医院口述档案信息资源体系建设实践与探索

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2023年 第9期

医院口述档案信息资源体系建设实践与探索*

——以苏北人民医院为例

张 爽1 王璞钰2 吴佳琪2 王 前1

（1.苏北人民医院，江苏扬州，225009；2.扬州大学社会发展学院，江苏扬州，225009）

摘 要：文章以苏北人民医院为例，从制度构建、团队建设、技术支撑和开放利用等方面总结了医院口述档案信息

资源体系建设的初步实践，分析医院口述档案信息资源体系建设中存在的问题，从而提出了医院口述档案信息资源体系建设路径，以此提升医院口述档案信息资源建设质量。

关键词：医院；口述档案；信息资源建设

记

录保存医院的历史口述并形成口述档案信息资源库，对医院医疗技术提升、医疗经验传承、院史档案研究等具有重要的实践价值。当前国内医院口述档案信息资源体系建设仍处于发展初期，医院口述档案信息资源体系建设实践层面的创新性成果较少，还存在很大的拓展空间。自2019年起，苏北人民医院开展医院口述档案信息资源体系建设，三年多来已取得一定成果，共采集到26位老专家和80名抗击新冠肺炎医务人员口述档案，累积拍摄视频110小时，转录文字近50万字；拍摄有效照片3000余张；征集到珍贵实体档案200余件。该项目弥补了传统院史在资源覆盖、历史细节、故事叙事等方面的不足。

一、 医院口述档案信息资源体系建设初步实践

1. 明确制度要求，保证项目顺利实施首先，制定口述档案项目实施方案。在院党委和院部的支持下，苏北人民医院成立了口述档案项目小组，由院办公室牵头，综合档案室负责项目的具体实施。制定苏北人民医院口述档案项目实施方案和工作计划，包括采访目标、采访人员、采访计划安排、项目预期成果等。专门打造医院口述访谈室，由医院专职档案员和扬州大学师生联合组成口述访谈工作项目组。其次，编制口述档案工作流程和规范。在口述项目正式实施前，项目组多次讨论并编写了《口述档案采集工作流程》《口述档案工作规范》，详细规定了项目进展中各环节的要求和标准；编制了《口述档案受

访人信息登记表》《口述档案使用授权书》等文件，规

范口述档案工作。第三，规范口述档案整理和保存方法。每次采访结束后项目组成员按照分工第一时间完成文字转录，将采集到的音视频、图片、文字等资料及时整理归档。为保证电子资料安全，口述档案项目所有资料均采用“存1备2”方式存储，主存储硬盘作为日常查询使用，两套备份硬盘进行异地存储。

2. 现代化技术支撑，构建口述档案信息数据库

项目组主要以电子目录和电子档案的形式保存医院口述档案资料，定期进行离线备份。2021年起，苏北人民医院综合档案室大力推进档案信息化建设，更新了“数字档案室”档案管理系统。口述档案项目组结合数字化多媒体、信息数据平台、档案数据库等，在“数字档案室”系统中初步构建了“口述档案”信息资源库功能模块，包括：文字、图像、音频、视频、实物等多种资源形式，形成了专门的口述档案数据库框架，为将来在线保存口述档案信息资源、构建口述档案信息数据库奠定了基础。

3. 重视资源开放利用，发挥口述档案价值口述档案项目组一方面全方位收集、整理、保管医院口述档案史料，并汇编成各种专题档案汇编，例如《老专家口述档案汇编》《抗疫医务人员口述档案汇编》；另一方面也将收集到的医院口述档案史料进行提炼和加工，利用医院公众号、内外网等平台讲述医院历史与感人故事，全方位、多角度地向社会各界生动展现了苏北人民医院医务工作者的精神面貌和先进事迹，向社会传播正能量。项目的阶段性成果得到国

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档案与建设

ARCHIVES & CONSTRUCTION

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家档案局官方网站、人民日报社、《扬州晚报》等各类

媒体的宣传报道。

二、 医院口述档案信息资源体系建设的问题透视

通过文献调研和实地调查，笔者对江苏省内的医院口述档案信息资源体系建设现存问题进行了梳理。从实践层面来看，口述档案成果仍存在“口述档案信息资源孤岛”问题，即各专家的访谈资料的内容之间相互割裂，尚未深入开发其珍贵的利用价值；从理论层面来看，口述档案信息资源体系建设的相关研究成果极少。笔者结合苏北人民医院在口述档案信息资源建设方面的具体实践，总结直接影响医院口述档案信息资源体系建设质量的关键性问题：

