地震工程建设项目档案管理有效途径研究——以“国家地震烈度速报与预警工程湖北子项目”为例

第３５期２０２３年１２月江苏科技信息
ＪｉａｎｇｓｕＳｃｉｅｎｃｅａｎｄＴｅｃｈｎｏｌｏｇｙＩｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ
Ｎｏ ３５Ｄｅｃｅｍｂｅｒꎬ２０２３
作者简介:黄清(１９８７ )ꎬ女ꎬ湖北武汉人ꎬ馆员ꎬ硕士ꎻ研究方向:科技档案管理ꎮ
地震工程建设项目档案管理有效途径研究
以 国家地震烈度速报与预警工程湖北子项目 为例
黄㊀清
(湖北省地震局ꎬ湖北武汉４３００７１)
摘要:地震重大工程建设项目是防震减灾事业发展的重要内容ꎬ工程建设项目档案在项目建设中发挥着重要作用ꎮ文章以湖北省地震局承担的重大地震工程项目 国家地震烈度速报与预警工程湖北子项目 为研究对象ꎬ分析地震重大工程建设项目档案的特点ꎬ并对提升地震重大工程建设项目档案管理水平的有效途径进行探讨ꎬ以期更好地为防震减灾事业服务ꎮ关键词:地震工程ꎻ建设项目ꎻ档案管理中图分类号:Ｇ２７１㊀㊀文献标志码:Ａ０㊀引言
㊀㊀国家地震烈度速报与预警工程是落实«中华人民共和国防震减灾法»和«国家防震减灾规划(２０１６ ２０２０年)»ꎬ推动防震减灾全面发展ꎬ实现国家新时期防震减灾目标的重大项目ꎬ也是由中国地震局建设的 十三五 期间国家重点建设项目[１]ꎮ国家地震烈度速报与预警工程湖北子项目(以下简称 地震预警湖北子项目 )由湖北省地震局作为建设单位ꎮ建设目标为建设覆盖湖北境内所有县级行政区划的专用地震烈度速报与预警系统ꎬ形成地震烈度速报与预警观测网络和紧急地震信息服务网络ꎬ向社会公众及政府部门及时提供地震烈度速报和地震预警等紧急地震信息服务ꎮ子项目建设内容主要包括建设台站１３４个㊁省级中心１个㊁服务终端１０个ꎻ总建筑面积
１０３０ ００ｍ２ꎬ其中新建３７１ ００ｍ２ꎬ改造６５９ ００ｍ２ꎬ购置设备１１１０套[２]ꎮ该项目建设过程中形成的档案不仅是项目建设的真实记录ꎬ也是项目建设㊁运行㊁维护㊁管理㊁改扩建的重要依据[３]ꎮ本文以地震预警湖北子项目为例ꎬ对地震重点建设项目档案管理有效途径进行探讨ꎬ对于提高项目档案管理水平和保障项目顺利通过验收都具有重要意义ꎮ１㊀地震建设项目档案的特点１ １㊀档案材料的分散性
㊀㊀我国重大地震工程建设项目一般由中国地震局作为主管部门ꎬ多个省级地震局和直属单位作为项目实施部门或协作部门ꎮ每个省局承担的项目又涉及多个台站ꎬ甚至还有地震系统外的合作单位ꎬ如国家地震烈度速报与预警工程湖北子项目建设由湖北省地震局㊁市县地震部门㊁中国铁塔股份有限公司湖北省分公司㊁武汉地震科学仪器研究院有限公司和北京震科工程监理有限责任公司参与建设ꎬ此外还有一些防震减灾教育基地参与建设工作ꎬ档案材料具有分散性ꎮ
１ ２㊀档案材料的专业性
