物业管理文档：用户档案管理规程
物业客户档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强物业管理，提高服务质量，保障业主的合法权益，根据《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业管理实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有客户档案的管理工作。
第三条物业客户档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：客户档案应全面、真实、准确、完整地反映客户的基本信息和相关情况。
2. 安全性原则：客户档案应采取有效措施，确保档案资料的安全，防止泄露、遗失和损坏。
3. 及时性原则：客户档案的收集、整理、归档和使用应确保及时、高效。
4. 分类管理原则：根据客户档案的性质和用途，实行分类管理。
第二章职责与分工第四条物业管理公司应设立客户档案管理岗位，负责客户档案的收集、整理、归档和使用等工作。
第五条客户档案管理岗位的职责：1. 负责客户档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 负责客户档案的查询、提供和使用工作。
3. 负责客户档案的更新、补充和归档工作。
4. 负责客户档案的保密工作。
第六条物业管理公司各部门应积极配合客户档案管理工作，按照职责分工，共同做好客户档案的管理工作。
第三章档案内容第七条客户档案主要包括以下内容：1. 业主（或租户）基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、住址等。
2. 房屋信息：房屋类型、面积、结构、楼层、入住时间、装修情况等。
3. 物业服务合同：物业服务合同签订时间、服务内容、收费标准等。
4. 交费记录：物业费、水电费、停车费等交费记录。
5. 投诉与建议：业主投诉、建议、表扬等记录。
6. 装修管理：装修申请、验收报告、整改通知等。
7. 紧急联络人信息：紧急联系人姓名、联系方式、住址等。
8. 其他相关资料：如身份证复印件、户口本复印件、房屋产权证复印件等。
第四章档案管理第九条客户档案的收集、整理、归档和使用应按照以下程序进行：1. 收集：物业管理公司应定期收集客户档案资料，确保档案的完整性。
2. 整理：对收集到的客户档案资料进行分类、整理，确保档案的准确性。
物业公司档案管理工作规程制度标准(标准版本)
物业公司档案管理工作规程制度标准一、目的使中心的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
二、适用范围客户服务中心所有档案及对业主档案的管理。
三、职责1、行政人事部是客服中心档案管理的主管部门，需设立中心统一档案客服中心，每三个月组织各部门档案员进行档案互检，每半年组织各部门档案员档案资料移交工作。
2、行政人事部负责中心行政档案、人事档案、中心证照、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件；中心内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规等等的管理工作。
3、管家部负责业户档案资料、物业资料、出租房屋资料、车辆资料、收费资料、业主委员会资料等的管理工作。
4、工程部负责工程设计、施工资料、维修、保养计划、外委工作记录等技术档案及工程图纸等的管理工作。
5、保安部负责治安、消防、保卫、安全、秩序等相关资料的管理工作。
6、社区文化部负责社区文化资料的管理工作。
四、档案管理范围1、行政档案资料2、人事管理相关材料。
客户服务中心人员设置、招聘、培训、定岗定编、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称等文件。
3、中心证照及其他相关资料。
4、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件等。
5、中心内部重大活动、事件记录。
包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。
6、物业管理相关政策、法规等。
7、业户档案资料。
主要有入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以及装修申请表等。
8、物业资料。
9、物业经营管理资料。
各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件。
10、出租房屋资料。
11、车辆资料。
12、收费资料。
13、业主委员会资料。
14、工程技术档案。
包括工程设计、施工资料、维修、保养计划、外委工作记录等。
15、工程图纸资料。
可分为：建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图、智能化系统图等。
16、治安资料。
17、消防资料。
物业客户档案整理管理制度
