位置。

工具栏：不同的工具栏集在界面上的显示及其他们要显示的具体工具图标是通过工具——选项——自定义设置的，默认的设置是常用的，你可以自己设置你可能常用的工具图标到工具栏，以实现快速编辑录入的目的。

另外视图菜单上也能快速调出你需要的工具栏，这是些最常用和重要的工具栏。

熟练的使用工具栏按钮可以提高我们的工作效率。

工具栏不能全部显示时，单击它右边的箭头，在弹出的面板中可以选择所需要的功能按钮。

编辑栏：左边是名称框，我们可以在名称框李里给一个或者一组连续不连续的单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的单元格。

这样
命名后很方便引用单元格区域。

向下的小黑三角是选择定义过的单元格或者单元格区域的名称的。

你可以具体试试。

右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格内容，如公式文字数据等。

在编辑栏中准备输入时，名称框和编辑栏中间会依次出现×√=三个按钮，错号是取消按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；对号按钮意思是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；对号是编辑公式按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。

行列标，工作表区，滚动条：名称框下面灰色的小方框，就是行列交汇处是“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。

点击右边的每个列表字母处都可以选中一列，按住ctrl键，再单击不同的列标，就可以同时选中不同的若干列。

行标，单元格同理。

中间最大的区域就是excel的工作表区，也是放置表格内容的地方。

工作表区的右边和下边有两个滚动条，是翻动工作表查看内容用的。

行列标、滚动条也包括标签区状态栏编辑栏等是可以在工具选项中设置隐藏的。

工作表标签区：在工作表区的左下边，如图：是用来工作薄中的工作表的。

我们把
一个excel的文档叫做工作薄，在一个工作薄中可以包含很多的工作表：sheet1、sheet2、等等都代表着一个一个工作表，这些工作表组成了一个工作薄，就好像我们的账本，每一页是一个工作表，而一个账本就是一个工作薄了。

标签区就相当于账本的目录吧。

标签区的右边是工作表标签，上面显示的是每个工作表的名称。

单击sheet2，就可以转到表sheet2中，同样，单击sheet3、sheet4，等都可以转到相应的表中。

四个带箭头的按钮是标签滚动条按钮。

单击向右的箭头可以让标签整个向右移动一个位置，即从sheet2开始显示，单击带竖线的向右箭头，最后一个工作表就显示出来，但是，这样只是改变了工作表标签的显示，当前比较的工作表是没有改变的。

向左同理。

工作表标签区的编辑：1、除了单击标签箭头来移动工作表标签，然后来选中我们要编辑的工作表这个办法外，我们还有一个快速的转换编辑工作表的办法：右键单击箭头，出现了工作薄的全部工作表列表，当前编辑的工作表前一个对号√，选取我们想要编辑的工作表就可以了。

2、单击一个工作表标签就进入该工作表的编辑状态了；双击可以直接改工作表名称，三击进入名称修改状态。

3、右键单击工作表标签，出现下拉菜单，包括插入、删除、重命名、移动复制工作表、选择全部工作表和工作表标签染色六项，插入删除可以利用F4键的记忆最后一次操作功能，快速的插入删除工作表，当然，要建立含有我们需要的工作表个数的工作薄，也可以在工具选项中直接设置我们想要的工作表数目。

选中移动复制工作表，可以把当前工作表移动或者复制到当前工作薄的其他工作表中或者当前打开的其他工作薄的工作表中，注意勾选建立副本是复制工作表。

在一个工作薄中更快捷的移动复制工作表还有更快的办法，用鼠标按住一个工作表标签拖动，鼠标指示多了一个一张纸样子的图，表示要拖动的工作表标签，同时左边出现一个小黑三角，表示要插入的位置，如果拖动前同时按住ctrl键，就是复制了，一张纸样子图上多了一个加号+。

选择“选择全部工作表”可以建立包括全部工作表的工作组，当然，我们可以按住ctrl键单击连续或者不连续的工作表标签来设置含有部分工作表的工作组。

当然也可以这样快速的给这部分工作表标签染色。

也可以先全部选择工作表标签，然后全部染色。

状态栏：三个键的指示地。

任务窗格：右边是任务窗格，很重要，能帮助我们操作，特别是剪贴板，要学会使用快速粘贴。

一、excel的启动、新建、打开、保存另存为、关闭退出。

EXCEL软件的启动方式：第一是开始菜单，第二是桌面空白处右键点击，如果没法了就用它所在的路径C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates。

