立卷、归档和档案工作概述(ppt 36页)

码 填写 备考表用于记录卷内文件有关情况。卷内文件是否完整、有无损坏、
备考 缺张缺页或重张重页等情况均应记录，并由立卷人签名及注上填写
表 日期，以示负责。同时不管有无情况，均应放入备考表，日后备用
填
文件上的金属装订物如钉书针、回形针等一律拆除，以防日久锈蚀
写 技术 装订线左（右）侧有字的文件，左（右）加边取齐，右（左）边折 目 处理 叠
拟定标题 装订成册
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编目定卷 办理移交
节目录
卷内目录
实例表格
案卷目录
案卷封面
卷内备考表
案卷目录封面
案卷目录备考表
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归档的作用
归档是文书工作最后一个环节，又是 档案工作开始的一个环节，可说是文书工 作和档案工作的结合部，是交接环节。
单位文件的归档是档案的主要来源， 也是档案室收集工作的经常任务。
档案： 就是指过去和现在的国家机构、社
会组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等活动直接形 成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案工作： 就是用科学的原则和方法管理档案，
为党和国家各项工作服务的工作。
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章目录
年度文书立卷归档工作汇总表
标
整 名称，即卷内文件的种类，写在标题的末尾。一般要全标出
题
单位名称和组织机构名称。前为归属单位，后为本单位名称
案卷标题。书写时应排列匀称，笔划工整，整齐美观
秘密等级。要填写卷内密级最高的文件的密级
装
填写 封皮 起讫日期。分别填写卷内最早和最晚两个文件的成文日期
订 要规 卷内文件张数。以最后一张号填写
科学地管理档案需要对档案的状况进行量化的统计 和分析研究
检索以及提供 需要准备好提供档案的辅助方案，并通过各种方式
利用
有效地提供档案和有关的资料
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档案工作的基本原则
集中统一的管理国家全部档案 维护档案的完整与安全 便于党和国家各项工作的利用
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将文件内容反映
的同一事件、同一人 物、同一问题或同一 工作性质组合在一起. 其优点是可保持文件 的内在联系,反映某一 问题的全貌，又便于 查找利用。
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归档的范围
凡是反映本机关工作活 动、具有查考利用价值的文 件材料均属于归档范围。包 括上下级机关、同级机关和 非隶属机关的某些文件材料。
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归档的时间
实行定期归档。定期归档，就是办 理完毕的文件材料由文书部门或业务部 门整理、立卷后定期向档案室移交。移 交的时间一般在第二年上半年，一些专 门性文件或驻地分散的个别业务单位的 文件可推迟至第二年的下半年。
移交单位（盖章） 移交人（签字）
接收单位（盖章） 接收人（签字）
年月日
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某机关秘书王X，在临时负责本局办公室工作期间， 为了给新购进的复印纸腾出存放地点，在既未请求 局领导，又未亲自查看的情况下，擅自批准工作人 员将1957年至1969年期间形成的档案从柜中搬出， 装人麻袋堆放在机要室，后因办公室调整又转放到 油印室。此后，在长达半年多的时间里，王X既没有 安排档案管理人员去整理、保管这部分档案，又没 过问这批档案的下落，使得最终被人误认为油印室 无用的废纸予以销毁。事发后，王X作了深刻检查， 并被行政警告处分。
录 工作 不足规定尺寸的，如照片之类，按规定尺寸加裱糊衬托
凡原页大于规定尺寸的，要折叠取齐，使全卷文件大小一致
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步骤
具体内容
案卷标题是对卷内文件的总概括，所以必须拟定卷内文件的标题
拟 标题 作者是文件制发单位或个人，要用全称或规范化的简称
定
结构 问题、卷内文件的内容。写在中间，是核心部分 要完
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归档的质量要求
应归档的文件材料齐全、完整； 文件和电报按其内容的联系，合并整 理、立卷； 归档的文件材料，保持它们的历史联 系，区分保存价值，分类整理、立卷，案 卷标题简明确切，便于保管和利用。
秘书学概论作为生产活动的依据和参考 可作为政治斗争的工具 可为科学研究提供必要的资料
本单位文书 本单位财产、档案等的交接凭证及产权依据资料，
重要统计资料
重要来信及记录处理报告，重要活动图片等资料
下级单位来文 与单位有密切关系的具有查证价值的各类文书 同级单位来文 与单位业务有关、有参考价值的文书，如条例等