物业客户档案整理管理制度一、总则为了规范物业客户档案的整理和管理工作，提高物业管理水平，保障客户信息的安全和隐私，特制订本制度。
二、客户档案的建立和存档1.物业客户档案的建立范围物业客户档案主要包括以下内容：客户基本信息、房屋信息、缴费记录、投诉处理记录等。
客户档案的建立范围以及档案内容的具体要求，应当根据实际业务情况进行确定，必须符合国家有关法律法规的要求。
2.客户档案的建立程序（1）客户档案的建立应当由专门的工作人员负责，确保信息的准确性和完整性。
（2）客户档案的建立包括信息收集、信息整理、信息录入等过程，应当严格按照程序进行，并由负责人确认后方可存档。
3.客户档案的存档（1）客户档案应当及时整理归档，按照规定的分类标准分类存档，确保档案的易查易取。
（2）档案应当存放在专门的档案室内，并设置密码锁等安全设施，保证档案的安全和保密性。
三、客户档案的查询和使用1.客户档案的查询权限（1）只有经过培训并获得相应权限的工作人员可以查询客户档案。
（2）查阅客户档案的人员必须按照规定的程序进行，不得擅自查阅或泄露客户信息。
2.客户档案的使用范围（1）工作人员在使用客户档案时，应当严格按照工作职责进行使用，不得随意泄露或滥用客户信息。
（2）客户档案仅限于物业管理工作使用，不得外借或外传。
四、客户档案的更新和修改1.客户档案的更新（1）随着客户信息变更或房屋变更等情况的发生，客户档案应当及时进行更新。
（2）更新客户档案的工作应当由指定的工作人员进行，必须确保更新信息的准确性和完整性。
2.客户档案的修改（1）客户档案信息有误或需要修改时，应当由专门的人员进行修改，并记录修改的时间和原因。
（2）修改客户档案信息时，必须经过相关负责人确认后方可进行。
五、客户档案的保密1.客户档案的保密要求（1）客户档案中的信息应当严格遵守保密原则，不得随意外泄客户信息。
（2）存放和传输客户档案信息时，应当采取相应的安全措施，确保信息的安全和保密。
物业住户档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理，规范住户档案管理，保障住户合法权益，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国物权法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业管理区域实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有住户档案的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：（一）真实性原则：住户档案资料必须真实、准确、完整。
（二）安全性原则：住户档案资料必须妥善保管，确保档案安全。
（三）保密性原则：住户档案资料必须严格保密，不得泄露。
（四）便捷性原则：住户档案资料查询、借阅等操作简便易行。
第二章档案内容第四条住户档案主要包括以下内容：（一）住户基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址、工作单位等。
（二）房屋信息：房屋产权证号、建筑面积、户型、装修情况等。
（三）缴费信息：物业管理费、水电费、燃气费等缴费记录。
（四）维修保养信息：房屋维修、设备保养等记录。
（五）投诉建议：住户对物业管理服务的投诉、建议及处理结果。
（六）其他相关资料：与住户权益相关的其他资料。
第三章档案管理第五条住户档案管理实行专人负责制，由物业管理公司指定专人负责档案管理工作。
第六条住户档案资料收集、整理、归档、保管、查询等工作，应按照以下规定执行：（一）收集：物业管理公司应定期收集住户档案资料，确保档案资料的完整性。
（二）整理：对收集到的住户档案资料进行分类、编号、归档，确保档案资料的有序性。
（三）归档：将整理好的住户档案资料按照规定归档，存放于档案室。
（四）保管：妥善保管住户档案资料，防止丢失、损坏、泄密。
（五）查询：住户或相关单位需要查询住户档案资料时，应按规定办理手续，经批准后方可查询。
（六）借阅：住户或相关单位需要借阅住户档案资料时，应按规定办理手续，经批准后方可借阅。
第七条住户档案资料的修改、补充，应经物业管理公司审核批准后进行。
第四章档案保密第八条住户档案资料属于保密信息，未经住户本人同意，不得向任何单位和个人泄露。
客户档案资料管理工作规程
客户档案资料管理工作规程1 目的为规范档案资料的收集和管理，确保档案资料的完整性、连续性、完好性和保密性，制定本规定。
2 适用范围本规定适用于物业服务中心档案资料的规范管理。
3 职责3.1物业服务中心负责人负责档案资料的使用和控制。
3.2客户服务部负责人负责档案资料的检查、督导工作。
3.3客户服务部档案管理员负责档案室的统一管理，包括资料的存放、归档、更新、借阅、完善和保管等工作。
4 档案管理内容4.1 客户档案资料包括业主资料、租户资料、装修资料及日常管理资料。
4.1.1 业主资料，包括但不限于以下资料：4.1.1.1 业主档案索引、业主身份证件复印件、《商品房买卖合同》复印件。