直接启动它的模式。

为了方便启动excel软件，我们常常创建快速启动方式，通过开始菜单发送到桌面快捷方式，把桌面快捷方式拖入快速启动栏，这两种快速启动方式。

另外可以直接打开文件夹中的excel文件。

总结：开始菜单和桌面空白处右键单击两种启动方式；直接打开excel 文件。

桌面图标和快速启动栏两种快速启动方式。

直接启动模式。

EXCEL软件的新建方式：EXCEL启动后再打开一个EXCEL工作薄，叫新建。

注意与启动的区别。

通过工具栏按钮和窗口菜单新建窗口可以新建一个空白excel工作薄，通过菜单新建命令是有选择性的新建空白、本机上的或者在线模板工作薄，等比较多的选择余地。

如图：
总结：工具栏和窗口新建是默认新建空白工作
薄，而菜单上的新建有多种选择。

打开工作薄：菜单和工具栏打开按钮的效果是一样的，可以打开任意路径的用excel格式保存的文件，我们常常会用到最近打开过的文档，而文件菜单的最后显示的是最近打开过的五个文档（包括word和excel文档），窗口菜单下显示
的是现在正在运行的文档（工作薄或者word）。

注意区别。

保存和另存为：在工作中要注意随时保存工作的成果，保存与没有保存过的文件的区别是有没有后缀word文件是.doc excel文件是.xsl 他的设置是在我的电脑或者右键开始菜单选择资源管理器，在菜单里，工具，文件夹选项，查看，把隐藏文件夹的扩展名前的对号去掉，就是保留文件的扩展名。

对于没有保存过的文件，点击保存或者另存为是一样的，都会出现另存为选项卡，这时需要你设置保存路径、文件名和保存的类型三项，确定就行了。

已经保存过的文件，如果修改后点击保存与另存为是不一样的，点击保存就直接保存到原来的位置，不在弹出保存对话框了，原来的文件也不存在了，如果想保留原来的文件，或者想做一个备份，就需要点击另存为，在弹出的另存为对话框里再设置路径、名字和文件类型。

这样可以把你的文件保存在你想要的任意一个文件夹中。

自动保存的设置：无论你保存与否，正常关闭文档之后，这个为你自动保存的临时文件就自动删除了！这个功能只是为了非正常关闭程序所用的！比如断电死机，断电死机之后重新打开word，一般会提示你是否打开刚才编辑的文字的！自动保存默认的时间间隔是10分钟，位置是C:\Documents and
Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\word
关闭和退出excel：关闭X按钮在退出的下面，是指的关闭当前运行的工作薄文档，仅仅关闭了当前的工作薄文档，而退出是关闭了全部打开的工作薄文档。

注意区别。

二、打印
【打印内容】选项卡
文件——打印，出现【打印内容】选项卡
1、打印机——属性——纵向，横向设定。

即打印的页面纵横方向设置。

2、打印范围：意思是打印的页码的范围。

默认是全部，可以选从几页到几页。

注意：当打印范
围是几个工作表或者整个工作薄时，页码数字将以打印的整个区域为单位连续计
算，不以工作表为单位。

即打印的页码数字范围。

3、打印内容：意思是要打印的工作表工作薄范围内容，注意与打印范围的区别。

默认是当前打
开的工作表上有内容的的全部范围，包括画线的空格。

可以有其他四个选项：一
是通过选定当前工作表的一部分区域，作为打印区域，这个需要先选定区域，再
点击设置打印区域，（如果反悔，可以再点击取消打印设置区域）；二是可以按住
ctrl键点击选择工作薄的若干个工作表标签，打印选定的这几个工作表的全部内
容；三是选择工作薄，打印整个工作薄；四是默认的打印当前工作表，只有这个
不用设置。

就是打印工作表区域范围。

4、打印份数：可以任意份。

默认是一份。

5、逐份打印：默认是逐份打印，多份打印时，可以先打完所有第一页，再打印第二页，等待。

6、打印预览：设置完成后先预览一下实际效果，再按确定正式打印。

总结：【打印内容】选项卡记忆内容是：四项。

打印的页码范围、
工作薄区域范围、
份数（逐份打印）、
纵横向
【页面设置】选项卡
文件——页码设置，出现【页码设置】选项卡
1、【页面】方向：纵向、横向。

点击“打印”出现【打印内容】选项卡
点击“打印预览”出现【打印预览】选项卡
点击“选项”出现【打印机属性】选项卡
缩放：缩放比例【——】%，一般50%就可以看清楚内容，
调整为【——】页宽，【——】页高，默认不用。