㊀㊀地震发生后ꎬ对即将到来的破坏性地震进行预测和警报是地震工作的重中之重[４]ꎮ监测台站一般具有 点多面广 的特点ꎬ力求更大范围覆盖监测区域ꎬ
得出科学的监测数据ꎮ中国地震局提出充分依托现有资源ꎬ通过新建和改造地震观测台站进行地震烈度速报ꎬ利用电磁波和地震波传输速度不同而产生的时间差进行地震预警ꎮ湖北省地震局作为建设单位之一ꎬ建设内容包括新建１０６个基本站ꎬ改造２８个基准站ꎬ升级改造国家地震烈度速报与预警中心和４个分中心ꎬ建设数据处理㊁信息服务㊁技术支持保障系统ꎬ升级现有通信网络系统等ꎬ这些项目形成的文件材料具有专业性ꎮ
１ ３㊀档案材料的成套性㊀㊀地震重大建设工程项目周期覆盖立项㊁招投标㊁勘察㊁设计㊁施工㊁信息系统开发㊁监理㊁设备试运行㊁竣工验收等多个环节[５]ꎮ施工工期长且阶段较多ꎬ如国家地震烈度速报与预警工程项目实施阶段从２０１８年到２０２３
年ꎬ历时５年ꎮ项目涉及的环节众多ꎬ具有成套性ꎮ１ ４㊀档案材料的多样性
㊀㊀建设项目档案与其他档案相比具有载体形式和记录方式多样性的特点ꎬ不同用途档案文件材料的载体和记录手段不尽相同ꎬ从载体形式看ꎬ有照片㊁音频㊁纸质材料㊁光盘等ꎮ随着科技的进步ꎬ还出现了计算程序和影像材料ꎮ材料的多样性需要电子文件(光盘)㊁照片档案按材质分类组卷ꎮ档案材料的多样性
极大丰富了档案载体内容ꎬ更全方位地反映项目档案的全貌ꎮ
１ ５㊀档案材料的保密性
㊀㊀人们在生产和建设中形成的档案材料ꎬ在许多方面具有专属性和独创性ꎬ属于单位的工业和知识产权范畴ꎬ必须得到尊重和保护ꎮ很多建设项目的内容属于保密范畴ꎬ在保管和利用方面要注重保密工作ꎬ维护单位和集体的利益ꎮ
２　提升地震重大工程建设项目档案管理工作的有效途径
㊀㊀以国家地震烈度速报与预警工程湖北子项目为例ꎬ湖北省地震局采取一系列措施规避建设项目档案管理中容易出现的问题ꎮ现总结一些提升档案管理工作的有效途径ꎬ有以下几个方面ꎮ
２ １㊀加强领导重视ꎬ明确各部门责任
㊀㊀领导重视是做好项目档案收集工作的基本前提ꎮ项目批复立项后ꎬ湖北省地震局高度重视该项目管理工作ꎬ于２０１８年９月正式成立了项目组织管理机构ꎬ项目组织管理机构设项目领导小组㊁项目管理办公室㊁项目责任单位和实施组ꎮ项目领导小组组长由局长担任ꎬ副组长由其他党组成员担任ꎬ成员由规财处㊁监测处㊁震防处㊁纪检室㊁信息中心㊁省地震台㊁公共服务处等部门单位主要负责人或主持工作的负责人组成ꎮ秉承 统一领导㊁分级管理 的原则ꎬ对其他各个小组的职责进行了划分ꎬ并专门设立了档案管理小组ꎬ由档案管理及项目实施相关人员组成ꎮ负责项目实施过程中前期准备㊁项目实施和试运行阶段产生的所有立项㊁建设㊁监理㊁审计㊁管理等档案材料的收集㊁整理和立卷归档工作以及项目档案验收前的档案预验收工作[６]ꎮ
２ ２㊀建立健全档案收集整理制度