4.1.1.2 收楼通知书、维修资金缴费证明复印件。
4.1.1.3 《住户手册》（内含《临时管理规约》、《消防安全责任书》、《前期物业服务协议》等）。
4.1.1.4 业主收楼验收表、业主信息登记表、业主IC卡申请表。
4.1.1.5 业主文件/钥匙签收表、收楼确认书、收楼抄表底数确认书。
4.1.1.6 业主授权印鉴书。
4.1.2租户档案，包括但不限于以下资料：4.1.2.1租户信息登记表。
4.1.2.2租户身份证复印件。
4.1.2.3租赁合同或业主授权使用物业的授权书。
4.1.2.4法人租户营业执照。
4.1.2.5业主/租户物品放行印鉴表。
4.1.3 装修资料（包括但不限于以下资料）4.1.3.1 《装修申请表》或《改建申请表》、《装修管理服务协议》和《装修承诺书》、《业主装修单位水电设施检查记录表》。
4.1.3.2 装修单位营业执照及资质证明复印件、装修图纸资料。
4.1.3.3 装修许可证复印件、《装修许可证发放登记表》、《装修出入证发放登记表》。
4.1.3.4 《装修验收申请表》、《违章施工通知书》、《违章整改记录》。
4.1.4日常管理资料（包括但不限于以下资料）4.1.4.1 日常维修资料。
4.1.4.2 报事、报修、维修记录。
客户档案管理规范
客户档案管理规范标题：客户档案管理规范引言概述：客户档案管理是企业管理中非常重要的一环，良好的客户档案管理可以匡助企业更好地了解客户需求，提供更优质的服务。
因此，建立规范的客户档案管理制度对企业发展至关重要。
一、建立客户档案管理制度1.1 确定管理责任人员：企业应指定专门的管理人员负责客户档案管理工作，明确责任分工，确保管理工作的顺利进行。
1.2 制定管理规范：建立客户档案管理制度，明确客户档案的建立、更新、存储、保密等方面的规范，确保客户档案管理工作有章可循。
1.3 培训相关人员：对负责客户档案管理的人员进行培训，提高其对客户档案管理规范的认识和执行能力。
二、客户档案的建立与更新2.1 采集客户信息：及时采集客户的基本信息、需求信息、交易记录等，建立完整的客户档案。
2.2 定期更新客户档案：定期对客户档案进行更新，及时记录客户最新的信息和需求，确保客户档案的准确性和完整性。
2.3 建立客户分类：根据客户的不同特点和需求，建立客户分类，有针对性地管理客户档案，提高管理效率。
三、客户档案的存储与保密3.1 建立安全存储系统：建立安全的客户档案存储系统，确保客户档案不受损坏或者泄露。
3.2 制定保密措施：对客户档案进行严格的保密措施，限制查阅权限，防止客户信息泄露。
3.3 定期备份客户档案：定期对客户档案进行备份，确保客户信息不会因为意外事件丢失。
四、客户档案的利用与分析4.1 制定利用规范：建立客户档案利用规范，明确客户档案的使用范围和方式，防止信息滥用。
4.2 进行客户分析：通过客户档案，对客户进行分析，了解客户需求和行为，为企业提供决策支持。
4.3 定期评估客户档案管理效果：定期评估客户档案管理的效果，及时调整管理策略，提高管理水平。
五、客户档案管理的持续改进5.1 定期检查客户档案管理制度：定期检查客户档案管理制度的执行情况，发现问题及时改进。
5.2 借鉴优秀案例：学习借鉴其他企业的客户档案管理经验，不断提升管理水平。
物业住户档案管理制度
第一章总则第一条为了加强物业管理，提高服务质量，保障住户的合法权益，维护物业管理秩序，根据《物业管理条例》等相关法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有住户档案的管理工作。
第三条住户档案管理应遵循合法、真实、完整、安全的原则。
第二章档案内容第四条住户档案主要包括以下内容：1. 住户基本信息：姓名、性别、年龄、民族、身份证号码、联系方式、家庭住址等；2. 户籍信息：户口簿、身份证等复印件；3. 住房信息：购房合同、房产证、租赁合同等；4. 住户家庭成员信息：家庭成员姓名、性别、年龄、职业、联系方式等；5. 住户维修、投诉、建议等记录；6. 住户遵守物业管理规定情况记录；7. 住户违约行为记录；8. 其他需要记录的相关信息。
第三章档案管理职责第五条物业管理部门负责住户档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第六条物业管理部门应设立专门的档案室，配备必要的档案设备，确保档案安全。
第七条物业管理部门应指定专人负责住户档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第四章档案收集与整理第八条物业管理部门应在住户入住、入住变更、迁出等环节，及时收集住户档案相关资料。
第九条收集的住户档案资料应真实、完整、准确，符合国家有关法律法规和本制度的要求。
第十条物业管理部门应对收集到的住户档案资料进行分类、整理、立卷，确保档案的规范化、标准化。
第十一条档案整理应按照档案分类标准，设立档案目录，确保档案的查阅方便。
第五章档案保管与利用第十二条物业管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的安全、完整、准确。