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立卷方法
在一般情况下，每一个文件都是由 发文单位、文件名称、文件内容、成文 日期、收文单位、主题词六个部分组成 的。
文件日期
文件标题
文件所在张 （面）号
备注
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案卷目录
案卷 文处 案卷 起讫 卷内文 卷内 保管 库橱（格） 备
号 理号 标题 日期 件张数 张数 期限 号
注
装
订 线
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案卷封面
全宗号 目录号 案卷号
第 （单位名称）
号
全
宗
（组织机构名称）
第
（案卷标题）
号 目
文书处理号：
录
第
名称特征
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将同一发文单位 的来文统一立卷，便 于反映本单位的工作 与某单位之间的联系， 也方便查找。按此方 法立卷需要注意，某 些联系紧密的文件， 以不拆散为佳。
作者特征
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将同一地区、同 一部门的来文组卷。 这种方法便于反映该 地区、该部门的情况 和对该地区、该部门 问题的处理，一般可 用于下属单位的来文。
案卷： 是一组互相联系或具有共同特征并经
过系统整理的文件的集合体，是文书档 案的基本保管单位
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文书归档
归档作用 归档范围 归档时间 归档要求
归档： 就是指文书部门将办理
完毕的文件材料整理立卷后， 定期移交给单位档案室集中 保存。
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档案工作
档案作用 工作内容 工作原则 汇总表格
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工作环节
具体工作（内容）
收集
将分散于各个机构内部的文件收集起来，集中保存
整理 鉴定 保管 统计
将收集来的文件资料加以条理化、系统化，进行认 真整理、分门别类
新旧交替过程中，要对档案的实际利用价值去粗存 精，已无保存价值的要注销
为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护性措 施，延长其寿命，以免遭到突发性破坏
这六部分也可概括为六个特征，即 问题特征、时间特征、名称特征、作者 特征、地区特征、通信者特征。文书立 卷的方法就是按照六个特征进行组卷。
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问题特征 时间特征 名称特征 作者特征 地区特征 通信者特征
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立卷步骤
提前准备 平时归卷
调整顺序 组合案卷
编排页码 填写目录
文书立卷的具体实施工作，一部分 是在平时日积月累完成的，但主要工作 是在岁末年初进行的，利用科学的步骤 进行文书立卷，是秘书人员在工作中必 须坚持的。
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步骤
具体内容
调 对平时 检查归卷文件是否齐全完整
整
归入卷 内的文
检查卷内文件与案卷类目是否一致
顺
件进行 检查卷内文件的保存价值是否一致 一次检
序 查调整 检查每个卷内文件页码数量是否相差悬殊
按时间顺序排列
妥善排
组 列卷内 按文件重要程度排列
合
文件顺 序
按工作顺序排列
案
按姓氏笔划排列
前
收 外发文件的收集。可依据发文登记簿向发文人员
准
集 及时索取原稿和复印件
备
文 收文的收集。可依据收文登记簿掌握线索，在办 件 毕退回时收集
和 内部文件的收集。如会议记录、主管讲话等。
平资
料 参加会议带回来的文件的收集
时
归 卷
鉴别 与
归卷
收集到的文件资料，有把握定下来的，随手归卷。 一时难定的，放入“待归文件”，稍后再归卷。 对收集到的文件，要随时进行认真细心地检查和 鉴别，以便正确判定归卷类目
卷
选择和创造最佳的组卷方法。如何具体用活、用好“六个特征” 的立卷方法，是一个需要研究的问题
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步 骤
具体内容
编
编排 页码
一案卷中，将卷内文件按顺序、统一规定位置编写页码张号并核对
排 填写 每一案卷均须填写卷内文件目录，便于查阅。填好的卷内目录入于
页
卷内 卷首，并复制一至两份，在填上卷号和案卷标题后装订成册，作为 目录 查找文件的索引工具。