㊀㊀档案管理制度是做好档案工作的基础ꎮ地震重大工程建设项目档案管理需要从立项开始就制定切实可行的管理办法ꎬ保障其档案管理工作的顺利开展[７]ꎮ在项目立项过程中ꎬ中国地震台网中心印发了«国家地震烈度速报与预警工程项目档案管理细则»(震台网函 ２０１９ ３０４号)ꎮ为规范湖北子项目档案管理ꎬ并结合自身具体情况ꎬ湖北省地震局制定了«国家地震烈度速报与预警工程湖北子项目档案管理细则(试行)»(鄂震发 ２０２０ ８３号)ꎬ组织项目相关负责人及专兼职档案人员学习ꎬ并要求档案管理部门人员在实际工作中对需要归档的文件材料进行检查㊁对兼职档案人员进行指导ꎬ实时解决项目档案收集过程中遇到的问题ꎬ严格按照档案归档范围进行材料收集ꎬ保证档案材料的齐全完整ꎮ
２ ３㊀做好项目各阶段材料同步归档
㊀㊀在项目建设过程的档案管理方面ꎬ紧紧抓住开工前的技术交底㊁中间过程的检查㊁竣工验收３个环节ꎬ做到档案工作与项目建设 同步开始 同步检查 同步验收 [８]ꎮ使项目档案工作融入项目建设ꎬ与建设管理同步ꎬ纳入项目建设计划㊁质量保证体系㊁项目管理程序㊁合同管理和岗位责任制ꎮ加强档案台账管理ꎬ保证档案资料收集的完整性和规范性ꎮ地震预警工程湖北子项目档案管理工作实行 统一领导㊁分级管理 的原则ꎬ项目档案工作与项目建设管理同步ꎬ根据项目的具体情况ꎬ形成的档案按项目执行时间顺序大致分为立项㊁实施㊁试运行和验收４个阶段ꎮ每个阶段及时收集㊁整理ꎬ最终确保了该项目１３４个站点共１８１卷档案建设完成后收集完整ꎮ
２ ４㊀把关各分项目档案验收
㊀㊀档案验收是档案管理工作的重要环节ꎮ整个档案除了一个最后阶段的总验收ꎬ还需要有各个分项的验收ꎮ如果平时没有监督和检查ꎬ监管机制不强ꎬ这些工程建设项目档案管理工作容易由于档案管理人员工作懈怠ꎬ项目建设人员归档意识薄弱而导致有些材料一旦错过时间节点ꎬ如隐蔽工程照片ꎬ在验收时就无法补救等情况ꎮ地震预警工程湖北子项目在每个时间节点都有分项验收ꎬ如 台站建设 预警中心建设 服务终端建设 ３个单位工程的档案验收ꎮ局专职档案人员参加分项目阶段性验收ꎬ负责对项目档案资料进行全面检查ꎬ提出整改意见ꎬ保证了项目档案的整体质量ꎮ凡是档案验收不合格ꎬ一律不得通过项目的验收ꎮ做好 先档案验收ꎬ再项目验收 ꎬ保障档案归档工作的有效完成ꎮ
２ ５㊀对专兼职档案人员进行项目档案培训
㊀㊀由于地震重大建设项目的特殊性和复杂性ꎬ多数单位在重大建设项目档案管理工作方面的经验显得不足ꎬ需要加强档案培训和档案工作队伍建设ꎮ要求兼职档案员根据«中华人民共和国档案法»㊁«中国地震局科技档案管理办法»(中震办发 ２０１１ ２３号)㊁«建设项目档案管理规范»(ＤＡ/Ｔ２８ ２０１８)㊁«重大建设项目档案验收办法»(档发 ２００６ ２号)㊁«中国地震局基本建设项目档案管理办法(中震办 ２０１９ １号)㊁«国家地震烈度速报与预警工程项目管理办法»(中震测发 ２０１７ ５５号)的有关精神ꎬ明确其档案管理的具体任务ꎬ严格按照档案工作的各项管理规定收集国家地震烈度速报与预警工程湖北子项目资料ꎮ档案管理部门对项目兼职档案员进行多次现场指导