第十三条档案保管应采取以下措施：1. 档案室应保持适宜的温度、湿度，防止档案霉变、虫蛀、鼠咬；2. 档案应存放在专用档案柜中，确保档案的整齐、有序；3. 档案室应配备消防、防盗、防潮等设施，确保档案的安全；4. 严禁在档案室内吸烟、饮食、存放易燃易爆物品等。
第十四条住户档案的查阅、复制、借阅等，应按照档案管理相关规定办理。
物业管理用户档案管理制度
物业管理用户档案管理制度一、目的和依据1. 目的：确保物业管理工作的高效和有序，保障业主及使用人的合法权益，提升物业管理服务质量。
2. 依据：根据《中华人民共和国物权法》、《物业管理条例》及相关法律法规，结合本物业管理区域的实际情况制定。
二、档案管理原则1. 保密性原则：对用户档案中的个人信息严格保密，未经用户同意不得泄露给第三方。
2. 完整性原则：确保用户档案的全面性和系统性，包括但不限于用户基本信息、物业使用情况、缴费记录等。
3. 动态更新原则：根据用户信息的变化及时更新档案内容。
三、档案内容1. 用户基本信息：包括姓名、联系方式、身份证明、紧急联系人等。
2. 物业使用情况：包括物业位置、面积、使用性质、租赁或购买情况等。
3. 缴费记录：包括物业费、水电费、停车费等缴费情况及缴费周期。
4. 维修记录：包括维修请求、维修结果、费用结算等。
5. 违规记录：包括违规行为、处理结果等。
四、档案建立与管理1. 档案建立：物业管理公司负责用户档案的建立，用户入住时需填写相关信息。
2. 档案管理：指定专人负责档案的管理工作，确保档案的安全和完整。
3. 档案查询：用户可凭有效身份证明查询自己的档案信息，物业管理公司应提供便利。
五、档案更新与维护1. 用户信息变更：用户信息发生变化时，应及时通知物业管理公司更新档案。
2. 定期审核：物业管理公司应定期对档案进行审核，确保信息的准确性。
六、档案保密与安全1. 保密措施：采取必要的技术和管理措施，防止档案信息的泄露。
2. 安全存储：档案应存放在安全的场所，防止丢失、损坏或被盗。
七、违规处理1. 对于违反档案管理规定的个人或单位，物业管理公司有权根据情节轻重采取警告、罚款等措施。
八、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。
2. 本制度如与国家新颁布的法律法规相抵触，按国家法律法规执行。
九、修订与更新1. 本制度根据物业管理的实际情况和法律法规的变化定期进行修订和更新。
物业档案管理制度
物业档案管理制度一、总则第一条为了加强xxx的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、及时和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于xxxx物业管理范围内所有档案资料的管理。
第三条物业档案管理工作的目的是为了更好地服务于小区业主，提高物业管理的质量和效率。
第四条物业档案管理工作应遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。
二、档案管理流程2.1 档案收集与整理物业管理服务档案的收集包括对各类物业管理合同、业主信息、设备维修记录等相关文件的收集。
整理过程中，应按照文件的种类、时间顺序等进行分类和整理，确保档案的完整性和易查性。
2.2 档案分类与归档根据物业管理的不同部门和业务范围，将档案进行分类，如人事档案、财务档案、设备档案等。
在归档过程中，需要制定明确的归档规范和标准，确保档案的有序存放和易于查找。
2.3 档案借阅与归还为方便物业管理人员的工作，需要建立档案借阅制度，明确借阅手续和借阅期限。
借阅人应填写借阅登记表，并按时归还档案，以确保档案的安全和完整。
三、档案管理职责档案管理人员负责档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。
档案管理人员：xxxxxxxxxx。
档案管理人员应履行以下职责：3.1 负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作；3.2 定期对档案进行检查、维护，确保档案的完整、准确、及时；3.3 负责档案的保密工作，不得泄露档案内容；3.4 负责档案的查阅、借阅、复制等工作，按照相关规定办理；四、档案查阅与借阅4.1 业主或其他相关人员需要查阅、借阅档案时，应向档案管理人员提出申请，并说明查阅、借阅的目的和范围。
4.2 档案管理人员收到查阅、借阅申请后，应进行审核，确认申请人具备查阅、借阅资格。
4.3 档案管理人员应按照申请人的要求，提供相应的档案资料。
申请人不得擅自复制、摘抄档案内容。
4.4 档案管理人员应做好档案查阅、借阅的记录，并按照相关规定进行保管。
物业管理公司业主档案管理规定
物业管理公司业主档案管理规定1范围本标准规定了对业户档案的管理、借阅及保存的要求，适用于公司各物业项目部对业户档案的管理。
2编制依据/引用文件2.1档案管理规定2.2保密管理规定3术语3.1业户档案：指业户入伙、入住及服务过程中形成的客户资料和相关手续记录。