1. 制度层面，方案设计的系统性不足

苏北人民医院综合档案室在正式开展医院口述档案信息资源建设前，虽然已设计了较为细致的建设方案，包括口述档案项目计划、资源采集方式、资源整理方法、资源管理模式等，但在实践中发现，设计的方案兼顾程度不够，覆盖范围不广。其一，口述档案资源采集计划所涉及的受访群体较为单一，只涉及医院的医务人员，包括医生、护士、药师等，而同样与医院发展历史具有紧密关联的病人、志愿者等群体并不包括在内，这在一定程度上影响了口述档案的内容质量；其二，口述访谈提纲较为笼统，针对不同受访者未能进行有特色、有差异的提问，这一定程度上影响了访谈内容的全面性与针对性，使医院口述档案信息资源建设的系统性有所欠缺；其三，未能针对突发情况制定预案，在面对一些突发情况时往往很难做出及时调整，例如新冠疫情的出现影响了口述档案采集计划正常实施，受访者由于疫情影响无法及时到线下参与口述访谈，致使口述档案资源体系建设进程缓慢。

2. 团队建设层面，团队专业素质偏低

口述档案信息资源体系建设是一项涵盖档案学、历史学、文献学和现代信息科学等多学科的工作，其工作团队的专业素质直接影响工作质量。其一，医院口述档案信息资源归档工作中，需要利用信息化手段对资源进行整理、评估、录入等深层次操作，并制定后续的长期保存计划。这一阶段要求工作人员具备多学科知识深度与广度，基本掌握口述访谈技巧、访谈人员历史背景、多媒体工具的操作技巧以及基础的数据库技

术。［1］其二，工作团队的机制建设方面还存在不健全、不完善的问题，具体表现为苏北人民医院综合档案室仅有3名专职档案工作人员，而口述档案信息资源建

设头绪多、工作量大，需要招募一些档案相关专业在校大学生协助开展工作。在医院口述档案信息资源建设中，工作团队也缺乏动态的激励、考核与评估机制。

3. 技术层面，信息资源库建设深度欠缺

苏北人民医院综合档案室在进行医院口述档案信息资源建设过程中，利用现有档案管理信息系统中的模块化功能，以期构建面向开放服务的医院口述档案信息资源数据库。建立科学的口述档案信息资源元数据标准是构建口述档案信息资源库的关键所在。然而在实际操作中还存在一些困难，导致口述档案信息资源库建设处于瓶颈阶段。其一，医院口述档案信息资源元数据标准较难界定。目前，我国应用于口述档案信息资源管理的元数据标准较少，导致综合档案室在进行医院口述档案信息资源的元数据标准建设时，可参照的实例较少。其二，医院口述档案信息资源的相关概念及属性的定义尚不完善，且口述档案信息资源元数据整理工作量较大，耗时长，导致苏北人民医院口述档案信息资源元数据加工程度不深，口述档案信息资源库建设有待进一步深入。

4. 开放利用层面，开放权限和信息系统亟须完善随着医院口述档案信息资源库逐步建立，如何将信息资源最大限度地开放与利用，也是亟待解决的问题。医院口述档案信息资源的开放受到伦理、法律、信息技术等诸多因素影响。其一，由于国内关于口述档案伦理问题尚无统一的回答，医院口述档案信息资源所涉及的隐私、敏感历史等问题也一定程度影响了

相关资源更大范围的开放和利用。［2］

其二，苏北人民医院综合档案室根据前期设计方案，在现有的“数字档案室”管理系统中构建了口述档案信息资源库基础框架，仅有口述档案信息资源目录信息，系统功能和形式较为单一，无法满足用户愈发精细化、专业化、多样化的需求 。

三、 医院口述档案信息资源体系建设路径

1. 明确医院口述档案信息资源建设原则，设计

科学全面的建设方案

设计医院口述档案信息资源的建设方案前应明确建设原则。一是规范性，要求建设中所涉及的所有标准、术语和规定符合业界要求，并形成完整、系统的规范性手册。二是可扩展性，要求医院口述档案信息资源建设的每一阶段都可根据需要进行灵活构造与扩展，以确保建设顺利进行。三是可持续性，旨在提升医院口述档案信息资源建设的最大价值，强调通过不同手段，对资源内容进行及时更新与维护。四是开