和讲解ꎬ构建了配合默契㊁熟悉业务的档案人才队伍ꎮ同时专职档案员也需要融入项目组ꎬ学习一些项目知识ꎬ了解项目进展ꎬ进一步提升和扩展地震行业专业知识范围ꎮ
３㊀地震重大工程建设项目档案未来发展
㊀㊀档案数字化是地震重大工程建设项目档案管理未来的发展要求ꎮ地震重大工程建设项目的载体形式多样ꎬ在建设的过程中会形成文字㊁图表㊁音效㊁实物等形式的文件材料ꎮ另外ꎬ重要活动及事件㊁原始地形地貌㊁安全事故等均需形成照片和音视频文件ꎮ档案数字化可以运用现代计算机和网络技术处理档案信息ꎬ将纸质㊁声像㊁照片等传统介质的档案ꎬ转换成数字档案ꎬ实现档案信息资源的高度共享和有效利用ꎮ纸质档案作为传统载体形式的档案ꎬ在提供利用时服务对象只能等前面一个用户归还后再借阅ꎬ利用计算机网络ꎬ电子文件可以更方便快捷的同时提供给多个用户利用而互不影响ꎬ极大提升地震重大工程建设项目档案信息服务水平ꎮ
４㊀结语
㊀㊀地震重大工程建设项目档案是地震事业的无形资产ꎬ与项目建设紧密相关ꎮ地震重大工程建设项目档案涉及的专业内容广㊁建设单位多㊁建设周期长㊁构成更繁杂㊁归档更漫长ꎬ同时管理难度更大㊁专业门槛更高ꎮ地震重大工程建设项目档案管理工作是一个系统工程ꎬ需要档案管理部门和项目建设部门的密切配合ꎬ建立完善的规章制度来进行管理和约束ꎬ必须实现项目建设与档案工作同步管理ꎬ以便及时㊁齐全㊁完整地收集好各类材料ꎬ为以后解决争议提供法律依据ꎮ作为新时代的档案工作者ꎬ应该认真做好档案的收集㊁整理㊁分类㊁鉴定工作ꎬ最大限度地发挥档案的使用价值和利用价值ꎬ更好地为我国防震减灾事业服务ꎮ
参考文献
[１]江昊琳ꎬ郑江蓉ꎬ单菡.地震监测项目档案管理探析[Ｊ].华南地震ꎬ２０２２(２):６３－６７.
[２]赵林林ꎬ尹欣欣ꎬ尹志文ꎬ等.甘肃预警台网监测能力以及预警时间评估研究[Ｊ].地球物理学进展ꎬ
２０２１(４):１４８７－１４９２.
[３]周桂华.云南省地震局重点项目档案管理的几点思考[Ｊ].云南档案ꎬ２００７(７):５１－５２.
[４]余思ꎬ唐婷婷.江西省测震站网地震预警能力评估初步研究[Ｊ].地震科学进展ꎬ２０２１(６):２４６－２５１. [５]王雨.医院基建档案的重要性及管理策略探讨[Ｊ].办公室业务ꎬ２０１７(１８):１５６.
[６]朱少华.地震科研项目档案管理刍议[Ｊ].山东档案ꎬ２０１２(２):４１－４３.
[７]韩光春.突发性公共卫生事件档案的建设与管理[Ｊ].档案时空ꎬ２０１０(１０):３１－３２.
[８]王红敏.项目档案工作的 纳入 与 融入 [Ｊ].中国档案ꎬ２０１７(１１):６２－６３.