4管理规程4.1管理原则4.1.1管理方式a)集中管理：单一部门（客户服务部门）统一管理。
b)分部门管理：由各业务主管部门分口管理。
4.1.2各物业项目部应根据在管项目的特点和实际情况选择确定适当的管理方式。
4.1.3业户档案实行专人专管，由主管部门专人负责业户档案的建立、完善及管理工作。
4.1.4档案管理部门负责人负责业户档案的抽查及指导工作。
4.2业户档案的内容4.2.1业户信息资料（包括但不限于）：a)业户资质；b)租赁合同；c)物业管理服务合同/协议；d)业户主要负责人身份证复印件及联系方式；e)其他。
4.2.2业户入住资料（包括但不限于）：a)业主/租户安全协议书；b)入伙预交费用一览表；c)业主/住户情况登记表；d)公开文件发放清单；e)业户入住通知及业户签署的其他相关文件等。
4.2.3业户装修资料（包括但不限于）a)装修申请/审批资料；b)施工管理资料；c)竣工验收资料；d)收费资料；e)其他。
4.2.4业户日常管理资料（包括但不限于）：a)日常往来文件；b)交费记录；c)表扬信；d)投诉处理资料等；4.2.5户外广告办理审批资料4.3业户档案的管理4.3.1业户档案的管理4.3.2业户档案实行分户管理，适时更新，执行《档案管理规定》。
4.3.3业户档案编号方式为：物业代号+楼栋号+房号（单元号）。
4.3.4业户入伙/入住、装修、管理过程中收集、形成的业户档案资料应移交档案管理人员，按楼层、单元建立业户分户档案，保存业户入伙入住、服务过程中的相应文件资料。
4.3.5业户档案的立卷为一户一档，卷内资料应分类，按归档的时间顺序排列。
物业管理公司档案管理作业规程(范文)
物业管理公司档案管理作业规程（范文）物业管理公司档案管理作业规程一、档案管理的基本原则1. 信息化原则：积极推行电子档案管理，提高档案管理的效率和质量。
2. 统一原则：按照统一的标准和流程进行档案管理，保证档案管理的一致性。
3. 规范原则：严格按照法律法规和相关规定进行档案管理，确保档案的合法性和规范性。
4. 安全原则：加强档案的安全保密工作，保护档案的完整性和机密性。
二、档案管理的主要内容1. 档案收集：建立档案收集制度，及时收集和整理相关档案材料。
2. 档案整理：对收集到的档案材料进行分类整理，并编制档案目录。
3. 档案登记：建立档案登记制度，每个档案都需要进行登记，包括档案编号、档案名称、存放位置等信息。
4. 档案存储：建立档案存储制度，确保档案的安全存放和定期维护。
5. 档案借阅：建立档案借阅制度，每个借阅者需要填写借阅申请，并按规定时间归还档案。
6. 档案销毁：建立档案销毁制度，对于过期或无用的档案按照规定进行销毁，以节约存储空间。
三、档案管理的具体步骤1. 档案收集和整理（1）明确收集范围：确定需要收集和管理的档案范围，包括业务档案、财务档案、人事档案等。
（2）分类整理：根据档案的性质和内容进行分类整理，设立相应的档案分类目录。
（3）建立档案编号：为每个档案设立唯一的编号，便于查找和管理。
（4）编制档案目录：根据档案编号和内容，编制档案目录，记录档案的基本信息。
2. 档案登记和存储（1）登记档案信息：在档案登记簿上记录每个档案的基本信息，包括档案编号、档案名称、存放位置等。
（2）建立档案存放区域：设置专门的档案存放区域，对档案按照分类进行存放，并做好防潮、防火、防虫等措施。
（3）定期检查和维护：定期检查档案的保存状况，及时处理档案损坏和遗失问题，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案借阅和销毁（1）借阅申请：借阅者需填写借阅申请，包括借阅目的、借阅期限等，经审批后方可借阅档案。
（2）档案借阅登记：在档案借阅登记簿上记录每个档案的借阅信息，包括借阅者、借阅时间等。
物业公司业主档案管理规定
业主档案管理规定1.0目的为建立完善物业项目的业主/住户档案资料，保证日常物业管理服务的及时性、准确性。
2.0适用范围适用于各项目客服部的日常业主/住户所有档案资料的管理。
3.0职责客户服务部主管负责业主档案管理流程的制订、执行、监督工作。
客户服务部其它员工负责业主档案资料的具体管理工作。
4.0管理规定4．1为便于掌握小区内业主的基本情况，各项目实行建立业主一户一档案资料，档案建立采用纸质与电脑建档相结合的管理模式。
4．2本着“统一管理、严格保密”的原则，业主档案统一由客服部从业主收楼起开始建立并规范管理，客服部应指定专人负责业主档案柜钥匙的管理。
4．3业户档案包括：业主个人资料、业主入住资料、装修资料、业主给物业公司的书面信件（包括投诉、表扬、建议）、物业公司的书面回复、业主产权变更或出租（商住）资料、费用支付情况等。
4．4业主档案资料应分类分户建立、保存（一户一档），建立统一目录，各类目录上要列明所有应保留的业主资料名称，如果有该资料，则在该内容前画勾，以显示目前业主都有哪些档案在册。
4．5客服助理应及时跟进业主资料的变更，保证资料的更新及有效性。
4．6业主档案必须严密保管，严禁非客服部人员查看，其他部门人员若需查看，必须经项目经理许可，并填写《业主档案借阅表》。
