高职院校辅导员加强学生学籍档案管理的有效措施探讨

高职院校辅导员加强学生学籍档案管理

的有效措施探讨

摘要：高职院校学生学籍档案是学生个人档案的重要组成部分。学籍档案是学生学习生涯的重要材料，学生毕业后如需要进行档案托管、学历提升、参加各类重大考试、入职入编、参军入伍等事项，相关单位都会对档案进行严格审查。学籍档案还与社保、退休手续办理等事项息息相关。高职院校辅导员是学生大学三年学籍档案的主要管理者和经手人，辅导员要采取有效措施，加强学生学籍档案管理，做到正确、科学、完整、规范。

关键词：高职院校；辅导员；学籍档案；有效措施

学籍档案管理工作贯穿高职学生整个大学三年学习期间，是辅导员九大工作职责中的日常事务管理内容之一。近年来，经常有学生因为学籍档案内材料缺失或者不规范到学校补材料，而重新补一份材料，相关人员需要做大量工作。随着高职扩招，高职院校辅导员所带学生数量增多，一般在200人左右甚至更多，辅导员日常工作繁忙。学籍档案材料内容较多，并且很多材料除了审核学生填写是否符合规范，还需要辅导员出具具体意见和盖各级行政公章。由此可见，辅导员的学籍档案管理工作有较大的难度。

一、学籍档案的主要材料

学生学籍档案主要包含：

1、高考档案（职高或中专学生也有相应的毕业资料），在新生入学报到的时候就要上交辅导员；

2、新生登记表，在新生入学两周后填写后上交辅导员；

3、入学体检表，一般在新生报到后学校统一组织体检后，由医院统一将体检表送回，辅导员要及时归档，并督促没有统一参加体检的同学去医院补检；

4、学年鉴定表，每学年一张，学生要填好基本信息和本学年表现自我鉴定，手写签名后辅导员出具评语，盖好院系公章；

5、毕业生登记表，在大三最后一学期填写，内容要填写完整，各级人员和

部门要出具意见并签名盖章；

6、报到证，在大三最后一学期由招生就业处提供，报到证白联放入学籍档

案内；

7、成绩单，是整个大三学年的总成绩单，由教务处提供，成绩单上要盖教

务处公章；

8、团组织关系材料，一定要有入团志愿书才符合要求；

9、表彰奖励材料、违纪处分材料、学籍异动材料和其它材料。

二、学生学籍档案管理存在的主要问题

1、学生的主体意识不够

学籍档案内很多材料需要学生本人填写，填写必须清晰、完整、正确。不能

涂改，不能空着不填，时间和落款要符合要求，签名处需要本人手写。部分同学

对学籍档案重要性认识不够，填写不认真，导致内容错误，甚至存在随意涂改的

现象，材料的不断返工增加了辅导员学籍档案管理工作的负担。

2、学校各职能部门职责划分不明确

学籍档案内很多材料需要学校各个职能部门出具，例如：成绩单由教务处提供，学籍异动单和违纪处分材料由学工处提供，报到证由招生就业处提供等。因

涉及到的学生数量众多，最终很多任务都落在辅导员身上，导致辅导员工作量更多，甚至出现辅导员一人包办学生学籍档案材料办理的情况出现。

3、缺乏对学籍管理人员素质和技能培训

学籍档案内材料必须符合相应的要求和规范。材料内容繁多，如果辅导员没

有进行专门的业务培训，学籍档案材料整理思路就会不清晰，甚至会导致材料遗

漏或者错误的情况出现。

4、缺乏相应的考核激励政策

辅导员本身负责的日常工作就比较多，而学生学籍档案工作又十分繁重，尤

其是学生毕业前夕，学生在外实习，没有帮手，档案整理时间紧、任务重。针对

辅导员学籍档案管理工作，学工部门缺乏相应的考核和激励措施，辅导员学籍档

案管理缺乏动力，工作较被动。

三、辅导员加强学生学籍档案管理的有效措施

1、召开学籍档案管理主题班会，提高学生对学籍档案重要性的认识

可以在大一新生入学后和大三实习前分别召开一次学籍档案管理主题班会。

大一新生入学后的学籍档案管理主题班会，要用具体案例吸引学生的注意力，阐

明学籍档案出问题对未来工作或其它重要事项的影响。并要求学生上交高考档案

和团组织关系材料，对后续新生登记表、入学体检表等材料作出具体的要求。大

三实习前的学籍档案管理主题班会，要再次强调学籍档案的重要性，告知学籍档

案内必要的材料和要求。要组织力量对学籍档案进行全面的整理，查漏补缺。核

查该有的材料是否齐全和规范，相关人员和部门是否签字盖章，填写内容是否有

涂改，档案封面填写是否符合要求等情况。

如果学生能够提高对自己学籍档案重要性的认识，认真填写和上交材料，就

能减少学籍档案内材料的错误率和缺失率，减轻辅导员工作量。

2、完善学籍档案管理体制

要根据相关部门对学籍档案管理的要求，制定相应的学籍档案管理制度，配

备完善的人力、物力、财力。理清各职能部门在学生学籍档案管理工作中的任务，要全力支持做好学籍档案管理工作，按时、按质提供材料，而不是把所有的事情

推给辅导员。

3、加强辅导员学籍档案管理培训，提升辅导员学籍档案管理业务能力

在新辅导员入职培训中安排专门的学籍档案管理培训，详细地讲解学生学籍

档案内具体材料的要求，学籍档案管理中要注意的事项，常见的错误等。在归档

相关材料的重要时间节点，学籍管理部门要提醒辅导员注意收集整理材料，并下

发填写模板，统一填写格式。在大三学生实习前再次召开全体毕业班辅导员学籍

档案管理培训，提升辅导员学籍档案管理业务能力。培训要梳理档案材料整理思路，明确学籍档案材料要求。

4、制定相应的考核和激励措施

辅导员学籍档案管理是一项十分复杂和消耗精力的工作，如果做得好与不好，最后都没区别，辅导员学籍档案管理工作就会缺乏动力。学籍管理部门要制订专

门的学籍管理考核激励办法。检查方法可以采用抽检法，即每个班随机抽取相应

比例的学籍档案检查，计算每位辅导员所管理的学籍档案问题率。对于做得好的，要有奖励；做得不好的，要有相应考核扣分。这样才能鼓励辅导员积极对待学籍

档案管理工作，而不是消极应付。

四、结论

学籍档案是学生学习期间的真实记录，会跟随学生一生。作为辅导员，要充

分重视学生学籍档案管理工作的重要性，不断提升学籍档案管理水平，采取有效

措施，确保学生学籍档案正确、科学、完整、规范。

参考文献

1.新形势下高职院校学籍管理工作的研究与思考居丽英苏州市职业大学

继续教育学院

2.浅谈高职院校学籍档案管理存在的问题及解决对策张妙君杨凌职业技术

学院

作者简介：邓柳（1989-）女，汉族，湖南株洲人，讲师，本科学历。

綦丹丹（1989-）男，汉族，湖南衡阳人，工程师，本科学历