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造成这次误销档案事件的发生，究其原因是王X档案意识淡 薄。〈机关档案工作条例〉第二条规定：“机关档案工作是机关 工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件， 是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”从我国目前的情况 看，机磁档案工作一般由办公厅（室）主任领导。王X作为该局 办公室临时负责人，自然他对该局档案工作负有领导责任，造成 误销档案，王X当然负有不可推卸的责任，尽管王X的行为是一种 过摇摇欲坠违法行为，但其直接后果触犯了《档案法》第二十四 条第一款的规定，理应承担一定的法律法规责任。
地区特征
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此特征不同于作者特征。 它指对某一问题形成文件的 双方（如询问与答复）集中 立卷。其好处是便于反映单 位之间对有关问题的协商和 上下级之间的沟通情况。需 要指出的是，按通信者特征 立卷必须是双方往来文件， 而不是单向文件。
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通信者特征
点目录
步骤
具体内容
提
编制归 这是归卷类别和归卷条目的总称。作为年终立卷 卷类目 时案卷标题的雏形,文字应简明扼要
成
范 保管期限。根据初步鉴定的期限填写
册
案卷号。在案卷排列编号后再填
全宗号、目录号。由单位档案室填写
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步骤
具体内容
编 对案卷进行分类，后编好顺序卷号。一般有两种方
法：一是以保管期限为主的排列法；二是以问题或
目 组织机构为主的排列法
定 编制案卷目录。案卷经过编号固定其顺序后，逐一
卷 登记造册，形成案卷目录。它是案卷的登记簿，也
自
年 月 日起至 年 月 日止
号
案
卷内共 件 张
保管期限；
卷
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卷内备考表
本卷内的问题或其它情况：
立卷人： 年 月日 检查人： 年 月日
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案卷目录封面
全宗号 目录号
×××案卷目录
二○ 年 （保管期限）
年 月 日编
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案卷目录备考表
备考表 本卷目录共 张.其中包括 个案卷,一式 份。 情况说明：
问题特征
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点目录
将属于同一时间 （同一年度、同一季 度、同一月度）的文 件集中组案。其优点 是便于查考一个单位 在不同发展阶段的情 况。按时间特征组卷， 对跨年度的文书应视 不同情况采取灵活变 通的方法。
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时间特征
点目录
将文件名称相同 或相近的集中立卷。 文件名称往往是文件 效能和作用的反映。 把名称一致、保存时 间相近的文种统一立 卷，其实用价值更佳。
从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就 是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁 档案时，一定要事先进行鉴定。在鉴定后一定要将待销毁的档案 编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。任 何人未经法定程序无权擅自销毁档案。只有这样才能有效地防止 那些不该销毁的档案误被销毁。
第八章
立卷、归档和档案工作
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立卷范围
立
立卷方法
卷
文书立卷
归
立卷步骤
档
和
实例表格
档 案
文书归档 归档作用、范围、时间与要求
工
作
工作内容
档案工作
工作原则
秘书学概论
文书立卷
立卷范围 立卷方法 立卷步骤 实例表格
立卷： 就是将办理完毕的零散文件，根据
它们之间的联系，分门别类的组成一个 或数个案卷。
是向档案部门移交的目录和依据。编制目录应一式
办 三份，一份自留，两份交档案室
理 归档移交。将其中有保存价值的文书资料按照档案
移 管理制度向档案室移交。归档的范围即立卷范围。
交
换言之，凡属立卷的文书，一律归档。一般应将上 一年的文书在第二年上半年移交档案室
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卷内目录
序 号
文件作者 文件字号
序 号
文件 类型
文件 标题
文件 字号
文件 日期
文件 作者
处理 情况
发现 问题
意见 和建 议
组卷 日期
归档 日期
案卷 号
文件 所在 张号
移交 档案 备 室日 注 期
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节目录
立卷范围
具体内容
必须贯彻执行的指令性公文
上级单位来文 与业务有关的指导性公文
本单位需要参照办理的法规性公文
指示、请示、批复、决定、通报、重要通知、计 划总结、内部机构变动、办事规则等资料
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