4．7业主档案需锁放在指定档案柜中，钥匙由客服部指定专人负责保管。
存放地点周围要保证清洁、干净，档案存放地禁止吸烟，以避免杂物引起的火灾。
4．8前台接待在日常工作中，严禁将业户任何信息透露给其他人，以保护业主的隐私，同时也要协助客服部更新完善业户资料。
4．9严格做好出租屋及商业用房的管理，凡是出租或商住房屋，客服助理应及时跟进业主将房屋的出租情况或商住情况到客服部办理备案登记等手续,并填写《租户情况登记表》。
4．10业主档案建立后，应将所有情况输入电脑，形成《业主基本情况汇总表》，以便及时查找，更正有关内容，并做好备份工作。
4．11本规程作为相关员工绩效考评的依据之一。
客户档案管理制度文件范本
客户档案管理制度文件范本第一章总则为规范和标准化客户档案管理工作，保护客户信息安全，提高客户档案管理工作效率，制定本制度。
第二章客户档案管理范围本制度适用于公司客户档案管理工作，包括客户档案的收集、整理、存储、使用和销毁等全过程管理。
第三章客户档案的收集1. 客户档案的收集应遵循合法、合规的原则，严禁收集和使用违法、违规的客户信息。
2. 收集客户档案时，应尊重客户的意愿，合理合法地获取必要的信息。
3. 客户信息的收集应避免重复和过剩，确保信息的准确性和完整性。
第四章客户档案的整理1. 收集到客户档案和信息后，应当及时进行整理归档，并建立完善的档案管理系统。
2. 客户档案的整理应根据一定的分类标准，做到信息有序、易查、易用。
3. 整理过程中要注意保护客户隐私信息，不得泄露、外传客户敏感信息。
第五章客户档案的存储1. 客户档案应当存储在安全、可靠的环境中，保障客户信息的安全性和完整性。
2. 存储客户档案的设备和环境应符合相关的安全要求，确保能够有效防范信息泄露和丢失的风险。
3. 客户档案的存储涉及到网络存储的，必须做好网络安全防护措施，防止网络攻击和病毒入侵。
第六章客户档案的使用1. 客户档案的使用应遵守相关法律法规，严格遵守客户信息保密的规定，不得私自使用客户档案信息。
2. 使用客户档案时，要遵守相应的核实和审批程序，确保信息的正确性和合法性。
3. 客户档案的使用应限制在必要范围内，不得违规传播、泄露客户信息。
第七章客户档案的销毁1. 客户档案的销毁应遵循合法合规的程序，不得随意丢弃和销毁客户信息。
2. 属于敏感信息的客户档案，在销毁前应当进行彻底的擦除和销毁处理，确保信息无法恢复。
3. 客户档案的销毁应做好相应的记录和报备工作，确保销毁程序的可追溯性和合规性。
第八章客户档案管理的监督1. 公司领导和有关部门应当加强对客户档案管理工作的监督和检查，确保制度的执行和效果。
2. 定期对客户档案管理工作进行内部审计和检查，发现问题及时整改，预防客户信息泄霁风险。
物业管理文档：客户档案资料管理规程
1目的通过客户档案资料的管理,确保档案资料集中有序、标准规范、使用方便。
2范围适用于管辖内所有客户档案资料的管理。
3职责3.1物业部负责所有客户档案资料的收集、整理和分类归档管理。
4工作流程4.1工作流程图Word文档仅限参考4.2客户档案资料收集应内容丰富及渠道广泛,通常按以下四个途径进行收集：4.2.1业主/租户与发展商签定的《房屋买卖契约》复印件及该物业的设计、施工等相关工程技术原始材料；4.2.2业主入伙、进行房屋装修阶段收集业主、客户的相关资料；4.2.3在日常管理中建立和收集房屋维修档案及客户投诉与回访记录等相关资料；4.2.4从相关政府主管部门获取的相关信息。
4.3将收集到的文件资料,统一由档案管理员集中整理。
剔除作废的记录,然后按类别装订并整理成册,做到条理清晰,分类合理,易于检索。
4.4对分类整理好的文件资料,按每栋楼、每单元、每户、按盒、按册建档。
4.5建立档案资料台帐,按不同类别、不同客户进行建立,并应明确清晰、哪些客户档案已建立或未有建立及现正建立。
4.6行政部内部员工借用客户档案资料须到档案管理员处进行登记后,方可借阅。
其他部门人员如需借阅使用,按档案的不同密级行政部经理、总经理批准后方可借阅,并办理相应借阅手续。
4.7客户档案资料有增项内容或有退租客户及其违约事项,档案管理员应及时进行变更。
对于过期和作废的文档,按公司《档案管理规定》进行剔除和销毁,防止档案堆积和混淆。
若文件已过期或作废但还有保存价值,应长期封存。
5相关文件和质量记录表格5.1《档案管理制度》5.2《保密规定》5.3《档案资料台帐明细表》5.4《档案资料借阅使用登记表》5.5《过期文档作废销毁清单》Word文档仅限参考。
物业管理 客户档案管理规程
1目的
为完善对客户（业主/租户）的服务流程，统一服务标准，本办法规范了客服管家对客户档案收集、整理、更新、保密等档案管理工作流程和要求。
2适用范围
适用于物业项目客户档案管理。
3职责
3.1客服管家（或指定人员）负责客户档案的管理。
4方法和过程控制
4.1客服管家负责客户档案的收集、整理、更新、保密管理工作。
4.客服管家负责收集客户入伙资料、二次装修资料和往来函件。
5. 1.2客服管家按一户一档整理客户资料，入伙资料与装修资料分装于一个资料盒内，并贴上《客户档案资料情况》表。
5.1.3客服管家跟进资料缺失的补充以及资料的更换。
