人事档案管理制度完整版

第一章总则
第一条为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，提高
人事档案管理的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括员工入职、离职、调动、晋升、培训等过程中的各类档案材料。

第三条公司人事档案管理工作遵循以下原则：
（一）真实性原则：人事档案内容必须真实、准确、完整。

（二）保密性原则：人事档案属于个人隐私，必须严格保密。

（三）完整性原则：人事档案材料应当齐全，不得缺漏。

（四）安全性原则：人事档案保管应当安全，防止档案丢失、损坏、泄露。

第二章管理机构及职责
第四条公司人力资源部负责公司人事档案的统一管理，设立人事档案管理岗位，
配备专职档案管理人员。

第五条人事档案管理人员的职责：
（一）负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

（二）负责档案材料的编制、统计、查询、报告等工作。

（三）负责档案库房的安全、保密工作。

（四）负责档案管理制度的宣传、培训和执行。

第三章档案收集与归档
第六条员工入职时，应当提交以下材料：
（一）身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书等原件及复印件。

（二）入职申请表、劳动合同等。

（三）其他与入职相关的材料。

第七条员工离职时，应当提交以下材料：
（一）离职申请表、离职证明等。

（二）离职原因说明。

（三）其他与离职相关的材料。

第八条档案归档应当符合以下要求：
（一）按照档案材料的内容、时间、类别等进行分类。

（二）档案材料应当完整、齐全，不得缺漏。

（三）档案材料应当进行编号、登记、编目。

第四章档案保管与使用
第九条档案保管应当符合以下要求：
（一）档案库房应当保持清洁、干燥、通风，温度、湿度适宜。

（二）档案材料应当使用防潮、防蛀、防霉、防尘的包装材料。

（三）档案材料应当定期进行检查、维护。

第十条档案使用应当符合以下要求：
（一）档案借阅应当办理借阅手续，登记借阅人、借阅时间、归还时间等。

（二）档案材料不得擅自复制、翻印、泄露。

（三）档案材料应当在规定时间内归还。

第五章档案销毁
第十一条档案销毁应当符合以下要求：
（一）档案销毁应当经公司领导批准。

（二）档案销毁应当采用焚烧、碎纸机等合法、安全的方式。

（三）档案销毁应当做好记录，并报上级主管部门备案。

第六章附则
第十二条本制度由公司人力资源部负责解释。

第十三条本制度自发布之日起施行。

第十四条本制度如有未尽事宜，由公司人力资源部负责修订。