纸张大小，一般默认A4，可选A 3等。

起始页码，默认是自动，可以设置，这个数字是起始计数页码，不是
实际打印的页数，例如：单位的一个完整文件的前一部分是word文档页数是1到5，后一部分是8页excel文档，那么页数应该是从第6页开始，那么这里的自动应该改为6，另外应该在页眉页脚里设置的总页码
．．加上5。

或者这个不用设置，
．．．后边
直接是页眉页脚里在第几页后加5，在共几页后加5,，俩个都加就行了。

可以设置一下试试就明白了。

【页面】的记忆四项：
纵横向
纸张大小
内容缩放
人为起始计数页码
2、【页边距】可以精确地设置页边距和页眉页脚的宽度数值，比较少用。

当打印内
容少时，可以设置打印内容在纸张上水平和垂直居中。

3、【页眉页脚】设置有有两种选择：选择现有的模式，上下面有预览；另外是自
定义。

一个小技巧：如果把当前的excel文档作为另一个文件的第6页开始，那么页码是这样设置的
应该熟悉自定义页眉页脚的各项内容，以便熟练应用。

一般页眉左边是文档名，右边是制作日期，页码一般设置在页脚上。

上图依次是：页眉页脚的文本设置，当前页，共几页，当前日期，当前时间，本文档路径，文档名或者标签，插入图片。

4、【工作表】可以在当前的工作表中设置打印区域；打印标题可以设置上面的标题
行和左面的标题列；打印可以打印网格线、行号列表、批注、草稿方
式、错误单元格打印形式等。

打印顺序，一般默认先列后行，当然也可以先行后列。

记忆总结：各页带上标题行
【页面设置】选项卡：记忆总结六项
页眉页脚
表头
内容缩放
人为起始计数页码
页边距精确值
在纸张上的位置（打印内容远小于纸张时）
【打印预览】选项卡
可以分页预览即将打印的各页：下一页，上一页，缩放是可以放大；另一个有用的按钮是页边距，可以可视性的调整页边距和页眉页脚的距离，很方便。

其他三
个按钮“打印”“设置”“分页预览”分别是【打印】【页面设置】【分
页预览】选项卡，是为了方便设置的。

记忆总结：可视性的调整页眉页脚和页边距，总而让打印内容在一页宽上，
或者可控制的几页宽上、几页高上。

菜单上的【打印区域】
设置打印区域（S）
取消打印区域（C）
【分页预览】选项卡
也可以通过【打印预览】进入
作用是：【分页符的任意插入删除和移动】，意即任意确定各页所打印的内容如果您要打印一个多页的工作表，Excel会插入“自动分页符”对工作表分页。

这些分页符会以所设置的纸张大小、页边距设置和缩放比例选项为基础。

在分页预览视图中，您可以查看分页符，您可以通过插入“水平分页符”或“垂直分页符”来更改每一张页面上要打印的列或行数。

还可以将它们拖到工作表中的其他位置上。

还可以删除分页符。

具体操作：在分页预览视图中
删除分页符。

选定与分页符相邻的列或行，单击“插入”菜单，然后单击“删除分页符”。

插入分页符：要插入垂直分页符，您可以单击要在其左边插入分页符的列标
题按钮。

要插入水平分页符，您可以单击要在其上边插入分页符的行标题按钮。

要另起一页，您可以单击要在其左和上插入新页的单元格。

单击“插入”菜单，然后单击“分页符”。

预览和移动分页符
1.单击“视图”菜单，然后单击“分页预览”。

分页符显示为蓝色的粗线。

2.将分页符拖到新位置。

3.完成操作之后，单击“视图”菜单，然后单击“普通”。

总结：这样可以任意的设置每页上的打印内容。

以全镇的《奖扶户名单》为例：虽然是全镇所有的名单，可以不分村打印，就是全镇的总名单。

也可以分村打印：先在分页预览视图中按村设置好分页符，再设置各页都打印表头，就可以分村打印了，虽然各页内容可能是不足页。

如果一个村的内容一页打印不完，第二页用不用，不会接着打印第二个村，仍然会另起一页打印第二个村的名单。

再比如：《一二孩未绝育及绝育不足一年的育龄妇女名单》同理。

关于打印的总结
五个位置12个常用功能
【打印内容】选项卡：纵横向、页码范围、区域范围、份数（逐份打印）
【页面设置】选项卡：纵横向、缩放、纸张大小、人为起始计数页码；精
确页眉页脚页边距数字、位置（当打印内容远小于纸张大小时）；页眉页脚的内容设置；工作表设置（表头）
【打印预览】选项卡：分页预览、可视性调整页眉页脚页边距的大小
【分页预览】视图：根据打印内容设置分页符的位置
【打印区域】设置打印区域、取消打印区域
常用的12个功能：纵横方向，页码范围，区域范围，份数（逐份打印），缩放，
纸张大小，人为起始计数页码，精确页眉页脚页边距和可视性的页眉页脚页边距设置，位置，页眉页脚设置，表头（工作表设置），按打印内容分页。