4. 1.4档案管理员将档案资料盒按楼层统一存放并张贴标签，同时录入电脑存档。
4. 1.5档案管理员将档案资料盒按楼层统一存放并张贴标签，同时录入电脑存档。
4. 1.6客服管家可查阅自己所负责楼层的客户资料，其他人需查阅客户资料，须向客服经理申请,待同意后填写《档案借阅登记表》方可查阅。
5支持性文件及表格
5.1《档案借阅登记表》
5.2《客户档案一览表》
6档案管理流程图
档案管理流程。
某某物业管理公司用户档案管理规程
某某物业管理公司用户档案管理规程作为一家专业的物业管理公司，用户档案管理是公司的一项重要工作。
为了保证用户的利益和信息安全，公司建立了用户档案管理规程。
以下是本公司的用户档案管理规程。
一、用户档案的建立1. 用户档案的建立是基于用户签订的物业服务合同，为用户提供更好的服务和管理。
2. 用户档案由专门的工作人员进行建档工作，包括收集用户的基本信息、联系方式、家庭成员等，并与用户签订《用户信息保密协议》。
3. 用户档案中还应包含记录物业服务内容、维修记录、欠费记录、反馈意见等信息和文件。
二、用户档案的更新1. 用户信息管理部门应当在合同签订后及时更新用户档案，保证用户档案信息的及时性和准确性。
2. 用户档案中的信息涉及到用户的隐私，请保密相关信息，任何个人或部门不得泄露用户信息。
3. 用户如有信息变动，应及时向物业管理公司提供最新的信息，以方便物业管理公司为其提供更好的服务。
三、用户档案的存储1. 用户档案应存放在物业管理公司内部指定存档室，所有档案必须得到保密。
2. 储存用户档案应采用保险柜、密码、防火等措施，以确保信息的安全。
3. 用户档案在任何情况下不得外泄或被非法获取，严禁私自复制、转移携带或开放给任何未经授权的人。
四、用户档案的利用1. 用户档案应当用于物业服务目的。
2. 如有其他部门需要使用用户档案，必须经过用户信息管理部门同意，并严格遵守公司的保密规定。
3. 用户档案仅供公司内部使用，不得向其他公司或个人透露用户信息。
五、用户档案的销毁1. 用户档案的销毁应遵循《国家印制品保密规定》的要求，严格按照规定程序进行销毁。
2. 用户档案销毁前，应咨询相关法律法规，确保不违反国家安全、商业保密、个人隐私等法律法规。
3. 用户档案销毁必须由经过授权的人员操作，不得轻易销毁有关物业服务合同和有合同履行纠纷的用户档案。
六、用户档案管理的监管1. 公司应设立独立的用户档案管理监管部门，全面监管用户档案管理工作，严格遵守本规程的规定。
物业管理用户档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理用户档案的管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高物业管理服务水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我司物业管理用户档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业管理用户档案是物业管理活动的重要依据，对于维护物业管理秩序、保障业主权益、提高物业管理水平具有重要意义。
第二章档案收集与整理第四条物业管理用户档案的收集范围包括：（一）业主（或用户）基本信息档案，如身份证、户口簿、房产证等复印件；（二）业主（或用户）入住手续档案，如入住登记表、装修申请表等；（三）物业管理合同档案，如物业服务合同、租赁合同等；（四）物业维修、报修档案，如维修申请表、维修记录等；（五）物业缴费档案，如缴费凭证、欠费记录等；（六）物业管理活动档案，如会议记录、通知公告等。
第五条档案收集工作由物业管理部门负责，各部门应积极配合。
第六条档案整理应遵循以下原则：（一）分类整理，便于查阅；（二）编号管理，确保档案的连续性；（三）规范装订，保持档案的整洁；（四）及时归档，确保档案的完整性。
第三章档案保管与利用第七条档案保管工作由物业管理部门负责，应确保档案的安全、完整和保密。
第八条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持干燥、通风，温度控制在适宜范围内；（二）档案柜应保持整洁，摆放整齐；（三）档案资料应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案资料借阅需办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。
第九条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用，确保档案安全；（二）合理利用，提高档案利用率；（三）保密利用，保护业主（或用户）隐私。
第十条档案管理人员应具备以下条件：（一）热爱档案工作，责任心强；（二）具备档案专业知识，熟悉档案管理业务；（三）遵纪守法，具有良好的职业道德。
第四章档案销毁第十一条档案销毁应严格按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规执行。
物业档案管理制度范本