(编辑㊀姚㊀鑫)
Ｓｔｕｄｙｏｎｅｆｆｅｃｔｉｖｅｗａｙｓｔｏｍａｎａｇｅａｒｃｈｉｖｅｓｏｆｅａｒｔｈｑｕａｋｅｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎｐｒｏｊｅｃｔｓ ｔａｋｉｎｇｔｈｅ Ｎａｔｉｏｎａｌｓｅｉｓｍｉｃｉｎｔｅｎｓｉｔｙｒａｐｉｄｒｅｐｏｒｔｉｎｇａｎｄｅａｒｌｙ
ｗａｒｎｉｎｇｐｒｏｊｅｃｔｉｎＨｕｂｅｉｓｕｂ－ｐｒｏｊｅｃｔｓ ａｓａｎｅｘａｍｐｌｅ
ＨｕａｎｇＱｉｎｇ
ＨｕｂｅｉＥａｒｔｈｑｕａｋｅＡｇｅｎｃｙ Ｗｕｈａｎ４３００７１ Ｃｈｉｎａ
Ａｂｓｔｒａｃｔ Ｅａｒｔｈｑｕａｋｅｍａｊｏｒｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎｐｒｏｊｅｃｔｓｉｓａｎｉｍｐｏｒｔａｎｔｐａｒｔｏｆｔｈｅｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔｏｆｅａｒｔｈｑｕａｋｅｐｒｅｖｅｎｔｉｏｎａｎｄｄｉｓａｓｔｅｒｒｅｄｕｃｔｉｏｎ ｔｈｅｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎｐｒｏｊｅｃｔｆｉｌｅｓｐｌａｙａｎｉｍｐｏｒｔａｎｔｒｏｌｅｉｎｔｈｅｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎｏｆｔｈｅｐｒｏｊｅｃｔ.Ｉｎｔｈｉｓｐａｐｅｒ ｔｈｅＨｕｂｅｉＥａｒｔｈｑｕａｋｅＡｇｅｎｃｙｔｏｕｎｄｅｒｔａｋｅａｍａｊｏｒｅａｒｔｈｑｕａｋｅｐｒｏｊｅｃｔ ＮａｔｉｏｎａｌｓｅｉｓｍｉｃｉｎｔｅｎｓｉｔｙｒａｐｉｄｒｅｐｏｒｔｉｎｇａｎｄｅａｒｌｙｗａｒｎｉｎｇｐｒｏｊｅｃｔｉｎＨｕｂｅｉｓｕｂ－ｐｒｏｊｅｃｔｓ ａｓｔｈｅｏｂｊｅｃｔｏｆｓｔｕｄｙ ａｎａｌｙｚｅｔｈｅｃｈａｒａｃｔｅｒｉｓｔｉｃｓｏｆｔｈｅｅａｒｔｈｑｕａｋｅｍａｊｏｒｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎｐｒｏｊｅｃｔａｒｃｈｉｖｅｓ ａｎｄｔｏｅｎｈａｎｃｅｔｈｅｌｅｖｅｌｏｆｅｆｆｅｃｔｉｖｅｗａｙｓｔｏｉｍｐｒｏｖｅｔｈｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｏｆｔｈｅｅａｒｔｈｑｕａｋｅｍａｊｏｒｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎｐｒｏｊｅｃｔａｒｃｈｉｖｅｓｔｏｅｘｐｌｏｒｅ ｗｉｔｈａｖｉｅｗｔｏｂｅｔｔｅｒｓｅｒｖｅｔｈｅｃａｕｓｅｏｆｅａｒｔｈｑｕａｋｅｐｒｅｖｅｎｔｉｏｎａｎｄｄｉｓａｓｔｅｒｒｅｄｕｃｔｉｏｎ.Ｔｈｅｓｔｕｄｙａｎａｌｙｚｅｓｔｈｅｃｈａｒａｃｔｅｒｉｓｔｉｃｓｏｆｔｈｅａｒｃｈｉｖｅｓｏｆｍａｊｏｒｅａｒｔｈｑｕａｋｅｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎｐｒｏｊｅｃｔｓａｎｄｄｉｓｃｕｓｓｅｓｅｆｆｅｃｔｉｖｅｗａｙｓｔｏｉｍｐｒｏｖｅｔｈｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｌｅｖｅｌｏｆａｒｃｈｉｖｅｓｏｆｍａｊｏｒｅａｒｔｈｑｕａｋｅｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎｐｒｏｊｅｃｔｓｉｎｏｒｄｅｒｔｏｂｅｔｔｅｒｓｅｒｖｅｔｈｅｃａｕｓｅｏｆｅａｒｔｈｑｕａｋｅｐｒｅｖｅｎｔｉｏｎａｎｄｄｉｓａｓｔｅｒｒｅｄｕｃｔｉｏｎ.
Ｋｅｙｗｏｒｄｓ ｅａｒｔｈｑｕａｋｅｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ ｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎｐｒｏｊｅｃｔ ａｒｃｈｉｖｅｓｍａｎａｇｅｍｅｎｔ。