一般使用默认不需要再设置的5项：
纸张大小默认A4、
需要打印的页码范围默认全部页码、
打印的份数默认一份逐份打印、
人为起始计数页码
位置（当打印内容远小于纸张时）
为了特殊需要而设置的5项：
插入页眉页脚、为了记忆总页数，在页眉上显示标题，来源，制作时间，插入图片美化等需要。

表头显示、为了在每一页都能看到表头
打印内容的缩放、为了在有限的页数上打印所有的内容。

比如一页上。

可视性的调整页眉页脚页边距，为了在一页的宽度上容纳所打印的内容。

根据内容的分页打印设置，就是分页符的插入删除移动
需要经常设置的2项：
需要打印的工作薄区域范围默认当前工作表、
纸张方向纵横、
上面的内容基本对应于菜单的“文件”的菜单：
新建
打开
关闭
——————————
保存
另存为
另存为网页
保存工作区
文件搜索
——————————
权限
——————————
网页预览
————————————
页码设置
打印预览视图——分页预览
打印区域
打印
————————————
发送
属性
最近打开过的本类文档列表
……..
_________
退出
可以总结缩小记忆为：建退，存印发，最近打开过的本类文档列表。

启动新建打开关闭退出，保存打印发送，最近打开过的本类文档列表。

三、excel的使用环境设置
“视图”菜单
普通
分页预览
任务窗格
工具栏
编辑栏
状态栏
页眉页脚
批注
视图管理器
全屏显示
显示比例
其中的分页视图是打印设置用的，下面的4个是工具的设置，接着2个也是工具的设置，全屏显示和显示比例的功能可以让我们的工作表显示的足够大，看的清楚好录入编辑。

另外，在窗口菜单里的冻结和拆分功能可以固定表头，便于录入数据。

再看工具菜单下的选项中的视图下
四、EXCEL快速输入方式举例：
快速录入数据的方法:单元格里录入的数据，无非是文本、数字和日期，影
响录入速度的因素有：打字速度，在小键盘上数字的盲打速度，转换单元格的
速度，技巧设置等。

可以通过练习加快打字和小键盘数字录入速度；转换单元格的速度的方法是先选定要输入的单元格范围，如果单元格区域很大，需要分区域一个区域一个区域的输入，那么就先选定一个区域，再通过按Tab键和enter键以行的方式录入，或者一直按enter键按列的方式录入。

这样可以极大地减少因为换录入的单元格使用的时间。

数字录入只有熟练小键盘的盲打了。

日期如入先设置格式，再用小键盘盲打。

特殊数据的录入例子如下
第一例、一列中的单元格出现的内容是没有顺序的有限个确定的内容，就是制作序列
比如
1、我镇的20个村庄名字：军张，田李，鹿店，蒿庄，鹿庄，郑李，文昌，官厅，中山，顺河，西街，左沟，黄庄，坡杨，仲张，东魏，贾湖，上庄，刘庄，泥河王
2、我镇的组别：一组，二组，三组，四组，五组，六组，七组，八组，九组，十组
3、户编码：1、2、3、……
4、性别：男，女
5、子女数：0、1、2
6、奖扶户类别：独生子女户，双女户
……
这些都可以通过设置快速录入，以我镇的20个村庄名字为例的录入方法设置如下：
第一，先在一个辅助列（比如H列）中依次输入20个村庄的名字
再选择需要输入这些村庄名字的列，例如A 列
在菜单里，依次点击，数据，有效性，在出现的数据有效性选项卡里，
选择第一个设置——有效性条件——允许,在其中选择序列，在来源框里单击，进入输入状态，在H列里连续选中从军张到泥河王，这些名字就进入了来源框里（以绝对引用的形式），如图
当然，也可以在此框里直接输入20个村庄的名字，名字中间要用英文输入法的逗号分开，不过名字少时还行，多时，不停地在中英文直接转换，比较麻烦。

比较好的方法是先把20个村庄的名字输入，再右手选择位置，左手输入英文的逗号。

最后，点击确定就可以在所设置的A列中，在每个单元格右边的下拉选择框里选择输入这20个村庄名字了。

如果想在其他列中使用这个设置，只要用选择性粘贴中的有效性验证粘贴就可以复制过去了。

第二例一列中全部是输入是身份证号码时，先设置为文本格式，再在第
一个单元格中输入41112119或者411121，然后复制到整个列中，最后在不同的单元格中输入不同数字的六个出生年月日和四位尾号。