物业档案管理制度范本第一条总则为了加强物业档案的管理，规范物业档案的收集、整理、归档和利用工作，维护物业档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。
第二条管理范围与内容本制度适用于本公司物业管理范围内产生的各类档案，包括工程档案、业主档案、财务档案、文件档案、管理资料等。
1. 工程档案：包括物业管理项目的设计、施工、验收、维修、改造等方面的工程技术资料、竣工图及设施设备资料等。
2. 业主档案：包括业主的基本情况、购房合同、租房合同、装修申请表等与业主相关的资料。
3. 财务档案：包括物业管理的财务收支报表、物业维修基金使用报表等财务资料。
4. 文件档案：包括与物业管理相关的法律法规、公司文件、通知、公告等。
5. 管理资料：包括绿化、清洁、维修、保安、车辆管理、监控等方面的日常记录和荣誉资料等。
第三条管理职责1. 公司设立档案管理部门，负责物业档案的收集、整理、归档和利用工作。
2. 档案管理部门设档案管理员，负责档案的日常工作。
3. 各部门负责人应负责本部门产生的档案的收集、整理和归档工作。
第四条管理措施1. 制定档案管理制度，并严格执行。
2. 设立档案室，配置适宜的档案保管设施设备，确保档案的安全、有序存放。
3. 实行档案电子化管理，逐步实现档案的数字化、网络化。
4. 建立档案目录，编制索引，便于查阅。
5. 定期对档案进行清点、检查，确保档案的完整与安全。
6. 做好档案的保密工作，严格执行档案查阅制度，未经批准，不得外借、复印档案。
第五条档案的收集与归档1. 各部门应在文件产生的第一时间，对其进行分类、整理，并交档案管理员归档。
2. 归档资料应确保其真实、完整、准确，符合归档要求。
3. 档案管理员应定期对归档资料进行审查，确保档案的质量和完整性。
第六条档案的利用与借阅1. 档案管理部门应建立健全档案查阅制度，提供档案查阅服务。
2. 查阅档案应办理查阅手续，经档案管理员同意后方可进行。
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1目的
规范用户档案的保管与跟踪工作。
2适用范围
适用于管理中心用户档案的保管与跟踪。
3职责
3.1物业助理负责监控用户档案保管与跟踪工作。
3.2物业管理员负责依照本规程具体实施用户档案的建立、保管与跟踪。
4工作流程
4.1建立《用户档案》，其内容包括：
4.1.1《入伙通知书》；
4.1.2购房合同；
4.1.3《用户档案资料表》（用户营业执照的复印件张贴于表后面）；
4.1.4经用户签署后的《委托物业管理服务协议》；
4.1.5经用户签署后的《用户公约》；
4.1.6经用户签署后的《装修管理责任书》；
4.1.7《房屋交付验收表》；
4.1.8《装修申报表》、相关图纸及装修单位资料；
4.1.9《委托银行代收费协议书》；
4.1.10《违章处理通知书》及处理结果资料；
4.1.11各类申请电话、有线电视、管道燃气等开通的申请书等其他应保存的资料。
4.2 档案盒的制作
4.2.1根据档案盒的规格准备相应的档案标贴纸。
4.2.2在档案标签贴纸上打印出不同字号的档案类别名称,其格式一般是山文档名称、
组织机构、编号、栋号•楼层号•房号等儿部分组成，表达式如下：
XXX-XX-X ・X・X
以艾维克大厦为例：CPM-AVIC-001
CPM：中航物业管理有限公司
AVIC：俊景豪园管理中心
001：编号001
标签效果图如右所示：
4.2.3将制作好的档案标签纸贴在档案盒左侧立面
距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。
4.3用户档案的建立
4.3.1准备适量的26cmX34cm左右尺寸的档案袋。
4.3.2将写有“栋号、楼层号、房号”的标签贴纸贴在档案袋封面上。
4.3.3将用户的有关资料存放在相应的档案袋内。
4.3.4将各用户的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。
4.3.5按档案盒内的各用户的档案排列顺序，将档案有关内容登记在《用户档案》内。
其内容包括：序号、用户姓名、栋号房号、联系电话、档案编号、入住时间、备
注等栏U。
4.4 用户档案的跟踪
4.4.1 当发生下列情况变化时，物业管理员应将变化情况记录在《用户档案》中：
a.通讯电话联络方式发生变化时；
b.用户产权发生更替时；
c.住房使用人发生变化时。
4.4.2《用户档案》跟踪管理，山事务管理员每季度进行一次用户情况的普查，对拖欠管
理费、水电费和其他费用一个月以上的用户，管理员应至少每隔15天跟踪一
次。
4.5《用户档案》属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理中心经理批准，经行政部
资料档案员办理登记手续后方可查阅。
4.6《用户档案》应永久保存。
4.7将各用户资料输入电脑进行无纸化管理。
4.8本规程执行情况作为行政部资料档案员绩效考评的依据之一。
相关文件和质量记录表格
5.1《管理处文件.资料管理规程》
5.2《入伙登记册》。