或者在自定义格式为：”41112119”0000000000 注意引号为英文，最后10位0是占位数字，这种设置最后一位不能是x,因为这个数字格式的自定义。

如果最后一位是X，就全部录入数字就行了。

这样只要在单元格里输入最后的出生年月日六位数字和最后四位数字就行了。

类似的其他有部分重复的一列类似的数据也可以这样设置输入。

比如：独生子女证号BW1000等。

第三例一列中需要输入出生年月日，就是日期的输入方法
如果对应列里有身份证号码，那么就直接输入公式，自动生成出生年月日格式，方法是：
=DATE(MID(A1,7,4),MID(A1,11,2),MID(A1,13,2))
公式是
图中，编辑栏是单元格C1的公式，它来自A1单元格。

先在第一个单元格中输入该公式，再下拉复制到下面的单元格中就行了。

公式中的A1自动会变成相应的A2、A3等。

如果没有身份证号，需要直接输入年月日，那么需要一下单元格格式的设置：菜单栏里的格式，单元格，单元格格式（或者右键选择单元格格式），数字，
那么就会自动生成右边的格式。

当前的系统录入：ctrl+; 或者函数now()，这个函数显示的是你打
开这个文件时，该电脑的系统日期。

当前的时间：
ctrl+shift+;
特殊符号的录入：对号√=alt键+41420
错号×= alt键+41409
第四例
当设置一个输入表格时，可以先设置以上各列的格式，然后，在另一个工作表中设置好表头，在顶行插入足够的行数后，再把表头粘贴过来就行了。

Alt+↓这两个组合键显示列输入历史，从中可以选择本单元格要输入的对象。

Alt+Enter 这两键可以在单元格里强制换行
Tab可以右移单元格输入状态
根据身份证号提取出生日期
(1)、=IF(LEN(A1)=18，DATE(MID(A1，7，4)，MID(A1，11，2)，MID(A1，13，
2))，IF(LEN(A1)=15，DATE(MID(A1，7，2)，MID(A1，9，2)，MID(A1，11，2))，"错误身份证号"))
(2)、=TEXT(MID(A2，7，6+(LEN(A2)=18)*2)，"#-00-00")*1
第五例：一列中不输入重复数字
为了防止重复输入数据，我们可以在一列单元格里这样设置：
[数据]--[有效性]--[自定义]--[公式]
输入=COUNTIF(A：A，A1)=1
如果要查找重复输入的数字
条件格式》公式》=COUNTIF(A：A，A5)>1》格式选红色
工作组，按住Shift或Ctrl键，同时选定Sheet1、Sheet2
想在SHEET2中完全引用SHEET1输入的数据
工作组，按住Shift或Ctrl键，同时选定Sheet1、Sheet2
10列数据合计成一列
=SUM(OFFSET($A，(ROW()-2)*10+1，，10，1))
多个工作表的单元格合并计算
=Sheet1!D4+Sheet2!D4+Sheet3!D4，更好的=SUM(Sheet1：Sheet3!D4)
把word里的数字转换到excel
方法有多种，选中》复制》设置输入单元格为文本》选择性粘贴》值
选中》表格转换为文本》粘贴》分列》对分列选项设置为文本
另存为文本文件》excel中打开文本文件》对导入文本对话框进行对应设置
快速移动或复制单元格
先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。

若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。

⒈快速定义工作簿格式
首先选定需要定义格式的工作簿范围，单击“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框；然后从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类，从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容；单击“确定”按钮，关闭“样式”对话框，Excel 工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化，从而满足了用户快速、大批定义格式的要求。

⒉快速复制公式
复制是将公式应用于其它单元格的操作，最常用的有以下几种方法：
一是拖动制复制。

操作方法是：选中存放公式的单元格，移动空心十字光标至单元格右下角。

待光标变成小实心十字时，按住鼠标左键沿列（对行计算时）或行（对列计算时）拖动，至数据结尾完成公式的复制和计算。

公式复制的快慢可由小实心十字光标距虚框的远近来调节：小实心十字光标距虚框越远，复制越快；反之，复制越慢。

也可以输入复制。

此法是在公式输入结束后立即完成公式的复制。

操作方法：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键并按回车键，该公式就被复制到已选中的所有单元格。

还可以选择性粘贴。

操作方法是：选中存放公式的单元格，单击Excel工具栏中的“复制”按钮。

然后选中需要使用该公式的单元格，在选中区域内单击鼠标右键，选择快捷选单中的“选。